De Bouwstenen van een Professioneel Werfverslag

De Bouwstenen van een Professioneel Werfverslag

Architecten bezoeken werven regelmatig om op de hoogte te blijven van de status en de vooruitgang van een bouwproject. Daarna sturen zij hun bevindingen. Waarom? Er zijn vaak veel mensen en bedrijven betrokken bij een bouwproject, dus er is altijd een risico van misverstanden, fouten en vertragingen. Werfverslagen (ook wel verslag rondgang, opmerkingen lijst, bouwverslag, verslag voortgang der werken, verslag werfbezoek of verslag controle op de werken genaamd) hebben als doel om dit te verminderen, door het documenteren en distribueren van opmerkingen die gemaakt zijn tijdens regelmatige bezoeken.

Een e-mail met de opmerkingen zou voldoende moeten zijn, maar de standaard in de sector is een werfverslag. En dan bij voorkeur een goed gestructureerd werfverslag, volgens een patroon. Waarom is het zo belangrijke om professionele en goed gestructureerde werfverslagen naar het projectteam te sturen? Nou, als je slecht gestructureerde verslagen doorstuurt of een stel e-mails, waar cruciale informatie aan ontbreekt, met onduidelijke foto’s of zonder een duidelijk overzicht, dan is er erg veel kans op misverstanden of, nog erger, dat niemand je werfverslagen leest. Als mensen (zoals aannemers of bouwbedrijven) je verslagen maar half lezen of helemaal niet, dan zullen ze ook zeker niet reageren op de opmerkingen die je in het rapport plaatst. Op het allerminst veroorzaken niet goed geschreven verslagen extra vragen, met bergen e-mails heen en weer en frustratie voor het hele team. Dat is dus niet wat je wilt!

Meestal falen projecten vanwege slechte communicatie. Gestructureerde, goed georganiseerde en duidelijke werfverslagen zijn de sleutel tot goede communicatie en samenwerking. Goede communicatie en samenwerking verminderen risico en de tijd die gespendeerd wordt aan een project, waardoor de winstgevendheid van het project verhoogd wordt.

Hoewel we tijdens het bouwen van ArchiSnapper en het werken met een heleboel architecten over de wereld over hoe zij werfverslagen managen, verschillende sjablonen en benaderingen hebben gezien om werfverslagen te maken, bestaan professionele werfverslagen altijd uit min of meer dezelfde componenten. Dit is natuurlijk geen raketwetenschap, maar het is wel degelijk nuttig voor architecten die erop uit zijn om de content en structuur van hun werfverslagen te verbeteren, of die zich gewoon afvragen wat een typische architect in dat werfverslag zou plaatsen. Daarom willen we graag onderstaand met jou delen wat wij hebben bevonden dat de meest voorkomende bouwstenen zijn die wij hebben gevonden in werfverslagen:

Rapportnummer

Om een verslag te kunnen identificeren (nu en later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk. Dit rapport-ID is een combinatie van het Project ID en een volgnummer voor het verslag voor dat project, b.v. Project XYZ-5. Dit betekent: “werfverslag nummer 5 voor project XYZ”. Het unieke rapport is ook gemakkelijk om aan te refereren in de navolgende correspondentie “Zoals gesteld in verslag XYZ-5, hebben we bevonden dat …”.

Projectgegevens

Naam en adres van de klant, een korte beschrijving van het project en het project ID. Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken. Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd en het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.

Datum en tijd

Dit spreekt voor zich.

Project status

Een beschrijving op hoog niveau over de status van het project en/of de weersomstandigheden tijdens het bezoek of andere algemene indrukken. Veel architecten voegen er een foto bij om de lezer een overzicht te geven van hoe de werf er uitziet in dit stadium van het project.

Mensen aanwezig

Een lijst van de personen die aanwezig waren ten tijde van het bezoek. Ideaal zou je dit laten zien in een tabel waar alle betrokkenen opgesomd staan, samen met hun naam, rol en contactinformatie, met de indicatie of iemand al dan niet aanwezig was. Op deze manier kan iedereen altijd gemakkelijk de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die erbij betrokken zijn in elk van je verslagen.

Distributielijst

Een lijst van de personen die een kopie hebben ontvangen van het verslag, meestal per e-mail. Tip: de mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in een tabel. Zie het onderstaande voorbeeld waar de “aanwezig” kolom aangeeft wie er op de werf was en de “verzonden” kolom laat zien wie het verslag ontvangen heeft.

Contacten en mensen aanwezig

Indicaties op de status, vooruitgang en tekortkomingen van het werk

Dit is de kern van het verslag. Vaak is dit de hele set van opmerkingen die geclassificeerd zijn in verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:

Funderingen
– opmerking 1
– opmerking 2
Dak
– opmerking 1
– opmerking 2
– opmerking 3

Deze opmerkingen vertegenwoordigen de status van het project als een geheel en van de verschillende lopende taken. Een percentage (%) wat de vooruitgang in het werk aangeeft en een schatting van de tijd die het nog gaat duren voordat het voltooid is, kan nuttige informatie zijn voor je lezers.

Opmerkingen zouden ook tekortkomingen of niet-conform werk moeten bevatten. Schrijf een duidelijke beschrijving van wat er fout is, waarom het fout is en wat de volgende stappen moeten zijn om het op te lossen. Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor deze opmerking. Als er niemand aangewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen gedocumenteerd worden met ArchiSnapper:

TIP: Neem foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt echt meer dan 1000 woorden. Foto’s kunnen ook de leesbaarheid van je verslag verhogen. Niemand leest een volledig verslag dat alleen uit tekst bestaat, maar je kunt ervan op aan dat iemand die snel door de tekst heen kijkt, onmiddellijk de foto’s en tekeningen ziet. Dat komt omdat foto’s gemakkelijk te ‘lezen’ zijn. Vermijd het om pagina’s vol met tekst te schrijven en gebruik foto’s en tekeningen om je boodschap over te brengen op je lezers.

TIP: Denk eraan om je opmerkingen te nummeren.  Dit maakt het gemakkelijk om later naar je opmerkingen te refereren en daardoor verwarring en misverstanden te voorkomen. We hebben gezien dat veel architecten het “Verslagnummer” gebruiken, gevolgd door het Opmerkingennummer, b.v. 3-7 betekent: opmerking zeven van het derde verslag.

Praktische informatie

Vaak de datum en tijd van de volgende bijeenkomst, werkbezoek of andere praktische informatie die wordt gedeeld in het werkverslag.

Afwijzing van aansprakelijkheid

Dit is belangrijk! Bescherm jezelf tegen eventuele rechtsvervolging. Het gebruik van een standaardtekst in elk verslag kan je heel veel moeite, tijd en geld besparen, vroeg of laat.

Bedrijfsreclame

Laten we tenslotte ook niet vergeten om wat bedrijfsreclame te voeren zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en je contactinformatie. Maar maak het niet al te opvallend. Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, schoon en gestructureerd werfverslag. Voeg er teveel speciale effecten en grapjes aan toe en het werfverslag wordt lastiger om te lezen en te begrijpen en onttrekt de aandacht van de kernboodschap.

Geïnteresseerd in een gemakkelijke app om je werfverslagen te maken?

We horen je al denken “Moet ik dit nou voor elk werfverslag doen, voor al mij projecten? Zoveel informatie, zoveel tabellen, foto’s, aantekeningen en dingen om rekening mee te houden! Dat kost me elke week urenlange administratie!”

Nou, misschien moet je onze App voor werfverslagen – ArchiSnapper proberen. Het bevat bovenstaande componenten van een professioneel werfverslag. Alle informatie wordt direct op de werf verzameld en als je thuiskomt of op kantoor, kun je het eenvoudig syncen via Wifi en je verslag is klaar om verzonden te worden als een pdf-file.

Wil je dat eens nader bekijken? Download een voorbeeld werfverslag hier! Of wil je meteen aan de slag met het creëren van werfverslag met gebruik van dit professionele en tijdbesparende software?