Rapports journaliers dans le secteur de la construction : un manuel complet

Le rapport journalier fait partie du travail des chefs de chantier ou des contremaîtres dans la plupart des entreprises du secteur de la construction.

L’objectif ? Avoir un aperçu général des activités en cours, de l’avancement des travaux, des heures travaillées, des matériaux utilisés et des éventuels retards ou incidents.

Si vous omettez régulièrement l’inspection et le rapport journaliers par manque de temps – ou toute autre raison – cela peut présenter des risques :

• Des problèmes insignifiants deviennent majeurs, faute d’être remarqués à temps
• Vous êtes tenu responsable des retards qui sont pourtant indépendants de votre volonté.
• La communication entre parties concernées présente des failles
• Les factures sont contestées
• Des problèmes de sécurité apparaissent.

Vous vous dites peut-être : « D’accord, mais nos projets de construction sont déjà si souvent soumis à d’énormes contraintes de temps. Comment trouver le temps pour rédiger des rapports journaliers ? »

Ou bien : « Un seul rapport journalier ne fera plus aucune différence. »

Or, même si c’est probablement vrai, cumuler de nombreux petits risques peut soudainement s’avérer plus grave que prévu.

À long terme, le laxisme dans l’inspection des chantiers et dans la préparation des rapports journaliers peut avoir de graves conséquences : accidents, erreurs, malentendus, poursuites judiciaires, etc. – ce qui a bien sûr un impact négatif sur l’image et les résultats de votre entreprise.

Les inspections de chantier et les rapports journaliers peuvent sembler inutiles et ennuyeux à première vue, et jamais vraiment urgents dans l’immédiat, mais ils améliorent votre rentabilité à long terme.

Dans cet article, vous découvrirez en quoi les rapports journaliers sont si importants et par où commencer.

Les rapports journaliers – également appelés rapports journaliers de construction, compte-rendus journaliers, rapports journaliers de chantier, rapports d’avancement – constituent un document de travail important pour mener à bien un projet, pour son suivi et la communication liée à l’avancement, les problèmes potentiels, le budget et la sécurité sur le chantier.

Un rapport journalier reprend les points suivants :

• les conditions météorologiques
• le nombre d’heures travaillées
• les tâches réalisées
• les matériaux livrés
• les observations de sécurité
• tout retard éventuel

Un rapport journalier permet d’être réactif, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. En effet, le rapport permet :

• D’identifier immédiatement un problème mineur et le corriger, avant qu’il ne devienne vraiment important
• D’assurer une communication claire entre toutes les parties concernées, évitant les malentendus et les retards
• D’être réactif quant aux risques de sécurité
• De disposer d’un aperçu des heures travaillées et des matériaux utilisés à destination du client.

Si nécessaire, les rapports journaliers forment également une preuve importante en cas de litiges ou de conflits.

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Les rapports aident à documenter les projets de construction, les rendant plus transparents. En outre, ils permettent de prévenir les problèmes de communication et les risques de sécurité, et offrent une protection en cas de litige.

1. Ils évitent les retards

Dans la construction, les difficultés rencontrées proviennent souvent d’une communication et d’une coopération défaillantes. De nombreuses personnes et entreprises sont impliquées par projet, ce qui entraîne un risque de malentendus, d’erreurs et de retards.

Les rapports journaliers peuvent contribuer à réduire ces risques, car les observations qui sont documentées peuvent être plus facilement partagées avec toutes les parties impliquées. Ainsi, chacun comprend ce qui doit être fait, et on évite l’engrenage de problèmes pourtant minimes à l’origine.

2. Ils renforcent la relation client

En ce qui concerne votre relation avec vos clients, un rapport journalier vous est précieux pour plusieurs raisons :

• Une réelle transparence quant à vos activités.
• Une preuve tangible des avancements réalisés.
• Un support précieux pour mieux comprendre le processus côté client.

Supposons que votre client vous demande pourquoi l’installation d’un système de chauffage prend autant de temps. Les rapports journaliers donnent au client une vue d’ensemble du temps nécessaire à la réalisation des différentes étapes de l’installation. Le client comprend donc les étapes du processus, lui permettant de faire preuve de compréhension et de patience.

Si vous envoyez à votre client des rapports journaliers ou hebdomadaires détaillant vos activités (y compris les matériaux utilisés, les heures travaillées, etc.), le client sera également plus confiant quant à la qualité de votre travail.

Plus clairement, vos clients seront plus disposés à payer vos factures sans rechigner.

3. Ils assurent la sécurité du chantier

Les chefs de chantier sont les premiers à arriver sur un chantier et les derniers à le quitter. Ils travaillent avec toutes les parties concernées et connaissent les risques de sécurité que comporte tout chantier.

Un rapport journalier contenant les observations et les risques en matière de sécurité aide les entreprises de construction à agir rapidement, prenant des mesures ciblées à temps afin de garantir à tous une sécurité maximale sur le chantier.

4. Ils permettent de résoudre des conflits

Regroupez toujours les observations, commentaires, décisions et accords dans les rapports journaliers. Si le maître d’ouvrage, le client ou l’entrepreneur conteste une facture, le rapport journalier devient soudain une pièce à conviction cruciale. Des rapports journaliers signés vous permettent de démontrer non seulement le nombre d’heures travaillées, mais aussi, par exemple, les matériaux utilisés, ou les retards dus à des livraisons tardives ou aux conditions météorologiques.

Par conséquent, vous devez toujours rédiger des rapports aussi détaillés que possible, l’illustrer à l’aide de photos, et demander à votre client de signer chaque rapport. Ils peuvent même servir de preuve au tribunal si nécessaire (voir ci-dessous).

Vous entretenez certainement une bonne relation avec votre client, mais il faut se montrer prévoyant et faire preuve de pragmatisme. Si la direction ou l’équipe côté client change, tout accord verbal est nul et non avenu. Sans rapports journaliers, les nouveaux membres de l’équipe ne seront pas au courant de ce qui a été discuté et convenu, ce qui peut provoquer des malentendus.

En définitive, les rapports journaliers doivent contribuer à une meilleure qualité et à une meilleure gestion des risques. Faites du rapport journalier une priorité et vous en cueillerez les fruits : coûts réduits, risques minimisés et une meilleure exécution du projet.

5. Ils supportent une bonne gestion du budget et du planning

L’enregistrement des travaux effectués et des difficultés rencontrées sur le chantier dans un rapport journalier aide les entreprises de construction à suivre de près l’avancement global des projets et à le comparer avec le planning et les budgets internes prédéfinis.

Le rapport journalier – qui contient des informations sur l’avancement, les retards, les travaux supplémentaires, etc. – est donc également un support précieux en cas d’ajustement des plans et de création (et de vérification) des factures et des budgets.

Sans ces informations, vous naviguez à l’aveugle : vous ne savez pas si vous êtes sur la bonne voie, et encore moins si vous terminerez en temps voulu sans trop de dégâts.

6. Ils facilitent la communication pour tous

Un projet de construction implique l’intervention de nombreuses parties, tant internes qu’externes (autres entrepreneurs, client, architecte).

Plus le nombre de personnes impliquées est élevé, plus le risque de malentendus ou de communication défaillante est accru, ce qui entraîne des erreurs coûteuses ou des retards frustrants.

Informer et communiquer sur les progrès et les difficultés d’un chantier à l’aide de rapports journaliers présentés de façon uniforme et structurée : voilà la clé d’une bonne communication et d’une bonne coopération.

Un rapport journalier est la liaison entre les personnes présentes sur place, et les collègues qui soutiennent le projet depuis le bureau ou les parties externes.

1. Utilisez une checklist

Comme son nom l’indique, le rapport journalier est réalisé chaque jour ouvrable. La checklist est un outil idéal pour être sûr de bien effectuer chaque inspection quotidienne, et de ne rien laisser de côté.

Sans checklist, le cerveau humain a vite fait d’oublier certains aspects. Si vous faites quelque chose qui implique plusieurs étapes, vous risquez d’en oublier une ou deux. Vous pouvez être interrompu par un collègue ou par votre téléphone, et ne plus se souvenir de ce que vous étiez en train de faire. La checklist permet de savoir exactement où vous en êtes, et de reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Dans le cas d’un rapport journalier, ce sont les mêmes éléments qui doivent être vérifiés chaque jour. Il est donc logique de les inclure dans une liste dédiée.

Pendant votre visite quotidienne, vous cochez les éléments de checklist et vous ajoutez du texte et des photos. Le résultat de cette inspection forme le cœur du rapport journalier.

2. Prenez des photos

Pour montrer l’état d’avancement des travaux ou capturer les activités en cours : rien de tel qu’une photo pour impliquer toutes les parties prenantes. Les longs textes (qui disent souvent la même chose qu’une simple photo) sont beaucoup moins lus.

Pour signaler un problème concret ou une situation dangereuse, prenez des photos et ajoutez une flèche ou un cercle pour indiquer clairement la situation. Toute personne qui ouvre le rapport aura vu et traité ces photos en quelques secondes afin de pouvoir agir en conséquence… contrairement aux longs textes descriptifs, bien souvent négligés par le lecteur.

Personne n’aime lire de longs pavés. Une image avec une flèche ou un cercle qui identifie très clairement un problème est bien plus parlante, et donc beaucoup plus efficace.

Veillez à ce que votre rapport soit aussi lisible que possible en utilisant un langage simple et accessible par tous. N’utilisez pas de termes trop compliqués. Fournissez des descriptions concises et claires que tout le monde peut comprendre.

3. Signalez tout retard

Si des activités sont retardées ou interrompues, il convient de le noter ainsi que d’indiquer la cause (par exemple, météo ou accident). Notez chaque journée affectée par le retard dans le rapport du jour-même, pour ne pas laisser penser que le retard n’a duré qu’un jour.

4. Soyez détaillé

Trop souvent, les rapports sont créés sans noter la date et les conditions météorologiques, voire sans les détails du projet ou sans une description générale du travail effectué.

Un rapport aussi incomplet est insuffisant pour communiquer avec d’autres parties, et il ne pourra pas être utilisé en cas de différends ou de litiges. N’oubliez pas que les rapports d’activité doivent refléter les activités quotidiennes, et non se contenter d’indiquer les problèmes potentiels.

Étoffez chaque observation pour la rendre aussi claire que possible. Vous pouvez localiser le commentaire sur un plan de sol, attribuer une observation à un collègue, une partie ou une entreprise spécifique, ou encore ajouter une date limite ou les prochaines étapes à suivre…

Soyez cohérent et ajoutez des informations pertinentes à chaque point. Une communication claire et compréhensible par tous permettra d’éviter des contestations ou discussions ultérieures.

5. Faites signer le rapport

Dans la mesure du possible, faites toujours signer le rapport journalier par le client, le chef de projet ou toute autre personne responsable. Une signature renforce l’importance du rapport, et engage toutes les parties concernées ; tout en réduisant le risque d’ambiguïté en cas de discussions et de conflits.

N’apportez aucune modification après la signature, afin de ne pas compromettre l’intégrité du rapport.

6. Créez et envoyez le rapport aussi rapidement que possible

Notre mémoire a ses limites, et l’actualité est vite dépassée. Plus le délai entre l’événement et sa consignation est réduit, plus le rapport sera précis. Envoyez chaque rapport journalier dès qu’il est créé, car tout retard risque de rendre obsolètes les observations qu’il contient.

7. Faites de vos rapports une preuve juridiquement valable

Comme indiqué plus haut, les rapports journaliers constituent souvent l’élément de preuve le plus important lors de procédures judiciaires concernant des obligations contractuelles. Le problème ? Ils ne sont pas toujours admissibles en tant que tels.

En plus de demander au client de signer les rapports journaliers, vous devriez également suivre ces directives du cabinet d’avocats Corwin & Corwin:

“ La raison la plus courante de l’admissibilité des rapports (souvent la seule raison) est la suivante : les rapports sont considérés comme un registre des activités commerciales régulièrement tenu à jour par la partie qui les présente comme preuve. (…) Pour éviter un procès au cours duquel il s’avérerait que ces exigences en matière de preuve n’ont pas été respectées, désignez un chef de chantier ou un contremaître qui sera sur place pour faire des rapports journaliers, chaque jour.

À la fin de chaque journée de travail (ou à intervalles réguliers), collectez les rapports des différents responsables et classez-les dans votre bureau par projet. Assurez-vous qu’il existe un rapport pour chaque jour où vous étiez présent sur le chantier, et que ce rapport est complet et précis. S’il y a des questions ou des ambiguïtés, résolvez-les immédiatement.”

En développant la première version d’ArchiSnapper, nous nous sommes entretenus avec différentes entreprises de construction pour comprendre comment elles abordaient la création de leurs rapports journaliers.

Sans surprise, nous avons observé de nombreux éléments et approches différents.

Or, certains composants sont présents dans presque tous les rapports journaliers. C’est pourquoi nous souhaitons les partager avec vous.

Voici un aperçu pratique des éléments constitutifs principaux d’un bon rapport journalier :

1. Les données générales du projet et du rapport : le nom du projet, l’adresse du projet, la date et heure du projet, le nom du client, le numéro du rapport etc. Ces informations permettent à tout le monde d’identifier rapidement le projet en question. Ce sera d’autant plus utile si vous souhaitez retrouver ce rapport ultérieurement.
2. Les conditions météorologiques : les changements de conditions météorologiques, comme la neige, la pluie ou la canicule, peuvent entraîner des retards (par exemple lors du coulage de dalles de béton). Le temps peut également avoir un impact négatif sur la productivité du travail et augmenter le risque d’accidents.
3. Le nombre d’heures travaillées : le nombre de travailleurs sur le chantier, le nombre d’heures travaillées et leurs tâches. Important pour éviter des discussions ultérieures, lors de la facturation des heures travaillées.
4. Les matériaux utilisés et reçus : les matériaux (ou équipements) utilisés ou reçus, et ceux qui n’ont pas été reçus et causent des retards.
5. Les activités en cours et celles qui ont été achevées : l’état d’avancement des activités (par exemple: « coulage du béton terminé à 70 % »), les activités en cours (documentées par des photos) et celles qui sont terminées.
6. Les risques, problèmes et retards éventuels : tout ce qui mérite d’être mentionné, et tout ce que les autres parties doivent savoir ou sur quoi elles doivent agir (par exemple, un retard d’un autre entrepreneur qui vous empêche de commencer). En cas de problèmes spécifiques, n’oubliez pas d’ajouter des photos afin que chacun puisse exactement voir le problème.
7. Les observations de sécurité et accidents : tous les risques et observations en matière de sécurité, illustrés par des photos. En cas d’accident, le rapport journalier peut vous dégager de toute responsabilité. Si un accident est survenu, notez qui était impliqué, où et quand il s’est produit, son éventuel impact sur le travail. Ajoutez des photos de l’incident si possible.
8. Un avis de non-responsabilité : ce n’est pas négligeable ! Protégez-vous contre d’éventuelles poursuites judiciaires. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard. Par exemple : “ La communication par e-mail fait office de preuve d’envoi. L’absence de réponse dans les 7 jours ouvrables constitue une acceptation définitive.”

Vous me suivez encore ? Si vous avez lu attentivement l’article jusqu’ici, vous avez sans aucun doute saisi l’importance d’un rapport journalier détaillé et clair.

Mais y passer plus d’une heure par jour ? Hors de question.

De plus, après une longue journée de travail, il peut être difficile de créer un bon rapport comportant toutes les observations spécifiques, les activités, les retards, les livraisons et les conditions météorologiques… à partir de notes gribouillées en vitesse quelques heures auparavant.

Ce n’est donc pas un secret : les rapports journaliers sont la hantise de nombreux chefs de chantier, contremaîtres et superviseurs. Prendre des notes manuscrites sur le chantier, puis tout retranscrire dans Word ou Excel au bureau ou dans la cabine du chantier, avant de transférer les photos du smartphone au PC pour les insérer dans le rapport, se débattre avec la mise en page dans Word… un calvaire.

Heureusement, ce temps est révolu.

Il existe désormais des outils numériques qui peuvent vous aider. Avec votre smartphone ou tablette, vous pouvez suivre une checklist directement sur le chantier, ajouter des photos et les annoter, ajouter du texte ou utiliser la saisie vocale, puis envoyer le tout en un seul clic à toutes les parties concernées.

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Avec une application pour les rapports journaliers, finie la corvée. Sur le chantier, vous saisissez les informations nécessaires telles que le texte, les photos, ou autres, et le rapport est plus ou moins prêt lorsque vous quittez le chantier.

Et ce n’est pas tout ! Nous énumérons ci-dessous les principaux avantages de la numérisation des rapports journaliers et du suivi du chantier en général.

1. Toutes les informations restent centralisées, disponibles et consultables

La numérisation des rapports permet de conserver toutes les informations de façon structurée et consultable. Un rapport journalier numérique contribue à un archivage uniforme et facile d’utilisation de votre travail.

Vous pouvez aisément consulter, éditer, filtrer, trier, regrouper et partager toutes vos notes. Vous souhaitez établir une liste de tous les travaux complémentaires réalisés pour un projet X, ou créer une liste de toutes les observations de sécurité, sur l’ensemble des chantiers ? Pas de problème !

Toutes les photos et plans sont sauvegardés de façon centralisée et sûre, plutôt que d’être répartis sur plusieurs appareils photos, boîtes e-mail ou messages WhatsApp.

2. Une collaboration efficace et uniforme entre équipes

Comme chacun coopère dans le même cloud, travailler sur les mêmes projets ou prendre en charge des projets lorsqu’un collègue est absent devient bien plus accessible. Si nécessaire, plusieurs rapports peuvent être fusionnés en un seul.

La numérisation garantit également l’uniformité des rapports de chantier, avec une structure et une présentation identiques pour tous les collègues.

3. Utilisez des plans

Vous avez facilement accès à tous vos documents et plans par projet, à tout moment et quel que soit le support utilisé (smartphone, tablette, ordinateur portable).

Lorsque c’est nécessaire, vous pouvez montrer aux autres parties où se situe exactement un problème en indiquant des points de repère numérotés sur un plan de sol ; ou bien annoter et esquisser un plan pour clarifier quelque chose.

4. L’utilisation de la saisie vocale

Pouvoir utiliser votre voix pour rédiger vos rapports journaliers : non, ce n’est pas une utopie futuriste mais bel et bien une réalité ! La saisie vocale est une fonction disponible sur presque tout smartphone ou tablette.

Cette technologie est simple comme bonjour : vous parlez, et comme par magie, le texte apparaît sur votre appareil. Jetez un œil à cette vidéo, vous seriez surpris de voir à quel point la saisie vocale marche bien.

5. La signature numérique et l’envoi des rapports depuis le chantier

Vous avez fini votre visite ou inspection du chantier, et vous n’avez plus besoin de retravailler quoi que ce soit au bureau ? Votre rapport journalier est prêt à être envoyé. Vous pouvez le relire, le faire signer et l’envoyer à toutes les parties concernées, directement depuis le chantier en question.

L’application, outil indispensable de vos rapports journaliers : vous en êtes désormais convaincu et vous êtes prêt à sauter le pas. Voici les cinq éléments dont vous devez tenir compte :

1. La simplicité

Less is more. Si une application offrant une multitude de fonctionnalités, des formulaires et des possibilités de configuration peut paraître tentante, ne vous y trompez pas : dans 90 % des cas, vous n’utiliserez que 10 % des capacités de l’application. Ce qu’il vous faut, c’est un moyen rapide et facile de documenter des observations et d’y ajouter des photos.

Moins il y a de boutons et de fonctions, moins il y a de risques de bugs, de problèmes ou de malentendus, et plus il y a de chances que tous les membres de votre équipe commencent à utiliser l’application uniformément, sans trop d’obstacles ou de réticences.

2. La possibilité de travailler hors-ligne

Parfois, pour quelque raison que ce soit, votre Internet ne fonctionne pas. La connexion Wifi est de mauvaise qualité voire ne marche pas du tout, la couverture 4G est insuffisante ou vous vous trouvez dans une zone sans réseau (sous-sol en béton, par exemple).

Assurez-vous donc que votre application fonctionne également hors ligne, afin que vous puissiez au moins prendre des photos et des notes même sans connexion Internet.

3. Le stockage en cloud

Perdre tous ses rapports journaliers en cas de vol ou de dysfonctionnement de votre téléphone : le cauchemar ! C’est pourquoi le logiciel doit proposer un compte en ligne où les données peuvent être synchronisées et stockées en toute sécurité, et où plusieurs collègues peuvent collaborer en temps réel sur les mêmes données.

4. La compatibilité

Cela semble évident : votre application doit fonctionner aussi bien sur votre ordinateur que sur votre téléphone.

De nombreux entrepreneurs nous ont avoué préférer utiliser leur smartphone sur le chantier pour la prise de photos et des notes, pour ensuite terminer le rapport en ligne depuis leur ordinateur.

5. Un nombre suffisant de fonctions

Nous avons cité la simplicité en premier lieu – ce qui ne veut pas dire qu’on peut se passer de quelques fonctions essentielles ! Notamment :

• Prise de notes en les tapant sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, OU en utilisant la saisie vocale.
• Prise de photos et ajout de légendes
• Possibilité de dessiner et esquisser sur des photos
• Enregistrement des signatures
• Numérotation automatique des rapports et des observations
• Création de rapports journaliers sous format PDF, avec votre propre logo et éléments de marque.
• Envoi de rapports journaliers sous format PDF à toutes les parties concernées à partir de l’application ou via le compte en ligne (depuis le PC).
• Archivage et sauvegarde automatiques des données
• Création et utilisation des checklists

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Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de chantier, des rapports de réceptions de travaux et la collaboration dans le secteur de la construction.

Plus de 10 000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, directement sur le chantier, contenant tous ces éléments clés mentionnés ci-dessus.

Il suffit d’une tablette/d’un smartphone + de notre application spécialement conçue pour que le rapport journalier devienne un jeu d’enfant.

Alors, comment fonctionne ArchiSnapper ? Sur le chantier, votre smartphone/tablette en main :

• Vous renseignez l’état du chantier et les conditions météorologiques
• Vous vérifiez les points de votre checklist
• Vous tapez ou dictez (grâce à la saisie vocale !) toutes vos observations comme les travaux réalisés, les matériaux utilisés etc.
• Vous prenez des photos, ajoutez une annotation ou une flèche pour indiquer un point particulier.
• Vous faites signer le rapport par le chef de projet, le maître d’ouvrage ou le client et vous l’envoyez.

La cerise sur le gâteau ? Vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de la journée pour remplir ces informations, car vous pouvez faire votre rapport pendant que vous êtes sur place. Par exemple, si vous identifiez un danger, vous prenez une photo et vous l’indiquez immédiatement dans votre rapport.

Plus besoin de déchiffrer des notes manuscrites, de retaper, de copier des photos sur votre ordinateur, et de se débattre avec la mise en page des documents Word ou Excel ! En appuyant sur un seul bouton, votre rapport journalier est automatiquement généré sous format PDF – prêt à être envoyé immédiatement à toutes les parties concernées.

Automatisation du suivi de chantier

ArchiSnapper, c’est bien plus qu’une application pour les rapports de chantier. ArchiSnapper automatise d’autres tâches liées au suivi du chantier et l’administration courante de ce secteur.

Par exemple, les options suivantes sont proposées :

• De prendre des photos avec l’application, séparément des rapports journaliers, et les synchroniser automatiquement avec votre Dropbox, Google Drive ou serveur
• D’enregistrer des présences via checkin@work
• De planifier les visites de chantier et de les visualiser sur un plan
• De demander et approuver des documents en ligne
• De créer un compte-rendu de réception des travaux (intermédiaire)
• De partager les points avec les parties concernées et leur permettre de commenter lorsqu’un point est résolu
• Des intégrations avec d’autres logiciels

Un gain de temps considérable

Les utilisateurs ArchiSnapper indiquent que l’application leur permet d’économiser au moins une heure de travail par rapport, soit jusqu’à plusieurs heures par semaine.

Ce sont des heures libérées pour pouvoir être consacrées à des tâches utiles. Il est grand temps de quitter le travail plus tôt, de récupérer les enfants à l’école, de reprendre le sport ou de passer du temps en famille et avec ses amis.

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