(Nederlands) Done is better than perfect – even for architects!

Heb jij ooit al eens schandalig lang aan een email gewerkt, die 6 keer volledig hertypt, om dan uiteindelijk gewoon na 30 minuten alles weer te wissen en toch je aller eerste versie te versturen? Heb je ooit al eens nét iets te lang naar het “perfecte” lettertype gezocht voor een PowerPoint presentatie?

Lees dan verder… misschien heb je last van perfectionisme.

Soms zijn details belangrijk. Zeker in architectuur en de wereld van de bouw. Soms zelfs HEEL belangrijk. Rekening houden met de maximale draagkracht van plafonds en daken, om maar iets te zeggen, is iets waar elk detail telt.

Maar veel vaker dan we denken zijn de laatste details niet belangrijk.

Architecten die goed kunnen inschatten wat écht belangrijk is (waar details het verschil maken), en wat bijzaak is, zijn een pak productiever, efficiënter en uiteindelijk succesvoller. Bovendien zijn ze vaak minder gestresseerd, hebben ze meer controle over de zaken en lijken ze de touwtjes strak in handen te hebben en al fluitend door het leven te gaan.

Hoe kan je jezelf verplichten om pragmatisch en efficiënt te werk te gaan, en ervoor te zorgen dat je niet in de val loopt om te veel aandacht te geven aan onnodige details? (Zowel in je job als in het gewone leven.)

Neem nu het schrijven van deze blogpost. Ik heb me voorgenomen hier niet langer dan één uur aan te werken. De timer staat op, en binnen zo’n 58 minuten gaat die onverbiddelijk af. Dan zou de blogpost voor ongeveer 90% klaar moeten zijn. Morgen geef ik mezelf nog 30 minuten om alles eens na te lezen, en dan gaat de blogpost online – of die nu perfect is of niet.

Staan er nog typfouten in? So it be. Geen enkele lezer zal zich “unsubscriben” of de schrijver (= ik) voor dom verklaren (hopelijk :-), als er al eens een typ-fautje in een artikel staat.

Het écht belangrijke van deze blogpost is het hoofdonderwerp, en of de lezer wordt geïnspireerd en iets bijleert wat hem of haar een betere zelfstandige architect of project manager in de bouw maakt. Een blogpost moet inspirerend zijn en de lezer iets bijbrengen. Na het lezen ervan moet men het gevoel hebben dat de 10 minuten lezen van de blogpost “het waard waren”. Of er nu een taalfoutje in stond of niet is het punt niet.

Bovendien moet je elke taak in zijn context zien. Deze blogpost is slechts één van de zovele dingen die ik doe om onze software business (http://archisnapper.com/) te laten groeien. Onze servers moeten continue draaien, onze boekhouding moet gedaan worden, ik werk samen met de developers aan nieuwe functionaliteiten, onze website moet up to date gehouden worden, ik moet demo’s aan nieuwe klanten geven, en we moeten onze cashflow in het oog houden.

16 uur aan deze blogpost werken tot die “perfect” is zou gewoon niet in proportie zijn met alle andere dingen die moeten gebeuren.

Door de “time boxing methode” (jezelf een maximale en toch redelijke tijdspanne geven om iets gedaan te krijgen) zal de blogpost online staan, hij zal getweet zijn, de wereld ingestuurd zijn, en 99% van de blogpost zal OK zijn – alles binnen een spanne van een 2-tal uur werk. En ondertussen kan ik aan iets anders beginnen werken wat ook belangrijk is (of nog belangrijker).

“Done is better than perfect.”

Fact: “De waarde van elke bijkomende minuut tijd die je aan een taak besteed, neemt steeds maar af in functie van het aantal reeds gespendeerde minuten.”

Nog eens dezelfde zin, met aanduiding van de essentie:

“De waarde van elke bijkomende minuut tijd die je aan een taak besteed, neemt steeds maar af in functie van het aantal reeds gespendeerde minuten.”

En nog nog eens, maar nu in gewone-mensen-taal:

“Hoe langer je aan details blijft sleutelen, hoe minder nuttig je je tijd aan het besteden bent.”

Tijd voor een grafiekje!

Ben jij een wijze uil, of een domme kip?

De wijze uil werkt ongeveer de helft van de tijd op de taak als de domme kip. De andere helft is hij reeds energie in de volgende taak aan het steken. De domme kip werkt dus dubbel zo lang als de wijze uil op één taak.

Het resultaat van de uil voor taak één is 90% OK. Dat is niet slecht. De uitkomst van de kip is natuurlijk beter. Haar resultaat is 99% OK.

(We gaan ervan uit dat 100% perfect niet bestaat – in het echte leven bestaat er niets dat 100% perfect en af is).

Op het eerste zicht is 99% beter dan 90%. De kip doet het beter! Maar dat is niet zo.

De kip heeft dubbel zo lang als de uil aan de eerste taak gewerkt. Ondertussen is de uil echter begonnen met de tweede taak. Meer zelfs. Hij heeft taak 2 ook al voor 90% afgewerkt, op het moment dat de kip stopt met taak 1.

Resultaat:

Uil: 90% van taak 1, 90% van taak 2, in totaal 180/200

Kip: 99% van taak 1, 0% van taak 2, in totaal 99/200

(Noot: ik heb niet langer dan 2 minuten aan bovenstaande grafiek gewerkt. En het is er aan te zien denk ik. Maar…done is better than perfect, remember?)

Hey, Peter, allemaal goed en wel, maar ik kan toch moeilijk “ongeveer” afmetingen nemen van een gebouw, tot ze 90% goed zijn?

Neen, natuurlijk niet. Afmetingen moeten 100% goed zijn.

Zeker in architectuur en de bouw zijn zoveel details vaak wél belangrijk. En als details belangrijk zijn, spendeer dan alle tijd die je nodig hebt tot je tevreden bent. Zo kan je ook het verschil maken als architect, en betere klanten aantrekken door premium service te bieden.

Een verbluffend voorontwerp voor een klant vraag véééééél details. De fundamenten van een ziekenhuis bouwen doe je niet “op het gevoel af” tot het ongeveer OK is.

Maar net daardoor is het goed om te beseffen dat het bij minder cruciale taken belangrijk is om pragmatischer en doel-bewuster te werken, in plaats van perfectionistisch.

Doel-bewust = “bewust van je (hoofd)doel”, en je taak afronden als je doel bereikt is. Het is enorm makkelijk en verleidelijk om je te laten meeslepen in irrelevante details.

Aan onnodig veel details werken is ook onderbewust een manier om andere taken uit te stellen, omdat het soms veel leuker is om met details te “spelen” in plaats van écht nuttige zaken te doen.

Heb je jezelf ooit al eens betrapt op het nét iets te lang zoeken naar een “perfect” lettertype voor je volgende PowerPoint presentatie, of de “perfecte” kleur als achtergrond van je Kerstkaartje? Dan weet je wat ik bedoel. Het is veel leuker om wat met lettertypes te “spelen” in PowerPoint, dan om een ontevreden klant op te bellen om naar zijn problemen te luisteren. Toch is het laatste veel belangrijker voor je business.

Hoe maak je dit concreet?

Time-box je taken vanaf nu. Bepaal op voorhand hoeveel je maximaal aan een taak wil of zou mogen werken, zet de timer op, en ga van start. Je zal echt verbaasd staan hoe veel efficiënter je zal worden. Je zal niet alleen minder aan onnodige details werken, maar omdat je timer op staat (en alleen daarom) zal je geneigd zijn je minder te laten afleiden (door, ik zeg maar iets… Facebook bijvoorbeeld?). Elke mens heeft het namelijk in zich om een uitdaging met zichzelf aan te gaan, en je zal er dus alles aan doen om effectief VOOR de timer afgaat je taak af te werken. Je bedot jezelf niet graag, toch? (Geheimpje: Ik doe dit écht terwijl ik werk.)

Bepaal op voorhand of een taak écht belangrijk is, en dus de nodige aandacht voor perfectie verdient, of net niet. Dit is uiteraard niet zwart / wit, sommige taken zijn ‘half belangrijk’. Maar enkel het feit dat je er op voorhand even over nadenkt, zal ervoor zorgen dat minder belangrijke dingen ook minder tijd en aandacht krijgen, en belangrijkere zaken meer tijd en aandacht. Zo gaat al je tijd en energie naar de écht belangrijke zaken, zodat je het verschil kan maken als architect.

Geloof me, geen enkele klant trekt zich iets aan van je screensaver. Maar geloof me vrij dat klanten het ENORM appreciëren als je ze 6 maand na oplevering nog eens opbelt om te vragen of ze tevreden zijn in hun nieuwbouw woning.

Maak ‘s ochtends een lijstje met de MUST HAVE DONE’s van de dag. Dat is een kort en krachtig lijstje (niet te lang!) van dingen die je MOET gedaan hebben. Zodra die gedaan zijn, mag je jezelf feliciteren, want dan is je dag per definitie productief geweest. Meer nog: in principe kan je dan je werkdag afronden, ook al is het nog maar namiddag. Maak dit lijstje niet te groot en haalbaar, maar wel concreet, en met focus op hoofdzaken. Ik ben ervan overtuigd dat vele mensen op 6 uur kunnen gedaan krijgen wat ze op 10 uur doen, mits juiste focus en prioriteiten. Wat zou jij doen met 4 uur extra tijd per dag?

Werk MINDER uren op een dag. Als je iemand (die iemand kan ook jezelf zijn!) 4 uur geeft om het gras af te rijden, dan gebruikt die intuïtief de volle 4 uur voor die taak. Zo zitten mensen nu eenmaal in elkaar. Als je jezelf 3 uur geeft, dan zien we eigenaardig genoeg dat dit ook lukt! Als je het aantal uren dat je werkt als zelfstandige architect kunstmatig beperkt, zal je merken dat je sneller tot de essentie van je werkt komt, en je meer focust op wat écht belangrijk is. De rest van je tijd kan je ontspannen, meer slapen, en meer met je kinderen bezig zijn. En door voldoende ontspanning wordt je dan weer productiever. Neem jezelf bijvoorbeeld voor van nooit in het weekend te werken. Je zal vanzelf productiever worden in de week, geloof me :-)

Work hard, play hard!

Minder stress, minder werk, meer controle.

Architecten die kunnen relativeren, en hoofdzaak van bijzaak onderscheiden, hebben minder stress. Waarom? Omdat ze gewoon minder te doen hebben. Ze ronden een taak sneller af. Geloof me, het is gewoon niet haalbaar om élke taak tot in de perfectie af te werken, en te gaan voor de volle 100%. Het kost je allicht 1 uur werk om je volgende proposal voor een klant voor 95% goed te krijgen. De extra kloof van 5% dichten tot de je proposal 100% perfect is kost je allicht enkele uren extra. Als perfectionist heb je dus gewoon een pak meer werk dan je concurrent/collega architect die tevreden is zodra iets 95% OK is, en dan aan de volgende taak begint.

Hey… nog één iets…

Het schrijven van deze post is ongeveer 2 uur werk… hem share kost je 2 seconden. Als je hem goed vond, wil je hem dan even sharen voor je collega-architecten? Thanks!