Astuces et fonctionnalités cachées pour mieux utiliser ArchiSnapper !

Aperçu des principales fonctionnalités ArchiSnapper !

ArchiSnapper enferme de très nombreuses fonctionnalités, pas toujours connues, qui permettent une fois maîtrisées, de profiter au mieux de l’application.

Êtes-vous nouveau sur ArchiSnapper? Alors, regardez d’abord cette vidéo de démonstration ou les tutoriels depuis le votre tableau de bord.

Vous avez des questions spécifiques auxquelles vous ne trouverez pas de réponse dans cet article ? Consultez nos documents d’aide ou envoyez-nous un e-mail à support@archisnapper.com.

Et maintenant la liste de plus de 30 fonctionnalités et astuces. Tou Doum !

Rapports de chantier et To Do listes efficaces

Inspections avec une checklist
Levées de réserves avec une checklist
Rapports professionnels avec une mise en page propre à votre marque
Définissez vos propres Tags et affectez-les à des remarques
Gérez et partagez une To Do liste de remarques (typique pour les entrepreneurs)
Utilisez des sections pour affecter des remarques à une zone / pièce dans un projet
Options d’envoi de rapports
Attribuez automatiquement des points aux parties impliquées
Modifier (ou créer) des rapports à l’ordinateur ou PC
Fusionnez des rapports

ArchiSnapper-hacks sur l’appli

Faites des annotations sur des dessins d’architectures ou des plans
Ajoutez des remarques directement à partir du plan
Réutiliser la catégorie et la section lors de l’ajout de remarques à un plan
Utilisez la dictation vocale
Consultez, signez et envoyez un rapport via l’application
Paramètres de clonage
Prendre des photos carrées
Réglages photos

Processus de construction efficace grâce à la collaboration

Partagez des remarques en ligne avec des tiers
Mise à jour hebdomadaire avec les remarques en cours
Gestion de plusieurs utilisateurs dans un seul compte
Invitez les parties assignées à donner du feedback sur leurs remarques

Processus administratifs simplifiés

Exportez vos rapports et photos vers Dropbox, Google Drive, FTP, Sharepoint ou CSV
Demandez des pièces justificatives et documents
Intégrez directement avec nos partenaires logiciels

Importez vos contacts depuis Excel, Gmail, Yahoo ou Outlook
Gestion des photos du projet
Envoyez des e-mails aux contacts d’un projet et conservez l’historique
Intégration avec checkinatwork
Planification de projet (diagramme de Gantt)
Tags pour documents
Afficher les projets sur une carte et regrouper les inspections
Tableaux de bord et rapports


Rapports de chantier et To Do listes efficaces

Inspections avec une checklist

La puissance d’une checklist est énorme. C’est une simple liste de vérification, un document construit dans le but de ne rien oublier pour qu’une visite ou une inspection se déroule au mieux.

Les checklists sont souvent utilisées lors de la préparation d’un chantier, le pv de levée de réserves, la rédaction d’un rapport journalier ou d’un rapport de sécurité. Vous pouvez utiliser une checklist pour chaque processus répétitif.

Définissez d’abord votre checklist via votre compte en ligne (à l’ordinateur). Lors de vos visites de chantier, vous pouvez utiliser l’application pour vérifier les éléments et inclure du texte et des photos, ou ajouter de nouvelles remarques.

Regardez une vidéo ici pour apprendre à créer une checklist et ici pour apprendre à utiliser une checklist sur l’appli.

Souhaitez-vous importer une checklist depuis Excel ? Alors, consulter ce document d’aide.

Levées de réserves avec une checklist

Utilisez la fonctionnalité checklist pour vos levées de réserves. C’est facile et vous êtes certain de ne rien oublier !

Après la visite de chantier, toutes les remarques, photos et actions sont reprises dans un pv de levée de réserves structuré que vous pouvez faire signer et envoyer à toutes les parties concernées.

Vous pouvez créer une catégorie par zone ou pièce dans la checklist, contenant les éléments de contrôle pour cette zone.

Regardez une vidéo ici.

Rapports professionnels avec une mise en page propre à votre marque

Choisissez l’un de nos modèles et ajoutez votre logo, votre en-tête, vos titres et votre pied de page. Jouez avec le type de la police, la couleur, les étiquettes, la taille des photos et bien plus encore. Faites bonne impression avec des rapports professionnels.

Ajoutez les détails nécessaires dans vos rapports: données du projet, numéro et date du rapport, tableau de contact, points numérotés avec images et autres informations, conditions générales, blocs de texte standard, etc.

Cet article présente une vue d’ensemble des paramètres de mise en page les plus couramment utilisés.

Consultez ici un exemple de rapport de chantier généré avec ArchiSnapper.

Définissez vos propres Tags et affectez-les à des remarques

Il est possible de définir un certain nombre de Tags pour clarifier une remarque, par exemple «urgent», «situation dangereuse», “rappel” ou «action requise».

Gérez ces Tags depuis l’interface Web, associez-les une couleur, puis attribuez-les à des remarques.

Consultez le document d’aide ici.

observation tags with SafetySnapper

Gérez et partagez une To Do liste de remarques (typique pour les entrepreneurs)

En tant qu’entrepreneur, si vous souhaitez conserver une liste structurée de remarques en suspens afin de pouvoir la partager avec les parties impliquées et faire un suivi plus approfondi, la fonctionnalité To Do liste est ce dont vous avez besoin.

Documentez les remarques avec l’application sur chantier et complétez-les avec du texte, des photos, une localisation sur plan, une date butoir, une personne responsable et bien plus encore.

Vous pouvez ensuite filtrer la liste et la partager avec les parties concernées.

Regardez une vidéo ici.

Utilisez des sections pour affecter des remarques à une zone / pièce dans un projet

Pour certains projets, il est intéressant de créer des sections pour subdiviser le projet en emplacements ou zones. Par exemple: bloc A, bloc B et bloc C ou appartement 1 à 10. Vous pouvez ensuite lier les remarques à ces sections.

Consultez le document d’aide ici.

Options d’envoi de rapports

Voici quelques options intéressantes pour envoyer un rapport de chantier ou une To Do liste:

  1. Vous pouvez choisir d’envoyer à tout le monde le rapport complet ou de n’envoyer à chacun uniquement les remarques qui lui ont été attribuées.
  2. Vous pouvez ajouter le plan avec les pointeurs de localisation numérotés en tant que pièce jointe à l’e-mail.
  3. Via les paramètres de mise en page (cfr. Modèles), vous pouvez définir un modèle pour l’objet et le corps de l’e-mail afin de ne pas avoir à écrire manuellement un e-mail à chaque fois que vous envoyez un rapport.

Consultez le document d’aide ici.

Attribuez automatiquement des remarques aux parties impliquées

Vous pouvez définir des règles pour attribuer automatiquement des remarques à un contact particulier, en fonction de la catégorie de la remarque.

Exemple: vous pouvez configurer l’attribution automatique des remarques pour la catégorie «électricité» d’un certain projet à l’intervenant qui effectue les travaux d’électricité pour ce projet.

Consultez ce document d’aide pour en savoir plus.

Modifiez (ou créez) des rapports via l’ordinateur ou PC

Bien que cela soit possible, il n’est pas nécessaire d’écrire complètement toutes les remarques avec l’application sur votre smartphone ou tablette sur place. Tous les appareils mobiles ne conviennent pas à la rédaction de longs textes.

La plupart des utilisateurs d’ArchiSnapper documentent brièvement leurs remarques sur chantier, avec du texte (ou des mots-clefs), des photos et éventuellement une localisation sur plan. Une fois de retour au bureau, ils complètent leur rapport depuis leur PC ou ordinateur portable, via le compte en ligne ArchiSnapper.

Fusionnez des rapports

Il est possible de fusionner différents rapports de chantier. Cela peut être utile lorsque différents utilisateurs créent un rapport pour le même projet ou lorsque vous créez différents rapports pour un projet spécifique et que vous souhaitez les fusionner en un seul rapport.

Vous pouvez également copier les remarques de la To Do liste d’un projet dans un rapport et vice versa.

Consultez le document d’aide ici.


ArchiSnapper-hacks sur l’appli

Faites des annotations sur des dessins d’architectures ou des plans

Pour chaque remarque, d’une To Do liste ou d’un rapport, vous pouvez ouvrir un plan PDF, zoomer, annoter dessus et enregistrer une capture d’écran qui sera ensuite insérée en tant que photo pour cette remarque.

Regardez une vidéo ici.

app for punch lists

Ajoutez des remarques directement à partir du plan

Lorsque vous travaillez dans un rapport ou To Do liste sur l’application, ouvrez un plan et appuyez sur un endroit spécifique pour ajouter une remarque avec des photos, une personne responsable, une catégorie, une section, etc.

Regardez une vidéo ici.

Réutiliser la catégorie et la section lors de l’ajout de remarques à un plan

Lorsque vous ajoutez des remarques à partir d’un plan, il est probable que vous souhaitez attribuer une nouvelle remarque à la même catégorie (par exemple électricité) et à la même section (par exemple appartement 3.5) que la remarque précédente.

Allez dans les paramètres de l’application pour configurer ceci:

Utilisez la dictation vocale

Les fonctions de dictée vocale dans iOS et Android sont meilleures que ce que beaucoup de gens pensent. Nous voyons de plus en plus d’utilisateurs d’ArchiSnapper utiliser cette fonctionnalité au lieu de taper du texte. Utilisez la fonction de dictée pour convertir des mots prononcés en texte avec votre smartphone ou tablette.

Consultez le document d’aide ou regardez cette vidéo.

Consultez, signez et envoyez un rapport via l’application

Saviez-vous que vous pouvez également consulter vos rapports de chantier à partir de l’application ArchiSnapper, les faire signer ou les envoyer par e-mail immédiatement ? Appuyez sur le nom du projet, puis sur “Plus” à côté du rapport en question.

Les versions signées sont stockées séparément dans votre compte en ligne. Voici un document d’aide avec plus d’explications.

Voici un document d’aide spécifiquement sur comment signer des rapports avec l’application ArchiSnapper.

Paramètres de clonage

La plupart des utilisateurs d’ArchiSnapper qui créent des rapports utilisent la fonctionnalité de clonage. Autrement dit, créez un nouveau rapport à partir du précédent.

Il est utile de savoir qu’il existe des paramètres de clonage dans l’application qui déterminent ce qui est copié à partir du rapport précédent. Par exemple, vous pouvez choisir de copier ou non les photos ou de ne cloner que les éléments NOK (et non les éléments déjà résolus).

Consultez le document d’aide ici.

Prendre des photos carrées

Les rapports de chantier et les pv de réceptions de travaux sont plus beaux avec des photos carrées.

Bien qu’ArchiSnapper dispose de paramètres de mise en page pour afficher les photos sous forme de carrés, la meilleure option est de les prendre sous forme de carrés. Il s’agit d’un paramètre d’appareil photo: pour les utilisateurs iOS, sélectionnez «carré» lors de la prise de vue avec l’appareil photo, pour Android, sélectionnez le rapport «1: 1». Ce paramètre sera automatiquement mémorisé pour vos prochaines photos.

Réglages photos

Voici 3 autres paramètres liés aux photos:

  1. Taille des photos: consultez “settings” dans l’application sur votre smartphone ou tablette (cf. “photo size” dans l’image ci-dessus). Les petites photos permettent une synchronisation plus rapide.
  2. Sauvegarder les photos sur votre galerie: cela signifie que toutes les photos que vous prenez avec ArchiSnapper sont également enregistrées sur votre galerie. Ce réglage photo peut également être trouvé dans les paramètres des applications sur votre smartphone ou tablette.
  3. Horodatage: il s’agit d’un paramètre que les utilisateurs “Admin” peuvent définir dans le compte en ligne . Cliquez sur Autre > Configuration générale et puis cochez “Cachet avec la date et l’heure sur les photos”. La date apparaîtra alors automatiquement sur chaque photo.

Processus de construction efficace grâce à la collaboration

Partagez des remarques en ligne avec des tiers

En plus de collaborer avec des collègues dans un seul compte ArchiSnapper, il est également possible de partager des remarques en ligne avec des tiers.

Générez un lien personnel qui leur donne une vue en temps réel des remarques qui les concernent. Ils n’ont pas besoin d’un compte ArchiSnapper pour cela.

Consultez le document d’aide ici.

Mise à jour hebdomadaire avec les remarques en cours

Utilisez ArchiSnapper pour envoyer automatiquement une mise à jour hebdomadaire par email aux contacts avec un aperçu des remarques qui leur sont attribuées (avec le statut NOK). Attention: seuls les utilisateurs admin peuvent faire cette configuration.

Consultez le document d’aide ici.

Gestion de plusieurs utilisateurs dans un seul compt

Les utilisateurs Admin peuvent inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des projets aux utilisateurs, de sorte que chaque utilisateur ne voit que les projets qui leur sont attribués. Attention: seuls les utilisateurs admin peuvent faire cette configuration.

Vous pouvez également définir les utilisateurs comme ‘standard user’ (utilisateurs standard) ou comme ‘report creator’ (créateurs de rapports). Les utilisateurs standard peuvent tout faire: gérer des projets avec des documents, des contacts, des catégories, des checklists et la mise en page des rapports. Les créateurs de rapports peuvent uniquement créer et modifier des rapports et des To Do liste, c’est tout.

Consultez le document d’aide ici  sur la collaboration avec plusieurs utilisateurs dans 1 compte ArchiSnapper.

Un autre conseil connexe: à partir de la page Autre > Configuration générale, les utilisateurs admin peuvent choisir si d’autres utilisateurs (standard) peuvent modifier les catégories, les checklists ou les paramètres de mise en page (Modèles).

Un autre paramètre sur cette page de configuration générale, c’est la possibilité d’afficher des horodatages sur vos photos, de modifier le nom de fichier des rapports PDF et de choisir l’affichage de la partie assignée dans les rapports PDF (nom de la personne, nom de la société, fonction,…).

Invitez les parties assignées à donner du feedback sur leurs remarques

Voulez-vous aller encore plus loin dans la collaboration ? A partir d’ici l’utilisateur admin peut inviter des contacts à créer un compte ArchiSnapper gratuit qui leur permet de fournir des commentaires sur les éléments qui leur sont attribués. Ils peuvent ajouter des photos, écrire du texte et marquer des points comme “résolus”.

Consultez le document d’aide ici.


Processus administratifs simplifiés

Exportez vos rapports et photos vers Dropbox, Google Drive, FTP, Sharepoint ou CSV

Accédez à votre compte en ligne ici et connectez ArchiSnapper à votre système de gestion de documents. Toutes les photos et tous les rapports sont automatiquement exportés régulièrement.

Si vous disposez d’un serveur FTP, vous pouvez le paramétrer pour que les rapports et les photos d’ArchiSnapper d’un certain projet se retrouvent automatiquement dans le bon dossier sur votre serveur. Vous pouvez définir ceci ici.

Consultez la documentation sur Dropbox et Google Drive ou sur l’exportation vers CSV/Excel pour une analyse plus approfondie de vos données, et sur le lien avec Sharepoint.

Demandez des pièces justificatives et documents

Utilisez ArchiSnapper pour demander des documents à des tiers, tels que le client ou l’entrepreneur. Ils recevront un e-mail avec un lien pour télécharger les documents.

Les documents sont alors immédiatement disponibles dans votre compte, afin que vous puissiez les consulter, faire des commentaires et les approuver.

Consultez la documentation sur la gestion des documents et sur la demande de documents en ligne.

Regardez une vidéo ici.

Intégrez directement avec nos partenaires logiciels

Utilisez-vous l’un de ces logiciels pour gérer vos projets et votre administration ? En connectant ArchiSnapper à l’un de ces logiciels, vos projets, contacts et documents seront automatiquement importés dans votre compte ArcihSnapper. Plus de double saisie de données.

Importez vos contacts depuis Excel, Gmail, Yahoo ou Outlook

Très simple: importez simplement une liste de contacts depuis un fichier Excel ou depuis votre compte de messagerie.

Consultez le document d’aide ici.

Gestion des photos du projet

Saviez-vous que vous pouvez également simplement ajouter des photos au niveau du projet avec ArchiSnapper ? Appuyez sur le nom du projet dans l’application, puis accédez à “Images internes”. Ajoutez ensuite des photos sur chantier.

Après la synchronisation, ces photos se retrouveront en ligne sous le projet dans ArchiSnapper. Les photos sont donc déjà structurées par projet, et il y a aussi 2 autres avantages majeurs:

  1. Ces photos (tout comme les rapports PDF) peuvent se retrouver automatiquement sur votre Dropbox, Google Drive, Sharepoint ou serveur FTP. En d’autres termes, le matin, vous prenez les photos sur le chantier, et l’après-midi, elles seront déjà dans le bon dossier sur votre serveur, ou dans Dropbox, Sharepoint ou Drive.
  2. Ces photos de projets peuvent facilement être insérées dans les rapports ou To Do listes, voir le bouton “Ajouter des photos du projet”.

Consultez la documentation ici.

Envoyez des e-mails aux contacts d’un projet et conservez l’historique

Dans ArchiSnapper, vous disposez généralement de tous les contacts avec une adresse e-mail.

Vous pouvez également utiliser ces informations pour envoyer un e-mail rapide aux contacts du projet. Accédez à votre liste de contacts centrale, filtrez par projet ou par contact et envoyez un e-mail. Les e-mails envoyés sont également conservés dans votre compte ArchiSnapper.

Consultez le document d’aide ici.

Intégration avec checkinatwork

Nos utilisateurs nous disent que l’enregistrement à Checkinatwork – le service en ligne du gouvernement pour l’enregistrement obligatoire des présences – est souvent un fardeau administratif. C’est pourquoi nous avons rendu possible l’enregistrement Checkinatwork directement depuis ArchiSnapper en appuyant simplement sur un bouton.

Cela peut être fait via l’application sur chantier ainsi que via l’interface Web. Vous pouvez également enregistrer des collègues ou des contacts qui ne sont pas des utilisateurs d’ArchiSnapper.

Voici un document d’aide avec plus d’informations.

Planification de projet (diagramme de Gantt)

Un diagramme de Gantt est un moyen simple d’établir un planning de construction, de le tenir à jour et de communiquer afin que chacun puisse travailler vers le même objectif. Toutes les parties impliquées peuvent voir en un coup d’œil quels sont la planification et les délais prédéterminés.

Avec ArchiSnapper, vous pouvez créer votre propre diagramme de Gantt par projet, avec les différentes phases, tâches, dépendances, durée et pourcentage de progression.

Regardez cette vidéo pour plus d’informations.

Tags pour documents

Vous pouvez tagger vos documents avec des tags, telles que HVAC ou électricité. Cela peut être utile lorsque vous avez beaucoup de documents, et que vous souhaitez filtrer rapidement tous les plans “électricité” avec l’application sur chantier.

Ce document d’aide explique comment cela fonctionne.

Afficher les projets sur une carte et regrouper les visites

Si vous devez effectuer des inspections régulières pour un grand nombre de projets, cela peut être utile.

Vous définissez la fréquence d’inspection ainsi que le nombre d’inspections dont vous avez besoin par projet (par exemple 1 par mois).  Vous pouvez ensuite suivre le nombre d’inspections à effectuer et voir sur une carte quels projets doivent être visités dans les X prochains jours, afin de pouvoir les regrouper dans des tournées d’inspection efficaces.

Tableaux de bord et rapports

Vous pouvez consulter un certain nombre de rapports et statistiques depuis votre tableau de bord.

Vous recherchez le nombre de rapports par utilisateur, par mois, par projet ? Alors l’aperçu des rapports réalisés et envoyés, c’est pour vous.

Travaillez-vous avec des checklists et souhaitez-vous avoir un aperçu des éléments de la checklist qui apparaissent le plus souvent comme NON OK ? Vous pouvez trouver ces informations dans le tableau de bord d’analyse des tendances.

Utilisez-vous ArchiSnapper pour demander des documents et souhaitez-vous vérifier quels projets nécessitent une action ou un suivi ? Alors, consultez le tableau de bord pour que les documents reçus.

Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?

Vous n’avez pas trouvé ce que vous recherchiez dans cette liste? Alors assurez-vous de consulter nos documents d’aide ou notre chaîne YouTube ou envoyez-nous simplement un e-mail: support@archisnapper.com

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Pour info: depuis le tableau de bord de votre compte en ligne d’ArchiSnapper nous vous informons de tous les nouveaux développements.

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