Architectes, ingénieurs, entrepreneurs: automatisez votre entreprise pour une meilleure gestion

Architectes, ingénieurs, entrepreneurs: automatisez votre entreprise pour une meilleure gestion

Il existe deux catégories : les architectes, entrepreneurs et ingénieurs qui travaillent dur, qui sont en permanence absorbés par un flux de travaux urgents ; et ceux qui font fleurir leurs affaires et profitent d’un revenu et d’une vie confortables. Vous savez ce qui fait vraiment la différence ? Nous vous en disons plus dans l’article ci-dessous.

En prendre conscience a changé ma façon de gérer mon entreprise, et je vous l’assure : vous ne le regretterez pas. Une entreprise qui roule toute seule tout en générant un bénéfice plus que satisfaisant, c’est le rêve de tout le monde, non ?

Alors voilà.

Vous pouvez gérer votre temps de deux façons :

  • En éteignant des incendies : résoudre des problématiques urgentes, s’adapter aux changements d’emploi de temps de dernière minute, s’occuper de la comptabilité, répondre aux e-mails, gérer des appels, réparer des erreurs, faire face aux tâches quotidiennes parfois imprévisibles, se noyer sous le flot des responsabilités administratives, des urgences et des clients mécontents.
  • En mettant en place des procédures et des systèmes qui vous éviteront de justement devoir éteindre des incendies : prendre du recul sur ces tâches quotidiennes, et prendre le temps de réfléchir à des solutions adaptées pour que votre entreprise roule en mode automatisé.

Selon moi, la première option revient à CONSOMMER DU TEMPS. C’est le même principe que consommer de l’argent : vous ressentez une satisfaction immédiate. Vous venez de passer 10 minutes sur une tâche urgente, et vous avez enfin fini. Ensuite, vous passez à la tâche urgente suivante, puis la suivante, et encore la suivante…

C’est un cycle sans fin qui virera en cercle vicieux : il y aura un flot d’appels, de personnes à gérer, des e-mails et des problèmes à résoudre. Si vous continuez à consommer votre temps sur des urgences diverses et variées, vous vous épuiserez à les résoudre et votre entreprise n’évoluera jamais vraiment. Vous serez respecté(e) en tant qu’homme/femme à tout faire, celui/celle qui sait tout résoudre, mais cela se fera au détriment de votre vie privée et du développement de votre entreprise. Il est grand temps de changer ça !

INVESTISSEZ VOTRE TEMPS de façon intelligente, plutôt que de le consommer ou de le gâcher. Même principe que l’argent : investir du temps signifie un retour sur investissement. Initialement, vous perdez un peu (d’argent ou de temps), mais sur le long terme, vous le gagnez multiplié par 10, 100 ou 1000.

Réfléchissez à une nouvelle méthode pour organiser et gérer votre vie professionnelle et votre entreprise. Prendre du temps pour améliorer votre approche représente un investissement initial qui vous sera rendu tôt ou tard.

Petit exemple :

En mettant en place une procédure claire et organisée pour soutenir vos clients, vous n’avez plus à résoudre le problème du client XYZ, là, tout de suite, maintenant. Bien sûr, ce problème-là en particulier ne s’évaporera pas comme par miracle, et l’humeur du client ne s’améliorera pas en un claquement de doigts. Cependant, un processus clair, organisé et documenté s’avèrera, une fois mis en place et appliqué à toute l’entreprise, des plus utiles – puisque toutes les futures urgences de vos clients pourront être résolues en mode automatique.

Plutôt que de disperser votre service client entre des appels, des messages, des e-mails et des tweets, mettez en place une seule messagerie centralisée, partagée entre vos collaborateurs et aux règles clairement définies.

Idem pour les autres « processus » de votre entreprise.

Automatisez tout ce qui peut l’être au sein de votre entreprise : CRM, comptabilité, ressources humaines, finance, gestion de la documentation, collaboration et communication externes. Externalisez les tâches que vous pouvez déléguer, et concentrez-vous sur des activités qui génèrent de la vraie valeur ajoutée. N’oubliez pas de pré-établir des règles claires entre vous, pour éviter tout malentendu, et de définir noir sur blanc les responsabilités de chacun.

Note : Externaliser des tâches n’implique pas forcément de confier ces tâches au sein de votre entreprise. De nos jours, les possibilités de sous-traiter à un freelancer sont innombrables. Même les entreprises unipersonnelles peuvent externaliser des tâches, plutôt que de passer des nuits blanches à tout régler par soi-même. Des plateformes comme Upwork sont idéales pour trouver un(e) assistant(e) virtuel(le).

Le but ultime de l’automatisation est de limiter le micro-management, et de vous offrir davantage de temps pour travailler sur la valeur de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur les aspects vraiment cruciaux de votre entreprise : la dimension artistique de l’architecture, l’attrait de nouveaux clients, le développement de votre portefeuille, le suivi des dernières tendances du secteur ou… l’investissement et l’optimisation d’autres processus.

Comment procéder ?

Vous pouvez automatiser de nombreux aspects de votre entreprise. Le meilleur gain de temps s’obtient en traitant d’abord les tâches simples et récurrentes.

Comme elles sont récurrentes, vous investissez une fois et vous en bénéficierez longtemps. Elles sont simples, donc faciles à expliquer à quelqu’un d’autre.

Le service client, la gestion des congés, les paiements réguliers et les rappels de paiements, la facturation, la gestion de vos emails, les clients qui vous appellent hors horaires de bureau, une liste des tâches à faire, votre agenda, la gestion de projets : voilà des activités qui peuvent toutes être automatisées une bonne fois pour toutes !

Pour que le mode automatique se passe en douceur, trois points se doivent d’être parfaitement gérés.

1. Les processus

Vous devez définir les processus de votre entreprise. Déléguez les responsabilités, et n’oubliez pas que chaque membre de l’équipe doit connaître exactement les siennes. Soyez précis, clair et allez droit au but. Rédigez un processus clair, et partagez-le avec votre équipe. N’hésitez pas à redéfinir et modifier ce processus jusqu’à ce qu’il soit entièrement compris par tout le monde, et qu’il ne puisse en aucun cas être mal interprété. En effet, si certains points sont sujets à l’interprétation, ils seront forcément mal interprétés tôt ou tard, et vos efforts auront été vains.

2. Les ressources humaines

Choisissez des personnes enclines à travailler dans une structure clairement définie. Collaborer avec des personnes adeptes et obstinées de leur propre méthode s’avèrera contre-productif – il vaut mieux que vous partagiez, avec vos collaborateurs, une vision commune : tendre, à chaque étape, vers ce qu’il y a de mieux pour l’entreprise. Il est essentiel de s’entourer de professionnels qui savent gérer leur emploi du temps sans besoin d’être micro-managés, des professionnels qui se montrent pro-actifs en suggérant des améliorations aux processus existants. Ils doivent toutefois accepter d’exécuter des procédures même s’ils ne les approuvent pas à 100%. Vous avez une vue d’ensemble – et vous savez, mieux que quiconque, ce qui est le mieux pour votre boîte.

3. Les outils

Pour bénéficier d’une structure efficace, il vous faut les bons outils : pour gérer la documentation, un logiciel, un outil de collaboration, pour la gestion de projets, pour le suivi du temps, un serveur etc. Certes, ces outils représentent un investissement initial, mais qui s’avérera largement rentable puisqu’ils vous permettront un gain de temps et d’argent sur le long terme. N’hésitez plus : misez sur les bons outils !

En éteignant les incendies, les urgences sont résolues mais vous ne progressez pas !

Investir du temps représente un investissement initial qui vous sera « remboursé » assez rapidement, puisque c’est un outil de croissance, synonyme de plus de temps libre, plus d’argent, plus de profit et plus de sérénité. Vous n’aurez plus à être impliqué(e) dans le moindre petit (non-)évènement de votre boîte, libérant ainsi du temps nécessaire pour continuer à développer la valeur ajoutée de votre entreprise.

Si vous m’avez suivi et que vous me lisez encore, je suis sûr que vous avez bien saisi la différence entre « consommer » et « investir ». Dans ce blog, je partagerai des conseils concrets et pratiques sur comment investir vraiment dans le développement de votre entreprise.

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