Comment gérer les mauvais payeurs

Comment gérer les mauvais payeurs

Vous êtes du genre optimiste quant au processus et à l’efficacité de votre facturation, surtout si le client est un habitué ? Attention : n’acceptez aucune demande sans s’assurer au préalable que le client est en mesure de vous régler.

Gagner un gros projet est extrêmement attrayant pour un petit architecte ou entrepreneur : beau challenge à la clé, de nombreuses heures de travail facturées, des références non négligeables sur votre site Internet… mais n’oubliez pas qu’il est dangereux de dépendre d’un seul ou de quelques gros clients. S’ils s’avèrent être de mauvais payeurs (ou des payeurs peu ponctuels), vous en porterez les conséquences, parfois terribles. Mieux vaut donc se montrer pragmatique et intraitable sur la facturation de votre travail.

Vous pouvez vérifier la solvabilité de votre client, avant d’accepter sa demande. Inutile de tomber dans la paranoïa, il s’agit simplement de s’assurer que votre client est bien ce qu’il prétend être.

Souvent, les architectes et les entrepreneurs sont réticents à l’idée de relancer leurs clients lors du paiement, par peur de les braquer. Ils attendront, parfois des mois, tranquillement jusqu’à ce que le montant apparaisse sur le compte en banque. Parfois, ce montant n’apparaitra même jamais. Pour éviter d’en arriver là, soyez pro-actifs : ces montants impayés ont un prix ! Dans un secteur dont le travail est divisé en projets, comme c’est le cas dans le secteur de la construction, les montants engagés pour un seul projet suffisent à avoir un impact énorme sur la santé de votre entreprise.

En suivant les conseils de cet article, vous vous assurerez de garnir votre table de Noël, non pas d’un triste menu McDo’, mais bel et bien d’huîtres et de champagne !

Le design de votre facture

L’utilité d’une facture va bien au-delà du simple motif financier : c’est une facette représentative de votre entreprise. Il faut donc la soigner, pas que pour l’aspect « joli », mais, curieusement, cela peut influencer la rapidité du paiement. Observez votre modèle de facture et suivez les conseils suivants :

  1. Le montant total doit être visible au premier coup d’œil. Cela évitera à votre client de confondre montant HT et montant TTC au moment du paiement…
  2. Assurez-vous d’avoir un design clair, et un logo facilement reconnaissable ;
  3. Mentionnez la date exacte d’échéance du paiement, par exemple : « Paiement dû sous 14 jours », en bas de la page.

Le premier rappel de paiement

Il est important de ne pas trop retarder l’envoi du premier rappel de paiement. Ce rappel doit suivre un ton aimable : souvent, le non-paiement relève d’un simple oubli ou retard.

La relation avec le client

Parlez à vos clients, restez en contact. Les clients avec lesquels vous interagissez régulièrement sont plus susceptibles de réagir à l’envoi de votre facture. En effet, il est plus facile de vous « ignorer » si la communication est inexistante. Bien sûr, cela ne suffira pas à insuffler un sentiment de culpabilité dans l’esprit de votre client mauvais payeur, mais cela peut jouer dans certains cas.

L’habilité de la personne qui appelle lors d’une relance de facture est capitale. Parfois, c’est ce qui fera la différence, qui fera peut-être en sorte que la facture soit payée dès la fin de l’appel ou pas. Quelques conseils pour un coup de fil des plus efficaces :

  1. Sachez qui vous appelez : si votre interlocuteur est un homme, il est préférable de faire appeler une femme. Si au contraire, c’est une femme qui est en charge de la comptabilité de votre client, faites appeler… un homme. Étrange mais vérifié : les appels téléphoniques se passent mieux entre personnes du sexe oppose (on peut appeler ça la vigilance instinctive).
  2. Préparez-vous : vous devez connaitre votre dossier sur le bout des doigts. Soyez direct(e), mais démarrez l’appel par une ouverture positive. Vous pouvez par exemple commencer par demander un feedback sur le travail réalisé. Ensuite, vous pouvez passer au sujet délicat de la facture.
  3. Écoutez attentivement la personne au bout du fil : cela marche toujours. Un bavardage poli peut aider à briser la glace, voire consolider la relation client, ce qui pourrait accélérer le paiement de la facture, et parfois le début d’un nouveau projet ensemble.
  4. Mettez-vous d’accord avant de raccrocher le combiné, et ce, à chaque appel (hélas, un seul appel ne suffit pas toujours). Accordez-vous sur une date de paiement (ou de paiement partiel). Si l’accord n’est pas respecté, cela vous donnera une bonne raison de réitérer l’appel.
  5. Montrez-vous persévérant : le motif de l’appel n’est pas des plus agréables, mais il ne l’est pas non plus pour la personne qui décrochera le combiné. Jouez l’effet « surprise » : au niveau de l’horaire choisi (si vous appelez vers 17h30, il y a des chances pour que la réceptionniste ne soit plus au bureau et que ce soit le gérant lui-même qui décroche), mais aussi dans le choix du numéro qui appelle (si votre numéro habituel apparait sur l’écran du mauvais payeur, vous risquez d’être filtré !). Soyez résolu, restez poli et aimable mais ferme.

Le timing

Le timing joue un rôle clé dans le paiement effectif de vos factures. Quatre conseils à suivre pour mettre toutes les chances de son côté, et éviter les relances :

  1. Commencez le processus de rappels au bon moment : fin décembre, ou début mai, la solvabilité de vos clients est au plus haut, assurez-vous donc de figurer au premier rang de leurs priorités à ces moments-là. Envoyez vos rappels un peu avant, et suivez bien les dossiers.
  2. Les petites et moyennes entreprises sont moins susceptibles de payer fin mai et en période de vacances. Assurez-vous d’avoir reçu les paiements avant ces phases.
  3. Lors des semaines dédiées à l’élaboration du bilan annuel, les entreprises ne font pas de la gestion des dettes une priorité. Anticipez, en commençant les rappels et les relances bien avant la fin de l’année.
  4. Fixez la date limite de paiement autour du 20 du mois : c’est autour de cette date que vos clients perçoivent les allocations familiales et autres prestations sociales, et sont dont plus susceptibles de s’occuper de leurs dettes en suspens.

Voilà… maintenant, place aux huîtres et au champagne !

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