Les assistants virtuels : un atout de taille pour la croissance de votre entreprise

Les assistants virtuels : un atout de taille pour la croissance de votre entreprise

Les assistant(e)s virtuel(le)s sont des contractants et des freelances qui travaillent à distance.

Ils reprennent de nombreuses tâches en ligne, de l’organisation de votre calendrier à la réponse aux demandes de clients potentiels, en passant par la rédaction d’articles de blog et la publication sur réseaux sociaux.

Ils peuvent soit proposer des compétences spécialisées (par exemple, les Facebook ads) ou être un assistant virtuel général : un homme ou femme à tout faire, ce qui signifie qu’ils peuvent vous aider dans à peu près toutes les tâches en ligne auxquelles vous pouvez les former.

La décision d’embaucher un assistant virtuel pour enfin déléguer une partie de vos tâches n’est pas aisée. Avant de continuer à lire cet article, évaluez l’utilité réelle d’un assistant virtuel pour vous et votre entreprise.

Checklist from How Virtual Assistants Can Save Time and Help Grow Your Architecture or Contracting Business | Archisnapper

Répondez par oui ou par non aux questions suivantes :

  • Vos heures de travail sont-elles trop longues ?
  • Est-ce que vous perdez des clients et des prospects potentiels, ne pouvant pas répondre aux mails à temps ?
  • Vous sentez-vous parfois dépassé par la quantité de travail à faire ?
  • Y a-t-il des choses que vous devriez faire et que vous ne faites pas ?
  • Avez-vous besoin de plus de temps libre afin de mieux concilier vie pro et vie perso ?
  • Est-ce que vous consacrez plus de 10 heures par semaine à des tâches administratives ?
  • Est-ce que vous consacrez plus d’une heure par semaine à des tâches répétitives ?
  • Avez-vous l’impression de finir par travailler sur des tâches que vous n’aimez pas vraiment faire ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une des questions ci-dessus, vous devriez envisager de vous faire aider.

Qui sont les AV, et en quoi peuvent-ils vous aider?

Lorsque vous pensez à un assistant virtuel, comment l’imaginez-vous?

What do VAs do? How Virtual Assistants Can Save Time and Help Grow Your Architecture or Contracting Business | Archisnapper

Il est difficile de définir un profil-type, car les AV viennent de tous les milieux, de tous les pays et leur expérience est très diversifiée.

Prenez ces trois exemples :

  • Claudette a fait des études pour devenir architecte, mais n’a pas pu terminer son diplôme : sa mère est tombée malade et Claudette a du rentrer chez elle pour s’occuper de sa famille. Aujourd’hui, elle s’occupe de sa mère et dispose également de beaucoup de temps libre à la maison. Elle possède une excellente connaissance pratique de l’industrie de l’architecture et des compétences dans ce secteur, mais elle doit être capable de travailler à distance de manière flexible, en cas d’urgence.
  • Pat a été entrepreneur pendant 15 ans. À la suite d’un accident de travail qui l’a blessé au dos, il ne peut plus continuer à travailler sur les chantiers. Il a des connaissances impressionnantes et un grand savoir-faire du secteur industriel, avec un excellent sens du détail, mais il a besoin d’être à la maison en raison de sa blessure.
  • Alya vit aux Philippines avec son mari et ses parents. Elle travaille depuis 4 ans comme assistante virtuelle exécutive pour un entrepreneur basé à Portland, Oregon et a appris à tout faire, de la gestion de projet à la gestion des mises à jour pour 3 sites Web, en passant par la commande de marchandises et de produits. Il y a peu, l’entrepreneur a décidé de prendre sa retraite. Alya est donc à la recherche d’un nouveau poste.

Ne croyez surtout pas que les AV ont des compétences basiques et/ou limitées.

Vous pourriez tomber sur quelqu’un qui pourrait au fond faire le travail d’un architecte, d’un entrepreneur ou d’un assistant non virtuel, mais pour quelque raison que ce soit ; cette personne doit pouvoir travailler à la maison ou à distance

Voici 5 améliorations qu’un assistant virtuel peut apporter à votre entreprise :

1. Une meilleure gestion du temps

Consacrez moins de temps aux tâches administratives répétitives que vous n’aimez pas, et plus de temps aux tâches essentielles pour développer votre entreprise.

Les assistants virtuels peuvent vous aider à organiser votre quotidien. Ils peuvent reprendre toutes les tâches non essentielles, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion plus générale de votre entreprise.

How Virtual Assistants Can Save Time and Help Grow Your Architecture or Contracting Business | Archisnapper

Avoir davantage de temps vous aidera également à gérer votre équilibre travail/vie personnelle, vous permettant de passer davantage de temps en famille et entre amis, tout en assurant la croissance de votre entreprise..

2. Une réduction des coûts

Admettons que vous passez 10 heures par semaine à envoyer des e-mails, à tenir votre comptabilité et à envoyer et demander des devis.

Si votre taux horaire est de 65€, cela équivaut à 650€ par semaine.

Maintenant, imaginons que vous trouviez un excellent assistant virtuel pour 10€ l’heure, qu’il prend en charge ces tâches et que cela vous coûte 100€ par semaine. Vous économiserez 550€ par semaine, soit 28 600€ par an.

De plus, vous serez gagnant au niveau fiscal et en termes de cotisations sociales. Comme les AV sont en freelance, leurs cotisations sociales sont à leur charge. L’élimination de ces coûts peut réduire considérablement vos frais généraux et augmenter votre rentabilité.

3. Une meilleure utilisation de vos compétences

En tant qu’architecte ou entrepreneur, vous êtes hautement spécialisé. Pourquoi perdre des heures chaque semaine à envoyer des e-mails et des factures ?

Don't waste your time "How Virtual Assistants Can Save Time and Help Grow Your Architecture or Contracting Business" | Archisnapper

Si ce n’est pas indispensable et n’exige pas vos compétences particulières, vous ne devriez pas le faire.

C’est votre entreprise. Assurez-vous de mettre vos compétences uniques au service du développement de votre entreprise. Les tâches administratives peuvent être déléguées, mais qu’en est-il de vos compétences spécifiques et de votre créativité ? Ces compétences-là sont irremplaçables.

4. Un meilleur service client

La perte d’un client potentiel à cause d’une surcharge de travail devrait être l’occasion d’un déclic. C’est LE moment d’embaucher quelqu’un. Perdre des clients potentiels et exaspérer des clients existants n’est tout simplement pas une option si vous voulez faire croître votre entreprise.

Et si vous pouviez vous engager de toujours répondre sous 24 heures à vos clients et prospects ? Cela montre que vous êtes fiable, organisé et que leurs besoins sont au cœur de vos préoccupations.

Ne pas répondre au mail d’un client potentiel sous une semaine parce que vous êtes débordé affecte votre image. Les assistants virtuels peuvent s’assurer que vous répondez toujours rapidement à vos clients, ce qui laisse une impression positive.

5. Une compétence spécialisée

Vous pouvez embaucher un assistant virtuel aux compétences complémentaires, qui font défaut à votre entreprise.

Par exemple : vous aimeriez ajouter un nouveau processus à votre entreprise.

Ou bien vous débutez la publication d’annonces Google AdSense.

Le problème, c’est que vous ne connaissez rien à Google AdSense – ce qui est par ailleurs compréhensible… : vous devez disposer d’une connaissance pratique en termes d’utilisation de mots-clés, savoir créer des cibles personnalisées et recibler vos cibles uniques.

Vous pourriez passer 3 mois à apprendre vous-même à maîtriser Google AdSense : il existe de nombreuses ressources gratuites. Or, cela prend du temps, et le temps vous fait déjà certainement défaut.

Embaucher quelqu’un qui possède déjà ces compétences et bénéficie d’une expérience dans ce domaine vous fera économiser des centaines, voire des milliers de dollars, tout en vous permettant de vous concentrer sur des domaines que vous maîtrisez déjà.

Hire VAs for special projects "How Virtual Assistants Can Save Time and Help Grow Your Architecture or Contracting Business" | Archisnapper

Quelques exemples de tâches à déléguer à un assistant virtuel :

1. L’administration

L’accumulation de petites tâches administratives peut s’avérer extrêmement chronophage.

Si vous consacrez 10 minutes à une tâche chaque jour, sur une année, vous y aurez consacré près de 43 heures, ce qui représente une semaine de travail complète pour cette seule tâche.

Si d’autres personnes peuvent le faire à votre place : embauchez un AV.

Voici quelques exemples de la façon dont un AV peut vous aider dans vos tâches administratives :

La gestion du calendrier

Des visites de chantier avec des clients potentiels. Des événements locaux de networking. Des appels Skype avec des collaborateurs et partenaires. Des rencontres pour faire le point avec l’équipe. Et puis le 93ème anniversaire de tante Marthe… : bien organiser votre calendrier est essentiel.

S’il y a des endroits où vous devez être et des gens que vous devez appeler, il est préférable que ces choses ne se chevauchent pas, et que vous sachiez où vous êtes censé être et quand.

Un AV peut :

  • Fixer et confirmer les rendez-vous
  • Réserver vos déjeuners et dîners selon vos besoins.
  • Répondre aux e-mails concernant les réunions à venir
  • Passer des appels et prendre des notes de réunion
  • Préparer vos modalités de voyage en votre nom
  • Vous tenir informé de votre agenda, jour après jour.

La comptabilité

Consigner les factures, et les paiements, enregistrer les reçus et s’occuper de vos impôts : la comptabilité est une tâche qui prend beaucoup de temps. Tout comme la paie, c’est un domaine où vous ne pouvez pas vous permettre d’agir de façon précipitée ou de faire des erreurs.

Le niveau auquel votre AV peut vous aider dépendra très probablement de son expérience. Si c’est une tâche importante, embauchez quelqu’un d’expérimenté en comptabilité et informé de la législation locale.

La plupart des AV peuvent vous aider dans les tâches suivantes :

  • L’envoi et suivi des factures
  • Le paiement des factures
  • Le suivi des frais
  • La mise à jour des revenus et des dépenses dans votre programme/plateforme ou fichier concerné.

Les modalités de voyage

Un client vient de faire appel à vous pour la construction d’un nouveau bureau à Berlin ? Vous assistez à une conférence biennale d’architecture à Chicago ? Vous êtes invité à participer à une conférence sur l’architecture verte, à l’attention d’un groupe d’étudiants de l’Université de Toronto ?

Bien que voyager pour le travail soit une opportunité passionnante pour développer votre marque et votre crédibilité, la planification peut s’avérer plus complexe. S’assurer d’avoir le meilleur prix du billet d’avion, réserver un Airbnb ou hôtel qui dispose d’une connexion WiFi, vérifier qu’il y a une navette depuis et vers l’aéroport, ou le cas échéant, que vous pourrez récupérer et déposer votre voiture de location facilement en fonction de vos horaires de vol : cela prend des heures de planification.

Un AV peut :

  • Rechercher le vol le moins cher pour la date et l’heure souhaitées, et suivre de près l’évolution des tarifs.
  • Réserver des hôtels ou des Airbnb à proximité de l’emplacement, qui répondent à toutes vos exigences.
  • Respecter le budget pour toutes vos réservations
  • Vérifier les options de transport, réserver une navette ou louer une voiture.
  • Mettre à jour votre calendrier et vous rappeler les horaires de voyage et tout renseignement important (adresse et heure des réunions ou des conférences) avant votre départ.
  • Comptabiliser vos dépenses.

L’administration générale

Commander du papier à dessin, racheter des ampoules, organiser vos fichiers dans Google Drive, DropBox ou iCloud : il existe tant de petites tâches et de projets qui peuvent finir par vous faire perdre votre temps lorsque vous êtes à la tête d’un cabinet d’architecture.

Si une tâche est répétitive, et qu’il faut plus de 10 minutes pour la faire, envisagez d’embaucher un AV.

Quelques exemples :

  • Commander des fournitures de bureau (même les snacks et le café))
  • Organiser les envois et enlèvements postaux, gérer les horaires de livraison
  • Tenir à jour une bibliothèque numérique d’échantillons d’architecture
  • Créer, mettre à jour et exécuter des rapports et des journaux de suivi
  • Gérer les systèmes d’archivage en ligne liés au projet et internes au bureau, notamment les documents sur votre cloud (par exemple, Google Drive).

2. La communication

Imaginons que vous travaillez sur un nouveau design pour un client. Vous êtes juste en train de vous mettre « dans le bain ». Soudainement, votre smartphone vous notifie d’un email d’un client. Vous ouvrez le mail et vous vous dites : « Oh, je vais répondre rapidement ». Ça finit par vous prendre 30 minutes, et vous avez perdu le fil de votre inspiration.

Évidemment, les mails et les appels ne peuvent être ignorés. Mais quelques heures de concentration tranquille, sans interruption, sont si précieuses !

Vous pouvez éteindre votre smartphone pendant quelques heures, bien que cela puisse vous donner l’impression de ne pas répondre aux attentes de vos clients. Déléguer la communication à un AV est une démarche gagnant-gagnant. Vous restez ultra-réactif aux yeux du client, mais disposez du temps calme et ininterrompu dont vous avez besoin pour être créatif.

La gestion de la boîte mail

Votre AV peut s’occuper de tous vos mails, sans vous interrompre, et en cas d’urgence, votre AV vous le fera savoir. Tous les jours, il peut signaler les éléments urgents, classer par ordre de priorité les mails auxquels vous devez absolument répondre, puis répondre à tout ce qui n’est pas essentiel. Le seul fait de supprimer les spam ou de longues newsletters vous fera gagner des minutes chaque jour et des heures chaque mois.

Un AV peut :

  • Établir l’ordre de priorité de votre boîte de réception et vous communiquer les mails urgents ou essentiels
  • Répondre aux demandes des clients et aux questions fréquemment posées
  • Ajouter les dates et les échéances des réunions à votre calendrier
  • Organiser votre boîte de réception : suppression des mails superflus, classification des mails dans des dossiers et maintien d’une boîte de réception nette et ordonnée.

Le téléphone

Renvoyez les appels à votre AV. La plupart des professionnels ont des secrétaires et des assistants – et pour cause ! Répondre à chaque appel peut prendre beaucoup de temps et détourner votre attention des tâches à accomplir.

Vous avez peut-être déjà assisté à une réunion de chantier, avec un client qui reçoit un nouvel appel toutes les quelques minutes.

Le client se justifie par des « une minute, je prends juste cet appel », et la réunion qui devait durer à peine 20 minutes finit par durer plus d’une heure. De plus, cela vous laisse l’impression que le client n’est pas concentré, et qu’il ne respecte pas votre temps.

Vos clients ressentent probablement la même chose.

Vous pouvez éteindre votre téléphone, mais souhaitez rester disponible en cas d’urgence. L’AV peut vous aider à prendre tous les appels et à vous solliciter seulement lorsque c’est indispensable.

Un AV peut :

  • Répondre à tous vos appels
  • Vous connecter lorsqu’il s’agit d’une urgence ou lorsque votre intervention est indispensable
  • Prendre des messages pour vous et établir l’ordre de priorité de vos rappels
  • Offrir un service de qualité aux clients et aux clients potentiels.

3. La recherche

Qu’il s’agisse de jeter un œil aux prix des matériaux de différents fournisseurs ou de suivre les tendances actuelles de l’architecture, un AV peut réduire de façon significative votre temps passé à lire en ligne.

Supposons qu’un client potentiel aimerait recevoir votre proposition concernant une nouvelle gare routière pour une petite ville émergente située à plusieurs régions d’ici. Vous pourriez demander à votre AV de créer un rapport contenant des informations sur la ville, le site, la population et les nouvelles tendances en matière de transport. Cette information vous sera précieuse pour concevoir une proposition qui répond aux besoins spécifiques du client, plutôt que de lui faire une proposition plus improvisée.

Quelques exemples de recherches à confier à un AV :

  • La comparaison tarifaire des fournitures et des services
  • L’élaboration d’une liste de prospects
  • Une analyse des activités de vos concurrents directs, depuis les prix pratiqués à leur présence sur réseaux sociaux.
  • Les dernières tendances de l’industrie
  • La recherche d’articles de blog que vous souhaitez rédiger
  • La recherche de contenu de réseaux sociaux à partager avec votre public (nouveaux articles, mèmes drôles, développements de l’industrie)

4. Le marketing et la présence en ligne

Le marketing est un domaine qui, souvent :

a) prend beaucoup de temps

b) ne se concrétise pas.

Aucune de ces options n’est bénéfique à votre entreprise !

Le marketing est essentiel pour attirer des nouveaux clients, et renforcer la crédibilité de votre cabinet d’architectes. Trop souvent, on fait l’impasse sur ce domaine, ou alors on s’en occupe pendant une courte période, puis on le néglige à nouveau.

Par exemple, disons que vous avez lu notre récent article Architects and contractors: How content marketing can help you get new clients et vous décidez de vous lancer dans l’aventure du blog. Au cours des deux premières semaines, vous avez écrit 4 articles, plein d’enthousiasme à l’idée de créer du contenu pour de futurs clients.

Puis un gros projet est arrivé, et a monopolisé la majeure partie de votre temps. Vous n’avez rien posté depuis deux semaines, et vous ne vous êtes pas connecté aux réseaux sociaux pour assurer un contact avec vos lecteurs et partager vos articles.

Y travailler quand vous en avez le temps, et faire assurer la relève par quelqu’un d’autre lorsque vous êtes occupé : idéal, non ?

Devinez quoi… les AV peuvent vous sauver !

Le content marketing

La tenue d’un blog peut prendre beaucoup de temps. La recherche, la rédaction, le formatage, la recherche et le téléchargement de photos, l’affichage sur votre site Web et la réponse aux commentaires peuvent prendre plusieurs heures.
Et si vous pouviez réduire ce temps passé ? Et poster plus souvent ?

Un AV peut :

  • Faire des recherches sur le contenu de l’article
  • Ajouter l’introduction et la conclusion à l’article
  • Trouver, créer ou formater les images appropriées
  • S’occuper de la relecture
  • Formater l’article avec des titres et des listes à puces
  • Publier l’article sur le site et s’assurer que le référencement est efficace
  • Répondre aux commentaires sur les articles.

La gestion des réseaux sociaux

Votre AV peut faire de la gestion des réseaux sociaux une tâche quotidienne : traiter les commentaires et les questions, partager régulièrement des mises à jour via des photos sur la progression de votre projet, afficher des articles sur votre blog, partager des mèmes amusants et des articles liés aux news du secteur. Et rien ne vous empêche de vous plonger dedans lorsque vous avez un moment !

Bien qu’il soit préférable d’avoir une stratégie globale claire, les AV peuvent par exemple publier le contenu que vous avez vous-même créé, créer des graphiques pour accompagner les articles, interagir avec votre public en répondant aux commentaires et aux messages, et rechercher du nouveau contenu externe à partager.

Un AV peut :

  • Vérifier et répondre aux avis en ligne sur votre entreprise
  • Publier des photos de l’état d’avancement de votre dernier projet
  • Poster des photos « avant/après »
  • Partager les nouveaux et anciens articles de votre blog
  • Publier du contenu intéressant : articles récents, tendances et rapports de l’industrie, vidéos et mèmes trouvés sur le Web.
  • Répondre aux commentaires et aux messages directs, les classer par ordre de priorité pour que vous puissiez y répondre.

5. Des tâches plus complexes

Afin de vous aider à accomplir certaines tâches plus avancées et chronophages, vous pouvez faire appel à des AV. Voici deux exemples :

La maintenance du site Web

La mise à jour de votre site Web exige une certaine expertise et peut prendre énormément de temps si vous n’êtes pas un expert en conception ou en développement Web. Avoir un AV qui s’occupe de la mise à jour du site Web à votre place, ou qui s’occupe de l’embauche et de la supervision d’un professionnel peut vous soulager d’un poids considérable : de plus, vous vous assurez d’avoir un site Web qui reflète votre meilleure image aux clients potentiels.

Le design

La création de logos, d’images de réseaux sociaux, de brochures et de portfolios peut également être attribuée à un AV compétent en design. Vous pouvez également embaucher un AV avec des compétences encore plus avancées : il peut même vous aider dans vos projets d’architecture.

Prenons l’exemple du design de meubles : pendant que vous travaillez sur la pièce, un AV peut effectuer des recherches sur des matériaux locaux spécifiques, des fournisseurs de meubles design, ou même créer lui-même certains designs de meubles.

Même en cas d’aide basique, vous gagnerez un temps précieux semaine après semaine. Du temps que vous pourriez passer à réfléchir à l’évolution de votre entreprise, à travailler sur de nouveaux projets, ou avec vos amis et votre famille.

Prêt(e) à embaucher un AV ?

Lorsqu’on trouve l’assistant virtuel qui répond parfaitement aux besoins de votre entreprise, celui-ci peut transformer votre façon de travailler et vous faire gagner beaucoup de temps, rendant votre travail plus facile et plus agréable.

Quelles sont les démarches pour l’embaucher ?

Quels seront les frais à débourser ?

Quelles sont les meilleures plateformes en ligne pour trouver et embaucher des AV ?

Quelles sont les questions à poser lors de l’entretien ?

À quels points faut-il faire attention ?

La première embauche d’un AV est une étape importante qui peut faire peur – nous avons donc créé un guide complet sur le sujet, qui répondra à toutes les questions ci-dessus.

À lire : A Guide to Hiring a Virtual Assistant for your Architecture or Contracting Business

Pas tout à fait prêt ?

Si vous n’êtes pas encore sûr d’être prêt à franchir le pas, pas d’inquiétude. Chaque entreprise croît à un rythme différent, et peut-être que votre entreprise n’en est tout simplement pas encore là.

Ceci étant, il existe plusieurs façons d’obtenir de l’aide supplémentaire de façon temporaire. Vous pouvez faire appel à des entrepreneurs et des freelances pour vous aider de façon ponctuelle dans le cadre d’un projet ou d’une tâche en particulier.

Nous suggérons de d’abord faire appel à un freelance sur un projet ponctuel et à petite échelle : par exemple, embaucher un analyste en référencement qui créera un rapport sur la présence en ligne de votre entreprise, ou un chercheur qui travaillera à une liste de prospects dans votre région.

Débuter par des tâches spécifiques et délimitées vous aidera à identifier en quoi le recours à une aide extérieure peut vous aider. Une approche pas-à-pas vous inspirera de nouvelles idées sur la façon de faire croître votre entreprise.

En résumé

Les assistants virtuels peuvent vous aider à mieux gérer votre temps, à améliorer votre service à la clientèle, à réduire vos coûts, à vous aider dans le cadre de projets spécifiques qui nécessitent des compétences autres que les vôtres, et à libérer votre temps pour que vous puissiez prendre de la hauteur de vue dans la gestion de votre entreprise.

Vous possédez probablement vous-même les compétences nécessaires pour effectuer les tâches administratives et spécialisées citées ci-dessus. Or, l’embauche d’un AV vous fera gagner du temps – un temps indispensable pour faire évoluer votre entreprise.

Lors de la croissance de votre entreprise, il sera tôt ou tard essentiel de travailler mieux plutôt que davantage. Le choix d’un AV peut être la transition parfaite depuis une entreprise individuelle ou d’une très petite équipe vers une entreprise dynamique, prospère et de taille plus importante.

Gagner du temps et développer son entreprise : quelques lectures complémentaires

Chaque semaine, nous publions de nouveaux articles inspirants sur comment construire et développer une entreprise. Si vous souhaitez être tenu au courant de nos publications, abonnez-vous à notre newsletter via la barre rouge en haut de la page, ou connectez-vous sur Facebook ou Twitter.

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