Architectes indépendants : quels logiciels (et quels frais) ?

Architectes indépendants : quels logiciels (et quels frais) ?

Choisir et adopter le bon logiciel : un défi que rencontrent de nombreux architectes.

Lorsque je discute ou que j’envoie des e-mails à des architectes, je reçois en retour souvent des questions de ce genre :

  • Ai-je vraiment besoin d’un ERP / logiciel de gestion de projet ?
  • Est-ce que vous connaissez une solution simple pour le suivi du temps et la facturation ?
  • Quels sont les outils utilisés par les autres architectes ?

C’est pourquoi j’ai décidé de proposer cet aperçu des différents types de logiciels (et leurs prix !) qui peuvent être utiles pour un architecte indépendant.

En tant qu’architecte, vous avez probablement du mal à trouver le temps qu’il faut pour étudier et de tester différents outils et applications.

Et c’est tout à fait compréhensible : il faut un certain temps pour les télécharger, les approfondir et les essayer. Cela étant dit, il est important de considérer ce temps passé comme un investissement : vous investissez du temps et des efforts maintenant pour en récolter les fruits plus tard.

Pour un architecte, il existe deux choix pour gagner plus : (1) augmenter votre taux horaire (découvrez ici pourquoi vous devriez vraiment y songer) et (2) travailler plus d’heures facturables.

Travailler plus d’heures facturables ne signifie pas automatiquement travailler plus d’heures en général.

Première étape ? Réduire le nombre d’heures que vous consacrez à des tâches non facturables.

Préparation de factures sur la base de vos relevés de temps manuels dans Excel, suivi des paiements, rédaction de rapports de chantier dans Word, impression de plans de sol, envoi de documents et de to-do listes, impression de vos documents comptables et présentation à votre comptable… pas question de perdre votre temps précieux à des tâches administratives

C’est là qu’entrent en jeu les logiciels.

En investissant votre temps (et votre argent) dans un bon logiciel, vous pouvez automatiser un grand nombre de tâches administratives répétitives. Cela vous fera gagner beaucoup d’heures, chaque mois un peu plus.😉

Vous pouvez désormais utiliser tout ce temps gagné pour travailler directement sur les projets de vos clients (soit des heures facturables). Un moyen simple pour augmenter votre rentabilité – sans devoir travailler plus.

Architectes indépendants : quel genre de logiciel me faut-il ?

Je ne vous conseille pas d’investir tout de suite dans un complexe ERP ou logiciel de gestion de projet.

Partez plutôt sur un logiciel simple et abordable, basé sur le cloud, qui ne nécessite aucune installation et qui répond aux critères suivants :

  • Facile à mettre en œuvre : aucune connaissance en informatique requise.
  • Paiement mensuel et annulation possible mensuellement
  • Pas de mises à jour manuelles.

Les logiciels cloud permettent un accès automatique à vos données à tout moment (jour ou nuit), de n’importe où (de votre bureau, sur le terrain ou en déplacement) et depuis n’importe quel appareil (ordinateur portable, tablette, téléphone).

La possibilité de travailler sur n’importe quel appareil à n’importe quel moment peut à elle seule booster votre productivité. Pensez aux innombrables fois où vous avez voulu accéder à un plan de sol ou à un autre document sur place, mais où vous n’avez pas pu le faire. Et ce n’est qu’un exemple.

Logiciels cloud : que choisir, à quel prix ?

Voici une liste de logiciels que j’estime utiles voire indispensables pour les architectes indépendants, et quelques indications de tarification.

1/ CAO (Conception Assistée par Ordinateur)

Je ne suis pas un expert en logiciels de CAO et je ne saurais vous en conseiller un seul en particulier.

Que ce soit Vectorworks, AutoCAD, ArchiCAD, une chose est sûre : il vous faut un logiciel de dessin, et il y a de fortes chances que ce soit votre plus grosse dépense en termes de logiciel.

Les prix varient beaucoup en fonction de vos besoins et de votre lieu de résidence.

Voici trois examples :

  • Archicad : à partir de 2760 € l’achat initial, puis 175 €/mois
  • Autocad : à partir de 177 €/mois. Pas d’investissement initial.
  • Vectorworks : 3295 € l’achat initial, pas de frais mensuels.

Les frais sont indicatifs, et je n’ai pas de recommandations à vous faire quant à la meilleure solution à adopter, car tout dépend de ce que vous allez en faire. Étant donné l’importance cruciale du logiciel CAO pour les architectes, mieux vaut privilégier la qualité de l’outil plutôt que le tarif le plus bas.

2/ Gestion de documents, édition de documents et e-mails

En tant qu’architecte, vous avez besoin d’un bon outil pour gérer tous vos documents. Vos devis, contrats, dessins et plans doivent être stockés en toute sécurité tout en restant accessibles depuis tout appareil, à tout moment.

Si vous ne disposez pas encore d’un logiciel de gestion de documents cloud, faites-en une priorité. Cela vous permettra de gagner beaucoup de temps et de vous épargner bien des soucis. De plus, votre image professionnelle face à vos clients n’en sera que renforcée. Google et Microsoft proposent des solutions de gestion de documents, intégrant l’édition de documents et la collaboration, ainsi que l’e-mail. Je recommande de choisir un seul fournisseur (par exemple Google ou Microsoft) qui couvre tout en une seule solution, plutôt que d’utiliser différentes solutions pour les e-mails, l’édition et la gestion de documents.

Si vous travaillez avec Google Cloud, vous pouvez utiliser Google Drive pour le stockage et le partage de documents, Gmail pour les e-mails et Google Docs et Google Sheets comme alternatives à Word et Excel. C’est une solution très abordable : pour 10 €/mois, vous pouvez utiliser chaque outil et disposer de jusqu’à 1 To de stockage. Par ailleurs, il est possible d’utiliser Gmail avec votre propre domaine (par exemple, email@domain.com)

Office 365 est une autre option : vous disposez de Microsoft Word et Excel, des e-mails et d’un espace OneDrive de 1 To pour 8,80 €/utilisateur

Si vous cherchez une solution pour la gestion de documents et la collaboration uniquement, il y a bien sûr Dropbox. Pour environ 10 €/mois/utilisateur, vous disposez d’un espace de stockage de 5 To.

Chez ArchiSnapper, nous utilisons Google Cloud et nous en sommes très satisfaits.

3/ Suivi du temps et facturation

Passer du temps à enregistrer manuellement des heures et à facturer vos clients est une perte de temps. Noter le nombre d’heures travaillées dans un tableur, puis calculer le montant facturable, copier les informations sur les clients dans un modèle Word, générer un PDF … Vraiment, vous avez autre chose à faire !

Envisagez d’utiliser un simple logiciel de suivi du temps qui vous permet de suivre le temps par projet, et qui générera automatiquement une facture professionnelle (avec votre propre logo et éléments de marque).

Chez ArchiSnapper nous utilisons FreshBooks. Quelques autres options : Hubstaff (10 $/utilisateur/mois), Harvest (12 $/utilisateur/mois) ou TimeCamp (7,50 $/utilisateur/mois).

Avec ce genre d’outils, vous pouvez facilement suivre le temps que vous passez à travailler pour un client spécifique. Vos rapports et factures mensuels seront générés automatiquement.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les applications de suivi du temps de travail pour les architectes, lisez cet article.

4/ Gestion de projets

Chez ArchiSnapper, nous utilisons Trello pour garder une trace écrite des tâches en attente par projet. L’outil vous permet de créer des tâches et de les déplacer d’une colonne à une autre, par exemple : À FAIRE -> FAIT.

Si vous avez du mal avec les post-its, si vous vous envoyez des tâches à faire par e-mail ou si vous les écrivez sur un morceau de papier : pensez à Trello. Vous pouvez, par exemple, créer un tableau par projet puis un ticket pour chaque tâche à effectuer (par exemple, « ajuster le plan » ) :

software for solo architects - trello | ArchiSnapper

Le forfait de base est gratuit et sera suffisant pour couvrir vos besoins.

5/ Rapports de chantier et réceptions de travaux

Préparer des rapports de chantier ou des réceptions de travaux prend du temps :

  • Sur place, vous prenez des notes avec un stylo et du papier, et de nombreuses photos avec votre téléphone ou votre tablette.
  • Ensuite, de retour au bureau, vous devez taper les notes dans Word, transférer vos photos sur votre PC, essayer de trouver celles qui conviennent et les importer dans votre document Word.
  • Sans parler de la difficulté à garder une mise en page correcte chaque fois que vous insérez une photo 😉

ArchiSnapper est une application simple qui automatise le processus de rédaction des rapports de chantier et de réception des travaux. Vous pouvez documenter des articles, prendre des photos sur place et annoter sur des plans et des dessins. Cette application génère automatiquement un rapport de chantier professionnel avec vos propres éléments de marque.

Cela vous fera gagner de nombreuses heures !

ArchiSnapper est proposé à 19 €/mois pour un utilisateur, puis 14€/mois à partir du second utilisateur.

6/ Conception graphique

En tant qu’architecte, vous avez probablement aussi besoin d’un outil de conception/design graphique comme Adobe Photoshop (24,19 €/mois) ou Adobe illustrator (24,19 €/mois) pour promouvoir et vendre votre création.

Canva est une autre option intéressante qui offre des possibilités infinies pour la création de belles présentations, d’images pour les réseaux sociaux, etc. Même avec des compétences limitées en la matière, vous pouvez créer des images inspirantes grâce à ses nombreux modèles, simples d’utilisation. Il existe une version gratuite proposant de nombreuses options. Le plan Pro commence à 8,99 €/mois.

7/ Site Internet et portfolio en ligne

Faire appel à un développeur web pour construire un site web personnalisé avec portfolio intégré peut être assez coûteux. Un investissement pas forcément possible lorsqu’on se lance dans l’aventure.

En tant qu’architecte, il est capital de présenter votre travail sous son meilleur angle, donc de montrer des photos de qualité. C’est, avec votre tarification, LE facteur fondamental qui détermine votre image auprès des clients (potentiels).

Vous pouvez en apprendre plus sur le pouvoir de la preuve sociale pour les architectes dans cet article.

Heureusement, il existe des moyens très simples pour se lancer. Avec des outils comme Format (12 $/mois), vous n’avez pas besoin d’être développeur web pour créer une belle page web avec des photos de votre travail.

Avec Wix, vous pouvez construire tout seul un site web à partir de zéro. Aucune compétence en matière de codage n’est requise. Wix peut être utilisé par n’importe qui pour créer un site web (grâce au drag & drop). Les prix varient de 0 à 24,50 € par mois, selon le plan que vous choisissez. Si vous souhaitez un domaine personnalisé – tel que VotreSite.com – il faudra dépenser un peu plus.

Wix propose des modèles spécialement conçus pour les architectes. Vous pouvez en découvrir quelques exemples ici.

Software for solo architects - WIX | ArchiSnapper

Un site web Wix peut être construit et lancé dans une seule interface, la seule chose que vous devez faire est de vous connecter à Wix.com.

WordPress est une alternative gratuite. Avant de vous lancer, vous devrez souscrire à un abonnement payant au serveur et un nom de domaine, par exemple. WordPress offre cependant beaucoup plus d’options de conception et de personnalisation.

Vous trouverez ici une comparaison entre Wix et WordPress pour construire votre propre site Web. Si vous avez peu d’expérience en construction de site web, Wix est la meilleure solution car il est beaucoup plus facile à mettre en place et à maintenir.

Pour conclure

Le marché regorge de nombreuses solutions et applications pour architectes. Les logiciels mentionnés ci-dessus sont, selon moi, particulièrement utiles. Allez, je résume pour vous :

  • Logiciel CAO : indispensable pour vos dessins => les prix varient en fonction de vos besoins.
  • Gestion de documents : une gestion cloud tout-en-un, pour accéder à vos documents de n’importe où, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 => 10 €/mois environ
  • Suivi du temps et facturation : un logiciel simple, au lieu d’enregistrer votre temps dans des fichiers Excel et de rédiger manuellement des factures => 10 €/mois environ
  • Gestion de projets : Trello, pour vous aider à gérer vos listes de choses à faire de manière très simple et gratuite => gratuit
  • Rapports de chantier et réception de travaux : ArchiSnapper vous permettra de gagner de nombreuses heures lors de leur rédaction => 19 €/mois
  • Conception graphique : Adobe Photoshop ou Canva. pour promouvoir et vendre vos dessins => 10 €/mois
  • Site Internet et portfolio en ligne : Format ou Wix, pour présenter facilement (et à un prix abordable) votre travail et votre entreprise sur Internet => 18 €/mois

Si l’on exclut les logiciels de CAO (dont les prix varient trop), cela porte le coût mensuel total des logiciels pour un architecte indépendant à 67 €/mois.

Voici une réflexion à mener :

Point A : les logiciels mentionnés dans l’article – qui coûtent 67 €/mois en tout – vous feront gagner de nombreuses heures chaque mois.

Point B : un architecte facture 70 € ou plus l’heure de travail facturable.

Conclusion par A+B : pour 67 € par mois, et en investissant un peu de votre temps initial dans le choix et l’adoption des bons outils, le retour sur investissement sera énorme !

Estimation prudente :

  • Supposons que vous facturiez 70 €/heure.
  • Supposons que vous utilisiez les outils mentionnés dans cet article, s’élevant à des frais totaux d’environ 67 €/mois.
  • Supposons que vous gagniez 4 heures de temps par mois en utilisant ces outils (et je pense que c’est une estimation basse), soit 4 heures supplémentaires qui peuvent être consacrées à du travail facturable, chaque mois.
  • Le gain mensuel s’élève à 4 heures, soit 280 € (70 €/heure). Si on soustrait 67 € de frais de logiciel, on tombe à un gain net de 213 € chaque mois (et encore une fois, c’est une estimation basse !).

Ne plus avoir à traiter des tâches administratives manuelles désagréables procure également une certaine tranquillité d’esprit.

Si vous pensez qu’un autre logiciel mérite de figurer dans cette liste, faites-le moi savoir ! N’hésitez pas à me faire part de votre opinion en laissant un commentaire ci-dessous. Ce ne sont pas les jolis logiciels à la mode qui nous intéressent, mais les vrais logiciels essentiels. Des logiciels que chaque architecte indépendant devrait utiliser pour gagner du temps sur son administration, et consacrer plus de temps à un travail facturable.

À l’instar d’actions où vous investissez de l’argent maintenant pour en gagner plus ultérieurement, il en va de même pour les logiciels : prenez des décisions intelligentes maintenant pour en profiter (beaucoup !) à l’avenir. C’est un choix stratégique judicieux à long terme.

P.S. Et si c’était un assistant virtuel qui vous apporterait son aide sur des tâches qui ne peuvent pas être automatisées par un logiciel ? Consultez ce guide.

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