Entrepreneurs : 8 conseils pour une meilleure gestion et une plus forte croissance de votre entreprise

Entrepreneurs : 8 conseils pour une meilleure gestion et une plus forte croissance de votre entreprise

Même lorsque les affaires vont bien, la gestion d’une petite entreprise s’avère souvent être bien complexe.

Vous faites face à une multitude de défis à relever, contre lesquels vous êtes parfois mal équipé : problèmes de ressources humaines, service client cauchemardesque, défauts de produits, problème de trésorerie, panne de véhicule, retard de livraison…

La clé du succès ? Minimiser les aléas et s’assurer un terrain serein et propice au profit.

Pour vous aider, je me suis entretenu avec plusieurs chefs de petite entreprise dans le secteur de la construction. Chacun d’entre eux m’ont avoué avoir fait face à de nombreux obstacles et tous ont passé des années à bâtir des entreprises prospères. Riches de cette expérience, leurs conseils peuvent vous aider vous aussi à lancer avec succès une entreprise plus simple à gérer et même, soyons fous, rentable !

AVANT TOUTE CHOSE : Il est évident que la qualité du travail fourni est essentielle, nous ne l’avons donc pas inclus dans ces conseils. Cependant, être le meilleur de votre secteur ne vous épargnera pas les arrachages de cheveux. Il vous faudra jouer sur d’autres tableaux pour pouvoir consacrer votre énergie aux aspects vraiment fun de votre entreprise.

Voici 8 conseils experts pour une gestion efficace, sans accrocs et sans stress.

1/ Sous-Traitez Ce Que Vous Pouvez

Même les meilleurs d’entre nous ne peuvent exceller partout. C’est simple : vous êtes trop cher(e) pour tout faire vous même !

Si votre entreprise atteint 1 000 000 € de chiffre d’affaires annuel, et que vous travaillez 60 heures par semaine, il y a deux possibilités :

1) Vous travaillez trop.

2) Vous rapportez environ 320 € par heure.

Comment gérer ceci de façon efficace et économique ? Certaines tâches peuvent être sous-traitées, et pour cause : des prestataires externes sont mieux qualifiés et moins chers que vous. En leur confiant ces tâches, le budget alloué sera bien mieux utilisé que si vous vous en occupiez en interne, ce qui représente un meilleur retour sur investissement.

Parmi ces tâches figurent :

  • la maintenance des véhicules
  • le marketing (Relations Publiques, marketing par e-mail, design web et maintenance, blog, réseaux sociaux etc.)
  • la comptabilité
  • les impôts
  • la gestion de la paie
  • l’entretien des locaux
  • l’aménagement paysager

C’était quand, la dernière fois que vous vous êtes retrouvé(e) les mains dans le cambouis pour vidanger l’huile de votre van ? C’est votre informaticien qui s’en occupe ? Exactement.

Sous-traiter, c’est la meilleure façon d’obtenir de meilleurs résultats, une meilleure rentabilité et le tout, en moins de temps.

2/ Pour la Partie Opérationnelle, Mettez en Place des Systèmes et des Procédures Extensibles.

Vous pouvez gérer votre temps de deux façons :

  • en éteignant des incendies : résoudre des problématiques urgentes, s’adapter aux changements d’emploi de temps de dernière minute, s’occuper de la comptabilité, répondre aux e-mails, gérer des appels, réparer des erreurs, faire face aux tâches quotidiennes parfois imprévisibles, se noyer sous le flot des responsabilités administratives, des urgences et des clients mécontents…

ou bien…

  • en mettant en place des procédures et des systèmes qui vous éviteront de justement devoir éteindre des incendies : prendre du recul sur ces tâches quotidiennes, et prendre le temps de réfléchir à des solutions adaptées pour que votre entreprise roule en mode automatisé.

Selon moi, la première option revient à CONSOMMER DU TEMPS. C’est le même principe que consommer de l’argent : vous ressentez une satisfaction immédiate. Vous venez de passer 10 minutes sur une tâche urgente, et vous avez enfin fini. Ensuite, vous passez à la tâche urgente suivante, puis la suivante, et encore la suivante…

Alors certes, vous travaillez à des choses qui doivent être faites d’une façon ou d’une autre, tôt ou tard, mais cela ne veut pas dire que vous devez faire toutes ces choses ici et maintenant.

Il y aura toujours un flot d’appels, de personnes à gérer, des e-mails et des problèmes à résoudre. Si vous continuez à consommer votre temps sur des urgences diverses et variées, vous vous épuiserez à les résoudre et votre entreprise n’évoluera jamais vraiment. Vous serez respecté(e) en tant qu’homme/femme à tout faire, celui/celle qui sait tout résoudre, mais cela se fera au détriment de votre vie privée et du développement de votre entreprise.

Il est grand temps de changer ça !

INVESTISSEZ VOTRE TEMPS de façon intelligente, plutôt que de le consommer ou de le gâcher. Même principe que l’argent : investir du temps signifie un retour sur investissement. Initialement, vous perdez un peu (d’argent ou de temps), mais sur le long terme, vous le gagnez multiplié par 10, 100 ou 1000.

Passer 4 heures à comprendre le fonctionnement d’ArchiSnapper (http://archisnapper.com/ est notre application dédiée à la réalisation de rapports de chantier) vous fera ensuite gagner 2 heures chaque semaine lorsque vous ferez vos rapports de chantier.

La plupart des gens diront qu’ils « n’ont pas 4 heures à consacrer simplement à la compréhension du fonctionnement d’une application ». Pas le temps, pas le temps, pas le temps… mais d’où vient ce manque de temps, en fait ?

C’est un cercle vicieux qu’il vous faut briser, et oui, cela prend du temps et un effort supplémentaire (mais personne ne dit que l’entrepreneuriat était facile, n’est-ce pas ?).

En tant qu’entrepreneur, pensez à la bonne façon d’organiser et de gérer votre entreprise. Investissez du temps pour en gagner ensuite !

3/ Consacrez-Vous à la Clientèle Existante, et Livrez-Leur de la Qualité

Le marketing et la vente ne devraient pas se concentrer uniquement sur l’acquisition de nouveaux clients.

Investir pour concrétiser une vente est appelé coût d’acquisition, comprenant une partie des frais marketing ainsi que les frais directs liés à la vente.

Le coût de fidélisation, lui, est le coût d’une vente additionnelle réalisée auprès de clients existants.

Saviez-vous que vendre à un nouveau client coûte 10 fois plus qu’une vente additionnelle à un client existant ?

Si votre stratégie marketing revient uniquement à attirer de nouveaux clients, votre coût d’acquisition est 10 fois plus élevé que nécessaire. Soyez malin : investissez dans une vraie communication efficace avec votre clientèle existante. Une bonne relation avec le client entraîne une fidélisation, qui à son tour signifie plus de ventes, et une bonne publicité « bouche-à-oreille » de surcroît.

Cette vision-là est souvent négligée par les commerciaux. Se borner uniquement à ramener un flot de nouveaux clients a un coût, et impacte négativement le profit de votre entreprise.

Les nouveaux clients ne vous connaissent pas encore, vous devez les convaincre de vous faire confiance, ils souhaiteront renégocier vos tarifs, voire rediscuter des modalités de votre collaboration.

Ramener votre stratégie marketing vers votre clientèle existante permettra de :

  • Raccourcir le cycle de vente (puisqu’ils vous connaissent déjà !)
  • Réduire le coût d’acquisition (ils vous connaissent déjà !)
  • Construire une clientèle fidèle qui vous fera bénéficier de son réseau professionnel, de nouveaux clients potentiels.

Croyez-moi : les futurs clients qui sont venus à vous grâce au bouche-à-oreille vous feront confiance plus rapidement, et accepteront de vous payer un peu plus que votre concurrent – tout simplement car vous bénéficiez d’une bonne image auprès eux.

Entretenir un contact régulier est vital pour fidéliser encore plus une clientèle existante. Suivez la même recette que pour les autres aspects de votre entreprise : proposez des services de qualité, comprenez les besoins de vos clients et répondez-y ; tout en gardant en tête les opportunités de ventes additionnelles et de nouveaux clients grâce à un bon bouche-à-oreille.

4/ Votre Priorité : Le Retour Sur Investissement

Est-ce que vos dépenses génèrent un retour mesurable ? Peut-être pas toutes, mais la plupart le devraient. Concernant les dépenses qui ne génèrent pas de retour tangible, liez-les à une activité qui, elle, est rentable.

Dans les petites structures, ce point est souvent omis – de nombreux chefs d’entreprise négligent le retour sur investissement, soit par manque de formation ou par manque d’affinité avec les chiffres.

Le temps et l’argent ne sont pas des ressources naturelles, qui poussent dans votre jardin jour après jour. Une pièce de monnaie ne peut être dépensée qu’une seule fois, et vous ne pouvez pas rattraper le temps.

En tant que gérant d’une petite entreprise, vous vous devez d’être très critique quant à votre gestion de temps et d’argent. Réfléchissez à deux fois avant toute décision concernant un investissement futur, que ce soit un investissement financier, temporel ou professionnel.

Vous croulerez sous les choses à faire, et tout le monde (et pas forcément des gens du métier) aura un avis sur comment améliorer votre site Internet, sur quels matériaux utiliser sur le chantier, et où commander vos prochaines cartes de visite.

Toutes ces choses vont vous coûter de l’argent, du temps et de l’énergie. N’oubliez pas de comparer les dépenses et les revenus, autrement dit, dans quelle mesure ceci ou cela pourra contribuer à votre business.

Essayez d’aller dans le détail, et de quantifier tant les dépenses que les revenus attendus.

Par exemple :

Utiliser ce nouveau produit (cher) sur un chantier coûtera 5 000 € par mois de plus en matériel.

Première réaction, face aux frais supplémentaires : « oui, mais non, merci ! »

Sauf que ce nouveau produit permettra à nos employés de travailler plus vite et donc de gagner une demi-journée de travail par semaine. Pour une entreprise de 100 salariés, représentant un coût horaire de 20 € chacun, cela nous permettra d’économiser 100 (nombre de salariés) * 20 € * 4 (semaines) = 8000 € par mois. Ce qui représente 3000 € de bénéfice en plus par mois.

Habituez-vous à investir vos efforts, votre temps et votre énergie dans des opportunités rentables, votre entreprise n’en sortira que grandie.

5/ Le Cash-Flow : Crucial !

Vos enfants étudient peut-être grâce à un prêt étudiant, votre maison a probablement été financée grâce à un crédit immobilier, mais pour votre entreprise, le cash-flow est essentiel voire vital. Certaines entreprises qui paraissaient viables sur papier ont fait faillite à cause de graves problèmes de trésorerie.

Le meilleur conseil que j’ai suivi pour avoir une trésorerie saine, c’est d’anticiper. Suivez scrupuleusement votre facturation – plus facile à dire qu’à faire, surtout pour les sous-traitants, puisque vos clients peuvent difficilement payer des factures qu’ils n’ont pas reçues.

Une fois les factures envoyées, hélas, il faut prévoir les retards de paiement, même après multiples rappels. Ces factures restent impayées non pas par manque de moyens, mais plutôt car votre facture n’est pas une priorité pour vos clients. À vous de changer cette mauvaise habitude : mettez en place des mesures encourageant à payer dans les délais, et des pénalités pour tout retard de paiement.

Vous aussi, soyez irréprochable sur votre facturation. Assurez-vous de répondre aux critères de vos clients professionnels (renseignements ou données à fournir, par exemple), pour éviter les allers-retours inutiles qui retardent d’autant plus le paiement.

6/ Mettez Tout Par Ecrit

Le diable se niche dans les détails, et ces détails méritent d’être notés scrupuleusement, que ce soit sur votre tablette ou sur votre téléphone via une application. Une bonne communication fait toute la différence : c’est d’autant plus vrai pour les sous-traitants, car le moindre malentendu peut avoir des conséquences dramatiques.

Les projets changent en permanence. Il suffit de quelques détails minimes pour tout remettre en cause : les frais explosent et les chances de se voir recommandé à une autre entreprise s’amenuisent.

La trace écrite prend une importance particulière lors de modifications de commandes et de contrats pièces et main d’œuvre – sources de revenus, ou… pas, selon le cas.

Rédigez clairement la portée du projet, et faites-la signer par le client. Les contrats d’entreprise et les contrats pièces et main d’œuvre sont toujours utiles.

7/ Travaillez Uniquement avec les ‘Bons’ Clients

Oui, chaque client compte, d’une façon ou d’une autre. Chaque client représente une rentrée d’argent, un potentiel de développement et de bon bouche-à-oreille. Certains, vous le savez, n’en valent pas vraiment la peine.

Certains clients vous apportent plus de négatif que de positif, et il vaudrait mieux… les perdre. Identifier les « mauvais clients » dès le début vous permettra de cesser votre collaboration en bons termes, avant que les affaires ne dégénèrent sérieusement.

C’est comme tout : travailler pour un client doit être rentable, et certains clients s’avèrent n’être pas rentables du tout au vu du temps, du travail et de l’argent consacré à leurs demandes. Il est essentiel de les reconnaître de loin, avant de commencer toute collaboration avec eux.

8/ Planifiez les Moindres Détails

N’importe quel consultant, cadre supérieur ou leader du marché vous vantera sans fin les mérites de la planification stratégique. Certes, il est essentiel d’avoir de la hauteur de vue mais pour un chef de PME, ce sont les détails qui bien souvent font la différence. La planification du quotidien est la clé de l’efficacité et de la rentabilité. Essayez d’avoir le contrôle sur votre planning pour éviter les aléas de dernière minute, au prix souvent élevé.

Voir le prix d’un élément passer de 5 € à 500 $, simplement car vous l’avez fait livrer de nuit et pour gagner un jour de travail, voilà qui tuera vos affaires en un rien de temps. Idem pour cette course de dernière minute que vous faites – cette dépense qui n’était pas prévue à la base, cela vous est sûrement arrivé aussi, avouez…

Évidemment, vous ne pourrez pas tout éviter – mais passer vos propositions au peigne fin vous permettra de réduire au strict minimum le risque d’oublis. N’oubliez aucun détail, même les éléments moins essentiels de votre projet, et incluez scrupuleusement chaque pièce, chaque matériau nécessaire au chantier, pour que tout soit livré à temps, voire en avance.

C’est un exemple parmi d’autres, dans la série des détails qui peuvent avoir des conséquences terribles. Et cela nous concerne tous. Mais ce n’est pas une fatalité : il faut en tirer des leçons, et s’améliorer jour après jour.

Pour résumer

J’en suis conscient : tous les aspects cités ci-dessous semblent représenter beaucoup, beaucoup de travail, en plus de la pression professionnelle du quotidien.

C’est vrai : c’est du travail. L’entreprenariat en général, c’est beaucoup de travail. Ne vous découragez pas, car c’est un travail de longue haleine, qui requiert de la patience jour après jour, semaine après semaine, mois après mois. Aucune entreprise, quelle que soit sa taille, n’a rencontré de succès fulgurant en un seul jour. Si c’était si facile, nous serions tous entrepreneurs et tous millionnaires.

Ce qui fait la différence entre une boite instable et peu rentable, et une entreprise forte de son succès, c’est la somme de chacune des améliorations, des décisions et des efforts au quotidien – et ce, sur une période allant jusqu’à plusieurs années.

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