Architectes:  Le guide des solutions Cloud

Architectes: Le guide des solutions Cloud

La tête dans le Cloud

Le « Cloud » : vous en avez entendu parler, sans vraiment savoir de quoi il s’agit, et en quoi ça pourrait aider votre cabinet d’architectes. Cet article vous explique comment le Cloud peut rendre votre vie d’architecte plus facile et plus efficace (de 10 à 50% plus de productivité dans les mêmes délais !). Il suffit de bien comprendre ce qu’est le Cloud, et comment l’utiliser dans les tâches du quotidien.

Je vous entends d’ici : pas le temps, trop occupé… vous avez une entreprise à faire tourner, un rapport de chantier à terminer, des deadlines, une famille, des loisirs, et puis ce téléphone qui sonne sans arrêt… où trouver le temps pour se plonger dans ce cloud ?

Bonne nouvelle : le cloud, c’est surtout moins gérer vous-même, et déléguer tout ce qui ne fait pas partie de votre cœur de métier (l’architecture) au… cloud. Le cloud est une terminologie nouvelle qui couvre Internet, les logiciels en ligne, les services, les applications mobiles/tablette, les serveurs, les sauvegardes et tout ce qui fonctionne exclusivement en ligne, offrant des prestations à votre entreprise hors de votre bureau. Le cloud vous permet de vous consacrer à votre cœur de métier.

Internet joue un rôle prépondérant ici. Les logiciels ou des services cloud sont des logiciels ou services qui s’exécutent quelque part, d’une manière ou d’une autre sur Internet. « Quelque part, d’une manière ou d’une autre » : voilà qui est important. Vous n’avez pas vraiment à vous soucier de l’endroit exact où le logiciel fonctionne, de la façon dont il fonctionne, du langage de programmation utilisé, des ingénieurs qui ont développé ce logiciel, de la façon dont sont gérées les sauvegardes ou de quoi que ce soit d’autre. Le cloud fonctionne, et vous vous en servez. C’est un peu comme si on consommait de l’électricité depuis le mur via une prise de courant. Vos clients ne se soucient pas des détails techniques ou des plans d’un nouveau bâtiment : c’est à vous qu’ils le délèguent.

À travers le cloud, vous êtes connecté à un réseau mondial de nouvelles possibilités, services, logiciels et solutions qui peuvent vous aider à gérer votre entreprise. Il y a dix ans, les choses étaient différentes. L’approche des architectes dans la gestion de leur entreprise était différente. La technologie a incroyablement changé au cours des deux dernières années (et elle continuera d’évoluer). Les architectes qui identifient et explorent de nouvelles possibilités pour gérer leur entreprise seront plus rapides, plus efficaces et plus précis. Ils passeront moins de temps à l’administration et ne connaîtront pas les frustrations typiques de la gestion d’une entreprise. Ils peuvent faire ce qu’ils veulent et se concentrer sur leur valeur ajoutée face aux clients : l’architecture.

Examinons les avantages concurrentiels que les logiciels / services / applications cloud peuvent représenter. Je vais vous présenter quelques exemples très concrets pour les architectes, et en quoi le cloud peut faire gagner des heures de temps à votre entreprise chaque semaine.

Pas d’installation. Pas de maintenance.

Les logiciels cloud sont consommés sur Internet. La plupart des logiciels cloud n’ont besoin que de quelques minutes pour être opérationnels : pas besoin d’installer quoi que ce soit sur votre ordinateur ou sur les ordinateurs de votre personnel. Il vous suffit de vous connecter à votre compte en ligne et le tour est joué.

Sefaira, par exemple, est un logiciel pour les architectes et designers qui aspirent à concevoir des bâtiments à haute performance. Sefaira est accessible depuis votre navigateur et ne requiert aucune installation.

Il en va de même pour la maintenance, les mises à jour du produit, les corrections de bugs et la liste est longue. Tout ceci peut être rayé de votre liste de tâches, et vous pouvez vous l’enlever de la tête. Votre fournisseur SaaS (SaaS est synonyme de « logiciel cloud ») s’en chargera pour vous. Chaque année, votre équipe et vous pourriez économiser plusieurs heures ou peut-être même plusieurs jours.

Choisissez votre propre rythme de croissance, et laissez le cloud s’adapter à vos besoins

Quoi de plus frustrant qu’un cabinet d’architecture aux projets florissants, mais dont l’infrastructure informatique ne suit pas du tout ? Des logiciels trop lents car surchargés, des pertes de données, une mémoire insuffisante… la technologie ne doit jamais devenir le boulet de votre organisation.

Les logiciels cloud sont scalables et s’adapteront à vos besoins. Les fournisseurs cloud vous feront payer pile poil pour ce que vous en tirez. Basecamp, par exemple, est un logiciel en ligne de gestion de projets tout ce qu’il y a de plus basique, et adapté aux architectes puisqu’il leur permet de suivre les projets de construction avec les équipes, de partager des informations, des données, des tâches à faire, des documents et bien plus. Pour un cabinet d’architectes de taille modeste, Basecamp coûte 20 $/mois. (Note : ce montant est dérisoire à côté du nombre d’heures que vous gagnerez, du nombre de sauvegardes gérées par le logiciel, des mises à jour quotidiennes du statut que vous recevrez par mail en tant que chef de projets, etc.) Basecamp suivra la croissance de votre entreprise, et il sera facile de souscrire, en quelques clics, au niveau supérieur. Les serveurs de Basecamp sont tournés vers la croissance et la scalabilité, et accompagnent même des multinationales. Plus de 10 millions de projets ont été gérés via Basecamp depuis 2004 : preuve que l’entreprise est préparée pour votre croissance également

Accessible partout, en tout temps

Les logiciels cloud sont accessibles partout, en tout temps, via votre navigateur ou autres. Plus besoin de faire suivre une capture d’écran ou des pièces jointes depuis votre boite mail professionnelle vers votre boite mail personnelle si votre logiciel de comptabilité n’est accessible que depuis le bureau.

FreshBooks par exemple, propose de la comptabilité et de la facturation en cloud, ce qui veut dire que vous aurez toujours accès à vos factures en souffrance, et que vous pourrez en un clin d’œil voir quelle facture est due par quel client. Découvrez comment l’architecte Jonathon Zilka (Portland, Oregon) utilise FreshBooks pour faciliter sa vie professionnelle.

Des sauvegardes permanentes, partout.

Si vous avez déjà eu un crash de disque dur, perdu votre iPad, ou encore si vous avez été victime d’un cambriolage et que votre ordinateur portable a été volé, vous le savez déjà : les sauvegardes sont indispensables pour votre entreprise. Si vous ne sauvegardez pas vos données cruciales, tôt ou tard, vous aurez de sérieux problèmes. Les sauvegardes ne sont pas une option : je connais même une entreprise qui a failli faire faillite après la disparition de ses données cruciales.

Je sais que beaucoup d’architectes n’ont ni le temps ni l’expertise pour mettre en place un processus de sauvegarde nocturne automatisé, qui se chargerait de sauvegarder toutes les données importantes : photos, rapports de chantier, plans, coordonnées, contrats et bien plus encore, et tout ceci, de manière entièrement automatique et transparente.

Les logiciels cloud vous permettent, justement, de ne pas avoir à gérer vos sauvegardes ! Toute cette problématique disparaît de vos responsabilités si toutes les données se trouvent dans le cloud. C’est le cœur de métier des prestataires cloud : prendre en charge vos sauvegardes (maintenance des serveurs, du logiciel et des serveurs) pour que vous n’ayez plus à vous en soucier.

Prenons Highrise par exemple : une simple application de CRM (customer relationship management). Elle gère tous vos contacts, vos prospects, vos leads, vos interactions, vos contrats etc. Puisque vos données sont dans le cloud et non sur votre propre ordinateur, se faire voler son ordinateur portable n’entraîne plus une perte de tous ses contrats. Toute sauvegarde se trouve à l’abri, dans le cloud.

Je partage un secret avec vous : moi aussi, je gère une entreprise, et c’est bien une des raisons pour lesquelles je délègue tout au cloud. Si un jour, je fais bêtement tomber mon ordinateur dans une piscine, je peux simplement en racheter un et continuer à travailler, sans qu’aucun fichier ne soit perdu, puisque tous les fichiers seront hébergés et sauvegardés en ligne.

Pour les logiciels que vous (devez) faire marcher localement sur votre ordinateur ou pour les fichiers que vous ne voulez pas mettre sur le cloud pour une raison ou une autre, il existe des solutions cloud qui sauvegarderont tout votre ordinateur chaque nuit, en ligne. Cela signifie que vous aurez toujours une copie exacte de vos données sur des serveurs à distance sécurisés. Bien sûr, vous pouvez utiliser des sauvegardes locales sur un disque dur, mais cela ne sauvera pas la situation en cas d’effraction, d’inondation ou d’incendie dans vos bureaux. Les sauvegardes cloud ne sont pas superflues, elles sont tout simplement indispensables. Backblaze et Crashplan sont deux exemples de sauvegardes cloud que vous pourriez utiliser.

Une collaboration en ligne facilitée

Les services ou logiciels cloud fonctionnent, par définition, en ligne, sur Internet. Comme de nos jours, tout le monde est connecté, la collaboration directe et instantanée de vos cabinets d’architectes est facilitée. Oubliez l’envoi par e-mail d’un fichier Excel à vos collègues – qui, trop souvent, se termine par 27 versions différentes et pas à jour du même fichier. Laissez votre clé USB à la maison. Travaillez ensemble à distance sur les mêmes projets et fichiers. Le cloud permet une collaboration facile, efficace et ludique.

Vous connaissez certainement Dropbox, ou l’alternative Box. Tout architecte connait ces applications cloud, qui facilitent le travail et la collaboration sur un seul et même fichier. Pas forcément depuis votre bureau, mais depuis partout dans le monde, avec qui vous voulez.

Honnêtement, mon préféré reste Google Drive. Google Drive propose une alternative (moins chère) à Dropbox et Box, mais permet en plus d’utiliser Google Docs dans votre espace Google Drive. Google Docs est une variante en ligne (cloud) de la suite Microsoft Office bien connue (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint). La différence est que ces variantes sont stockées et éditées dans votre espace Google Drive. Rien ne reste sur votre disque dur. Le mieux, c’est que la collaboration avec un collègue dans un Google Doc se passe en temps réel. Vous pouvez ainsi voir votre collègue taper un texte, changer les couleurs ou commenter des documents en temps réel. Combiné à Skype ou Google Hangouts, cela vous permet, à vous et à un collègue, de travailler à domicile sur la même proposition de projet pour ce nouveau client, ce qui n’est pas le cas avec Dropbox.

Google Calendar est une autre façon super efficace de gérer votre agenda professionnel, proposant des calendriers partagés, invitations, confirmations et bien d’autres – le tout gratuitement.

Communication en ligne, travail à distance et externalisation

Qu’en est-il de la collaboration avec des personnes situées à l’autre bout du monde ? Du travail à domicile un jour par semaine pour éviter les embouteillages ? D’un partage d’écran avec un client pour lui montrer quelques premières ébauches ou croquis (au lieu de sauter dans votre voiture pour perdre quelques heures, tout ça pour une réunion de 20 minutes) ? Certaines activités exigent que vous soyez physiquement sur le chantier ou à votre bureau, mais trop souvent, les gens voyagent sans se poser de questions. Le monde a changé. Repensez votre entreprise au quotidien et essayez de rendre demain plus efficace qu’aujourd’hui. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur.

On ne présente plus Skype, que j’utilise tous les jours. Skype permet de partager son écran, et dispose de fonctionnalités vidéo, chat et conversation audio. Google Hangout fait la même chose, et s’intègre parfaitement a Gmail, Google Drive, Google Docs et tellement plus. Le tout gratuitement : plus d’excuses pour ne pas l’essayer.

L’externalisation de tâches répétitives et faciles qui prennent tout votre temps mais qui n’ajoutent pas vraiment de valeur à votre entreprise, est un autre aspect clé à prendre en compte pour la croissance de votre entreprise. Quelques exemples : les traductions, la rédaction de contenu, le filtrage de mails, la prise de rendez-vous, l’appel de prospects, et bien plus encore. Une fois de plus, le cloud vous facilite les choses. Upwork vous permet de trouver et d’embaucher des assistants virtuels situés n’importe où dans le monde, d’externaliser facilement des tâches administratives répétitives et de suivre tout ce que fait votre VA (assistant virtuel) via des captures d’écran régulières pendant ses heures de travail. Pensez-y bien : si vous facturez plus de 20 $/h, vous devriez certainement commencer à penser à externaliser beaucoup de tâches pour un montant inférieur par heure, afin que vous puissiez gagner plus en travaillant moins – instantanément.

Compatible téléphone portable et tablette

Avant que je n’oublie, voilà l’un des principaux avantages pour les cabinets d’architectes. La plupart des logiciels de cloud sont récents, et donc nés à une époque où la compatibilité mobile et tablette est indispensable. Cela signifie que la plupart des logiciels de cloud fonctionnent et s’intègrent parfaitement à votre mobile ou tablette.

C’est particulièrement important pour les architectes qui se déplacent d’un chantier à l’autre, entre leur bureau et leurs clients. Vous ne vérifierez probablement pas vos factures sur le chantier de construction, mais vous voudrez peut-être utiliser votre mobile ou votre tablette pour recueillir des données sur le terrain, ou pour suivre le temps consacré à vos tâches, ou encore pour vérifier les plans de construction. La combinaison mobile/tablette + logiciel cloud en ligne est très complète, et peut vous faire gagner des heures de temps, vous épargnant des tâches administratives et… des maux de tête.

Prenez Toggle ou Harvest par exemple, qui sont des solutions mobiles et en ligne de suivi du temps. Comment savoir exactement combien facturer, par client ? Savez-vous sur quoi votre équipe a travaillé ? De combien dépassez-vous votre budget ? Les deux applications cloud vous permettent de capturer des données (journaux de temps) sur le site, et de synchroniser le tout en ligne dans leur logiciel cloud, où vous pouvez le traiter ou l’analyser plus en détail.

Comme déjà mentionné ci-dessus, Dropbox est un outil populaire parmi les architectes qui traitent beaucoup de dossiers au quotidien – plans de chantier, spécifications, dessins techniques, etc. Avec Dropbox, vous pouvez accéder à tous les fichiers que vous enregistrez dans votre Dropbox, depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone portable, où que vous soyez dans le monde. Tous les fichiers que vous enregistrez dans votre dossier Dropbox se synchronisent automatiquement avec le cloud. Il n’est pas nécessaire de penser à télécharger des fichiers à partir d’un serveur externe ou de les envoyer par la poste – tous les changements que vous apportez aux fichiers de votre Dropbox ou tous les nouveaux fichiers que vous ajoutez seront automatiquement chargés et synchronisés sur tous vos ordinateurs et appareils Internet mobiles.

Modèles de prix

La plupart des logiciels de cloud appliquent une tarification « pay as you go ». Cela signifie que vous payez en fonction de vos besoins : si vous êtes une petite entreprise avec une équipe réduite et peu de projets/de clients… vous paierez moins. Si votre entreprise se développe, vous pouvez simplement passer au plan supérieur, grâce à un simple clic.

Bon nombre de ces services sont facturés mensuellement. Ici, vous n’avez pas besoin d’un investissement initial pour acquérir le logiciel (ou le faire faire sur mesure). Cela réduit considérablement le risque inhérent à l’acquisition d’un logiciel. Vous pouvez essayer un logiciel (la plupart offrent même un essai gratuit) et s’il ne vous plait pas, vous pouvez annuler sans avoir à payer. C’est un énorme avantage par rapport aux logiciels traditionnels qui nécessitent le plus souvent un investissement initial et que vous ne pouvez pas vraiment tester avant de l’acheter et de le mettre en œuvre. Les projets typiques de logiciels sur mesure coûtent entre 10K et 200K. En comparaison, les frais mensuels du SaaS varient entre 20€ et 500€ par mois.

Les architectes trouvent que 50€ par mois sont un montant élevé pour un logiciel qui leur permet d’économiser plusieurs heures par mois, devraient y réfléchir à deux fois. Si un logiciel vous fait économiser deux heures par semaine et que vous facturez 50€ l’heure, vous économiserez suffisamment de temps pour facturer 100€ de plus par semaine ou 400€ par mois ! D’après mon vécu, certaines personnes ont du mal à le comprendre. D’autres le comprennent, mais préfèrent quand même épargner jusqu’à 50€ par mois et elles préfèrent faire des heures supplémentaires le soir ou en fin de semaine. Ensuite, il y en a d’autres qui comprennent que clairement, la tranquillité d’esprit et le temps gagné grâce à un excellent logiciel se remboursent immédiatement en termes du nombre d’heures facturables.

Tout ce qu’il faut pour un cabinet d’architectes

Bien que le terme « cloud » soit devenu à la mode ces dernières années, je suis convaincu que les logiciels cloud sont devenus bien plus qu’une simple option pour un cabinet bien géré : aucun impact informatique (pas besoin d’un informaticien pour installer ou maintenir vos logiciels et serveurs), la possibilité d’évoluer avec votre entreprise, l’accessibilité de tous vos fichiers et documents où et quand que ce soit, l’automatisation de la sauvegarde et les options de collaboration représentent un avantage comparatif énorme vis-à-vis des logiciels classiques.

De plus, la sélection et l’implémentation de logiciels de qualité ne sont plus un privilège réservé aux grandes entreprises. Les différents logiciels cloud (nous n’en avons mentionné que quelques-uns dans cet article) offrent même aux plus petites entreprises tout ce qu’un gérant d’entreprise devrait rechercher : moins de risques dans l’acquisition de logiciels, la possibilité de réduire considérablement le temps d’administration et les frais généraux, une meilleure collaboration, et la possibilité de se recentrer sur l’essentiel : l’architecture !

Question : quelles solutions Cloud utilisez-vous pour votre entreprise ?