De Ultieme Gids voor een Succesvolle Oplevering – 16 Tips

We weten allemaal hoe vervelend de laatste rondgang met een klant kan zijn.

Indien niet, stel je even het volgende scenario voor: Het is 08:55 uur en de laatste rondgang voor de oplevering begint binnen vijf minuten. Er zitten zes mensen op je te wachten en je zit vast in het verkeer.

Je valt gehaast en opgejaagd binnen, een half uur te laat en in die tijd zijn die mensen veranderd van medestanders tot tegenstanders. Het wordt nog erger; je bent vergeten een belangrijke persoon uit te nodigen, dus het zit er dik in dat je dit allemaal nog een keer moet doen op een ander moment.

Terwijl jij gestrest bent, zie je de blikken van de anderen. Maar, je neemt een diepe zucht, zet een vrolijk gezicht op en je begint aan de rondgang.

In de eerste kamer klaagt de klant over de kleur en de afmeting van de ramen. Je weet dat hij fout is, maar je hebt het contract met de specificaties niet bij je – vergeten…

En je hebt er geen toegang toe vanaf je smartphone of tablet dus je kunt zijn klachten geen halt toeroepen.

In de tweede kamer zijn er ERG duidelijke oneffenheden in de verf. Geen discussie nodig. Het schaamrood verschijnt op je kaken en je denkt bij jezelf: “Had ik vorige week toch maar even zelf alles doorlopen om dit soort dingen vooraf te ontdekken.”

De klant neemt het voortouw en gaat snel de volgende kamer binnen met de houding van: “We zullen eens kijken wat hier allemaal verkeerd is.”

Natuurlijk wil je een dergelijk scenario nooit meemaken.

En in dit artikel zetten we een aantal slimme en eenvoudige technieken op een rijtje die je helpen bij het voorkomen van dergelijke situaties.

Door de jaren heen, hebben we 16 regels verzameld om de oplevering te structureren. Deze zijn gebaseerd op tientallen gesprekken met aannemers en architecten en ze zijn van toepassing op beide partijen.

Hier volgt een overzicht van de regels – bekijk die waar je nieuwsgierig naar bent en wat je al beheerst sla je over.

1. Begin het project met het einde in gedachten

We moeten de bestemming steeds in het vizier houden tijdens het hele bouwproject — niet alleen aan het einde. Wachten tot het eind resulteert vaak in chaos, samen met inefficiënte (en kostbare) last-minute beslissingen.

Kwaliteit dient ingebouwd te worden vanaf het begin – en niet achteraf worden toegevoegd.

Dus hou vast aan de vereisten, voer regelmatig werfinspecties uit en smoor problemen in de kiem. Hoe later een probleem wordt ontdekt, hoe kostbaarder de oplossing gaat zijn.

Blijf ook continue in contact met je klant zodat je meteen weet wanneer ze van gedachten veranderen over iets.

Drie aanbevelingen als het gaat om de langetermijnkwaliteit van je project:

• Focus op kwaliteit: Niet alleen voor wat betreft materialen, maar in alle opzichten. Neem het juiste personeel aan en blijf ze motiveren. Werk aan duidelijke communicatie, efficiënte delegatie en kwaliteitsvolle software — en streef naar een effectieve opvolging.
• Werk samen: Jullie zijn een team, dus zorg ervoor dat iedereen zijn/haar rol en verantwoordelijkheid kent. Jullie zijn van elkaar afhankelijk!
• Evalueer regelmatig: Plan een bijeenkomst — ook al is het maar online. En organiseer periodieke bezoeken met de klant om de vooruitgang te evalueren. Vraag om feedback, goed en slecht, van alle betrokken partijen.

Denk eraan dat de oplevering een laatste bijeenkomst is, en geen magische “Nu-gaan-we-alles-fixen” vergadering.

Dus de effectiviteit hangt helemaal af van de kwaliteit van je werk en de samenwerking tot op dit punt. Je inspanningen gedurende het project garanderen je een korte opleveringslijst, een tevreden klant, snelle betaling – en ruimte voor nieuwe projecten!

“Nadat ik in de afgelopen 20 jaar betrokken ben geweest in opleveringen met een totale waarde groter dan $300 miljoen, heb ik geleerd dat het afsluiten van een goed uitgevoerd project reeds lang voor de opleveringsfase van start gaat. De eerste stap bestaat erin aan de klant uit te uitleggen wat een oplevering is en wat het niet is, en om dan duidelijk de verwachtingen van tevoren uit te spreken. De volgende stap is de werken regelmatig in de gaten te houden tijdens het hele bouwproces. Stel kwaliteitscontroles in op belangrijke mijlpalen van het project voordat het werk wordt bedekt door bijvoorbeeld betonnen platen, dakbedekking, metalen panelen, isolatie en gipsplaten. Het gebruik van een checklijst en een tool voor werfverslagen zoals ArchiSnapper maakt het gemakkelijker om de kwaliteitskwesties te monitoren, bij te houden en te verdelen zodra ze opduiken… in plaats van bij de oplevering. Tenslotte, doe nooit een oplevering samen met je klant totdat het werk 100% compleet is en je je eigen opleveringslijst hebt opgesteld EN alle herstellingen uitgevoerd zijn. Als je overhaast te werk gaat tijdens de oplevering, zal dit de indruk wekken van slechte kwaliteit, en dat is het enige dat je klant over het project zal onthouden.”
Todd Dawalt of www.constructionleadingedge.com

2. Focus op waar je controle over hebt en laat los wat je niet in handen hebt

In ons leven zouden we ernaar moeten streven om te focussen op zaken waar we controle over hebben – in plaats van ons te belasten met dingen die we niet in eigen handen hebben.

Dat betekent niet dat je je niet hoeft voor te bereiden; het betekent dat onverwachte vervelende dingen gewoon gebeuren. En dat ze zullen blijven gebeuren.

Dus ga naar die oplevering met de wetenschap dat je nooit op alles voorbereid kunt zijn en dat onverwachte dingen ZULLEN gebeuren. En dat dat oké is.

Als er problemen opdagen, ga dan in je zen-modus: Blijf kalm en geef jezelf ruimte om te denken.

3. Bereid je voor op het ergste

Dit gezegd zijnde, moet je je zoveel mogelijk voorbereiden op het onverwachte.

Bedenk wat er allemaal fout kan gaan. Bedenk dan wat je moet voorbereiden – wat je te weten kunt komen, kunt onderzoeken, of mee kunt brengen naar de vergadering – om de kwestie op te lossen.

Ken de contract specificaties, je rol en je verantwoordelijkheden en breng en herlees je doomsday preppers-documenten:

• Het originele contract en de vereisten (Tip: neem de specificaties nog eens door)
• Belangrijke emails
• Overeenkomsten
• Werfverslagen en plannen
• Facturen

Nog beter, breng het allemaal elektronisch mee, als je dat kunt. Onze klanten brengen meestal hun tablet of smartphone met onze app mee, waar al hun werfverslagen, pdf-plannen en originele contracten zijn opgeslagen.

De tijd die je spendeert aan voorbereiding is de moeite waard als het je helpt om een argument te winnen over kleine – maar kostbare – details tijdens de rondgang.

4. Nodig het feestvarken uit

Ik weet dat je denkt dat dit belachelijk zou zijn, maar ik heb al gehoord dat dit gebeurt.

Wat een geld- en tijdverspilling. Als er zes mensen aanwezig zijn en zij elk €100 per uur verdienen, dan heb je net €600 verspild per verloren uur.

Dus stuur een herinnering aan alle betrokken partijen en zorg ervoor dat ze allemaal op de hoogte zijn van de W’s:

• Wanneer
• Waar
• Waarom (je wilt dat ze nadenken over hun verantwoordelijkheden)
• Wat (moet er meegebracht worden)

Dit zou iedereen moeten helpen om tijd te besparen – en uiteindelijk, geld!

5. Check the Site Beforehand

Een oplevering is net als een belangrijke date.

Dus kom vooraf een kijkje nemen: lees de specificaties door en zoek (en herstel) eventuele tekortkomingen.

Door het project eens te doorlopen, net voor de laatste rondgang, heb je een mentaal overzicht van wat er helemaal af is en wat een onderwerp voor discussie kan zijn.

Je kunt ook al mogelijke vragen en problemen anticiperen – wat je dan weer helpt om je zelfverzekerd te voelen voor de belangrijke date.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

6. Kom op tijd

Het laatste wat je wilt is dat je te laat aankomt op een lang verwacht oplevermoment. Je bent dan niet alleen gestrest en niet gefocust, je hebt ook het vertrouwen verloren van iedereen die je hebt laten wachten.

Onderschat de waarde van vroeg aankomen niet.

Als de eerste persoon ter plaatse, ben je kalm, zelfverzekerd en voorbereid; klaar om iedereen te verwelkomen. Laat het over aan een ander om te laat te komen zodat je vanaf het begin alles onder controle hebt.

Je professionele aanpak brengt vertrouwen en waardering teweeg wat het opleveringsproces ten goede komt met een win-win situatie als gevolg.

7. Gebruik een app

Wil je uren tijd besparen? Begin met het gebruiken van een app om je werfbezoeken te documenteren.

Als je nog steeds werfverslagen en opleveringen maakt in Word of Excel; uittypen van notities; toevoegen van foto’s, schetsen, verantwoordelijke personen en annotaties op grondplannen … en je nog steeds vecht met de lay-out van je verslagen, dan is het tijd voor verandering. Het is tijd om een app te gaan gebruiken.

Als je er klaar voor bent om de software te kiezen voor je digitale opleveringen, dan moet je hier op letten:

Eenvoud

Minder is beter. Op het eerste gezicht is het verleidelijk om een app te kiezen met een heleboel functies, velden, formulieren en configuratie.

Maar denk eraan dat 90% van de tijd je maar 10% van de kernfunctionaliteiten van je app gebruikt. Je hebt een snelle en gemakkelijke manier nodig om een opmerking toe te voegen (probleem, item, tekortkoming) met een foto, kamernummer en eventueel een indicatie op een pdf-grondplan.

Minder knoppen en functionaliteiten betekent ook minder kans op bugs en misverstanden — en een snelle implementatie in je team, meer standaardisering en minder frustratie.

Offline functionaliteit

Vroeg of laat gebeurt het dat je geen betrouwbare internetverbinding hebt. (Denk aan: falende wifi, geen 4G netwerk, onbetaalde telecommunicatierekeningen … of betonnen kelders.)

Zorg er dus voor dat je app ook offline werkt — en dat je tenminste nieuwe opmerkingen en foto’s kunt toevoegen zonder verbinding.

Cloud opslag

Je wilt niet al je opmerkingen, problemen, verslagen en foto’s kwijtraken als je telefoon gestolen wordt of kapotgaat. Dus je software dient een web based versie te hebben (in de cloud) waar je data gesynchroniseerd wordt en waar meerdere collega’s kunnen werken aan hetzelfde project.

Compatibiliteit

Het is waarschijnlijk vanzelfsprekend, maar je app moet werken op zowel je mobiele apparaat als op je computer.

Ik hoor van een heleboel architecten en aannemers die er de voorkeur aan geven om hun telefoon op de werf te gebruiken (om foto’s te maken en snel aantekeningen te maken) en dan hun verslag online af te werken op hun computer.

Minimale features

Hoewel je app eenvoudig moet blijven, dienen er toch minimaal deze essentiële functies op te zitten:

• Toevoegen van opmerking met tekst, verantwoordelijken en deadline
• Genereren van pdf-verslagen en opmerkingenlijsten
• Filteren van opmerkingen, op basis van verantwoordelijken, status, categorie of project
• Tekenen en schetsen op foto’s en pdf-plannen
• Plaatsen van opmerkingen op pdf-plan
• Exporten/importeren van andere systemen
• Handtekenen van de opleveringsverslagen of werfverslagen
• Stem-naar-tekst functionaliteit
• Automatische nummering van opmerkingen en verslagen

“Een oplevering is vaak de laatste kans van een architect om ervoor te zorgen dat hun intentie wordt uitgevoerd. De klant rekent op ons om hen het best mogelijke project te bezorgen. Waarom zouden we die plicht overlaten aan een analoog proces waarbij waardevolle informatie door de mazen van het net glippen? Ik raad het gebruik van een speciaal ontwikkelde tool aan voor die klus te klaren. Gebruik een App als ArchiSnapper om ervoor te zorgen dat elk detail wordt behandeld, zodat een succesvol project wordt gerealiseerd en precies wordt geleverd wat is beloofd. ”
Evan Troxel from ARCHISPEAK

8. Gebruik een checklist

Denk even na over de complexiteit van bouwprojecten.

Teams van aannemers en onderaannemers werken aan verschillende delen van het gebouw op verschillende tijden, met vele specialisten die nodig zijn om het werk geklaard te krijgen: ingenieurs, elektriciens, loodgieters, timmerlieden, liftinstallateurs, ramen plaatsers, enz.

En als het niveau van complexiteit stijgt, gaat de kans op falen evenredig mee omhoog. Met zoveel informatie beschikbaar tegenwoordig, is het niet per se onwetendheid die fouten veroorzaakt— het is meestal het gebrek aan het correct toepassen van die kennis over de verschillende teams.

Onze hersenen zijn niet veel veranderd gedurende de laatste 100.000 jaar en ze zijn er niet op voorzien om zoveel informatie te bevatten. Dus gaan we shortcuts nemen. En maken we domme fouten.

Voor wat opleveringen betreft, is een checklist een krachtige manier om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke details vergeet. Dit kan administratieve taken bevatten, samen met alles wat je niet mag vergeten of wat je na moet kijken om het project correct uit te voeren. Net zoals bij het meebrengen van een collega (zie hieronder), maken checklijsten ruimte vrij in je mentale RAM.

Maar, weet je wat nog beter is dan alleen maar een checklijst gebruiken? Een app gebruiken met een checklijst functionaliteit.

9. Breng een collega mee

Vooral als je (erg) grote projecten oplevert, zou je altijd een collega mee moeten brengen.

Stel je voor dat je er helemaal alleen voor staat en je probeert te luisteren, reageren, schrijven, schetsen en informatie op te zoeken – allemaal tegelijk. We weten hoe frustrerend dat kan zijn.

De klant spreekt te snel en je denkt bij jezelf: “Waaaacht. Ik kan niet zo snel schrijven; ga wat langzamer.” Omdat er geen beleefde manier is om dat te zeggen is het beter om iemand mee te brengen die aantekeningen kan maken terwijl jij je focust op interactie met de klant.

Zo zou de verdeling van de taken eruit kunnen zien:

De luisteraar

• Rol van assistent
• Luistert, observeert, maakt foto’s/aantekeningen/schetsen
• Beheert de Doomsday Preppers-documenten

De spreker

• Leidersrol
• Heeft interactie met de klant
• Heeft een proactieve houding

Als je goed samenwerkt en allebei je rol goed kent, dan kom je terug op kantoor met solide aantekeningen — en kun je tevreden terugkijken, op een professionele en efficiënte bijeenkomst.

10. Glimlach

Ik weet het, ik weet het, het is super cliché… maar hé, als je glimlacht, laat je anderen glimlachen. Waarom zou je dat niet in je voordeel gebruiken?

Serieus, de wetenschap heeft het bewezen: Studies hebben aangetoond dat gezichtsuitdrukkingen emoties kunnen versterken — dat betekent dat glimlachen zowel je eigen stemming als die van andere mensen kan verlichten.

En als iedereen gelukkig is, is iedereen meer genegen om te onderhandelen over opmerkingen van de laatste opleveringslijst.

Denk eraan: Een glimlach kost niets. Ook het geven van een compliment, het onthouden van de voornaam van de klant, het toegeven van de eigen fouten, of zorgen dat iemand zich belangrijk voelt en dat hij/zij meetelt, zijn allemaal gratis.

11. Geef strategische gunsten weg

Een bekende studie uit 2005 door Randy Garner, professor van gedragswetenschappen op de Sam Houston State University, ontdekte dat: “Je verplicht voelen om een gunst terug te doen kan gebeuren ondanks het feit dat we initieel nooit om die gunst gevraagd hebben.”

Dat is toch fascinerend? Je kunt deze psychologische truc gebruiken voor je eigen voordeel tijdens je volgende oplevering bijeenkomst — je hoeft alleen maar te zoeken naar verzoeken die gemakkelijk uitgevoerd kunnen worden.

Door deze strategische gunsten te verlenen, zal de tegenpartij zich verplicht voelen om iets terug te doen.

De resultaten van deze eenvoudige maar doeltreffende onderhandelingstruc zullen je verbazen.

12. Maak geen beloftes die je niet na kunt komen

Het veroorzaakt alleen maar stress en beschadigt je reputatie — en kan al snel als resultaat hebben dat het je veel geld kost om snel iets te fixen.

Stel dat je klant niet blij is met de deurklinken. Ze zegt dat ze al weken geleden heeft gevraagd om een andere kleur en wil het binnen een paar dagen opgelost zien.

Het is al een lange dag geweest en je wilt gewoon naar huis. Je bent genegen om maar toe te geven aan haar verzoek zodat je de bijeenkomst af kunt sluiten. Maar als je het niet op tijd voor elkaar kunt krijgen dan is dat vragen om problemen. Dus, in plaats daarvan, wees gewoon eerlijk — en vertel haar dat je het morgen na zult kijken.

Benjamin Franklin zei het al: “Eerlijkheid duurt het langst.” En het loont op zoveel verschillende manieren.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

13. Stel het opleveringsverslag op

Als de rondgang gebeurd is, is het tijd om het laatste opleveringsverslag af te maken en te verdelen. Alles wat besproken is en elke tekortkoming die opgelost moet worden moet erin staan.

Hoe sneller de opleveringslijst naar de onderaannemers gestuurd kan worden, hoe beter. Op die manier hebben ze een duidelijk overzicht over de openstaande puntjes en opmerkingen die hen toegewezen zijn — en blijven ze op jouw project gefocust in plaats van door te gaan naar het volgende.

Idealiter verzend je alleen de items die betrekking hebben op dat bepaalde individu/bedrijf, zodat ze niet hoeven te zoeken naar de opmerkingen die voor hen van belang zijn – waar zij aan moeten werken.

Je opleveringslijst moet ook gemakkelijk te begrijpen zijn. Hoe duidelijker en visueler je het probleem kunt illustreren, hoe hoger de kans dat de opmerkingen de eerste keer opgelost zullen worden.

In dit geval zegt een eenvoudige tekening of foto meer dan duizend woorden. Maak dus foto’s en vermijd lange uitgebreide teksten; anders krijg je telefoontjes om te vragen wat je nou eigenlijk bedoelt.

Zorg ervoor dat de opmerkingen ook genummerd zijn; dat voorkomt verwarring en miscommunicatie als je in de toekomst verwijst naar opmerkingen.

En vergeet de volgende elementen niet:

• Datum van het werfbezoek
• Aanwezige personen en distributielijst
• Aansprakelijkheid
• Branding (logo, huisstijl, etc)

Door het document te ondertekenen, stemt de klant ermee in dat hij/zij zal betalen als de openstaande puntjes zijn opgelost. Dit document is wettelijk en officieel en zal je bijstaan als er zich kwesties voordoen in de toekomst.

14. Werk de overblijvende kwesties af

Het opleveringsverslag geeft aan wie wat moet doen — en tegen wanneer — dus het is je beginpunt om overblijvende punten op te nemen. Als een item is opgelost, markeer dat en verwijder het van de lijst.

In plaats van communicatie per telefoon, e-mail, tekst, enz. kun je dit proces stroomlijnen met een App voor opleveringen.

Als een onderaannemer een item heeft opgelost, kunnen ze eenvoudigweg een foto toevoegen en het opsturen voor goedkeuring — via hetzelfde kanaal waar je opleveringslijst zich bevindt. Geloof me maar: Het is zoveel eenvoudiger als alle informatie zich op dezelfde plaats bevindt.

15. Wees attent voor lessen die je kunt leren

Bij de conclusie van elk project, kunnen jij en je team kijken naar lessen die je hebt geleerd.

Een goede manier om ze te identificeren is om te kijken naar de opleveringslijst — zie waar je opgehouden werd en waar je dingen kunt verbeteren voor de volgende keer.

Door steeds dezelfde checklist te gebruiken, kun je stapsgewijze verbetering zien bij elk project. Gesproken over een enorm voordeel op de lange termijn!

16. Vraag om een gunst

Als je hard aan het project gewerkt hebt en de klant is tevreden met de resultaten, dan is dit een goed moment om een gunst te vragen.

Je zou kunnen vragen om een referentie door te zeggen: “Weet u nog iemand anders die geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze diensten? Zou u ons in contact met elkaar kunnen brengen?” Denk eraan: Tevreden klanten zijn de beste ambassadeurs voor je bedrijf.

Of, je zou om een getuigenis kunnen vragen die je kunt delen op je website of sociale mediakanalen, wat hun positieve ervaringen exponentieel zal versterken.

“Een goed gedocumenteerde oplevering biedt een manier voor de klant om een einde te maken aan zijn project. Onze beste marketingkansen als architecten zijn tevreden klanten die hun gedachten delen met vrienden en netwerken. Tevreden klanten zijn het resultaat van het beheren van de verwachtingen van het begin tot het einde. Wanneer opmerkingen worden afgevinkt in de opleveringslijst, wordt een duidelijk proces naar afronding benoemd en gemakkelijk gecommuniceerd naar de klant. ”
Mark Le Page from EntreArchitect

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis