15 conseils pour faire vos rapports de sécurité avec ArchiSnapper

15 conseils pour faire vos rapports de sécurité avec ArchiSnapper

ArchiSnapper/SafetySnapper renferme de nombreux secrets. Découvrez quinze astuces et fonctions cachées pour maîtriser l’application de reporting sur le bout des doigts.

Que vous soyez abonné de longue date ou que vous veniez tout juste de sauter le pas, ArchiSnapper/SafetySnapper renferme de très nombreuses fonctionnalités, pas toujours connues, qui permettent une fois maîtrisées, de profiter au mieux de l’application et d’économiser encore plus de temps sur la gestion et le suivi de vos projets.

De la dictation vocale à la personnalisation des checklists, en passant par la demande de documents en ligne, voici tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser l’application pour vos rapports de sécurité. Ta-dam !

Pssst: Si vous êtes nouveau sur ArchiSnapper / SafetySnapper, regardez d’abord cette vidéo de démonstration qui illustre comment facilement générer des rapports d’inspection à l’aide de checklists avec notre application.

Y a-t-il des fonctionnalités que vous maîtrisez déjà ? Super! Alors sautez cette étape.

Y a-t-il une fonctionnalité que vous utilisez régulièrement? Faites-le nous savoir dans les commentaires ou par e-mail.

Et maintenant la liste des fonctionnalités. Ta dam!

1/ Gérez les données relatives au projet
2/ Utilisez des remarques prédéfinies dans votre checklist
3/ Faites vos inspections de sécurité avec l’appli immédiatement sur chantier
4/ Synchronisez et terminez vos rapports en ligne
5/ Clonez vos rapports
6/ Qu’en est-il des points qui étaient déjà OK la dernière fois lors du rapport de clonage?
7/ Attribuez des tags personnalisés à des observations
8/ Gérez vos photos de projet
9/ Consultez, signez et envoyez vos rapports sur l’appli
10/ Demandez des pièces justificatives et des documents
11/ Enregistrement automatique des présences sur chantier via Checkin@work
12/ Affichez les projets à visiter sur une carte
13/ Partagez des observations avec d’autres parties et collaborez
14/ Exportez vos données vers Excel et générez des statistiques des checklists
15/ Intégrez avec un package ERP

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1/ Gérez les données relatives au projet

Créez vos projets depuis votre compte en ligne et reliez les contacts impliqués.

Les contacts peuvent également être importés depuis un fichier Excel ou depuis votre compte email, soit Gmail, Yahoo ou Outlook:

Au niveau d’un projet vous pouvez également :

  • ajouter des documents sous format PDF afin d’avoir la possibilité de les consulter sur chantier sur l’appli. (par exemple: plans, attestations, contrats, fiches techniques, etc.) et
  • créer des sections afin de diviser le projet en pièces, zones, blocs, appartements ou bâtiments. Vous pouvez ensuite affecter les observations de votre rapport de sécurité à une telle section sur l’appli.

2/ Utilisez des remarques prédéfinies dans votre checklist

Lors de la gestion de votre checklist depuis votre compte en ligne, il peut être utile de créer des remarques standard aux éléments de la checklist pour des remarques ou actions récurrentes.

Sur l’appli, vous pouvez ensuite sélectionner une remarque prédéfinie dans votre liste des remarques standard, ainsi vous évitez le travail répétitif.

 

3/ Faites vos inspections de sécurité avec l’appli immédiatement sur chantier

Lorsque vous créez un rapport à partir d’une checklist sur l’appli, vous pouvez modifier les différents éléments de la checklist: changer le statut (OK, NOT OK), prendre des photos avec croquis et commentaires, assigner un responsable, rajouter des descriptions.

Si vous avez rajouter des remarques prédéfinies dans votre checklist, vous pouvez sélectionner une remarque dans le panel des remarques prédéfinies sur l’appli:

Assurez-vous d’essayer la dictée vocale qui fonctionne très bien : vous parlez à votre smartphone ou tablette et le texte s’affiche automatiquement.

Si vous avez ajouté un plan à votre projet, vous pouvez également localisez l’élément de la checklist sur ce plan. Ces localisations seront repris dans vos rapports de sécurité:

4/ Synchronisez et terminez vos rapports en ligne

Une fois la visite terminée, vous pouvez enregistrer le rapport de sécurité et le synchroniser vers votre compte en ligne. Ensuite, vous pouvez, si vous le souhaitez, terminer davantage votre rapport via le PC.

Bon à savoir, vous pouvez également consulter et afficher tous les éléments de la checklist lors de la modification d’un rapport de sécurité:

Lorsque vous avez terminé votre rapport, vous pouvez le consulter en cliquant “Télécharger en PDF” et l’envoyer aux parties concernées. Si vous créez un template pour le corps et l’objet de l’e-mail via les paramètres de mise en page (cfr Modèles), ceux-ci seront correctement entrés lors de l’envoi et vous n’aurez plus à taper l’e-mail.

5/ Clonez vos rapports

La plus part de nos utilisateurs utilisent la fonctionnalité de clonage; c’est-à-dire: créer un nouveau rapport en dupliquant le rapport précédent.

Sur l’appli, il y a des paramètres de clonage qui déterminent ce qui sera copié avec le rapport précédent:

En ligne il y a des paramètres de mise en page qui déterminent comment les nouvelles observations doivent être affichés dans les rapports. Cela vous donne la possibilité de mettre les accents (ancienne observation par rapport aux nouvelles observations):

6/ Qu’en est-il des points qui étaient déjà OK la dernière fois lors du rapport de clonage?

Une méthode souvent utilisée pour cloner un rapport est la suivante:

  • Inspection 1: le point X est NOT OK et est donc repris dans le rapport de sécurité
  • Inspection 2: le point X a été résolu et est indiqué comme OK dans le rapport
  • Inspection 3: le point X ne doit plus être affiché dans ce rapport car il était déjà OK la dernière fois: alors vous pouvez réinitialiser le point X en appuyant sur “Plus” dans l’application à côté du point puis “Reset”. Cela neutralisera le point afin qu’il reste disponible lors du clonage (car si la prochaine fois ce sera à nouveau NOK), mais il ne sera plus affiché dans ce rapport. Il existe également le paramètre de clonage “Cloner uniquement les éléments NOK”, voir ci-dessus, qui le fait automatiquement.

 

7/ Attribuez des tags personnalisés à des observations

Il est possible de définir des tags pour donner plus de sens à une observation, par exemple “Urgent” ou “Non conformité majeure” ou “Bonne pratique”. Vous pouvez gérer ces tags en ligne et les paramétrer selon vos souhaits en choisissant vous-même son nom et son coloris correspondant.

8/ Gérez vos photos de projet

Saviez-vous qu’avec ArchiSnapper / SafetySnapper, vous pouvez sur l’appli prendre des photos depuis un projet ? Des photos pour votre “cuisine interne” ou des photos pour vos réseaux sociaux, par exemple. Tapez sur le nom du projet dans l’application, puis tapez sur “Images Internes” et prenez des photos.

Après la synchronisation, ces photos sont disponibles dans le projet sélectionné dans votre compte en ligne SafetySnapper / ArchiSnapper, donc vos photos sont déjà structurées et organisées par projet. Et il y a 2 autres avantages majeurs:

  • tout comme les rapports PDF, ces photos peuvent être synchronisées automatiquement sur votre compte Dropbox ou Google Drive ou serveur FTP. En d’autres termes, le matin, vous prenez les photos sur chantier, et l’après-midi, elles sont déjà dans le bon fichier sur votre serveur, ou dans compte Dropbox ou Google Drive
  • ces photos de projet peuvent être insérées dans les rapports, voir le bouton “Ajouter des photos du projet”:

9/ Consultez, signez et envoyez vos rapports sur l’appli

Toutes ces choses sont possibles via l’application sur place. Tapez sur le nom du projet, puis sur “Rapports” et ensuite sur “Plus” à côté du rapport en question:

10/ Demandez des pièces justificatives et des documents

Avec ArchiSnapper/SafetySnapper, vous pouvez également demander des documents à des tiers, tels que le client ou l’architecte. En bref, cela fonctionne comme suit:

  • Ajoutez un document à recevoir (par exemple, “facture isolation”) à un projet, ou sélectionnez une différents document parmi une checklist de documents que vous avez créé.
  • Demandez-les en ligne aux personnes concernées: ils recevront un e-mail avec un lien pour télécharger les documents
  • Consultez les documents, laissez des commentaires et approuvez-les.

Grâce à cette fonctionnalité, vous gagnez du temps à gérer et à collecter des documents. De plus, vous avez un aperçu continu des pièces reçues ou des pièces à recevoir par projet et vous pouvez configurer des rappels automatiques si les pièces ne sont pas remises dans les délais.

Cette vidéo montre comment cela fonctionne:

11/ Enregistrement automatique des présences sur chantier via Checkin@work

Enregistrez-vous automatiquement sur chantier pour le CheckIn@Work, au lieu de vous débattre avec le site Web de l’ONSS. Utilisez l’application pour vous enregistrez facilement sur chantier.

12/ Affichez les projets à visiter sur une carte

Vous avez de nombreux projets en cours et il vous manque un aperçu sur les projets à visiter (de toute urgence) et comment les combiner efficacement en une journée? Avec ArchiSnapper/SafetySnapper, vous pouvez indiquer par projet la fréquence à laquelle un projet doit être visité. Les projets à visiter dans les X jours sont ensuite affichés sur une carte. Découvrez comment cela fonctionne ici.

13/ Partagez des observations avec d’autres parties et collaborez

Voulez-vous un aperçu de toutes les observations pour un entrepreneur ou sous-traitant avec le statut NOK? Ou un aperçu reprenant toutes les observations avec le tag “urgent” ?

Pour avoir un tel aperçu, cliquez sur “Observations” dans votre compte en ligne d’ArchiSnapper/SafetySnapper. Ce tableau reprend toutes vos observations. Vous pouvez filtrer et personnaliser vos résultats de recherche pour trouver exactement ce que vous recherchez. Vous pouvez par exemple filtrer par projet, responsable, catégorie, statut, tags, deadline, section, etc.

Ensuite vous pouvez générer un PDF de cette liste filtré OU vous pouvez partager la liste avec un tiers via un lien. L’avantage de ce lien est qu’il ne change jamais et affiche toutes les observations en temps réel. Partagez le lien avec un entrepreneur ou sous-traitant afin qu’ils puissent placer ce lien dans leurs favoris et consulter à tout moment les observations qui les concernent. Voici un document d’aide avec plus d’informations.

Souhaitez-vous envoyer automatiquement des rappels hebdomadaires par e-mail aux parties concernées avec leurs points en suspens? C’est possible. Découvrez ici comment cela fonctionne.

Vous pouvez également demander à vos contacts – via un utilisateur gratuit de SafetySnapper/ ArchiSnapper – de donner leur avis sur les points qui leur sont attribués. Ils peuvent ensuite indiquer pour chaque point qui leur est attribué quand quelque chose est résolu avec du texte et des photos, et ils peuvent soumettre le point pour approbation. Vous trouvez plus d’informations ici.

14/ Exportez vos données vers Excel et générez des statistiques des checklists

Cherchez-vous des moyens pour analyser davantage les données de vos inspections et audits?

Vous pouvez exporter vos données en CSV et obtenir une liste de tous les observations pour une certaine période. Cette exportation CSV contient toutes les données d’une observation: nom, numéro, date, photos, descriptions …

Ou, via l’excel “Rapport statistique de checklist”, vous pouvez vérifier par checklist la fréquence à laquelle une certaine non-conformité s’est produite.

15/ Intégrez avec un package ERP

Utilisez-vous un logiciel ERP où tous vos projets, contacts, documents, etc. sont déjà encodés ? N’oubliez pas de consulter nos intégrations standard.

Avez-vous des questions ou des suggestions? Contactez-nous sur support@archisnapper.com.

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