10 conseils pour une utilisation optimale de votre smartphone de chantier

10 conseils pour une utilisation optimale de votre smartphone de chantier

Le temps, le stress, la tablette…

Les tablettes et les smartphones jouent un rôle de plus en plus important dans le secteur de la construction. Et pour cause : le secteur implique de nombreux déplacements entre le bureau et les différents chantiers, des collaborations entre plusieurs parties, le besoin de montrer, d’expliquer ou de discuter de sujets tout en s’appuyant sur des plans, de schémas ou des photos…. Bref, que de raisons pour faire de la tablette et du smartphone un précieux bras droit.

Vous voulez vérifier le contrat original du budget d’un projet ? Pas de problème. Vous souhaitez esquisser un schéma pour expliquer quelque chose à un sous-traitant ? Aucun souci. Un calcul rapide pour estimer vos besoins en béton ? Une application vous aidera ! Besoin de partager la dernière version de votre schéma avec 58 collègues ? Facile. Enregistrer une vidéo des actuelles conditions météorologiques pour votre rapport de terrain ? C’est comme si c’était fait ! Il existe une multitude d’applications pour les entrepreneurs, les architectes et les ingénieurs. Au-delà des besoins spécifiques au secteur de la construction, la tablette ou le smartphone de chantier peuvent vous simplifier la vie sur tous les plans.

Le temps, c’est votre principal atout. C’est la donnée la plus égalitaire à travers le monde, car tout le monde en dispose autant. Personne ne bénéficie de 28 heures par jour et même l’homme le plus riche au monde ne peut acheter plus de temps. Alors oui… il peut acheter celui des autres pour consacrer plus de temps à ce qu’il aime, mais tout de même, optimiser ses journées pour gagner du temps reste la clé du succès, du développement et d’une vie moins stressée. « Laisser faire les choses » est la recette catastrophe par excellence.

Tout le monde dispose donc de 24 heures par jour. On enlève le sommeil (disons 8 heures), les repas (2 heures) et du temps pour sa famille/se reposer (estimons-le à 4 heures), il vous reste 10 heures, à consacrer à vos activités professionnelles.

Si une utilisation appropriée de la tablette ou du smartphone peut vous économiser 30 minutes par jour, vous optimiserez votre productivité de 5% (ou votre repos ;)). Mais manier la technologie comme il se doit peut vous faire économiser bien plus. Les 10 conseils ci-dessous vous permettront de gagner jusqu’à une heure par jour, si vous prenez le temps de bien les assimiler, de les mettre en place et de les appliquer scrupuleusement. Cela optimisera votre productivité de 10% – ou vous donnera 1 heure de temps en plus à consacrer à vos enfants.

10 conseils simples pour faire de votre tablette ou smartphone un atout temps indispensable (spécial secteur de la construction).

(Tous – ou presque tous – nos conseils s’appliquent tant à Android qu’à iOS)

1/ Utilisez Waze ou Google Maps (et oubliez votre ancien GPS).

Ce conseil s’applique bien au-delà de l’industrie de la construction : WAZE (https://www.waze.com) ou Google Maps avec accès à la 3G/4G (pratique pour éviter les embouteillages !) sont des must have – surtout pour les architectes, les entrepreneurs et les ingénieurs du bâtiment, souvent en déplacement.

Vous ne connaissez pas Waze ? C’est une application (sociale) de navigation, gratuite, qui vous permettra de gagner beaucoup de temps lors de vos déplacements. Waze utilise les informations communiquées par les utilisateurs (embouteillages, localisation de la police, routes bloquées) pour vous proposer le meilleur trajet. Je n’exagère pas, Waze m’a déjà fait gagner un temps précieux, qui se compte en heures, en jours voire en semaines.

Soyons honnêtes : quoi de plus inefficace, de plus frustrant et de plus inutile que les embouteillages ? Le temps est votre principal allié – être enfermé(e) dans une voiture, en plein milieu d’un énorme embouteillage, c’est donc particulièrement pénible. En plus d’être une perte de temps, nos nerfs et notre patience sont mis à rude épreuve ; pas très bon pour notre coeur, donc !

Waze vous permet aussi d’éviter des amendes – l’application vous alerte lorsque vous vous approchez d’un radar de vitesse ou d’un véhicule de police.

2/ Profitez de votre temps d’attente pour écouter des podcasts – source d’inspiration pour vous et votre entreprise.

La vie quotidienne nous réserve plein de moments où nous n’avons pas d’autre choix que d’attendre : un train, la sortie d’école des enfants, la fin d’un embouteillage, un entrepreneur en retard…

Personnellement, j’utilise tous ces moments d’attente pour faire ou apprendre quelque chose de différent. J’évite l’attente passive, et j’essaie de toujours profiter de ces moments, ne serait-ce que pour me reposer, fermer les yeux et écouter de la musique reposante.

De nos jours, nous sommes confrontés à un bon nombre de « temps morts », et c’est à vous de décider d’utiliser ces moments-là pour les transformer efficacement.

Les podcasts sont une source incroyable et gratuite d’information, et vous pouvez choisir de les mettre en marche et d’arrêter quand vous voulez, où vous voulez.

Les embouteillages représentent une opportunité parfaite pour transformer les temps morts en temps productifs. Certes, vous ne pouvez pas fermer vos yeux dans un embouteillage, mais vous pouvez en profiter pour écouter des conseils sur le développement de votre bureau d’architecture, en savoir plus sur l’investissement immobilier, les actions à dividende, comment éduquer vos enfants ou apprendre l’espagnol.

Les sujets cités ne sont pas tous liés aux secteurs de l’architecture et de la construction, mais c’est la preuve qu’il existe une variété incroyable de podcasts, sur tous les thèmes qui peuvent vous intéresser. Il suffit simplement d’être motivé et d’avoir le réflexe, sur le moment, d’allumer son portable.

Vous souhaitez des podcasts spéciaux sur l’architecture et la construction ? Voici notre sélection.

3/ Pour gagner du temps, utilisez les applications et logiciels spécialement adaptés au secteur – quitte à investir!

Tout comme il existe des podcasts pour tout, on trouve également des applis et des logiciels pour à peu près toutes les tâches ennuyeuses et répétitives, faciles à automatiser : calcul de construction et matériaux de construction, partage de fichiers, banque en ligne, rapports de chantier, planning de chantier gestion de chantier pdf et listes to-do (c’est le cas de notre application ArchiSnapper), annotation de fichiers PDF, suivi de chantier, facturation…

Réfléchissez-y : vous faites face à des tâches répétitives, ennuyeuses, malgré tout indispensables, que vous pourriez déléguer à un logiciel ou à une application ? Si oui, n’hésitez plus et confiez ces travaux à votre tablette, votre application ou votre ordinateur.

Prenons l’exemple de la rédaction d’un rapport de terrain ou d’une inspection de site (nous sommes bien placés pour en parler, c’est exactement ce que fait notre logiciel ArchiSnapper). Bien sûr, vous pouvez vous cantonner au duo traditionnel stylo + papier, mais si vous possédez une tablette ou un smartphone, ce serait contreproductif de ne pas automatiser 90% des tâches via une application ou un logiciel.

Le processus prendra évidemment un peu de temps et d’effort, le temps de passer à une nouvelle méthode de travail, mais une fois la nouvelle méthode adoptée, vous récupérez tout ce temps – et vous le récupérez encore plus semaine après semaine, mois après mois, année après année.

Pensez au top 5 des activités les plus chronophages et les plus répétitives que vous faites chaque semaine, et posez-vous un moment pour sonder les applications qui existent et qui pourraient vous aider.

Chaque semaine, chaque mois, chaque année, vous économiserez des heures de travail, et vos collègues aussi. Vous économiserez de l’argent (oui, même si les applications sont payantes), puisque vous aurez bien plus de temps à consacrer à vos projets et à construire votre marque (site Internet, portefeuille de projets) ce qui vous offrira plus tard la possibilité d’augmenter vos tarifs. Vous serez moins stressé(e) et moins frustré(e), dédiant votre temps à des tâches plus intéressantes et moins répétitives – par exemple, développer de nouveaux designs, plutôt que faire du copier-coller depuis votre clé USB vers un rapport de terrain de format MS Word.

La facturation, suivi de chantier, planning de chantier, gestion chantier, les listes to-do, les rapports de chantier, les calculs de construction ou même la prise de mesure d’une pièce sont des exemples parfaits de tâches qui peuvent être déléguées à des logiciels ou à des applications.

Lisez cet article sur la vraie valeur ajoutée des logiciels, et découvrez en quoi investir dans un logiciel peut se révéler être à la fois très lucratif et un coup de boost pour votre business.

À titre indicatif, la plupart des logiciels vous coûteront l’équivalent, voire moins, de quelques cafés par mois.

Lisez également cet article sur les meilleures applications pour les architectes.

4/ Apprenez à maîtriser la fonction saisie vocale de votre téléphone.

Cette fonction de mon iPhone est longtemps restée inutilisée, jusqu’à ce que je découvre qu’elle me permettrait en fait de gagner beaucoup de temps.

C’est aussi simple que ça : vous parlez, et votre tablette (ou smartphone) s’attèle à écrire ce que vous dites.

Prenez votre téléphone ou votre tablette (iOS ou Android proposent tous deux cette fonction) et essayez. Le système n’est pas sans failles, et des erreurs seront commises de temps à autre, mais parfois, vous n’avez pas besoin d’un texte parfait pour simplement noter quelques idées. Ce collègue, dont vous êtes proche, vous pardonnera certainement une petite coquille ; ou peut-être que vous souhaitez juste rédiger un premier brouillon et finaliser le texte plus tard, au bureau.

Rien que le fait de savoir que cette fonction existe, et que vous l’avez découverte en quelques minutes à peine, réduira potentiellement le temps que vous passerez à taper, surtout si vous avez de gros doigts :-).

Vous penserez certainement à essayer la fonction dès que l’occasion se présentera.

De nombreux architectes utilisent la saisie vocale de notre logiciel. Généralement, l’utilisation se fait dans le contexte suivant : sur un chantier, pour gagner du temps, l’architecte dicte ce qu’il voit, sans se soucier des coquilles ou de la structure des phrases. Ensuite, il télécharge ce rapport brouillon dans le cloud en ligne, et le termine plus tard, avant de l’envoyer définitivement.

5/ Achetez un chargeur et un support voiture pour votre téléphone. Vous ne le regretterez pas.

Vous passez le pas de votre porte. Vous avez rendez-vous avec un client très important, et vous vous apprêtez à entrer l’adresse de votre prochaine destination sur votre smartphone. Et juste à ce moment-là apparait la notification maudite : « 4% de batterie ».

Ou pire encore, vous êtes sur le point d’appeler votre client pour le prévenir d’un léger retard, votre smartphone s’éteint. Aïe…

La batterie de votre téléphone est mise à rude épreuve : utilisation intensive du Bluetooth, applications, éclairage flash, appareil photo, WiFi, 3G/4G, photos et autres.

Un chargeur voiture est indispensable, surtout si vous vous déplacez d’un chantier à l’autre. Et si vous avez deux voitures, achetez deux chargeurs – votre moitié vous remerciera. L’excuse de ne pas avoir de chargeur lorsque vous vous déplacez n’est plus recevable, et si un investissement de 9€ peut vous sauver de situations embarrassantes, c’est un investissement largement rentable.

Sachez aussi que la plupart des supports téléphone pour la voiture ne coûtent pas plus de 9€. Achetez-en un aussi. Sur la route, priorité à la sécurité…

6/ Sur le chantier, activez la fonction Hotspot de votre portable.

La connexion WiFi se fait (hélas) rare sur les chantiers. Partager votre connexion 3G/4G avec vos collègues peut s’avérer utile. Si vous maîtrisez déjà cette fonction, rendez-vous directement au conseil no 7.

Si c’est la première fois, voici le principe : vous pouvez configurer votre connexion 3G/4G de façon à créer vous-même un hotspot WiFi local. Cet hotspot pourra ensuite être utilisé par d’autres (il leur faut simplement le mot de passe), qui se connecteront donc via la connexion de votre téléphone.

Lisez ici comment partager votre connexion réseau sur les appareils iOS.

Lisez ici comment partager votre connexion réseau sur les appareils Android.

Quelques points à garder en tête lorsque vous vous apprêtez à partager votre connexion :

  • Rechargez votre téléphone ou tablette durant le processus. Utiliser à la fois la connexion 3/4G et la WiFi fera travailler dur la batterie de votre appareil.
  • Sachez que la facture peut être salée. Si vous laissez 20 personnes se connecter via votre réseau, cela représente une consommation très importante.
  • Vous pouvez aisément suivre votre consommation iOS ou Android.
  • Lorsque vous générez un hotspot Wifi, optez toujours pour un mot de passe très sécurisé, pour protéger votre connexion.

7/ Gardez votre portefeuille toujours à jour grâce à la technologie.

Je remarque de nombreux sites Internet d’architectes avec un portefeuille complètement obsolète, ou pire, une « page en cours de construction » (ironique, quand on travaille dans le secteur de la… construction). Je note également des pages Facebook inactives depuis des mois.

Sachez que votre portefeuille de projets, exposé sur votre site Internet (ou votre blog, ou encore votre page Facebook) est la première page que visitent vos potentiels nouveaux clients. Cette première impression peut faire la différence. Aux yeux des clients, un portefeuille de projets bien présenté et régulièrement mis à jour, avec des photos réalistes, est une preuve que vous êtes de confiance, et qu’eux aussi, pourront vous confier leurs projets.

On se justifie souvent prétextant qu’on « manque de temps ». Effectivement, il y a toujours des choses plus urgentes à régler : de nouveaux plans, des visites de chantier, la facturation, les rendez-vous client, les réponses aux appels d’offres, et puis récupérer les enfants à l’école, faire la cuisine, aller à la salle de sport… c’est sans fin. Et on vous comprend : prendre la voiture, pour se rendre au chantier équipé(e) d’un appareil photo dernier cri, afin d’y prendre des belles photos, puis les transférer à votre développeur web pour qu’il les rajoute à la page de vos projets… c’est un processus qui ne fait sans doute pas partie de vos priorités.

Bonne nouvelle : ce processus peut être simplifié ! Vous n’avez pas à prévoir de déplacement spécifique pour faire de belles photos, ni à embaucher un développeur web pour qu’il les mette en ligne. Dans le cadre de visites hebdomadaires, vous vous rendez peut-être chaque semaine sur un chantier. La prochaine fois, n’oubliez pas votre smartphone ou votre tablette, et pensez à documenter des scènes réalistes, authentiques et parfaitement adaptées à votre page web, blog ou page Facebook.

La météo s’y prête ? Le client sourit le jour de la visite hebdomadaire du chantier ? Prenez une photo, publiez-la sur votre page Facebook avec un petit commentaire. Ça ne vous prendra pas plus de 15 secondes, et vos futurs clients apprécieront l’authenticité et les clichés de la « vraie vie ». Suivre la progression en temps réel de vos projets, via Facebook ou votre site Internet, peut se révéler très juteux pour vos affaires.

Bien plus qu’une page « en cours de construction » avec des plans sur la comète, de photos parfaites, qui en fait, finissent par ne jamais être en ligne par « manque de temps ».

8/ Utilisez votre tablette pour dessiner, schématiser et illustrer.

En tant qu’architecte ou ingénieur, vous devrez souvent dessiner, esquisser et illustrer pour plein de raisons différentes : schématiser des idées pour un nouveau projet, expliquer un concept à un client via un dessin, clarifier une problématique à un sous-traitant à l’aide d’une photo annotée. Souvent, une image est bien plus parlante qu’une discussion orale.

Bien que la plupart d’entre nous soient plus habitués à la méthode traditionnelle (papier + crayon), dessiner sur votre tablette présente des avantages : vous garderez toujours sur vous une copie de tous vos dessins et schémas, même s’ils remontent à 6 mois, sans qu’ils ne pèsent toutefois (lourd !) dans votre sac. Vous pouvez aisément et instantanément envoyer une capture d’écran ou une copie à votre client, votre entrepreneur ou vos collègues. Vous pouvez « annuler » votre dernière action sur le client change d’avis, ou la « refaire » si jamais le client changeait d’avis à nouveau. Vous pouvez prendre une photo et dessiner immédiatement des schémas dessus – ce qui est impossible avec la méthode traditionnelle papier + crayon ! La tablette vous permet également de dessiner sur une capture d’écran tout droit venue de Google Maps. Il existe un océan de possibilités, et les applications continuent à évoluer, s’améliorant et proposant une meilleure qualité de jour en jour.

Il existe des applications spéciales illustration gratuites et payantes, pour iOS tout comme pour AndroidEvernote propose également la possibilité de dessiner et d’organiser vos croquis dans des dossiers, par mots clés. Les stylets, eux, sont en vente à des prix tout à fait abordables, dès 5€.

9/ La fonction remplacement de texte : pour une rédaction plus rapide.

C’est un conseil des plus simples, et vous comprendrez très vite en quoi cette fonction vous fera gagner du temps.

Pour des mots ou phrases courantes ou répétitives, comme par exemple votre adresse e-mail, numéro de TVA ou une phrase communément utilisée, vous pouvez activer la fonction « remplacement de texte » dans iOS ou Android. Cette fonction permet par exemple de remplacer systématiquement « auj » par « aujourd’hui », sans devoir taper le mot en entier.

J’ai moi-même enregistré environ 10 remplacements automatiques dans mon iPhone, comme mon adresse e-mail, mon numéro de TVA et d’autres phrases que je n’ai pas envie de taper et retaper à nouveau. Je n’ai plus qu’à taper « eml » et mon iPhone le remplacera automatiquement par « peter@archisnapper.com ».

Pour les utilisateurs iOS, vous trouverez cette fonction dans Réglages > Général > Claviers > Remplacement

Pour les utilisateurs d’Android, la fonction s’active dans Paramètres > Langue et saisie > Clavier Samsung > Raccourcis texte

10/ Adoptez les applications de partage de fichiers : plus besoin de vous envoyer par e-mail la dernière version de vos documents !

Bien que déjà très répandues, je vais le répéter une fois de plus : les applications de partage de fichiers sont très, très utiles. Elles permettent de synchroniser vos fichiers entre votre ordinateur, votre smartphone, et tout autre appareil que vous possédez, et de les partager avec vos collègues, vos clients, vos entrepreneurs et vous sous-traitants.

Vous avez remarqué des changements sur un plan format PDF ? Parfait, l’application se chargera de synchroniser ces changements sur tous vos appareils, et si vous le partagez avec un tiers, il aura, lui aussi, automatiquement accès à la dernière version du fichier.

Plus besoin de vous envoyer à vous-même par mail la dernière version d’un PDF, puis de la renvoyer à tous vos collègues et collaborateurs, ce qui résulte en 18 mails différents et 51 versions différentes du même fichier PDF (OK, j’exagère, mais vous comprenez le principe).

Les applications de partage de fichiers sont VRAIMENT faciles à installer. Parmi les plus connues, on peut citer DropboxGoogle DriveOne Drive ou Box. N’hésitez pas, lancez-vous !

Pour résumer.

Le temps, c’est de l’argent. Si votre tablette peut vous permettre de gagner du temps, elle vous permettra de gagner aussi du temps, et d’atténuer votre stress. De temps à autre, posez-vous et réfléchissez à la façon d’optimiser votre travail, en particulier en ce qui concerne les tâches répétitives (qui sont les plus chronophages !). J’espère que parmi les 10 conseils donnés, vous en adopterez au moins un – j’attends vos retours !

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Et puis… s’il vous a plu, n’hésitez pas à partager cet article 🙂 J’ai mis des heures à le rédiger, mais cela ne vous prendra qu’une seconde pour cliquer sur l’un des boutons ci-dessous. Je vous en serai éternellement reconnaissant !

PS: À la recherche d’une tablette qui vous facilitera la vie sur le chantier ? Nous avons créé un guide “Tablettes : le Meilleur Choix pour les Architectes et Entrepreneurs “ afin est de vous aider à choisir la tablette qui vous convient.

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