Rapports Journaliers de Chantier – Guide Complet

Rapports Journaliers de Chantier – Guide Complet

Face aux questions incessantes des clients quant à la finalisation du projet, il peut être tentant de chercher des moyens de raccourcir un projet de construction.

La première chose qui vient à l’esprit des superviseurs et des contremaîtres ? Les rapports journaliers.

Et pourtant, omettre ces rapports pour gagner du temps peut avoir les conséquences suivantes :

  • Ignorés trop longtemps, des problèmes mineurs peuvent s’avérer majeurs
  • Vous risquez d’être tenu responsable de retards qui ne relevaient pas votre responsabilité
  • Vous augmentez le risque de malentendus entre parties
  • Vous faites face à des problèmes de sécurité

Vous pensez peut-être : « Oui, mais la finalisation nos projets de construction est soumise à une pression énorme – comment peut-on imaginer trouver le temps pour ces rapports journaliers ? »

Ou bien…

« Cet unique rapport journalier ne fera pas la différence. »

C’est probablement vrai, et pourtant, les petits risques accumulés mènent à des problèmes bien plus importants.

À long terme, négliger les inspections de chantier et les rapports journaliers a des conséquences catastrophiques : des accidents coûteux, des poursuites judiciaires, une réduction des profits, et d’autres. Tout ceci aura un impact significatif sur votre résultat financier.

Ainsi, si les inspections de chantier et les rapports peuvent paraître répétitifs et peu captivants, ils généreront un haut retour sur investissement à long terme.

Les sections suivantes de ce guide vous expliquent pourquoi et comment initier la réalisation de rapports journaliers de chantier :

  • Qu’est-ce qu’un rapport journalier de chantier ?
  • Quel est l’objectif d’un rapport journalier de chantier ?
  • Quels sont les éléments composant un rapport journalier ?
  • Comment rendre votre rapport journalier recevable au tribunal ?
  • Comment rédiger des rapports de constructions journaliers ou périodiques sans perdre du temps au quotidien ?
  • Comment choisir son application de rapports journaliers ?
  • Meilleures pratiques pour la création de rapports journaliers de chantier
  • Comment utiliser les rapports pour améliorer vos services ?
  • Exemple de rapport journalier et modèle

Qu’est-ce qu’un rapport journalier de chantier ?

Les rapports journaliers de chantier documentent tous les travaux réalisés sur un chantier pour un jour donné.
Habituellement, ils font état des éléments suivants :

  • Conditions météorologiques
  • Nombre d’heures travaillées
  • Type de travail effectué
  • Observations de sécurité
  • Retards potentiels
  • Tâches menées à terme

Quel est l’objectif d’un rapport journalier de chantier ?

En documentant les activités du projet de construction, les rapports permettent une meilleure transparence, réduisent les malentendus et les problèmes de sécurité, et vous protègent de poursuites judiciaires.

Voici les détails des avantages :

Les rapports réduisent les retards et autres problèmes

La plupart du temps, les projets de construction échouent à cause d’une communication et d’une collaboration déficientes. Le projet impliquant de nombreuses personnes et entreprises, il existe un risque constant de malentendus, d’erreurs et de retards.

Les rapports journaliers de construction peuvent les réduire en documentant et en partageant les observations faites pendant les visites de chantier. Les rapports aident non seulement les équipes à comprendre ce qu’il faut faire : ils vous permettent aussi d’identifier les petits problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

Les rapports améliorent les relations avec le client

Face au client, les rapports journaliers vous aident de plusieurs façons :

  • Ils créent de la transparence pour vos actions
  • Ils vous permettent de prouver la progression des travaux
  • Ils aident le client à comprendre vos processus

Votre client pourrait, par exemple, vous demander pourquoi le système CVC nécessite autant de temps d’installation. Les rapports quotidiens leur donneraient un aperçu sur la durée de chaque étape individuelle, ce qui les inciterait à accroître leur patience.

Si vous envoyez des rapports journaliers ou hebdomadaires qui démontrent ce que vous avez fait (notamment les matériaux utilisés, les heures passées, etc.), le client sera également assuré de la qualité de votre travail.

Traduction : ils se feront un plaisir de payer rapidement les factures que vous leur enverrez.

Les rapports vous aident à gérer votre temps
Comme pour tout type de reporting, les rapports d’avancement des travaux vous permettent d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur votre projet et son avancement, ses enjeux, ses risques, son évolution, etc.

Sans rapports de chantier réguliers, vous avancez dans le noir – et vous ne saurez pas si vous allez dans la bonne direction (encore moins si vous arriverez à temps !).

Les rapports permettent de régler des différends

Si un client ou un entrepreneur général conteste une facture, vos documents journaliers de construction seront d’une valeur inestimable. Le rapport permet de vérifier le nombre d’heures travaillées, les matériaux utilisés, les retards des fournisseurs ou les conditions météorologiques.

C’est pourquoi vous devriez toujours vous efforcer d’inclure une documentation détaillée, des photos et les signatures des clients sur chaque rapport. Au besoin, vous pourriez même les utiliser devant les tribunaux (pour en savoir plus à ce sujet, lisez plus bas).

Même si vous entretenez une excellente relation avec votre client, n’écartez jamais complètement les possibilités de litiges ou de poursuites judiciaires. Votre équipe peut changer, la direction de votre client peut changer – et à ce moment-là, un accord verbal n’aura plus aucune valeur. Sans rapports journaliers, les nouveaux membres de l’équipe ne sauront pas ce qui a été convenu ou discuté, ce qui peut mener à des conflits.

Au final, le cœur des objectifs des rapports journaliers de chantier est le maintien de la qualité et la gestion des risques. Si vous faites du rapport une priorité, vous réduisez les coûts imprévus, minimisez les risques liés à la sécurité et vous vous assurez de rester sur la bonne voie.

Quels sont les éléments composant un rapport journalier ?

Les rapports ne contenant que le nécessaire, les rapports journaliers se composent tous d’éléments constitutifs différents. Voici les plus courants :

  • Informations du projet : les nom et numéro du projet, l’adresse, la date du rapport, l’auteur etc. Ces informations aident les managers, les clients et les autres parties à immédiatement identifier le projet correspondant au rapport, et à retrouver un rapport passé dans les archives.
  • Conditions météorologiques : les changements météorologiques comme la pluie, la neige, la canicule, peuvent causer des retards (par exemple, pour couler des dalles en béton), impactent l’efficacité de l’ouvrier et augmentent le risque d’accidents.
  • Heures de travail effectué : les ouvriers sur le chantier, le nombre d’heures travaillées, et la nature du travail.
  • Équipement utilisé et reçu : quels matériaux ont été utilisés et reçus, et quels matériaux n’ont pas été reçus (causant des retards).
  • Tâches en cours et tâches finalisées : quelles tâches sont en cours (par exemple, coulage du béton finalisé à 70%) et quelles tâches sont finalisées (et peuvent être documentées à l’aide de photos).
  • Risques potentiels, problèmes, retards : tout ce qui doit être noté, ainsi que tous les points qui nécessitent l’attention du manager ou du client (par exemple, un retard d’un autre sous-traitant qui vous empêche de commencer votre travail). N’oubliez pas d’inclure des photos pour que tout le monde puisse bien comprendre le problème.
  • Observations de sécurité et accidents : tous les risques et observations liées, toujours avec des photos. (En cas d’accident, le rapport journalier vous protège d’une poursuite en justice.) Si un incident a eu lieu, notez qui a été impliqué, où et quand il a eu lieu, en quoi il a impacté le travail, et ajoutez toute photo de l’évènement.

Comment rendre votre rapport journalier recevable au tribunal

Comme nous l’avons déjà mentionné, les rapports journaliers de chantier sont souvent la principale preuve utilisée devant les tribunaux pendant un litige contractuel. Le problème, c’est qu’ils ne sont pas toujours admissibles.

En plus de faire signer vos rapports journaliers par le client, vous devriez également suivre les conseils suivants, prodigués par le cabinet d’avocats Corwin & Corwin :

« Pour qu’un rapport de travail soit recevable (souvent, il s’agit même de la seule condition), les rapports doivent être régulièrement conservés dans les dossiers commerciaux de la partie qui les présente en preuve… Pour éviter tout manquement sur l’une de ces exigences de preuve au procès, assignez un superviseur ou un contremaître sur place pour remplir chaque jour le rapport.
À la fin de chaque semaine (ou à intervalles réguliers), recueillez les rapports de chaque contremaître et classez-les par projet à votre bureau. Assurez-vous qu’il existe un rapport pour chaque jour de votre présence sur place et que tous les rapports sont complets et exacts. S’il subsiste des questions ou des lacunes, résolvez-les immédiatement. »

Comment rédiger des rapports de constructions journaliers ou périodiques sans perdre du temps au quotidien

Si vous me lisez toujours, vous avez probablement compris l’importance d’un suivi scrupuleux de l’avancement de votre projet au quotidien.

Et pourtant, lorsqu’il s’agit de consacrer une heure chaque soir pour terminer son rapport… la motivation fait défaut.

Sans compter que relater des incidents, des équipes, des retards, des livraisons ou des changements météorologiques spécifiques peut s’avérer difficile si vous vous fiez à votre mémoire ou à quelques notes gribouillées. Ce n’est un secret pour personne : les rapports journaliers de chantier représentent l’une des plus grandes difficultés pour les chefs de projet, les contremaîtres et les surintendants.

Heureusement, la technologie moderne facilite le travail. Les outils tels qu’ArchiSnapper vous permettent d’aisément remplir une liste de tâches, de prendre des photos et d’utiliser la fonction saisie vocale pour créer des rapports immédiatement disponibles pour vos collègues (votre logo, en-tête, pied-de-page et autre élément de marque ou mise en page seront automatiquement appliqués).

Utilisée sur tablette ou téléphone sur le chantier, l’application de rapports journaliers permet :

  • De renseigner les conditions météorologiques
  • De vérifier les listes de tâches
  • De rédiger un texte, ou utiliser la fonction saisie vocale, pour tout travail réalisé ou matériau utilisé, etc.
  • De prendre et annoter des photos
  • De demander au client de signer le rapport
  • De visualiser le rapport dans le cloud, avec les versions signées et historique de distribution

Le meilleur pour la fin : vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de la journée pour renseigner ces informations. Vous pouvez créer votre rapport au fur et à mesure ; si vous identifiez un risque potentiel, par exemple, prenez une photo et faites une note dans votre rapport.

Ensuite, à la fin de la journée, vous n’aurez plus qu’à mettre à jour le rapport et à l’envoyer. (Plus besoin de taper un brouillon, de transférer des photos de votre téléphone vers votre PC et de vous débattre avec la mise en page dans Word !)

Comment choisir son application de rapports journaliers

Maintenant que nous vous avons convaincu d’acquérir une application pour vos rapports journaliers, voici cinq critères auxquels vous devez penser :

La simplicité
Le mieux est l’ennemi du bien. Au début, il peut être tentant de choisir une application avec beaucoup de fonctionnalités, de champs, de formulaires et de configurations possibles.
Cependant, gardez à l’esprit que 90% du temps, vous n’aurez besoin que de 10% des fonctionnalités de base de votre application. Il vous faut un outil simple et rapide, pour documenter des données simples, accompagnées de photos.
Moins de boutons et de fonctionnalités signifie moins de risques de bugs, de problèmes et de malentendus – et une meilleure adoption par votre équipe, plus de standardisation et moins de frustration.

La fonctionnalité hors ligne
Un jour ou l’autre, vous vous retrouverez sans connexion Internet fiable. (Imaginez donc : wifi en panne, pas de réseau 4G, factures de télécommunications impayées… ou sous-sols en ciment…)
Assurez-vous donc que votre application fonctionne hors ligne – et que vous pouvez au moins saisir de nouvelles observations et photos sans connexion.

Le stockage en cloud
Perdre tous ses rapports journaliers en cas de perte ou de panne de téléphone : plus de risque ! Choisissez un logiciel avec un back-end web qui synchronise vos données, avec accès donné à vos collègues.

La compatibilité
Cela va sans doute sans dire : votre application devrait fonctionner à la fois sur votre téléphone mobile et sur votre ordinateur.
De nombreux entrepreneurs préfèrent utiliser leur téléphone sur place (pour prendre des photos et ajouter des notes rapides) et ensuite finir le rapport en ligne depuis leur bureau.
Juste une suggestion : évitez d’acheter un appareil Windows, car le géant du logiciel ne développe plus de nouvelles fonctionnalités ou de matériel pour Windows 10 mobile.

Des fonctionnalités essentielles
Votre application doit être simple, sans faire l’impasse sur les éléments suivants :

  1. Saisie de notes en tapant sur votre téléphone/tablette/ordinateur portable OU saisie vocale
  2. Capture de photos avec annotations
  3. Possibilité de faire des dessins et des croquis sur les photos
  4. Capture de signatures
  5. Numérotation automatique d’éléments et de rapports
  6. Génération de rapports journaliers en format PDF avec éléments de la marque
  7. Envoi par e-mail des rapports de chantier en format PDF à toutes les parties concernées
  8. Archive automatique et données de sauvegarde
  9. Export/import depuis d’autres systèmes
  10. Utilisation de checklists

Meilleures pratiques pour la création de rapports journaliers de chantier

Que vous utilisiez un traditionnel carnet de notes ou une nouvelle application fringante, certaines meilleures pratiques sont indispensables à suivre :

  1. Donnez suffisamment de détails : trop souvent, les rapports journaliers contiennent uniquement la date, une indication de la météo et une description du travail effectué. Ceci n’est pas suffisant pour bien communiquer avec un tiers, ou en cas de litiges ou de poursuites judiciaires. N’oubliez pas que les rapports d’avancement sont sensés documenter tout ce qui se passe un jour donné, et non uniquement en cas de problème.
  2. Ne traînez pas trop : les souvenirs s’estompent vite. Plus vite vous rédigerez votre rapport après la visite, plus vos rapports seront précis et fidèles à la réalité. Utiliser une application vous permet de noter immédiatement vos observations.
  3. Faites état précisément de tout retard : enregistrez tout retard ou arrêt d’activité, ainsi que ses raisons (par exemple : conditions météorologiques ou accident). Assurez-vous de noter chaque jour affecté par le retard ; si vous ne notez que le retard du jour 1, le rapport peut induire en erreur et laisser supposer que le retard n’a duré qu’un jour.
  4. N’oubliez pas la signature : faire signer ses rapports de chantier par un client, manager ou autre partie responsable apporte une valeur ajoutée. Pour préserver toute l’intégrité du rapport, n’apportez aucun changement une fois le rapport signé.
  5. Utilisez une checklist : les checklists réduisent le risque d’erreur, augmentent la probabilité que tout sera documenté de façon exhaustive, et vous libéreront de la mémoire disponible. Utilisez la fonction checklist de votre application, pour créer chaque jour une liste des éléments à faire figurer dans votre rapport du jour.
  6. Privilégiez la simplicité : assurez-vous que votre rapport soit lisible en utilisant un langage simple et accessible, et en ajoutant des photos. N’utilisez pas de vocabulaire spécifique, contentez-vous d’une description simple et claire, compréhensible par tout le monde.

Comment utiliser les rapports pour améliorer vos services?

Comme dans tout autre secteur, l’un des objectifs du reporting est de comprendre comment se porte votre entreprise ou votre projet – et d’utiliser cette information pour améliorer vos performances futures.

Vous pourriez, par exemple, inclure des détails sur la main-d’œuvre – comme les métiers et les heures – dans votre rapport journalier. Ensuite, en plus des données sur l’avancement, vous pouvez utiliser cette information pour suivre la performance de votre équipe.

En enregistrant quotidiennement l’avancement des travaux, vous aurez une vision plus claire des projets en cours et vous améliorerez les processus futurs.

Exemple de rapport journalier et modèle

Prêt à découvrir à quoi ressemble un rapport journalier de chantier en vrai ?

Vous souhaitez voir à quoi ressemble une simple checklist dans ArchiSnapper, contenant les éléments à vérifier ?

Pour votre information, vous pouvez télécharger ici le modèle de rapport journalier, et le charger dans votre compte ArchiSnapper depuis ici.

S’ils utilisent cette checklist, les chefs de projet, les contremaîtres et les surintendants peuvent, depuis leur appareil mobile, créer un rapport de chantier complet, ajouter des photos et des croquis, des responsables, des dates, des notes PDF etc.

Une fois fini, le rapport journalier ressemble à ceci :

Clair, simple, allégé – et adaptable à votre projet. Aucune prise de tête avec la mise en page ou avec votre mémoire, tentant de vous rappeler ce que vous avez observé la semaine d’avant : tout se trouve ici, dans l’appli.

Cliquez ici si vous souhaitez découvrir une vidéo montrant comment nous avons utilisé l’application ArchiSnapper pour créer ce rapport.

Si vous n’êtes pas à sauter le pas et à utiliser une application comme ArchiSnapper pour vos rapports journaliers, nous avons préparé un modèle de rapport journalier de chantier (Excel) que vous pouvez télécharger.

Que vous utilisiez une application, un carnet de note ou un document Excel, l’important, c’est que les rapports journaliers soient faits.

Vous réduirez tout risque, améliorerez la qualité – et augmenterez votre résultat financier.