Wat De Cloud Kan Betekenen Voor Architecten

Wat De Cloud Kan Betekenen Voor Architecten

Met je hoofd in de wolken

Je hebt ongetwijfeld al veel gehoord over ‘de cloud’, maar misschien begrijp je niet echt wat die cloud nu eigenlijk is en hoe die je architectuurbureau kan ondersteunen. Met dit artikel willen we je tonen hoe de cloud je leven als architect kan vergemakkelijken en hoe je 10 tot 50 procent efficiënter kunt werken (met andere woorden hoe je 10 tot 50 procent meer gedaan kunt krijgen in één dag) als je weet wat de ‘cloud’ juist is en hoe je die in je dagelijkse werkzaamheden kunt integreren.

Ja, ik weet het. Het is moeilijk de tijd te vinden om veranderingen door te voeren, nietwaar? Je hebt het zo druk. Je hebt een bedrijf te runnen, een werfverslag dat je moet afwerken, familie, hobby’s en die telefoon stopt maar niet met rinkelen … Waar zou je de tijd vandaan moeten halen om nog over de cloud te leren ook?

Dan heb ik goed nieuws. De cloud, dat is zelf minder managen én meer zaken uitbesteden die geen deel uitmaken van je kernactiviteit (architectuur). ‘De cloud’ is eigenlijk een nieuwe term voor alles wat zich online afspeelt, van het internet tot online diensten, van mobiele apps tot servers en back-ups, alle online tools die je kunt gebruiken om je bedrijf van buitenaf te ondersteunen.  De cloud helpt je om je op je kernactiviteiten te focussen.

Het internet is hierin een cruciaal onderdeel. Onder cloudsoftware of -diensten wordt verstaan: software of diensten die ergens en op één of andere manier op het internet draaien.  ‘Ergens’ en ‘op één of andere manier’ zijn hierbij sleutelbegrippen. Je hoeft je zelf geen zorgen te maken over waar het precies draait, welke programmeertaal wordt gebruikt, welke ingenieurs deze software hebben ontwikkeld, hoe back-ups worden beheerd enz. Het werkt gewoon en jij kunt het gebruiken. Eigenlijk net zoals elektriciteit uit een stopcontact halen. En ook een beetje zoals je klanten die zich geen zorgen maken over de technische details of de blauwdrukken van een nieuw gebouw. Dat besteden ze immers aan jou uit.

Door de cloud te gebruiken open je een wereld van mogelijkheden met allerlei diensten, software en oplossingen die je kunnen helpen om je werk te doen. Tien jaar geleden zag de wereld er nog anders uit. De manier waarop architecten te werk gingen was anders. De technologie is enorm geëvolueerd in de afgelopen jaren en het einde van de evolutie is niet in zicht.  Architecten die deze nieuwe mogelijkheden ontdekken en er gebruik van maken zullen sneller, efficiënter en accurater kunnen werken.  Ze hoeven minder tijd te besteden aan administratie en worden minder vaak geconfronteerd met de typische frustraties en afleidingen die horen bij het leiden van een bedrijf. Ze kunnen zich bezighouden met hun echte passie, architectuur, en focussen op het creëren van toegevoegde waarde voor hun klanten.

Laten we eens kijken naar de concurrentievoordelen die de cloud kan bieden op het gebied van software, diensten en apps. Ik zal enkele erg concrete voorbeelden voor architecten behandelen en aantonen hoe deze je bedrijf letterlijk vele uren werk per week kunnen besparen.

Geen installaties. Geen onderhoud.

Cloudsoftware wordt via internet gebruikt. De meeste cloudsoftware is binnen enkele minuten klaar voor gebruik. Je hoeft er niets voor op je computer (of die van je medewerkers) te installeren. Je meldt je gewoon aan met je online account en je kunt beginnen.

Neem bijvoorbeeld Sefaira, een software voor architecten en ontwerpers die gebouwen met een hoog rendement willen ontwerpen. Sefaira is toegankelijk vanaf een webbrowser en een installatie is niet vereist.

Ook onderhoud, productupdates, bugfixes enz. zijn niet nodig. Dat maakt je takenlijstje meteen een pak korter en je hoeft er zelfs niet meer aan te denken. Het wordt immers allemaal voor jou geregeld door de SaaS-provider (SaaS is een synoniem voor cloudsoftware). Op jaarbasis kan dit jou en je team gemakkelijk uren of zelfs dagen tijdswinst opleveren.

Je kunt zo snel groeien als je wilt. De cloud volgt je in je behoeftes.

Is er iets dat meer frustrerend is dan een bloeiend architectuurbedrijf dat tegen de limieten van z’n computerinfrastructuur aanloopt? Wordt software traag bij te intensief gebruik, gaat data verloren en heb je onvoldoende ruimte op je harde schijven? Je wilt toch niet dat technologie de bottleneck van je bedrijf wordt?

Cloudsoftware is bijzonder schaalbaar en het volgt je in je behoeften. Cloudproviders laten je betalen voor wat je gebruikt. Neem bijvoorbeeld Basecamp, een online projectbeheersoftware die ook geschikt is voor architecten die bouwprojecten willen opvolgen met hun medewerkers. Je kunt er informatie mee delen, takenlijsten en documenten mee distribueren en nog veel meer.  Voor een klein architectuurbureau kost Basecamp 20 dollar per maand. (Opmerking: dit verzinkt in het niets in vergelijking met de tijd die je zult besparen, de back-ups die ze dagelijks uitvoeren, de dagelijkse statusupdates die je als projectmanager in je mailbox krijgt, enzovoort.) Basecamp groeit samen met je bedrijf. Je kunt met één muisklik overschakelen op een versie die geschikt is voor grotere bedrijven. De servers van Basecamp zijn geconfigureerd voor groei en schaalbaarheid en ze ondersteunen ook multinationals. Sinds 2004 werden meer dan tien miljoen projecten beheerd met Basecamp. Ze zijn klaar om mee te groeien.

Overal toegankelijk, altijd.

Cloudsoftware is overal en altijd toegankelijk. Je krijgt toegang via je browser, waar je je ook bevindt. Gedaan met het doorsturen van screenshots van je zakelijke e-mailadres naar je persoonlijke adres omdat je boekhoudsoftware alleen vanuit je kantoor bereikbaar is.

FreshBooks is een goed voorbeeld van een boekhoud- en facturatiesoftware in de cloud. Je hebt er altijd en overal toegang mee tot je openstaande facturen en je krijgt een overzicht van de openstaande bedragen per klant. Bekijk hoe architect Jonathon Zilka (Portland, Oregon) FreshBooks gebruikt om zijn leven als architect te vereenvoudigen.

Back-ups altijd en overal.

Is een van je harde schijven ooit gecrasht? Of heb je je iPad ergens verloren? Misschien je laptop kwijtgeraakt na een inbraak? Dan weet je hoe essentieel back-ups zijn voor je bedrijf. Als je geen back-ups maakt van cruciale gegevens dan loop je vroeg of laat tegen serieuze problemen aan. Back-ups zijn niet optioneel. Ik ken zelf een bedrijf dat bijna failliet ging doordat het cruciale data was kwijtgespeeld.

Ik weet dat veel architecten niet de tijd en/of de expertise hebben om een geautomatiseerde nachtelijke back-up-procedure in te stellen en zo hun essentiële gegevens, foto’s, werfverslagen, blauwdrukken, contactgegevens, contracten enz. op een automatische en transparante wijze te beveiligen.

Met cloudsoftware hoef je je back-ups zelf niet meer te managen! Het volledige back-upprobleem verdwijnt uit je takenlijst als je gegevens zich in de cloud bevinden. Cloudproviders zorgen zelf voor een veilige back-up van je data en dus moet je daar alvast niet meer aan denken. Het onderhouden van servers, software en back-ups is hun kernactiviteit.

Neem bijvoorbeeld Teamleader een eenvoudige applicatie voor CRM (customer relationship management). Je kunt er je contactpersonen, prospecties, leads, interacties en contracten mee beheren, en nog veel meer. Omdat je data zich ‘in de cloud’ bevindt, en niet op je eigen computer, hoeft een gestolen laptop niet langer te betekenen dat je al je getekende contracten en deals kwijt bent. Alles wordt steeds veilig bewaard in de cloud.

Ik zal je een geheimpje vertellen. Ik heb zelf ook een bedrijf, en dit is een van de redenen waarom ik alles uitbesteed aan de cloud. Slim zou het niet zijn, maar ik zou bij wijze van spreken m’n computer in een zwembad kunnen gooien en gewoon verder blijven werken zonder dat ik ook maar één bestand kwijt ben. Al mijn data wordt gehost in de cloud en daar bevindt zich ook de back-up van die data.

Voor software die je wel lokaal op je computer moet uitvoeren of voor bestanden die je liever niet in de cloud bewaart bestaan er back-up-oplossingen die je gegevens elke nacht zullen kopiëren naar een locatie in de cloud. Dat betekent dat er een exacte kopie van je data wordt bewaard op beveiligde externe servers.  Je kunt natuurlijk ook lokale back-ups maken en bewaren op een harde schijf maar dat helpt niet veel als je kantoor bijvoorbeeld overstroomt of als informaticamateriaal gestolen wordt. Back-ups in de cloud zijn geen luxe, ze zijn een must. Backblaze en Crashplan zijn twee voorbeelden van op de cloud gebaseerde back-upservices die je zou kunnen gebruiken.

Eenvoudig online samenwerken.

Cloudsoftware en -services werken per definitie via internet. En doordat tegenwoordig iedereen verbonden is met internet wordt directe en onmiddellijke samenwerking mogelijk binnen je architectuurbedrijf. Gedaan met het over en weer sturen van hetzelfde Excel-bestand tussen collega’s om te eindigen met 27 verschillende, en verouderde, versies van hetzelfde bestand. Je kunt je usb-stick thuislaten en op afstand samen aan dezelfde projecten en bestanden werken. In de cloud wordt dit eenvoudig, efficiënt en leuk.

Dropbox of concurrent Box hoef ik wellicht niet meer voor te stellen. Elke architect kent die cloud-toepassingen en heeft ervaren hoe die het ongelooflijk eenvoudig maken om met verschillende collega’s samen aan één bestand te werken. En nogmaals, dat kan niet enkel op kantoor maar waar ook ter wereld, met wie dan ook.

Eerlijk gezegd gaat mijn persoonlijke voorkeur uit naar Google Drive. Google Drive biedt een goedkoper alternatief voor Dropbox en Box, en bovendien krijg je er de Google Docs-toepassing bovenop. Google Docs is een online variant (in de cloud) van het bekende Microsoft Office-pakket (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint). Het verschil is dat de documenten bewaard en bewerkt worden in je eigen Google Drive. Er staat niets op je harde schijf. En je kunt zelfs ‘realtime’ samen met collega’s aan een Google Doc werken. Je ziet letterlijk je collega typen, opmaak wijzigen of reacties schrijven terwijl hij of zij dat doet. In combinatie met Skype of Google Hangouts maakt dit het mogelijk om samen met een collega van thuis uit te werken aan een en hetzelfde projectvoorstel voor een nieuwe klant. Met Dropbox kan dit niet.

Google Agenda is een andere superefficiënte manier om je kantooragenda te beheren. Het beschikt over gedeelde agenda’s, uitnodigingen, acceptaties en nog veel meer. En het is allemaal gratis.

Online communicatie, werken op afstand en uitbesteden.

En hoe zit het met samenwerken met mensen aan de andere kant van de wereld? Of wat doe je om een dag te kunnen thuiswerken en de files te vermijden? En hoe deel je je scherm met een klant om de eerste ideeën of schetsen te tonen (in plaats van dat je uren in je auto moet zitten voor een vergadering van 20 minuten)? Ik weet dat je voor sommige zaken fysiek aanwezig moet zijn op de werf of op kantoor, maar vaak reizen mensen rond zonder zich er vragen bij te stellen. De wereld is veranderd. Evalueer je bedrijf elke dag zodat je de mogelijkheden ziet om morgen efficiënter te werken dan vandaag. Werk slimmer, niet harder.

Skype is erg populair, en ik gebruik het elke dag. Je kunt er je scherm mee delen, videobellen, chatten en telefoneren. Met Google Hangouts kun je dit ook allemaal, en het is geïntegreerd in Gmail, Google Drive, Google Docs en nog veel meer. Bovendien is het gratis, dus je hebt geen enkel excuus om het niet uit te proberen.

Het uitbesteden van repetitieve en eenvoudige taken die veel tijd in beslag nemen maar die niet veel toegevoegde waarde bieden is een belangrijk aspect voor wie z’n bedrijf wilt laten groeien. Denk aan vertalingen, het schrijven van ‘content’, het filteren van binnenkomende e-mails, het vastleggen van afspraken, het bellen van potentiële klanten enz. En weer maakt de cloud dit veel gemakkelijker. Met Upwork kun je virtuele assistenten overal ter wereld vinden en inhuren. Je kunt er gemakkelijk administratieve en repetitieve taken uitbesteden en je kunt volgen wat je virtuele assistent doet via regelmatige screenshots van zijn of haar werk die je als opdrachtgever te zien krijgt. Denk er maar eens over na. Als je zelf meer dan 20 euro per uur aanrekent, waarom zou je dan niet iemand inhuren om een deel van je taken over te nemen voor een veel lager uurloon? Zo kun je meteen meer verdienen door zelf minder te doen.

Geschikt voor tablets en telefoons.

Voor ik het zou vergeten, dit is een van de belangrijkste voordelen voor architectuurbureaus.  De meeste cloudsoftware is recent en daardoor volledig afgestemd op dit tijdperk van mobiele telefoons en tablets. Dit betekent dat de meeste cloudsoftware probleemloos werkt op mobiele apparaten.

Voor architecten is dit bijzonder handig, want die reizen veel over en weer tussen verschillende bouwlocaties, hun kantoor en hun klanten. Nu wil je misschien niet noodzakelijk je facturen controleren op de bouwwerf, maar je wilt wellicht wel graag op je tablet of telefoon werfgegevens kunnen registreren, bijhouden hoeveel tijd je besteedt aan bepaalde taken of bouwplannen controleren. Een tablet of telefoon is in combinatie met online cloudsoftware een bijzonder handige en krachtige tool die je heel veel tijd, administratie en kopzorgen kan besparen.

Neem bijvoorbeeld Toggl of Harvest, de mobiele oplossingen voor online tijdregistratie. Hoe weet jij hoeveel je exact aan elke klant moet factureren? Weet je waar je medewerkers aan gewerkt hebben? Hoeveel ben je over het budget gegaan? Beide cloud-toepassingen maken het mogelijk om tijdsgebruik on-site te registreren en alles via het internet te synchroniseren naar de cloudsoftware waar je het verder kunt verwerken of analyseren.

Zoals hierboven vermeld is Dropbox een erg populair hulpmiddel voor architecten die dagelijks met veel bestanden moeten werken, zoals bouwplannen, specificaties, technische tekeningen, enzovoort.  Met Dropbox kun je alle bestanden die je in je Dropbox bewaart openen vanop elke computer, tablet of telefoon, en dat overal ter wereld. Alle bestanden die je in je Dropbox-map bewaart, worden automatisch naar de cloud gesynchroniseerd. Het is niet nodig om de bestanden handmatig te up- of downloaden vanaf een externe server of ze naar jezelf te verzenden per e-mail: alle wijzigingen die je aanbrengt aan de bestanden in je Dropbox en alle nieuwe bestanden die je toevoegt zullen automatisch worden geüpload en gesynchroniseerd met al je computers en mobiele apparaten.

Prijsmodellen

Voor de meeste cloudsoftware betaal je afhankelijk van je gebruik. Als je een klein bedrijf hebt met slechts enkele medewerkers, projecten en klanten dan betaal je minder. Als je bedrijf groeit, kun je overstappen op de meer uitgebreide versies met een hoger prijskaartje (en dat vaak met één muisklik).

Voor veel van deze diensten betaal je een maandelijks bedrag. Het voordeel is dat je geen voorafgaande investering moet doen om de software te kopen of te laten maken. Zo wordt natuurlijk het risico bij het aanschaffen van software enorm verkleind. Je kunt de software uitproberen (meestal bieden ze zelfs een gratis proefversie aan) en als het toch niets voor jou is, dan kun je kosteloos annuleren. Dat is een enorm voordeel in vergelijking met traditionele software waar je meestal op voorhand in moet investeren en die je niet kunt testen voor je hem gekocht en geïnstalleerd hebt. Software op maat kost al gauw 10.000 tot 200.000 euro. Vergelijk dit maar eens met gemiddelde maandelijkse SaaS-kosten van 20 tot 500 euro.

Architecten die denken dat 50 euro per maand veel geld is voor een software die hen maand na maand uren tijd helpt besparen moeten misschien nog eens twee keer nadenken. Als software je twee uur per week helpt besparen en je rekent 50 euro per uur aan je klanten, dan bespaar je genoeg tijd om 100 euro per week of 400 euro per maand extra te verdienen! Ik heb ervaren dat er sommige mensen zijn die dit gewoon niet begrijpen, en anderen die het wel begrijpen maar die toch nog liever 50 euro per maand besparen en zichzelf wijsmaken dat ze dat werk dan wel ‘s nachts of in het weekend zullen doen. Maar er is gelukkig ook een groep die begrijpt dat dit geen moeilijke keuze is en dat de tijds- en energiebesparing die een goede software kan opleveren zichzelf onmiddellijk terugbetaalt doordat ze meer gewerkte uren kunnen factureren.

Waar een klein architectuurbureau zou moeten op letten

Hoewel de term ‘cloud’ de afgelopen jaren nogal werd gehypet ben ik ervan overtuigd dat cloudsoftware niet langer optioneel is voor een goed georganiseerd architectuurbureau. Het heeft geen IT-impact (je hebt met andere woorden geen IT’ers nodig om de software en servers te installeren of te onderhouden). Het maakt het mogelijk om synchroon met de groei van je bedrijf op te schalen, je documenten en bestanden zijn overal en voor iedereen toegankelijk, back-ups verlopen automatisch en samenwerken en delen wordt veel eenvoudiger. Dit zijn stuk voor stuk grote voordelen in vergelijking met traditionele software.

Bovendien is het selecteren en implementeren van kwalitatieve software niet langer het privilege van grote bedrijven. De verschillende bestaande cloud-toepassingen (waarvan we er in dit artikel slechts enkele hebben vermeld) bieden zelfs voor de kleinste architectuurbureaus belangrijke voordelen: minder risico bij het aanschaffen van software, mogelijk een drastische reductie in de administratieve lasten en overhead, betere samenwerking en een verbeterde focus op wat echt belangrijk is: architectuur!

Vraag: Welke cloudoplossingen gebruik jij in je architectuurbureau?