6 conseils essentiels pour chaque cabinet d’architectes, avec Robrecht Vermant de BURO 2018

C’est en 2004 que Bart Coenen a créé un cabinet d’architectes.

Le bureau a connu une belle croissance, et en 2018, Bart s’est associé à Alexander Maes et Robrecht Vermant pour une direction à 6 mains.

Le nom de ce nouveau bureau, BURO 2018, ne fait pas référence à sa date de création, mais au code postal du quartier où il est situé : Zurenborg, Anvers.

Aujourd’hui, le bureau emploie 11 personnes, dont des designers d’intérieur en plus des architectes, afin d’offrir un service complet aux clients.

Le cabinet se distingue par un design qualitatif minimaliste, apportant une attention particulière aux détails et aux matériaux.

maison individuelle à Grobbendonk
Photographe : The Art of Living – German Bourgeat

Aujourd’hui, nous nous sommes entretenus avec l’architecte Robrecht Vermant, directeur de BURO 2018, au sujet de la gestion d’un cabinet d’architectes. Ce que nous en retenons ? Nous partageons l’essentiel ci-dessous.

1 – Définissez votre niche et respectez-la

De nombreux architectes proposent la gamme de services la plus large possible afin d’attirer le public cible le plus large possible.

C’est une erreur, car si vous essayez de plaire à tout le monde, vous finissez par n’attirer personne.

BURO 2018 a fait un certain nombre de choix dès le premier jour et y est toujours resté fidèle.

Le cabinet se concentre sur les projets privés, les nouvelles constructions et les rénovations.

C’est le style minimaliste qui est privilégié, se distinguant par un rapport sobre et des détails épurés, soit des formes architecturales très contemporaines.

L’objectif ? Prendre en mains le projet en assurant le suivi des projets de A à Z, pour décharger le client de toute préoccupation, de la conception préliminaire à la finition de l’intérieur.

C’est une demande très fréquente. De plus en plus de clients nous disent : « J’ai un travail très prenant et je veux m’y consacrer. Je cherche un architecte qui comprenne ce que je veux et qui prenne le contrôle total du projet. »

Grâce à cette orientation claire, qui s’étend également au site web et aux réalisations, BURO 2018 attire un certain profil de clients : des clients qui ont un budget réaliste et qui recherchent un expert en design minimaliste de qualité.

maison individuelle à Keerbergen
Photographe : Laurent Brandasj

Le choix d’une niche spécifique ne vous limite pas. Au contraire, cela vous rend plus attrayant pour votre prospect idéal.

Parfois, il faut aussi savoir dire non, par exemple, à un client qui souhaite reconstruire une fermette ou dont le petit projet de rénovation est trop éloigné.

Dire non à un client potentiel n’est pas facile et va un peu contre votre intuition initiale, car vous souhaitez évidemment gagner de nouveaux projets et faire croître votre entreprise.

Pour que votre travail soit apprécié et valorisé, il est impératif de choisir les bons clients, et de dire non aux autres.

La connexion doit se faire dans les deux sens. Par exemple, il y a des styles auxquels on ne touche pas du tout.

Essayez d’être bon dans ce que vous aimez faire. Si vous choisissez un style ou une vision architecturale, tenez-vous-en à ce style, investissez-vous à fond, et ne vous vendez pas à des clients qui souhaitent uniquement faire appel à vos talents de dessinateur. C’est ce qui vous donnera le plus de satisfaction à long terme.

Le budget doit également être clair. S’il n’est pas réaliste par rapport aux exigences, nous le disons clairement dès le début de la coopération.

2 – Surveillez la rentabilité de vos projets

Chez BURO 2018, nous travaillons avec un tarif au mètre carré.

Une fois que la conception est prête, que le permis a été déposé et que la surface ne change plus, nous pouvons établir le budget de nos services.

L’avantage d’un tarif au mètre carré est qu’il ne dépend pas des choix effectués par la suite. Le choix d’un entrepreneur particulier, par exemple, n’a aucune incidence sur nos honoraires. Si le client choisit un robinet de douche très cher, non plus. Ainsi, le client percevra nos conseils comme objectifs et sera plus enclin à les suivre. Cette approche crée un lien de confiance, et la confiance est la base d’une bonne coopération.

Comme le budget est communiqué dès le début du projet et que le nombre d’heures travaillées sur chaque projet est bien suivi, BURO 2018 peut également contrôler la rentabilité de ses projets terminés et en cours.

Nous travaillons avec un système de suivi horaire. Si, par exemple, un de nos collaborateurs travaille 3 heures sur un certain projet, il va l’enregistrer, tout comme la tâche sur laquelle il a travaillé, par exemple la conception préliminaire.

Ceci nous donne un aperçu de l’évolution des projets en cours. Si nous voyons que le nombre d’heures déjà travaillées pour un projet donné dépasse ce qui était prévu, on y jette un œil : pourquoi est-ce le cas ? Est-ce l’entrepreneur ? S’agit-il d’un projet difficile ? Nous pouvons ainsi intervenir si nécessaire.

Après le projet, nous faisons ensuite un calcul a posteriori pour obtenir un aperçu général de la rentabilité des projets réalisés.

Pour les rénovations, nous ne travaillons pas au mètre carré mais facturons un pourcentage des coûts effectifs. La raison ? Contrairement aux nouveaux bâtiments, les rénovations impliquent de nombreux changements et ajustements, ce qui a un impact significatif sur le temps que nous y consacrons.

3 – Côté marketing, tout commence par des clients satisfaits

BURO 2018 fait peu de marketing classique, et se concentre plutôt sur la satisfaction du client.

Si nos clients sont satisfaits, ils en parlent à leurs amis et à leur famille ou le postent sur Pinterest. La publicité faite par le bouche-à-oreille de nos clients est un marketing beaucoup plus authentique que ne le serait notre propre promotion. Offrir à nos clients le meilleur des services nous tient donc vraiment à cœur.

Notre site web attire lui aussi de nouveau clients, grâce à une belle présentation de nos réalisations et projets en cours.

Enfin, il arrive que nous soyons sollicités par des publications, suite à quoi nous soumettons par exemple une maison pour des magazines tels que Belgian Budget Bouwboek (BBB), Home Sweet Home ou Art of Living.

4 – Un bon suivi de chantier : essentiel pour la réussite d’un projet

Pour décharger autant que possible le client, les architectes de BURO 2018 se rendent souvent sur le chantier.

La visite du chantier à intervalles réguliers permet de détecter les irrégularités aussi tôt que possible, avant que le problème ne prenne de l’ampleur.

Un rapport de chantier doit être fait à chaque fois qu’un point important est déterminé ou convenu. Nous insistons sur ce point, pour diverses raisons.

Dans notre secteur, les discussions, voire les litiges, sont des choses qui arrivent. C’est une réalité incontournable. Dans ces moments-là, on consulte d’abord le rapport de chantier.

Vous pouvez passer de bons accords avec les entrepreneurs et leur faire confiance pour respecter les accords conclus – mais en fin de compte, ce sont les accords écrits qui comptent.

Un bon rapport de chantier, avec des observations et des accords clairement documentés, est l’accord écrit le plus efficace. En l’absence de réaction, il est automatiquement considéré comme « approuvé ».

C’est pourquoi nous ajoutons notamment les documents remis dans le rapport, par exemple les plans de stabilité qui sont remis à l’entrepreneur, là aussi pour éviter tout malentendu et toute discussion.

De plus, nous travaillons régulièrement avec différents entrepreneurs pour les différents niveaux tels que la toiture, les fenêtres, la menuiserie, l’électricité, etc. Nous organisons également la planification, la coordination et les accords entre toutes les parties.

Plus il y a de parties prenantes, plus le risque de malentendus ou de défaut de communication est accru, ce qui peut générer des erreurs coûteuses et des retards frustrants. Il est donc essentiel d’avoir à disposition des rapports de chantier clairs, décrivant qui doit être où, à quel moment, et ce qui doit être fait.

Nous faisons également un rapport lors de chaque réunion préliminaire pour chaque niveau : par exemple, lors de la mesure des fenêtres. Nous mentionnons alors tout ce qui s’écarte du cahier des charges et faisons référence au détail en question.

Nous recommandons à nos collaborateurs de finaliser le rapport de chantier immédiatement après la visite, et de l’envoyer via ArchiSnapper. Le rapport de chantier est un outil de communication qui remplace bon nombre d’e-mails et d’appels.

Les photos, bien plus parlantes que les mots

Un rapport de chantier entre l’architecte, l’entrepreneur principal et l’ingénieur de stabilité peut parfois devenir un peu lourd.

Personne n’a envie de lire de gros pavés de texte, et les entrepreneurs ne font pas exception. Souvent, ils n’en ont tout simplement pas le temps, ce qui augmente le risque d’oubli de certains éléments parfois cruciaux.

Un rapport concis alimenté de photos est souvent plus efficace qu’un long texte.

Un bon rapport doit contenir des photos : une photo avec un cercle fonctionne très bien pour transmettre un message rapidement et clairement.

Enfin, les entrepreneurs ne lisent pas tous nos plans de la même manière. Par conséquent, pour éviter tout malentendu, nous ajoutons souvent des annotations sur les plans de sol dans nos rapports.

« Nous utilisons ArchiSnapper pour le suivi et les rapports de chantier. C’est un outil qui fonctionne très bien pour nous. »

Nous pouvons insérer des photos avec des annotations, indiquer des éléments sur un plan de sol, reprendre le rapport précédent et mettre à jour des observations, attribuer un responsable à un point afin que chacun puisse voir se tâches, etc.

De plus, nous avons récemment commencé à faire également la planification avec ArchiSnapper.

5 – Travail avec les clients : fixez votre ligne, et gardez votre fierté

Gérer les clients n’est pas toujours chose facile. Ils peuvent changer d’avis (radicalement), demander des mises à jour, contester une facture, etc.

BURO 2018 aussi rencontre ces problématiques, et accepte parfois trop rapidement les changements demandés par le client, ce qui prend souvent beaucoup de temps.

Pendant la phase de conception, nous prenons le temps qu’il faut, avec de nombreux allers-retours car c’est nécessaire pour bien comprendre ce que veut le client.

Ceci change une fois que le permis a été déposé et que le dossier de soumission a été établi. Si le client nous demande alors un changement radical, nous, architectes, devons respecter nos limites et facturer ce travail supplémentaire. Dans tous les secteurs, ce type de demande est rémunéré. Il devrait donc en être de même pour les architectes.

Même chose lorsqu’un entrepreneur n’achève pas son travail et que le client refuse donc de payer la facture de nos services : ce n’est pas la faute de l’architecte et nous, en tant qu’architectes, nous devons faire face, pour être payés.

Nous devons éviter de devenir une profession dégradée, nous limitant à signer un projet, par exemple. Heureusement, nous entendons dire que de nombreux collègues s’y refusent !

Parfois, un client vient nous voir avec un devis d’un autre architecte, au montant bien inférieur au nôtre. Nous ne nous laissons pas faire : nous nous en tenons aux clients qui ne considèrent pas notre travail comme un mal nécessaire, mais l’apprécient et l’estiment à sa juste valeur. C’est avec ce type de clientèle que la collaboration se passe bien, ce qui nous remplit de fierté et d’envie de nous surpasser.

Le travail d’un architecte est moins tangible, c’est là toute la difficulté du métier. Un entrepreneur vous facture 20 000 € pour obtenir une belle façade en retour. Avec un architecte, le résultat est moins « concret » aux yeux de certains clients.

Or, la valeur que nous générons en tant qu’architectes est très élevée : une bonne conception, l’efficacité énergétique, des matériaux durables, l’identification et correction des erreurs sur le chantier, etc. En tant qu’architecte, vous devez choisir les clients qui comprennent cette valeur ajoutée que vous apportez.

Tout le monde n’a pas le luxe de refuser un client. En revanche, il est essentiel d’essayer autant que possible de refuser les « mauvais » projets et de se concentrer sur les bons projets pour les bons clients.

6 – Travail avec les contractants : soyez objectif, pensez à long terme

C’est le client qui paie l’architecte… ce qui ne veut pas dire que vous devez toujours prendre le parti du client.

Nous essayons également d’établir des bonnes relations avec les entrepreneurs. Nous ne voyons pas l’entrepreneur comme un simple homologue, auprès duquel nous essayons d’obtenir le maximum de résultats pour un projet donné.

Chaque chantier connait ses sujets de discussion, mais un chantier peut durer plusieurs mois ou années et nous travaillons également avec ces entrepreneurs sur d’autres projets. Nous essayons donc toujours de rester honnêtes dans les discussions et de ne pas prendre unilatéralement le parti du client. Ainsi, si l’entrepreneur demande à juste titre un travail supplémentaire, je le défendrai également auprès du client. Si le client remarque que vous êtes toujours honnête avec lui, il l’appréciera et vous suivra également dans d’autres conversations et discussions.

Lorsque nous analysons nos projets terminés, nous constatons que les problèmes surviennent souvent lorsque nous travaillons avec de nouveaux entrepreneurs qui sont proposés par le réseau du client et qui ne connaissent pas forcément nos méthodes de travail.

C’est pourquoi nous préférons travailler avec des entrepreneurs qui ont déjà réalisé plusieurs projets pour nous, et avec qui la collaboration fonctionne très bien. Comme ils savent que d’autres projets suivront, un lien de confiance se créé. L’entrepreneur voit la coopération avec nous comme un enjeu bien plus large que le simple cadre de ce projet spécifique. Ainsi, en vue d’une collaboration à long terme, il ne se contentera pas du strict minimum, ce qui est important pour certains ajustements ou corrections. Bien entendu, nous restons également ouverts à de nouvelles collaborations.

—-

Conclusion : travaillez avec les entrepreneurs qu’il faut pour les clients qu’il faut, sur des projets que vous aimez, et pour lesquels vous êtes doué. Vous apprécierez votre travail et vous serez rémunéré à la hauteur de la valeur que vous apportez en tant qu’architecte.

Merci pour cet échange intéressant, Robrecht, et bonne continuation à vous et à toute l’équipe de BURO 2018 !