La gestion de projet dans le secteur de la construction : tout ce qu’il faut savoir

La gestion de projet représente la base de tout projet de construction. La responsabilité principale d’un conducteur de chantier est d’organiser le bon déroulement du projet, en manageant une équipe de coordinateurs de projet. Le travail d’un conducteur de chantier fait parfois la différence, menant à une perte ou au contraire à un gain significatif sur l’intégralité du projet.

Les projets de construction suivent une évolution perpétuelle, et un processus bien planifié est la clé du succès. Cet article couvre les principaux concepts et principes de la gestion de projets dans le domaine de la construction.

Vous souhaitez en savoir plus ? Lisez attentivement ce qui suit…

Qu’est-ce que la gestion de projet dans la construction ?

La gestion de projet dans le domaine de la construction peut se définir par la façon dont sont organisés, préparés, planifiés, concrétisés et finalisés les projets. La gestion de projet fait appel à des chefs de projet et comprend généralement différents sous-projets, avec les équipes et managers correspondants.

Le but de la gestion de projet est de satisfaire le client, et de livrer un projet rentable tant au niveau fonctionnalité que budget.

La gestion de la construction est le management, la direction et la coordination de projets de construction.

Les chefs de projet doivent être touche-à-tout : estimation, suivi financier, communication, gestion des conflits, législation du secteur, législation sociale, processus de construction, étapes de contrôle etc.

Pour résumer : dans le secteur de la construction, on travaille dur, aspirant à deux choses : un bénéfice financier et une satisfaction du client. C’est à cela que sert la gestion de projet.

Le rôle d’un conducteur de chantier

Un conducteur de chantier est responsable du planning chantier, de la coordination, de la planification budgétaire et de la supervision, du début à la fin, d’un projet. En d’autres termes, le conducteur de chantier doit :

• Élaborer un budget, estimer les coûts et conduire des négociations
• Créer un planning de travail et les emplois du temps
• S’assurer du bon choix des méthodes et stratégies de construction
• Assurer une communication permanente avec le client pour discuter des travaux et du budget
• S’entretenir des questions techniques et contractuelles avec son équipe et toutes les parties professionnelles concernées
• Diriger, motiver et suivre l’équipe
• Travailler en étroite collaboration avec d’autres spécialistes du secteur.

La sélection de l’entrepreneur

Le conducteur de chantier est en charge de la sélection de l’entrepreneur, un premier choix déterminant pour le bon déroulement de la suite.

L’entrepreneur le moins cher n’est pas forcément le meilleur, bien au contraire. Ce qui parait bon marché au début peut se révéler très coûteux par la suite, comme ce serait le cas par exemple d’un entrepreneur peu ponctuel, impactant la satisfaction finale du client.

Ainsi, consacrez le temps nécessaire à la sélection d’un ou d’un groupe d’entrepreneurs avec qui vous serez en mesure de construire une relation professionnelle durable sur le long terme. Choisir des partenaires de qualité, avec lesquels vous bâtirez une relation de confiance, présente des avantages inestimables. Pensez aux points suivants :

• Est-ce que vous bénéficiez, à l’heure actuelle, d’un réseau de bons entrepreneurs ?
• Sont-ils fiables au niveau du respect des délais ?
• Est-ce qu’ils sont les moins chers sur le marché ? Si oui, pourquoi ? Si non, pourquoi ? (et, à nouveau, les moins chers ne sont pas forcément les meilleurs)
• Est-ce que leurs équipes sont suffisantes ? Pourront-ils gérer des phases très chargées, sans courir le risque de retard pour cause de sous-effectif ?

Évaluez chaque année les entrepeneurs avec qui vous (ne) travaillez (pas).

Une étape courte, mais nécessaire.

Gestion de projet dans la construction : tâches principales

La gestion d’un projet de construction est complexe. Nous récapitulons pour vous les tâches principales :

• • Ne pas perdre de vue la finalité du projet ! Et pour cela, détaillez bien les plans de constructions, le planning, le budget, et choisissez la bonne équipe.
  • Investissez dans l’efficacité : optez pour les bons professionnels et pour les bons matériaux, et optimisez ainsi votre productivité. La mousse isolante la moins chère n’est souvent pas la meilleure.
  • Gardez en permanence le contrôle sur vos contrats, votre planning, votre budget et les travaux à réaliser, du début à la fin. Cela vous permettra de gérer au mieux votre temps et vous évitera bien des soucis : temps perdu à attendre des devis des fournisseurs, menant à un retard du début des travaux, par exemple.
  • Priorité à une communication efficace entre toutes les parties du projet : cela permet de résoudre des conflits latents (non-dits) et de ne pas perdre du temps au téléphone.

Les processus de la gestion de projet

Une fois le projet confié à un entrepreneur, les travaux peuvent commencer. Aussi bizarre que cela puisse paraitre, tous les projets de construction suivent un cycle de vie standard, aussi variés soient-ils.

Nous avons divisé ce cycle en quatre phases :

1/ La phase d’initiation

C’est ainsi que débute le projet. Le concept du projet est étudié et analysé.
C’est à ce moment là que se posent les questions suivantes :

• Pourquoi ce projet?
• Ce projet est-iI réaliste ?
• Quels sont les partenaires éventuels de ce projet, et la capacité est-elle suffisante (également au niveau des partenaires) ?
• Quel doit être le résultat ?
• Quelles sont les limites du projet ? Qu’est-ce qui en fait partie, et où le projet s’arrête-t-il ?
• Une étude de faisabilité est-elle nécessaire ? Si oui, quels en sont les résultats ? Quelles sont les recommandations données ?

Si tous les points ont été clarifiés, un cahier des charges est réalisé, document contenant toutes les informations liés au projet et compilant toute la documentation disponible.

2/ La phase de planning

Planifier le temps, les frais et les moyens du projet – LA priorité pendant cette seconde phase.

L’équipe développe la stratégie à suivre, également appelée gestion de la portée du projet (scope management).

Il est important de faire une structure de répartition du travail (work breakdown structure), partie intégrante de la planification et base indispensable pour évaluer la portée du projet. Cette structure vous aide à atteindre, avec votre équipe, le coeur du résultat final. La structure de répartition du travail représente à son tour un point de départ pour la répartition des responsabilités. La structure de répartition du travail fait en sorte que vous ayiez en vue toutes les composantes formant l’intégralité d’un projet.

• Quel est le résultat souhaité à la fin du projet ?
• Quels sont les priorités ? Pour les projets de construction, c’est généralement la programmation des phases.
• Quelles sont les tâches liées aux priorités ci-dessus ?
• Finalement, un point très important : une fois les activités nécessaires identifiées, associez-y la responsabilité d’un professionnel.

Une fois définis les budget, planning et activités à mettre en oeuvre, le projet peut démarrer. Étape suivante : la gestion des risques – c’est à ce moment que sont analysées toutes les menaces potentielles pour le projet, et que sont mises sur la table les solutions possibles. Enfin, l’élaboration d’un vrai plan de communication permet d’assurer une communication efficace et non-chronophage entre parties. Le temps, c’est de l’argent.

3/ La phase de réalisation

C’est l’étape pendant laquelle le plan du projet est concrétisé. De manière générale, cette phase est divisée en deux processus : le processus de mise en oeuvre et le processus de suivi et contrôle. L’entrepreneur s’attèle à la réalisation des tâches demandées. Parallèlement, les travaux sont suivis et contrôlés, et si nécessaire, modifiés et ajustés. En vrai, le conducteur de chantier passe une partie significative de son temps au suivi de son projet, et à l’adapter, en fonction des informations qui lui sont remontées, pour une gestion optimale.

4/ Phase de bilan

Une phase essentielle, souvent oubliée. C’est à ce moment que tout est mis en oeuvre pour apprécier le résultat du projet. Parmi les activités qui ont lieu durant cette dernière phase, on peut penser à la rédaction de manuels d’utilisation, à l’entretien, à l’évaluation du projet, à la rédaction d’un bilan du projet (feedback précieux pour les projets ultérieurs), ou à un évènement pour célébrer le résultat etc.

Planification du projet

Un planning fiable permet d’éliminer de nombreux risques pendant un projet de construction. L’intérêt d’un planning est d’optimiser pleinement les ressources humaines, matérielles et de moyens, pour éviter les retards, et assurer une meilleure communication entre parties concernées.

Il existe un éventail de techniques de planification parmi lesquelles vous pouvez choisir. Nous en avons selectionné quatre :

• Le diagramme de Gantt : L’une des méthodes les plus pratiques pour un conducteur de chantier. Un diagramme de Gantt est un moyen mémo-technique de visualiser le planning et l’avancement du projet, et donne la possibilité de planifier des tâches non reliées entre elles.
• Le « line balancing » : L’attribution du travail de production aux machines et/ou à la main d’oeuvre, de façon à optimiser complètement le temps nécessaire à la production. Le « line balancing » est une méthode des plus utiles pour les tâches de nature répétitive, ce qui est pratique pour tenir les délais tout en mobilisant les ressources de façon efficace.
• Le « chemin critique » est un concept théorique de la gestion de projet, qui indique quelles activités du planning sont déterminantes pour la date finale. Autrement dit, cette méthode vise à une finalisation anticipée ou du moins à temps du projet de construction.
• Le Q-Planning : Cette méthode de planification gagne en popularité, donnant au conducteur de chantier la possibilité d’ordonner correctement de nombreuses tâches, parfois discordantes.

Peu importe la méthode pour laquelle vous opterez. À chaque conducteur de chantier, son propre style (et tant mieux !), et chaque conducteur de chantier connait l’importance d’un processus de construction bien organisé et bien planifié.

Il est evident qu’un conducteur de chantier ne peut pas tout prévoir, et qu’il rencontrera probablement des retards ou des problèmes en cours de route. Malgré cela, la planification est une phase essentielle et permet au conducteur de chantier de réagir à temps et efficacement aux modifications (souvent) de dernière minute.

La gestion de projet dans la construction, c’est aussi l’élaboration du budget

La définition du budget : l’un des paramètres les plus essentiels dont il faut tenir compte dès le début de la conceptualisation du projet. L’estimation des frais est parfois un vrai défi, mais si bien faite, c’est l’une des clés du succès.

À quoi faut-il penser ?

• Analysez le projet -> Définissez clairement le cadre du projet : les buts, les limites. C’est chose faite ? Parfait, vous avez maintenant un aperçu clair de ce que vous pouvez atteindre, et sur qui vous devrez vous appuyer pour la réalisation.
• Définissez le budget : Tout d’abord, listez bien les priorités du projet. Ensuite, organisez la répartition du budget vous appuyant sur le planning et sur un calendrier. C’est le bon moment pour demander des devis aux entrepreneurs intéressés.
• Suivez les dépenses : Le projet de construction a débuté ? Suivez les dépenses, c’est essentiel ! Et cela vous évitera les mauvaises surprises.
• Surveillez la comptabilité : Un département comptabilité compétent est essentiel, puisqu’il est responsable du bon respect du budget tout au long du projet.

Réglementation

Un projet de construction est composé de nombreux aspects. Il est évidemment capital que le conducteur de chantier en connaisse les contraintes juridiques. Cinq aspects à retenir :

• Les parties : Les personnes impliquées dans le projet de construction (entrepreneurs, le maître d’ouvrage, les sous-traitants etc.)
• Les contrats : Bien qu’il existe des contrats-types pour les projets de construction, des modifications sont souvent requises dans les contrats, justifiant un solide appui juridique.
• La règlementation : L’équipe juridique se charge du respect des règles juridiques correspondantes.
• Les achats : Le processus d’achat porte sur l’acquisition de tous les biens et services nécessaires à un projet de construction. Il est donc important de s’assurer que le projet soit soigneusement organisé du point de vue juridique.
• L’assurance : On ne vous apprend rien : le chantier est un lieu de dangers et de risques potentiels. Le conducteur de chantier doit en être bien informé, et doit connaître scrupuleusement tous les détails des contrats d’assurance souscrits.

Pendant les négociations, un conducteur de chantier bien préparé doit connaitre à l’avance les réponses aux questions concernant la réglementation et les risques potentiels. Le projet peut ainsi commencer, sur des bases solides et sûres.

Conclusion

Monter et suivre un projet de construction est un défi énorme en termes de planning, de collaboration et de communication. Il est donc crucial de confier la gestion de votre projet à un logiciel fiable, qui vous simplifie la vie et vous permette de livrer des projets de construction d’encore meilleure qualité.

Question

Et Vous? Comment gérez-vous vos projets? Quel est vos astuces dans la gestion de vos projet de construction?

N’hésitez pas à partager vos expériences ci-dessous!