Astuces et fonctionnalités cachées pour mieux utiliser ArchiSnapper !

Astuces et fonctionnalités cachées pour mieux utiliser ArchiSnapper !

ArchiSnapper enferme de très nombreuses fonctionnalités, pas toujours connues, qui permettent une fois maîtrisées, de profiter au mieux de l’application.

De la dictation vocale à la personnalisation de vos rapports en passant par la collaboration efficace avec les différents intervenants du projet, voici tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser la solution de reporting et de collaboration.

Psst…  Êtes-vous nouveau sur ArchiSnapper? Alors, regardez d’abord cette vidéo de démonstration et apprenez comment vous pouvez facilement générer des rapports de chantier avec notre application. 

Découvrez 22 astuces et fonctionnalités cachées d’ArchiSnapper, et gagnez encore plus de temps dans la gestion de vos projets !

Nous divisons les fonctionnalités en 4 catégories :

Y a-t-il des fonctionnalités que vous maîtrisez déjà? Super! Passer cette partie-là.

Y a-t-il une fonctionnalité que vous utilisez régulièrement? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous ou par email.

Et maintenant la liste des fonctionnalités. Tou Doum !

Rapports de chantier et To Do listes efficaces

1. Éditez (ou créez) des rapports au bureau
2. Fusionnez des rapports
3. Travaillez avec une checklist
4. Standardisez vos levées de réserves avec une checklist
5. Faites des rapports précis avec une mise en page propre à votre marque
6. Définissez vos propres Tags et affectez-les à des remarques
7. Suivez les remarques et gérez les équipes sur chantier avec notre To Do liste
8. Utilisez des sections pour affecter des remarques à une zone / pièce dans un projet

ArchiSnapper-hacks sur l’appli

9. Faites des annotations sur des dessins d’architectures ou des plans
10. Ajoutez des remarques directement à partir du plan PDF
11. Utilisez la dictation vocale
12. Consultez, signez et envoyez un rapport via l’appli
13. Clonez uniquement les remarques NOK

Processus de construction efficace grâce à la collaboration

14. Collaborez avec des contacts
15. Mise à jour hebdomadaire avec les remarques en cours
16. Gestion des utilisateurs

Processus administratifs simplifiés

17. Exportez vers Dropbox, Google Drive, FTP ou CSV
18. Demandez des pièces justificatives et documents
19. Intégrez directement avec nos partenaires logiciels

20. Importez vos contacts depuis Excel, Gmail, Yahoo ou Outlook
21. Gestion des photos du projet
22. Envoyez des e-mails aux contacts d’un projet et conservez l’historique


Rapports de chantier et To Do listes efficaces

1. Éditez (ou créez) des rapports au bureau

Bien que cela soit possible, il n’est pas nécessaire de rédiger toutes les notes sur l’application depuis votre téléphone / tablette. Tous les appareils mobiles ne conviennent pas à la rédaction de longs textes.

La plupart des utilisateurs d’ArchiSnapper notent brièvement leurs commentaires et prennent des photos via l’application sur chantier. Une fois de retour au bureau, ils complètent leur rapport à l’ordinateur.

2. Fusionnez des rapports

Il est possible de fusionner différents rapports de chantier. Cela peut être utile lorsque différents utilisateurs créent un rapport pour le même projet ou lorsque vous créez différents rapports pour un projet spécifique et que vous souhaitez les fusionner en un seul rapport.

Vous pouvez également copier les remarques de la To Do liste d’un projet dans un rapport et vice versa.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

3. Travaillez avec une checklist

La puissance d’une checklist est énorme. Une simple liste de choses à vérifier et à cocher. Qu’il s’agisse de la préparation d’un chantier, le pv de levée de réserves, la rédaction d’un rapport journalier ou d’un rapport de sécurité, la prise de mesures sur un chantier, ou de la mise en place et de la mise en service d’une installation. Vous pouvez utiliser une checklist pour chaque processus répétitif.

Définissez vos checklists via le compte en ligne (bureau). Lors de vos visites de chantier, vous pouvez utiliser l’application pour vérifier les éléments ou ajouter de nouvelles remarques.

Regardez une vidéo ici ou consultez la documentation en ligne ici.

 

4. Standardisez vos levées de réserves avec une checklist

Utilisez la fonctionnalité checklist pour vos levées de réserves. Après la visite de chantier, toutes les remarques et actions sont reprises dans un pv de levée de réserves structuré que vous envoyez à toutes les parties concernées. C’est facile et vous êtes certain de ne rien oublier !

Regardez une vidéo ici.

 

5. Faites des rapports précis avec une mise en page propre à votre marque

Choisissez l’un de nos modèles et ajoutez votre propre logo, en-tête, titres et pied de page. Jouez avec la police, la couleur, les étiquettes, la taille des photos et bien plus encore. Faites bonne impression avec des rapports professionnels.

Ajoutez les détails nécessaires dans vos rapports: données du projet, numéro et date du rapport, tableau de contact, conditions générales, blocs de texte standard, etc. Et bien sûr, mentionnez également les remarques avec photos, texte, numérotation, croquis, localisation, date, et des personnes responsables.

Cet article fournit une vue d’ensemble de tous les paramètres de mise en page pour vos rapports.

Consultez ici un exemple de pv de levée de réserves fait avec ArchiSnapper.

6. Définissez vos propres Tags et affectez-les à des remarques

Il est possible de définir des Tags afin de donner plus d’explications à une remarque, par exemple “urgent” ou “action requise”.

Gérez ces tags en ligne, choisissez une couleur, puis attribuez ces tags aux remarques.

Consultez la documentation en ligne ici.

observation tags with SafetySnapper

 

7. Suivez les remarques et gérez les équipes sur chantier avec notre To Do liste

L’architecte fait plutôt des rapports de chantier. En tant qu’entrepreneur vous souhaitez uniquement conserver une liste structurée de remarques en cours, non? Alors, ce dont vous avez besoin c’est notre To Do liste.

Documentez et gérez vos remarques en cours par projet avec la To Do liste. Via l’application, vous complétez les remarques avec du texte, des photos, des croquis, des annotations sur plan, la date butoir, le responsable et bien plus encore. Montrez clairement où se trouve une remarque en plaçant un pointeur sur un plan.

Vous pouvez ensuite filtrer et partager votre To Do liste avec d’autres parties (équipes, entrepreneurs, sous-traitants). Ou vous pouvez les inviter à donner leur commentaires sur les remarques qui leur sont attribuées. Ils peuvent ajouter du texte et des photos aux remarques qui leur sont attribuées – voir ci-dessous pour plus d’informations.

Regardez une vidéo ici.

 

8. Utilisez des sections pour affecter des remarques à une zone / pièce dans un projet

Pour certains projets, il est intéressant de créer des sections pour subdiviser le projet en emplacements ou zones. Par exemple: bloc A, bloc B et bloc C ou appartement 1 à 10. Vous pouvez ensuite lier les remarques à ces sections.

Consultez la documentation en ligne ici.


ArchiSnapper-hacks sur l’appli

9. Faites des annotations sur des dessins d’architectures ou des plans

Pour chaque remarque, vous pouvez ouvrir un plan PDF, zoomer, annoter dessus et enregistrer une capture d’écran qui sera ensuite insérée en tant que photo pour cette remarque.

Regardez une vidéo ici.

 

10. Ajoutez des remarques directement à partir du plan PDF

Ouvrez un plan depuis l’application, zoomez avec vos doigts et appuyez sur un endroit spécifique pour ajouter une remarque avec photos, responsables, catégorie, section, …

Regardez une vidéo ici.

 

11. Utilisez la dictation vocale

La dictée vocale sur les appareils iOS et Android est meilleure que beaucoup de gens le pensent. Plus en plus d’utilisateurs d’ArchiSnapper utilisent cette fonctionnalité au lieu de taper des notes. Utilisez la dictée vocale pour transformer un mot prononcé en texte avec votre smartphone ou votre tablette.

Consultez la documentation en ligne ici ou regardez une vidéo ici.

 

12. Consultez, signez et envoyez un rapport via l’appli

Saviez-vous que vous pouvez consulter vos rapports sur l’application, les faire signer ou les envoyer immédiatement par e-mail? Appuyez sur le nom du projet, puis sur “Plus” à côté du rapport en question. Les versions signées sont stockées séparément dans votre compte en ligne.

Consultez la documentation en ligne ici.

13. Clonez uniquement les remarques NOK

La plupart des utilisateurs d’ArchiSnapper qui créent des rapports utilisent la fonctionnalité de clonage. Cela signifie: faire un nouveau rapport en partant du précédent.

Il est utile de savoir qu’il y a des paramètres de clonage sur l’application. Appuyez sur trois tirets horizontaux (en haut à gauche de l’écran d’accueil) et cochez ce que vous voulez dupliquer du rapport précédent. Par exemple, vous pouvez choisir de “cloner uniquement les remarques NOT OK” (et pas les remarques OK).

Consultez la documentation en ligne ici.

 

Processus de construction efficace grâce à la collaboration

14. Collaborez avec des contacts

En plus de travailler avec des collègues dans le même compte ArchiSnapper, il est possible de collaborer avec des tiers.

  • Partagez les remarques en cours: Filtrez et partagez vos remarques avec un sous-traitant ou un entrepreneur. Générez un lien personnel qui donne aux contacts une vue en temps réel des remarques qui leur sont attribuées. Ils n’ont pas besoin d’un compte ArchiSnapper pour cela.

Consultez la documentation en ligne ici.

  • Voulez-vous aller encore plus loin dans la collaboration? Invitez vos contacts à donner du feedback sur les points qui leur sont attribués:  A partir d’ici vous pouvez inviter des contacts à créer un compte ArchiSnapper gratuit pour leur permettre de fournir des commentaires sur les éléments qui leur sont attribués. Ils peuvent ajouter des photos, écrire du texte et marquer des points comme “résolus”. Attention: seuls les utilisateurs admin peuvent inviter des contacts comme collaborateurs externes ici.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

15. Mise à jour hebdomadaire avec les remarques en cours

Utilisez ArchiSnapper pour envoyer automatiquement une mise à jour hebdomadaire par email aux contacts avec un aperçu des points qui leur sont attribués (avec le statut NOK).

Attention: seuls les utilisateurs admin peuvent faire cette configuration ici.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

16. Gestion des utilisateurs

Les utilisateurs Admin peuvent inviter de nouveaux utilisateurs et affecter des projets aux utilisateurs, afin qu’ils ne voient que les projets qui leur sont attribués.

Attention: seuls les utilisateurs admin peuvent faire cette configuration ici.

Consultez la documentation en ligne ici  sur la collaboration avec plusieurs utilisateurs dans 1 compte ArchiSnapper.


Processus administratifs simplifiés

17. Exportez vers Dropbox, Google Drive, FTP ou CSV

Allez dans votre compte en ligne et connectez ArchiSnapper à votre système de gestion de documents. Toutes les photos et rapports sont exportés en continu automatiquement.

Consultez la documentation en ligne sur Dropbox et Google Drive ici ou  sur l’exportation vers CSV(Excel) ici.

 

18. Demandez des pièces justificatives et documents

Avec ArchiSnapper, vous pouvez également demander des pièces justificatives à des tiers, tels que le client ou l’entrepreneur. Cela fonctionne comme suit :

  • Ajouter une pièce justificative à recevoir à un projet (par exemple «fiche technique panneaux solaires»), ou sélectionner une liste de pièces justificatives depuis une ‘checklist de documents’ que vous avez établi.
  • Demandez les pièces justificatives en ligne aux parties concernées: elles recevront un e-mail avec un lien pour télécharger les pièces justificatives.
  • Les pièces justificatives sont immédiatement disponibles dans votre compte: consultez-les et laisser un commentaire ou approuvez-les.

De plus, vous avez un aperçu continu des pièces justificatives reçues ou à recevoir par projet et vous pouvez définir des rappels automatiques par e-mail lorsque les pièces ne sont pas téléchargées à temps.

Regardez une vidéo ici.

19. Intégrez directement avec nos partenaires logiciels

Utilisez-vous un logiciel administratif où vos projets, contacts, documents, etc. ont déjà été encodés?

Consultez nos intégrations standard ici. En établissant une connexion, ces données sont automatiquement importées dans votre compte ArchiSnapper, vous n’avez donc pas à les saisir deux fois.

 

20. Importez vos contacts depuis Excel, Gmail, Yahoo ou Outlook

Très simple: importez simplement une liste de contacts depuis un fichier Excel ou depuis votre compte de messagerie.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

21. Gestion des photos du projet

Saviez-vous qu’avec ArchiSnapper, vous pouvez également ajouter des photos au niveau du projet? Appuyez sur le nom du projet dans l’application, puis accédez à «Images Internes». Ajoutez ensuite des photos sur place.

Après la synchronisation, ces photos seront enregistrées en ligne au niveau du projet, de sorte que les photos sont déjà structurées par projet. Et il y a aussi 2 autres avantages majeurs:

  • ces photos sont (tout comme les rapports PDF) automatiquement sauvegardées sur votre compte Dropbox, Google drive, ou votre server FTP. Autrement dit, le matin, vous prenez les photos sur chantier, et l’après-midi ils sont déjà dans le bon dossier sur votre serveur, ou Dropbox ou Google Drive
  • ces photos de projet peuvent facilement être insérées dans les rapports ou les To Do listes, cfr bouton “Ajouter des photos du projet” lorsque vous éditez un rapport.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

22. Envoyez des e-mails aux contacts d’un projet et conservez l’historique

Dans ArchiSnapper, vous avez généralement tous les contacts – avec les adresse e-mail – disponibles. Saviez-vous que vous pouvez également utiliser ces informations pour simplement envoyer des e-mails aux contacts d’un projet? Accédez à votre base de données de contacts, filtrez par projet ou par contact et envoyez un e-mail. Et bonne nouvelle: les mails envoyés sont également conservés dans votre compte ArchiSnapper. Vous recherchez tous les e-mails d’un projet spécifique ou d’un contact spécifique? Accédez à vos logs de messagerie, filtrez par projet ou contact, et vous les avez tout de suite! Voici un document d’aide avec plus d’informations.

Consultez la documentation en ligne ici.

 

Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?

Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchiez dans cette liste? Ou recherchez-vous une fonctionnalité spécifique? N’oubliez pas de consulter notre documentation en ligne ou notre chaîne YouTube ou envoyez-nous simplement un e-mail: support@archisnapper.com

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Pour info: depuis le tableau de bord de votre compte en ligne d’ArchiSnapper nous vous informons de tous les nouveaux développements.

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