Le procès-verbal de réception de travaux : un manuel complet

Un PV clair et précis d’une réception (provisoire) des travaux, comportant toutes les instructions et détails nécessaires pour les sous-traitants : indispensable pour éviter des petits malentendus et même des erreurs graves, et pour mener à bien le projet en cours.

Cet article contient toutes les informations sur le pourquoi, le comment et la structure d’un PV de réception (provisoire) des travaux professionnel.

Commençons par quelques rappels très importants. En Belgique, pour les nouvelles constructions, la réception des travaux se fait en deux temps : la livraison provisoire et la livraison définitive.

La réception provisoire est l’un des moments phares du processus de construction.

Lorsque l’entrepreneur ou le promoteur immobilier considère que le bâtiment est prêt à être habité et que les insuffisances existantes sont mineures, il invite le maître d’ouvrage à procéder à la réception provisoire. Une visite est effectuée en présence de l’entrepreneur, de l’architecte et du client.

Le projet est inspecté minutieusement afin de vérifier si les travaux ont été réalisés conformément au contrat, aux plans et aux spécifications, et selon les règles du secteur.

Les insuffisances visibles sont notées dans un procès-verbal de réception provisoire, également appelé la levée des réserves, la levée des réserves après travaux, le PV de levée des réserves, la levée de réserves émises à la réception, la réception des travaux, le PV de réception des travaux avec réserves, le procès-verbal de réception. Ainsi, les entrepreneurs peuvent s’atteler à la résolution des insuffisances existantes.

Les insuffisances qui ne sont pas mentionnées dans le PV de réception provisoire ne peuvent plus être invoquées ultérieurement.

Si le client ne constate aucun défaut, ce point doit également être confirmé par écrit.

La réception provisoire rend le solde du montant du contrat généralement exigible et transfère les risques de vol, de dommages, d’incendie, etc. de l’entrepreneur au client.

La réception définitive des travaux doit avoir lieu au plus tôt 1 an après la réception provisoire, afin de donner au bâtiment la possibilité d’endurer 4 saisons complètes et de permettre au maître d’ouvrage de vérifier le bon fonctionnement des systèmes techniques et la stabilité du bâtiment.

Lors de la réception définitive des travaux, on vérifie si tous les points en souffrance de la réception provisoire ont été résolus, et on observe si de nouvelles insuffisances ont été constatées entretemps. C’est à partir de ce moment que commence le délai de responsabilité de 10 ans de l’entrepreneur et de l’architecte.

Si l’entrepreneur ne résout pas les défauts identifiés dans les délais convenus, le client a le droit de refuser la réception définitive.

Le PV de réception des travaux consigne avec précision toutes les insuffisances visibles, ainsi que les détails nécessaires (quelles sont-elles, où se placent-elles etc) et les actions requises. Ainsi, toutes les parties concernées savent exactement ce que l’on attend d’elles.

Un PV de réception des travaux répond généralement à des problématiques telles que:

• Les travaux ont-ils été effectués correctement et conformément aux spécifications et aux plans?
• Y a-t-il des défauts ou insuffisances?
• Y a-t-il des travaux de réparation ou de remplacement à effectuer?
• Qu’est-ce qui doit être terminé et par qui?
• Et dans quel délai les points mentionnés doivent-ils être réalisés?

En général, un projet de construction fait l’objet d’un contrat entre l’entrepreneur et le maître d’ouvrage. La réception des travaux relève donc de la responsabilité du client, et l’architecte n’est pas réellement une partie prenante lors de la réception. Toutefois, l’architecte peut assister le client, ce qui est courant dans la pratique.

Après avoir effectué la visite et établi le PV de réception de travaux, celui-ci est signé et remis aux parties concernées.

Il va sans dire que toutes les parties concernées préfèrent un rapport clair, bien organisé et structuré.

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1. Ils évitent toute contestation ultérieure

Lors d’une réception provisoire, on procède à un examen approfondi des travaux effectués et on vérifie les insuffisances éventuelles.

Si des défauts importants persistent, la réception est reportée.

Si les insuffisances constatées sont mineures, elles seront consignées dans un PV de réception provisoire.

Documenter les défauts de manière claire et précise est utile pour toutes les parties concernées, car chacun dispose alors d’un aperçu clair de ce qui reste à faire, et dans quels délais. Évitant, ainsi, toute potentielle contestation ultérieure…

2. Ils améliorent la collaboration

Un projet de construction implique souvent de nombreuses personnes et entreprises. Plus le nombre de parties prenantes est élevé, plus le risque de malentendus est accru.

Quel est l’objet de cet élément ? Qui est en charge exactement ? Où se trouve l’insuffisance en question?

Toute confusion sur ces questions entraîne des erreurs coûteuses et des retards frustrants.

Une réception des travaux bien préparée, une visite approfondie et un PV de réception clair, net et précis = essentiel pour une coopération harmonieuse entre les différentes parties impliquées sur le projet.

En conséquence, les projets peuvent être achevés plus rapidement, améliorant ainsi leur rentabilité finale.

3. Ils forment un justificatif capital en cas de litige

Les parties concernées (le client, l’entrepreneur et l’architecte) doivent signer le PV de réception des travaux.

Les choses tournent mal, provoquant des contestations?

Le PV de réception devient alors une pièce juridique importante. Un PV de réception des travaux signé, avec des observations clairement décrites agrémentées de photos,

joue souvent un rôle décisif dans les litiges. Si tout est bien documenté, vous évitez des discussions ou des procédures judiciaires coûteuses et longues.

Conseil: ajoutez en bas du PV de réception provisoire un avis de non-responsabilité. Par exemple

“Tout commentaire relatif au contenu de ce rapport doit être soumis par écrit dans les 7 jours suivant sa réception. Sans commentaires écrits, le contenu de ce PV est considéré comme approuvé par toutes les parties concernées.”

1. Une structuration claire

Le cerveau rapide traite plus aisément un rapport structuré et clair que des notes chaotiques et confuses.

Par conséquent, utilisez autant que possible les mêmes titres, sous-titres et la même mise en page pour structurer vos PV de réception et rapports.

Ainsi, vous facilitez le travail des parties prenantes qui doivent prendre connaissance de votre rapport.

Évitez d’écrire de gros morceaux de texte. Plus personne ne les lit de nos jours.

Si cela est absolument nécessaire, divisez le texte en paragraphes et ajoutez des titres efficaces. Maniez une langue claire et compréhensible par tous. Utilisez des phrases claires et complètes, compréhensibles par tous. Rédigez vos PV comme si vous deviez les faire lire à un tiers complètement extérieur au projet (frère, sœur, ami). De cette façon, vous évitez que les entrepreneurs interprètent mal certains points.

2. Numérotez vos remarques

Attribuez un statut à vos observations : OK, PAS OK, EN COURS. Suivez l’évolution de chaque point et mettez les à jour.

Attribuez à chaque point un numéro unique et ne changez jamais ce numéro, pour pouvoir faire référence ultérieurement à ces observations évitant tout malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation.

3. Photographiez les insuffisances

Notre cerveau traite plus facilement une image qu’un texte.

Les photos ont la capacité d’illustrer en un clin d’œil un problème donné. L’information sera retenue plus rapidement et plus clairement qu’un long paragraphe, incitant également les parties concernées à (ré)agir plus rapidement.

Essayez d’utiliser le plus de photos possibles et ajoutez des légendes, ou des symboles comme une flèche ou un cercle.

4. Localisez sur plan

Évitez les discussions et les erreurs coûteuses en indiquant clairement sur un plan où se situe un problème donné.

En pointant des emplacements sur un plan, plus besoin de décrire le problème et l’emplacement du problème dans un paragraphe rédigé. En un coup d’œil, les entrepreneurs savent par où commencer.

En localisant toutes les observations sur un plan, vous pouvez ensuite envoyer ce plan complet comprenant tous les remarques du chantier.

Dans certains cas, il peut également être utile d’apporter des clarifications supplémentaires par des annotations ou des croquis sur un plan. Placez une flèche, encerclez une zone ou faites un croquis. Vous réduisez ainsi le risque d’erreurs dues à une interprétation erronée de vos commentaires.

5. Désignez un responsable pour chaque remarque

Lors de la formulation d’une observation, il est important de l’attribuer à une ou plusieurs parties exécutantes.

Ainsi, il est clair pour toutes les parties impliquées dans le projet à qui revient l’exécution de cette tâche ou la résolution du problème.

Si vous utilisez un logiciel structuré pour la réception des travaux, vous pouvez également envoyer à chaque entrepreneur les points qui tombent sous sa responsabilité, afin qu’il n’ait pas à les chercher parmi tous les autres points du rapport de chantier ou du PV de réception des travaux.

6. Détaillez pour clarifier

Pour chaque remarque, il existe des détails que vous pouvez ajouter pour clarifier encore plus l’observation en question. Vous pouvez ajouter un délai, un texte descriptif supplémentaire sur le problème ou les mesures à prendre, ou marquer votre remarque comme étant urgent.

Restez cohérent et ajoutez des informations pertinentes à chaque point en souffrance. Si votre communication est claire et que toutes les parties savent exactement ce qui est attendu de leur part, le risque de malentendus (parfois coûteux !) est minimisé, et le projet sera mené à terme plus rapidement.

7. Utilisez une checkliste

Pour ne rien oublier pendant la visite, l’utilisation d’une checklist peut être une solution pratique pour les inspections de réception des travaux.

Lors d’une réception provisoire, ce sont souvent les mêmes éléments qui sont vérifiés. Quelques exemples :

• murs
• plafond
• menuiserie extérieure
• plinthes
• fenêtres
• peinture
• portes
• installations techniques
• menuiserie intérieure

Regrouper ces éléments dans une checklist présente deux avantages majeurs:

Elle vous permet de ne rien oublier. Sans checklist, il est facile pour le cerveau humain d’omettre des points et de sauter des éléments, surtout si on exécute une tâche qui nécessite plusieurs étapes.

Ensuite, la checklist favorise un travail rapide et efficace : elle vous permet de cocher des éléments au lieu de devoir les écrire encore et encore. Vous passez en revue les éléments de votre checklist, et indiquez pour chaque observation si elle est OK ou NOK. Puis vous la complétez éventuellement avec des photos, des croquis, l’emplacement sur le plan, un petit texte et la personne/l’entreprise responsable.

8. Faites signer le rapport

Afin d’éviter tout problème, toutes les parties concernées (le client,l’entrepreneur et l’architecte) doivent signer le PV de réception provisoire.

En général, on peut distinguer trois cas de figure:

1. Le client accepte les travaux, et confirme que l’entrepreneur a exécuté les travaux correctement et qu’il n’y a pas d’insuffisances visibles.
2. Le client accepte les travaux à condition que l’entrepreneur répare les défauts mineurs constatés dans le PV.
3. Des insuffisances importantes sont constatées. L’entrepreneur doit y remédier et proposer une nouvelle réception provisoire.

Comme indiqué ci-dessus, le client ne peut pas ajouter de nouvelles insuffisances après avoir signé le PV de réception provisoire.

9. Envoyez le PV le jour même

Préparez et envoyez le PV de réception des travaux à toutes les parties concernées immédiatement ou dès que possible après la réunion. Il est important que les parties exécutantes disposent rapidement d’un registre à jour des éléments en souffrance.

Si le rapport n’est partagé que quelques jours plus tard, certains commentaires peuvent ne plus être pertinents. Ce décalage peut prêter à confusion et réduit la crédibilité du rapport. Les autres points du rapport peuvent alors être négligés.

Pour plus d’efficacité, il peut également être utile de fournir à chaque contractant une liste contenant uniquement les observations qui le concernent, en plus du rapport complet. Ainsi, le contractant n’aura pas à rechercher dans le rapport complet la partie qui le concerne lui.

En développant ArchiSnapper, nous nous sommes entretenus avec des dizaines d’architectes et entrepreneurs pour comprendre comment ils créaient leurs PV de réception.

Sans surprise, nous avons observé de nombreux éléments et approches différents.

Or, certains composants sont présents dans presque tous les PV de réception. C’est pourquoi nous souhaitons les partager avec vous.

Voici un aperçu pratique des éléments constitutifs principaux d’un bon PV de réception :

• Les données générales du projet et du rapport: le nom du projet, le nom du client, le numéro du projet, l’adresse du projet, la date et l’identifiant du projet. Ces informations permettent à tout le monde d’identifier rapidement le projet et le rapport en question. Ce sera d’autant plus utile si vous souhaitez retrouver ce rapport ultérieurement.
• Les personnes présentes et la liste de distribution: la plupart des PV de réception comprennent un tableau comprenant les détails de toutes les parties impliquées dans le projet (nom, rôle et coordonnées). Ce tableau indique souvent aussi les contacts qui étaient présents lors de la visite de réception des travaux, ainsi que les destinataires du rapport (la liste de distribution).
• La liste des insuffisances, défauts ou erreurs visibles: soit le cœur du rapport, la liste des défauts visibles qui ne sont pas conformes aux spécifications ou aux plans, et les défauts qui doivent être corrigés. Il est extrêmement important que tous les points soient répertoriés, avec suffisamment de détails tels que des photographies, du texte, la date, le responsable, la localisation sur le plan et le statut. De cette façon, tout le monde peut se faire une idée des accords conclus, et les entrepreneurs concernés peuvent voir très clairement quels sont les points qu’ils doivent rectifier.
• Signatures: pour éviter tout problème ultérieur, toutes les parties concernées (le client, l’entrepreneur et l’architecte) doivent signer le PV de réception provisoire.
• Responsabilités: protégez-vous d’éventuelles poursuites judiciaires. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard. Par exemple: “Tout commentaire relatif au contenu de ce rapport doit être soumis par écrit dans les 7 jours suivant sa réception. Sans commentaires écrits, le contenu de ce PV est considéré comme approuvé par toutes les parties destinataires.”

Vous me suivez encore ? Si vous avez lu attentivement l’article jusqu’ici, vous avez sans aucun doute saisi l’importance des PV de réception des travaux détaillés et clairs, et vous savez sur le bout des doigts quels sont les éléments à intégrer.

Je sais – la rédaction des PV de réception est une tâche administrative pénible et harassante. Il faut prendre des notes manuscrites sur le chantier, les retaper au bureau dans Excel / Word, transférer les photos du smartphone vers le PC pour ensuite les reprendre dans le rapport, indiquer les emplacements sur le plan, numéroter chaque élément, se débattre avec la mise en page Word…

Heureusement, ce temps est révolu.

Il existe désormais des outils numériques qui peuvent vous aider. Avec votre smartphone ou tablette, vous pouvez prendre vos notes directement sur le chantier, ajouter des photos et les annoter, ajouter du texte ou utiliser la saisie vocale, assigner une personne responsable et indiquer des emplacements sur un plan de sol.

Toutes les informations sont immédiatement traitées numériquement sur le chantier, et le PV de réception est généré automatiquement. Vous pouvez alors le faire signer et l’envoyer à toutes les parties concernées. Cela permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi de contribuer à une image professionnelle de votre marque.

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Sur le chantier, vous saisissez les informations nécessaires telles que le texte, les photos, les indications sur le plan de sol, et la personne responsable simplement à l’aide de votre smartphone ou d’une tablette. Ainsi, le rapport est à peu près prêt lorsque vous quittez le chantier.

Et ce n’est pas tout ! Nous énumérons ci-dessous les principaux avantages de la numérisation des PV de réception pour vous.

1. Toutes les informations restent centralisées, disponibles et consultables

La numérisation des rapports permet de conserver toutes les informations de façon structurée et consultable. Un PV de réception numérique contribue à un archivage uniforme et facile d’utilisation de votre travail.

Vous pouvez aisément consulter, éditer, filtrer, trier, regrouper et partager toutes vos observations.

Vous souhaitez faire une liste des observations concernant l’entreprise ABC ? Facile !

Une liste de tous les points non conformes concernant les travaux d’électricité pour appartement 3.5 ? C’est comme si c’était fait !

Toutes les photos et plans sont sauvegardés de façon centralisée et sûre, plutôt que d’être répartis sur plusieurs appareils photos, boîtes e-mail ou messages WhatsApp.

2. Une collaboration efficace et uniforme entre équipes

Comme chacun travaille dans le même environnement, travailler sur les mêmes projets ou prendre en charge des projets lorsqu’un collègue est absent devient bien plus accessible.

La numérisation garantit également l’uniformité des procès-verbaux de réception, avec une structure et une présentation identiques.

3. Des plans disponibles en tout temps

Importez tous vos documents, plans et fiches techniques dans ArchiSnapper, et consultez-les où que vous soyez : au bureau (sur votre ordinateur) ou sur le chantier (via votre smartphone ou tablette).

Vos réceptions peuvent être simples : ouvrez le document du plan de sol, et ajoutez les points en souffrance enrichis de textes de photos.

Pour encore plus de précision, vous pouvez annoter et esquisser sur le plan.

4. L’utilisation de la saisie vocale

Pouvoir utiliser votre voix pour rédiger vos PV de réception : non, ce n’est pas une utopie futuriste mais bel et bien une réalité ! La saisie vocale est une fonction disponible sur presque tout smartphone ou tablette.

Cette technologie est simple comme bonjour : vous parlez, et comme par magie, le texte apparaît sur votre appareil.

5. La possibilité de feedback sur les remarques

Les parties concernées peuvent donner leur feedback par du texte ou des photos. Dès que les éléments sont résolus, ils peuvent être soumis pour validation.

Plus besoin de communiquer via WhatsApp, e-mail, téléphone ou SMS pour se tenir au courant de l’état d’avancement des points en souffrance.

6. La reprise du rapport précédent

Pour la création d’un PV de réception, parfois des architectes et entrepreneurs choisissent de répartir des points du rapport de chantier précédent.

Avec un outil professionnel de PV de réception, ce processus est entièrement automatisé. Sur le chantier, avec votre smartphone ou tablette, vous copiez le rapport précédent qui servira de base. Vous pouvez immédiatement commencer à cocher ce qui a été résolu, mettre à jour ce qui n’a pas encore été résolu et ajouter ce qui est nouveau.

Avantage : vous n’avez pas à imprimer votre rapport précédent à chaque visite et vous ne devez plus le copier-coller manuellement dans Word.

7. La numérotation des remarques

Finie, également, la numérotation manuelle des remarques.

Avec un outil numérique, vos PV et remarques sont automatiquement numérotés suivant une logique.

Les éléments de mise en page (logo, en-tête, pied de page etc) sont également automatiquement adaptés.

8. La finition sur PC

En quittant le chantier, 90% du travail est fait.

Une fois de retour au bureau, si nécessaire – et si vous ne faites pas signer le PV immédiatement depuis le chantier -, vous pouvez clarifier les points formulés précédemment.

L’avantage : la structure et le contenu sont déjà prêts de manière totalement automatique. Le tableau des contacts avec l’indication des personnes présentes ou non lors de la réception des travaux, les données du projet, et les remarques numérotées avec photos, indication sur plan, personnes responsables et plus encore.

Avec les PV de réception des travaux numériques, les tâches répétitives sont réduites au strict minimum.

9. La signature et l’envoi des rapports depuis le chantier

Si vous avez fini l’inspection du chantier, et que vous n’avez plus besoin de retravailler quoi que ce soit au bureau, vous pouvez tout de suite envoyer votre rapport.

Vous pouvez le relire, le faire signer et l’envoyer à toutes les parties concernées, directement depuis le chantier en question.

Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de chantier, PV de réception et le suivi de chantier.

Plus de 10 000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, directement sur le chantier.

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