10 Handige Tips voor Optimaal Gebruik van je Tablet op de Werf

10 Handige Tips voor Optimaal Gebruik van je Tablet op de Werf

Over tijd, stress en tablets

Tablets en smartphones worden steeds belangrijker in de bouwsector. Je moet geen Einstein zijn om te begrijpen waarom: In een sector waar we reizen tussen kantoor en werf, samenwerken met verschillende stakeholders, en waar we op basis van grondplannen kijken, vergelijken, toelichten en bespreken. Het moge duidelijk zijn: een handige tablet of smartphone op de werf is een geschenk uit de hemel.

Even een contract nakijken? Tuurlijk. Snel iets op een foto tekenen als uitleg voor de onderaannemer? Geen probleem. Snel even berekenen hoeveel beton je nodig hebt? Daar is een app voor! De laatste versie van een tekening delen met 58 collega’s? Komt voor elkaar. Een filmpje maken voor je veldrapport? Per direct. Er bestaan massa’s apps voor aannemers, architecten en ingenieurs. Er zijn legio manieren waarop een tablet of smartphone je leven een stuk gemakkelijker kan maken.

Tijd is mijn belangrijkste bezit. Het is het enige element dat ieder mens in gelijke mate bezit. Niemand heeft een dag van 28 uur tot zijn beschikking. Zelfs de rijkste man ter wereld kan geen extra tijd kopen. Iemand kan natuurlijk wel andermans tijd kopen zodat hij zelf meer tijd overhoudt voor leukere dingen, maar toch; het optimaliseren van je dagelijkse activiteiten om tijd te winnen is de sleutel naar succes, groei en een minder stressvol leven. Je werkdag niet optimaal indelen daarentegen is slecht voor je bedrijf en werkt stress in de hand.

Iedereen beschikt over 24 uur per dag. Hiervan ben je ongeveer 8 uur kwijt aan nachtrust, 2 uur aan eten, en zeg 4 uur aan familie en vrije tijd. Dan hou je nog 10 uur over, die je besteedt aan werk of aanverwante activiteiten.

Stel dat je met een tablet 30 minuten per dag aan tijd wint, dan ben je 5% meer productief (of 5% meer relaxed). Stel nu dat je de juiste technologie gebruikt en toepast, dan win je nog meer tijd. Ik weet zeker dat je met behulp van de 10 onderstaande tips makkelijk 1 uur per dag aan tijd kunt winnen, tenminste, als je de tijd neemt om ze te leren en ze ook daadwerkelijk consequent toepast. Dat betekent 10% productiever (of 1 uur extra tijd voor je kinderen).

Win tijd met je tablet dankzij deze 10 simpele tips (speciaal voor de bouwsector).

(De meeste van de deze tips werken op Android en iOS).

1/ Gebruik Waze of Google Maps (en laat je oude “offline” GPS voortaan thuis).

Deze eerste tip beperkt zich niet tot de bouwsector. Waze (https://www.waze.com) of Google Maps met data herkenning (om verkeer te vermijden) zijn voor iedereen een must. Dit geldt in het bijzonder voor architecten, aannemers en bouwingenieurs die vaak onderweg zijn. Voor het geval je Waze niet kent: het is een gratis (sociale) navigatie-app waarmee je massa’s tijd kunt winnen onderweg. Waze maakt gebruik van feedback van zijn gebruikers (bv het aanduiden van files, politie of obstakels op de weg) zodat je de beste route van A naar B kunt kiezen. Ik overdrijf niet wanneer ik zeg dat ik dankzij Waze iedere keer weer tijd bespaar: uren, dagen of zelfs weken tijd!

Laten we eerlijk zijn: wat is er meer frustrerend, onproductief en nutteloos dan vastzitten in een file? Denk eraan: tijd is je belangrijkste bezit. Vastzitten in een file is daarom echt funest.  Er wordt kostbare tijd verloren en bovendien worden mensen gestresst en geïrriteerd van files. Files zijn slecht voor je hart! Afgezien van tijd kan Waze je ook een paar boetes besparen (wanneer je een radar of een politieauto nadert word je hiervoor gewaarschuwd).

2/ Maak gebruik van podcasts om iets te leren en zo je bedrijf (en jezelf) te ontwikkelen terwijl je staat te wachten.

Iedereen verdoet tijd met wachten: tot de trein komt, tot de school van je kinderen uitgaat, omdat je in een file staat, omdat de ondernemer te laat is, noem maar op. Persoonlijk gebruik ik al die “verloren” momenten om iets te doen, ergens van te genieten, of iets te leren. Ik maak altijd op een nuttige manier gebruik van de tijd die ik heb. Soms kun je de tijd gebruiken om uit te rusten, maar in dat geval maak ik de bewuste keuze om te gaan rusten, mijn ogen te sluiten en bv naar rustige muziek te luisteren.

Vandaag de dag hebben we zo vaak te maken met verloren momenten dat het nodig is deze tijd te vullen met iets nuttigs of productiefs. Daarom zijn podcasts zo ideaal: het zijn bronnen van geheel gratis informatie die je aan- en uit kunt zetten waar en wanneer je maar wil.

Podcasts zijn ideaal om de tijd te doden wanneer je in de file staat. In de file kun je niet uitrusten, maar wel naar een leuke podcast luisteren en leren hoe je je bedrijf kunt laten groeien, hoe je in onroerend goed kunt investeren, of wat dividendaandelen zijn. Andere podcasts gaan bv over de opvoeding van kinderen of het leren van een taal.

Deze voorbeelden hebben niet allemaal direct betrekking op de bouwsector, maar wat ik hier duidelijk wil maken is dat er podcasts bestaan voor bijna alles wat je zou willen leren. Het enige dat je ervoor nodig hebt is motivatie en zin om te leren, plus de gewoonte je telefoon aan te zetten tijdens een verloren moment. Kijk op deze blogpost voor podcasts speciaal voor architecten en de bouwsector.

3/ Maak slim gebruik van de juiste constructie-apps en investeer in software/apps die je een hoop tijd en vervelende klussen kunnen besparen.

Net zoals er podcasts zijn voor bijna alles, zijn er apps en software te vinden voor zo’n beetje alle vervelende en zich steeds herhalende klussen die kunnen worden geautomatiseerd. Het maken van berekeningen, het delen van documenten, bankieren, het opstellen van veldrapporten en restpuntenlijsten (kijk hier voor onze app Archisnapper), het maken van notities op PDF- bestanden, time-tracking, facturering, noem maar op: er zijn apps voor.

Neem even de tijd om over het volgende na te denken: zijn er vervelende routine-taken waar je veel tijd aan kwijt bent en die eventueel via software of een app kunnen worden geautomatiseerd? Zo ja, dan kun je deze klussen voortaan beter door je tablet, computer of app laten uitvoeren.

Wanneer het bv gaat om het opstellen van een veldrapport, of het inspecteren van een bouwplaats (wat onze app Archisnapper doet), dan kun je natuurlijk pen en papier blijven gebruiken, maar als je toch een tablet of smartphone bezit zou het zonde zijn (en contraproductief) om niet 90% van deze taken te automatiseren.

Overgaan op een nieuwe methode kost uiteraard tijd, maar je zult zien dat, wanneer je er eenmaal aan gewend bent, je deze tijd dubbel en dwars terug zult verdienen. En niet een keer, maar telkens opnieuw.

Wat zijn de 5 meest tijdrovende en repetitieve taken die je wekelijks doet? Bestaan er apps voor die deze klussen van je kunnen overnemen? Je zult vele uren tijd en geld besparen, zelfs als je voor deze apps moet betalen.

Je zult namelijk meer tijd kunnen besteden aan taken met een hogere toegevoegde waarde en dat is uiteraard goed voor je bedrijf. Bovendien neem je met die vervelende klussen een deel van de stress weg die daarmee samengaat. Het is toch veel interessanter om nieuwe tekeningen te maken dan kostbare tijd te moeten stoppen in het kopiëren en plakken van foto’s van je USB stick naar je computer?

Facturering, time-tracking, restpuntenlijsten, veldrapporten, bouwberekeningen en zelfs het opmeten van een ruimte zijn allemaal taken die heel geschikt zijn om uit te besteden aan software of een app.

Hier kun je een blogpost lezen over de waarde van software, en waarom het voor je bedrijf voordelig kan zijn te investeren in software waar kosten aan verbonden zijn. De meeste software kost je per maand trouwens niet meer dan een paar kopjes koffie. En hier vind je een blogpost met de beste apps voor architecten.

4/ Maak er een gewoonte van de dicteer-functie van je apparaat te gebruiken.

Deze functie, die ik vreemd genoeg nog maart kort geleden heb ontdekt, kan je een hoop tijd besparen.

Het is heel eenvoudig: jij praat en je tablet of telefoon schrijft (zo goed mogelijk) op wat je zegt. Pak je telefoon of tablet er even bij (deze functie bestaat voor zowel iOS als Android) en probeer het maar eens. Helemaal foutloos is het niet, maar soms is dat ook niet nodig. Soms wil je gewoon even wat ideeën op papier zetten, of snel een mailtje sturen naar een collega die zich niet stoort aan een paar typefouten. Of wil je gewoon een kladbriefje maken dat je later op je werk in het net uit zal typen.

Wanneer je deze functie een keer hebt uitgeprobeerd, zul je zien dat je er in de toekomst veel baat bij kan hebben en er een hoop tijd mee kan besparen, vooral als je dikke vingers hebt :-). Hoe vaker je de functie gebruikt, hoe meer gelegenheden je zult tegenkomen waarbij het handig is de functie in te schakelen. Veel architecten die van onze veldrapport-software gebruik maken doen dit m.b.v. de dicteer-functie. Op de bouwplaats ‘dicteren’ ze snel alle informatie die ze nodig hebben, waarna ze hun voorlopige rapport ter plekke uploaden in de cloud. Op een later tijdstip kunnen ze het rapport rustig afmaken. Hierdoor zijn ze veel minder tijd kwijt met het ter plaatse opmaken van een rapport.

5/ Schaf een auto-oplader en een auto-houder aan. Het is de investering meer dan waard.

Stel, je bent op weg naar een afspraak met een van je beste klanten. Je typt de bestemming in Waze of Google Maps en dan… verschijnt er een pop-up waarschuwing “nog 4% batterij”. Nog erger: op het moment dat je je klant wil bellen omdat je iets later zal komen gaat je smartphone uit! Met name door gebruik van Bluetooth, apps, licht, camera, wifi, datanetwerken, foto’s en andere functies loopt je accu razendsnel leeg.

Een auto-oplader kost slechts 9€ en kan je zoveel ellende besparen. Vooral wanneer je vaak van de ene bouwplaats naar de andere onderweg bent is een oplader voor in je auto een must. Heb je twee auto’s? Koop er dan gewoon twee, dan zit je nooit zonder. En als je toch bezig bent: de meeste autohouders kosten niet meer dan 9€. Schaf er ook een aan, het is geen auto-ongeluk waard.

6/ Stel een mobiele hotspot in op de werf

Wanneer er geen wifi is op de werf kan het een goed idee zijn om de verbinding van je telefoon te gebruiken en deze via wifi met al je collega’s te delen. Indien je al weet hoe dit moet kun je dit punt overslaan. Voor het geval je nog nooit een mobiele hotspot hebt ingesteld, het werkt als volgt: via de met jouw telefoon opgezette wifi hotspot kan iedereen die het Wifi wachtwoord heeft zijn apparaat over het internet aan het jouwe verbinden. Je telefoon is in feite een mobiele mini router geworden.

Lees hier hoe je met een iOS-systeem jouw netwerkverbinding kunt delen.

Lees hier hoe je met een Android-systeem jouw netwerkverbinding kunt delen.

Wanneer je besluit je netwerkverbinding te delen via een Wifi hotspot, houd dan het volgende in de gaten:

  • Zet je telefoon of tablet aan de lader wanneer je dit doet, want de accu zal heel snel leeg raken.
  • Veelvuldig dataverbruik kan je veel geld kosten.
  • Op iOS en Android kun je het dataverbruik gemakkelijk controleren.
  • Gebruik altijd een sterk wachtwoord, zodat vreemden geen verbinding kunnen maken met je tablet.

7/ Houd je portfolio bij met een apparaat dat je altijd en overal bij je hebt.

Ik zie vaak websites van architecten met een portfolio die al jaren niet meer is bijgewerkt. Soms staat er zelfs “deze pagina is nog in aanbouw”, wat voor een bedrijf uit de bouwsector toch een beetje vreemd overkomt. Of ik kom een Facebook-pagina tegen waar al maandenlang niets aan is gedaan.

Toch is je portfoliopagina (of een blog met foto’s, of een bijgewerkte Facebook-pagina) een van de eerste dingen die een nieuwe klant zal bekijken voordat hij eventueel besluit met je in zee te gaan. Een goed verzorgde portfolio met recente en realistische foto’s wekt vertrouwen bij potentiële klanten en fungeert als een “sociaal bewijs” dat anderen vertrouwen in je hebben.

‘Tijdgebrek’ is het veelgehoorde excuus voor het niet bijhouden van de portfolio. Dit is begrijpelijk, want je hebt immers zoveel meer te doen; nieuwe bouwplannen maken, werven bezoeken, rekeningen opstellen, afspraken met klanten, offertes maken, maar ook je kinderen van ‘t school halen, koken, sporten….het houdt nooit op! Uiteraard is naar de werf rijden met een super zoomlens camera, mooie foto’s trekken en die vervolgens naar je webdesigner sturen, zodat hij ze aan je portfolio kan toevoegen, wel het laatste waar je aan denkt.

Maar dat is ook helemaal nergens voor nodig! Tijdens je wekelijkse werfbezoek haal je je smartphone of je tablet uit je zak om een paar realistische, duidelijke foto’s te maken voor je portfolio, blog of Facebook-pagina.

Schijnt de zon en staat je klant stralend tevreden naast je? Grijp je kans en maak een foto voor je Facebook-pagina met een kort onderschrift. Mensen houden van authentieke foto’s van realistische situaties. Foto’s die de wekelijkse voortgang van je projecten in beeld brengen kunnen heel veel voor je bedrijf betekenen. Veel meer dan een portfoliopagina met perfecte foto’s waar het uiteindelijk toch nooit van komt, omdat je er geen tijd voor hebt.

8/ Gebruik je tablet om mee te tekenen, schetsen en illustreren.

Er zijn legio situaties waarin het voor een architect of ingenieur nodig is om iets te tekenen, schetsen of illustreren. Denk aan het schetsen van ideeën voor een nieuw project, het toelichten van een concept d.m.v. een tekening, het aanduiden van een probleem dankzij een foto met commentaar. Vaak kun je met een simpele tekening of foto veel meer overbrengen dan met een lang gesprek.

De meeste mensen zijn gewend om met pen en papier te schetsen. Een tablet is echter juist in bovengenoemde gevallen heel handig. Je kunt er al je schetsen op opslaan en hebt ze dus altijd bij de hand. Je kunt makkelijk een screenshot of kopie per e-mail versturen. Je kunt dingen makkelijk aanpassen wanneer de klant van mening verandert. Je kunt ook een foto nemen en daar op tekenen; dat is iets wat je met pen en papier niet voor elkaar krijgt. Het is nu ook mogelijk om te tekenen op een screenshot van een satellietfoto gemaakt met Google Maps. De mogelijkheden met een tablet zijn eindeloos en de apps worden met de tijd ook steeds beter.

Voor zowel iOS als Android zijn er apps beschikbaar waarmee je kunt illustreren. Sommige zijn gratis, andere niet. Evernote biedt de mogelijkheid om de gemaakte schetsen in gelabelde folders te organiseren. Een stylus pen heb je al voor 5€ .

9/ Typ sneller met de functie ‘tekstvervanging’

Dit is in feite een hele simpele en eenvoudige tip. Je zult snel zien waarom je er tijd mee bespaart. In iOS en Android is het mogelijk gebruik te maken van de zogenaamde tekst-vervangfunctie. Woorden en zinnetjes die je vaak herhaalt (bv je e-mailadres) typ je als afkorting in, waarna ze automatisch voluit worden geschreven. Een voorbeeld: je typt “zsm” en er verschijnt “zo spoedig mogelijk” op het scherm. Het is zelfs mogelijk om d.m.v. korte trefwoorden hele paragrafen te schrijven.

Ik heb zelf een stuk of 10 “tekst-vervang afkortingen” ingesteld in mijn iPhone, met name voor zaken als mijn e-mailadres, btw-nummer en andere dingen die ik vaak gebruik. Wanneer ik “eml” intyp wordt dit automatisch vervangen door “peter@archisnapper.com”.

Voor iOS systemen vind je de functie tekstvervanging via “Instellingen > Algemeen > Toetsenborden > Tekstvervanging”

Voor Android systemen vind je de functie tekstvervanging via “Instellingen > Taal en invoer > Samsung-toetsenbord > Sneltoetsen tekst”

10/ Gebruik apps om bestanden te delen i.p.v. jezelf steeds de laatste versie van een bestand te mailen.

Hoewel velen hier al mee bekend zijn, wil ik nog eens benadrukken dat het online delen van bestanden heel veel voordelen biedt. Je bestanden zullen altijd gesynchroniseerd zijn op al je apparaten, zoals je laptop, tablet, smartphone etc. De mensen met wie je het bestand deelt hebben ook altijd toegang tot de juiste versie.

Heb je iets veranderd in een PDF-bestand? Geen probleem: de meest recente versie is beschikbaar op al je apparatuur en tevens toegankelijk voor degenen met wie je het bestand hebt gedeeld. Het is dus niet meer nodig om na iedere verandering al je collega’s een e-mail te sturen met de nieuwste versie. Apps waarmee je bestanden kunt delen zijn heel makkelijk in te stellen. De bekendste zijn DropboxGoogle DriveOne Drive en Box. Gewoon eens proberen, het is de moeite waard.

Even kort samengevat:

Tijd is geld. Wanneer je dankzij je tablet tijd kunt besparen, dan levert dat dus geld op (en minder stress). Probeer af en toe een pauze in te lassen om jezelf en je collega’s te leren hoe je tijd kunt winnen en je workflow kunt optimaliseren. Met name als het je lukt (een deel van) de repetitieve taken te automatiseren zul je veel tijd besparen. Ik hoop dat deze tips je van nut zullen zijn en ben benieuwd naar je feedback!

Oh… BTW : als je deze blogpost leuk vond, wil je je misschien inschrijven voor nieuwe tips en tricks . We sturen ongeveer twee e-mails per maand, geen spam, en je kunt je afmelden wanneer je maar wil.

BTW #2… delen is leuk. Het schrijven van deze blogpost heeft me een paar uur gekost, en delen kost slechts 1 seconde! Ik zal je eeuwig dankbaar zijn!