Rapports et inspections de sécurité: un manuel complet

Qu’il s’agisse d’une nouvelle construction ou d’un projet de rénovation, tout projet de construction réunissant l’intervention de plus d’un entrepreneur requiert un coordinateur de sécurité. C’est une exigence légale, motivée notamment par le risque élevé d’accidents du travail propre au secteur.

En effet, hélas, on dénombre des milliers d’accidents dans le secteur de la construction, principalement lorsque plusieurs entrepreneurs travaillent simultanément sur un même chantier. La coordination de la sécurité doit permettre de garantir la sécurité de tous les intervenants.

Le coordinateur de sécurité visite régulièrement le projet de construction, surtout lors des phases cruciales (démolition et élévation, par exemple). Lors de la visite de chantier, les insuffisances sont consignées dans un rapport qui est envoyé à toutes les parties concernées.

Les entreprises de construction souhaitant obtenir un label VCA sont également tenues par la loi de procéder à des inspections de sécurité régulières (par exemple, une visite mensuelle par chantier), sur la base desquelles des rapports de sécurité sont générés.

Pour minimiser les risques d’accidents de travail, il est essentiel de proposer un rapport de sécurité bien organisé, dans lequel toutes les parties concernées retrouvent des instructions claires sur ce qu’il faut faire.

Dans cet article, nous partageons tout ce que vous devez savoir sur le pourquoi, le comment et le contenu d’un rapport de sécurité professionnel.

Les rapports de sécurité – également connus sous le nom d’inspections de sécurité, de rapport de coordination de sécurité, de procès-verbal de réunion de coordination, de rapport de santé et sécurité ou de pv d’inspection du chantier – sont utilisés pour documenter et partager les observations et conseils de sécurité prodigués lors d’une inspection de chantier de routine.

Une fois l’inspection et le rapport terminés, vous envoyez ce dernier à toutes les parties concernées, sans oublier d’y ajouter les observations, conseils relatifs aux mesures de sécurité, photos, personnes responsables, délais et d’y préciser une date pour la prochaine visite de chantier.

Ainsi, tous les entrepreneurs, l’architecte, le maître d’ouvrage et les autres parties concernées comprennent exactement ce qui est attendu de leur part.

Les rapports de sécurité documentent généralement des problématiques telles que :

• Les travaux sont-ils effectués en toute sécurité ?
• Les mesures de prévention convenues et le plan de santé et de sécurité sont-ils respectés ?
• Les situations dangereuses et des non-conformités, avec texte et photos, ainsi qu’une indication des mesures correctives requises.

Dans certains cas, un e-mail contenant les observations peut suffire. Le rapport de sécurité (généralement un PDF) reste toutefois la norme dans le secteur de la construction. Il va de soi que chacun apprécie un rapport de sécurité bien structuré, avec des photos claires et précises.

Essayez Deltek ArchiSnapper gratuitement

Rejoignez plus de 10 000 architectes, ingénieurs et entrepreneurs qui utilisent Deltek Archisnapper pour des rapports de chantier rapides et des listes de pointage efficaces.

Essai gratuit de 14 jours

1. Veillez aux normes et à la sécurité sur le chantier, dès le premier jour

Les visites régulières de chantier et la documentation de toutes les situations dangereuses et des éléments à surveiller de près permettent d’identifier à temps les risques et ainsi éviter qu’ils ne se transforment en accidents.

Détecter à temps les insuffisances et les dangers potentiels et répéter les mesures de prévention convenues permettra de réduire considérablement les risques d’accidents du travail.

Pour cela, il est essentiel de procéder à des inspections de chantier dès le premier jour, et ce, à intervalles réguliers.

La sécurité est un élément que vous intégrez dès le premier jour, et en aucun cas un aspect auquel vous pensez de temps en temps lorsque l’occasion se présente.

2. La promotion d’un comportement positif

Le coordinateur de sécurité ou conseiller en prévention joue un rôle à la fois consultatif et stimulant. Il est donc crucial de stimuler les bons comportements et de les inclure dans le rapport de sécurité. La mise en place d’une vraie culture de sécurité a plus de chances de réussir si elle est abordée de manière positive :

• Motivez la sécurité au travail : félicitez les bons comportements et partagez un feedback constructif lorsque des améliorations sont possibles.
• Stimulez une culture no-blame : abordez les erreurs comme des processus d’apprentissage, chaque insuffisance représente une opportunité d’amélioration.
• Évitez la communication à sens unique, impliquez les gens sur place : écoutez-les, engagez un dialogue et cherchez ensemble des solutions sûres.

La sécurité ne doit pas être perçue comme un mal nécessaire, comme c’est malheureusement trop souvent le cas. Il faut éviter que le sujet soit perçu comme uniquement punitif, il faut au contraire l’aborder positivement et féliciter les bons comportements.

3. Des rapports d’inspection clairs garantissent la sécurité du chantier

La sécurité sur un chantier commence par une communication claire et limpide.

Des visites régulières sur le chantier et des rapports de sécurité structurés, avec des photos et des recommandations claires : voilà l’essentiel.

4. Les rapports de sécurité vous protègent des réclamations juridiques

Reprenez toujours les commentaires, les éléments à suivre, les risques, les (quasi) accidents, les décisions et les accords dans des rapports de sécurité que vous partagez avec toutes les parties. En cas de problème, les rapports de sécurité constituent un document juridique important.

Un rapport de sécurité avec des problèmes signalés et des photos claires peut vous aider à éviter des discussions ou des poursuites judiciaires longues et coûteuses.

5. La sécurité, élément-clé de votre image

Évidemment, votre image ne doit pas être votre raison principale de vous soucier de la sécurité au travail ! Or, le succès d’une entreprise se fait et se défait aussi en fonction de sa réputation. Et quoi de pire pour une entreprise dans le secteur de la construction, qu’une entreprise réputée… peu sûre ?

La santé et la sécurité au travail ne sont pas qu’une obligation légale. Ces deux éléments ont également un impact positif sur votre image : le suivi quotidien de la sécurité sur le chantier pour toutes les parties prenantes contribue à la construction d’une entreprise a la réputation fiable et professionnelle.

Montrez que vous êtes un expert en la matière, gravez le noir sur blanc dans vos rapports de sécurité et inspirez confiance à vos clients… et à votre équipe.

6. Moins d’absentéisme et plus de productivité

Tout le monde a le droit de travailler dans un environnement sûr et sain. Les mesures de préventions classiques ne sont qu’un élément de base en la matière.

Les chantiers où la sécurité occupe une place majeure et qui sont régulièrement inspectés par un coordinateur de sécurité ou un conseiller en prévention sont généralement plus performants et plus durables.

Investir dans la santé et la sécurité sur le chantier permet d’accroître la productivité, de réduire l’absentéisme et de diminuer le nombre de sinistres. Des conséquences moins tangibles et moins immédiates que la peinture d’un mur, par exemple, mais qui ont un impact énorme à long terme.

La sécurité fait partie de ces choses qui ne sont jamais urgentes, mais qui sont très importantes. Y travailler demande de la discipline et de la persévérance, mais à long terme, les résultats sont significatifs : une équipe en meilleure santé, moins d’arrêts de travail, moins de demandes de dommages et intérêts, plus de productivité et… une meilleure image.

7. Un outil pour choisir les actions préventives ou les réunions toolbox

Les inspections de sécurité et les rapports de sécurité vous permettent d’observer de manière ciblée les activités sur le chantier, de suivre l’évolution des risques et de la sécurité sur place et surtout, de prendre des mesures et des actions préventives pour éviter les accidents et améliorer la sécurité sur le chantier.

Les rapports de sécurité permettent d’extraire des données statistiques et d’en déduire des tendances, ce qui permet de suivre de près l’évolution des non-conformités sur le chantier et de prendre à temps les mesures nécessaires.

Ces informations sont également utilisées, par exemple, pour déterminer les thèmes des réunions toolbox. Une réunion toolbox fait l’objet d’un ou deux thèmes dominants.

Voici quelques exemples :

• L’utilisation d’équipements de protection individuelle
• L’utilisation d’outils
• Le travail en hauteur
• L’ordre et propreté sur le chantier
• Les substances dangereuses

1. Créez une structure

Un rapport de sécurité présenté de façon claire et gardant la même structure rapport après rapport est plus facile à traiter par le cerveau. Nous identifions plus facilement les informations nécessaires. Utilisez toujours les mêmes titres et sous-titres ainsi que le même format pour structurer vos rapports. Ainsi, vous facilitez la lecture de vos rapports par les parties concernées et le traitement des informations qui les concernent.

2. Restez court et concis

Évitez les gros pavés, que personne ne lira. Jouez avec les paragraphes, ajoutez des titres et des sous-titres. Mettez en gras les mots importants ou les phrases-clés.

3. Indiquez le statut

Ajoutez et modifiez le statut de vos remarques : par exemple, OK ou PAS OK. Essayez également de mettre ces points en valeur visuellement, afin que les questions importantes sautent aux yeux. Suivez l’évolution des points lors de la prochaine inspection : si un point est résolu, vous pouvez le passer en OK et/ou le supprimer, s’il n’est pas encore résolu, vous pouvez le mettre à jour.

4. Utilisez une checklist

La checklist est un outil idéal pour ne rien oublier lors d’une inspection de sécurité. Sur un chantier, on vérifie souvent les mêmes choses :

• L’équipement du chantier
• L’ordre et la propreté
• Le matériel de levage et d’élévation
• Le travail en hauteur
• Les équipements de protection collective
• Les équipements de protection individuelle
• Les échafaudages et plates-formes de travail
• La sécurité incendie
• Les rapports d’incidents
• Les documents de sécurité etc.

La checklist présente deux avantages majeurs :

• Rien n’est laissé au hasard : sans checklist comme support, le cerveau humain peut facilement oublier des choses. Si vous faites quelque chose qui implique plusieurs étapes, vous risquez toujours d’en sauter une ou deux. Par exemple, vous êtes interrompu par votre téléphone et lorsque vous raccrochez, vous oubliez ce que vous étiez en train de faire. Grâce à une checklist, vous savez exactement où vous en êtes et vous reprenez immédiatement le fil en cas d’interruption. Les checklists permettent de soulager votre mémoire vive ; vous n’avez pas à vous rappeler constamment ce que vous devez encore vérifier.
• On travaille vite et bien : en utilisant une checklist, vous validez, vérifiez et cochez les éléments au lieu de devoir les détailler à chaque fois. Vous passez en revue les éléments listés et accordez à chaque remarque un statut comme OK ou NOK, avant de les compléter éventuellement avec des photos, du texte et une personne/entreprise responsable.

5. Taguez vos observations

Il peut parfois être utile de mettre une remarque de sécurité en évidence en ajoutant une étiquette ou un tag (de couleur), par exemple URGENT ou DANGEREUX ou NON CONFORMITE MAJEURE.

6. Prenez des photos

Une photo en dit bien plus qu’un gros pavé de texte. Prenez-en autant que possible, et ajoutez des annotations, des flèches ou des dessins (un cercle, un carré, etc.). Un texte trop long décourage la plupart des lecteurs. En revanche, une photo avec des dessins qui indiquent clairement un problème donné sera beaucoup plus parlante.

7. Localisez sur plan

Évitez tout malentendu et localisez les remarques ou les points cruciaux sur un plan. Ceci permettra à toute partie concernée, entreprises de construction ou artisans, de visualiser immédiatement le problème sur le chantier. En plaçant des pointeurs de localisation sur un plan, plus besoin d’utiliser du texte pour comprendre où se situe le problème. Il sautera aux yeux de tout le monde. En localisant toutes les remarques et tous les conseils sur un plan, vous pouvez ensuite envoyer le plan complet avec toutes les remarques du chantier.

8. Annotez les photos

Parfois, il peut également être utile de clarifier des éléments supplémentaires en annotant ou en dessinant sur une photo ou un plan. Placez une flèche, encerclez la partie concernée ou faites un croquis. Vous réduirez les risques de problèmes ou d’accidents dus à une mauvaise interprétation de vos écrits.

9. Des détails clairs et précis

Étoffez vos observations à l’aide de détails. Vous pouvez attribuer un commentaire à une partie spécifique, ajouter une date, un état, une étiquette, les mesures ou actions à prendre, etc. Restez consistant et ajoutez ce qui est pertinent à chaque point en souffrance. Une communication claire entre tous permet à chacun de comprendre ses responsabilités, évitant ainsi tout malentendu ultérieur.

10. Listez les documents

Avant tout début de chantier, pendant l’exécution ou à la réception des travaux, il faut rassembler de nombreux documents et pièces justificatives. Par exemple :

• Les permis
• La dernière version en date des plans de construction
• Le plan de sécurité des entreprises de construction
• Les coordonnées du responsable de la sécurité
• Les pièces justificatives PEB (isolation, ventilation)
• Les pieces justificatives PID
• Les fiches techniques ou factures.

Listez tous les documents que les parties concernées doivent fournir dans votre rapport de sécurité. Accordez un statut à chaque document, par exemple : à recevoir, à approuver, reçu et approuvé, et modifiez le statut en fonction de l’avancement. Notez également quelle partie doit transmettre le document et à quelle date.

Vous bénéficiez ainsi d’une vue générale sur tous les documents à recevoir et les destinataires de votre rapport savent clairement ce que vous attendez d’eux. Les personnes concernées prendront leurs responsabilités dès que leur nom figurera à côté d’un document qui est encore affiché comme "À recevoir".

11. Repartez du rapport précédent

L’objectif d’un rapport de sécurité est d'avoir une vue d’ensemble à jour de la sécurité sur le chantier, de l’état d’avancement des travaux et des remarques et conseils liés à la sécurité.

La plupart des coordinateurs de sécurité reprennent le rapport précédent lorsqu’ils en commencent un nouveau. Les problématiques qui ne sont plus pertinentes sont supprimées.

Les remarques de sécurité qui sont toujours pertinentes sont conservées et remises à jour, et les nouveaux points sont rajoutés.

12. Ajoutez des signatures

Faites signer le rapport de sécurité par les parties concernées, pour que chacun se sente encore plus responsable et engagé par le document. De plus, cela permet d'éviter des possibles malentendus voire des conflits ultérieurs.

13. Envoyez le rapport le jour-même

Envoyez chaque rapport dès qu’il est terminé et évitez tout envoi tardif pour s’assurer que le contenu est bien d’actualité.

Lors de la phase de développement de ArchiSnapper, nous nous sommes entretenus avec différents coordinateurs de sécurité, inspecteurs de sécurité et conseillers en prévention, afin de comprendre comment ils abordaient le rapport de sécurité.

Sans surprise, nous avons découvert autant d’approches que de professionnels. Pourtant, certains éléments sont revenus plusieurs fois.

Voici un aperçu des principaux éléments constitutifs d’un rapport de sécurité professionnel :

1. Numéro du rapport
2. Titre du rapport
3. Détails du projet
4. Date et heure
5. État du projet
6. Personnes présentes
7. Liste de distribution
8. Observations de sécurité et conseils (dont photos)
9. Documents
10. Informations pratiques
11. Non-responsabilité
12. Image de marque

Si vous avez lu attentivement l’article jusqu’ici, vous avez sans aucun doute saisi l’importance des rapports de sécurité détaillés et clairs, et vous savez sur le bout des doigts quels sont les éléments à intégrer.

Je vous entends d’ici : oui, c’est beaucoup d’informations à inclure à chaque rapport de sécurité, pour chaque projet. Autant de tableaux, de références, de photos et de notes à traiter. – Où diable vais-je trouver le temps de faire ça ?

Je sais – la rédaction des rapports de sécurité est une tâche administrative pénible et harassante.

Il faut :

• prendre des notes manuscrites sur le chantier
• prendre des photos
• retaper les notes au bureau dans Word
• transférer les photos du smartphone vers le PC pour ensuite les reprendre dans le rapport
• se débattre avec la mise en page Word

Bref, un réel calvaire. Heureusement, ce temps est révolu.

Il existe désormais des outils numériques : avec votre smartphone ou tablette, vous pouvez prendre vos notes directement sur le chantier, ajouter des photos et les annoter, ajouter du texte ou utiliser la saisie vocale.

Toutes les informations sont traitées numériquement sur le chantier, et donnent naissance à un beau rapport d’inspection professionnel. Un gain de temps conséquent ET un atout pour votre image de marque.

Essayez Deltek ArchiSnapper gratuitement

Rejoignez plus de 10 000 architectes, ingénieurs et entrepreneurs qui utilisent Deltek Archisnapper pour des rapports de chantier rapides et des listes de pointage efficaces.

Essai gratuit de 14 jours

Avec une application pour les rapports de sécurité, finie la corvée. Votre rapport est à peu près prêt lorsque vous quittez le chantier.

Et ce n’est pas tout ! Nous énumérons ci-dessous les principaux avantages de la numérisation des rapports de sécurité pour vous.

1. Toutes les informations restent centralisées, disponibles et consultables

La numérisation des rapports permet de conserver toutes les informations de façon structurée et consultable. Un rapport de sécurité numérique contribue à un archivage uniforme et facile d’utilisation de votre travail.

Vous pouvez aisément rechercher, éditer, filtrer, trier, regrouper et partager toutes vos notes de sécurité.

Vous souhaitez établir une analyse des tendances des problèmes de sécurité les plus fréquents ? C’est possible en un seul clic !

Une liste de tous les non-conformités concernant l’entreprise de construction ABC sur tous les chantiers en cours ? Rien de plus simple !

Un aperçu du nombre de rapports d’inspection créés, par personne, par projet, par checklist ? C’est comme si c’était fait !

Toutes les photos et plans sont sauvegardés de façon centralisée et sûre, plutôt que d’être répartis sur plusieurs appareils photos, boîtes e-mail ou messages WhatsApp. Car soyons honnêtes : qui n’a pas connu le désespoir de ne pas retrouver LA photo souhaitée en parcourant désespérément la galerie d’images de son téléphone ?

2. Une meilleure collaboration entre équipes

Comme chacun travaille dans le même cloud, travailler sur les mêmes projets ou prendre en charge des projets lorsqu’un collègue est absent devient bien plus accessible.

La numérisation garantit également l’uniformité des rapports de sécurité, avec une structure et une présentation identiques pour tous les collègues.

3. Des documents & plans toujours disponibles

Importez tous vos documents (fiches techniques, attestations, inspections, permis, etc.) et plans, et consultez-les où que vous soyez : au bureau (sur ordinateur de bureau ou portable) ou sur le chantier (via votre smartphone ou tablette).

4. Utilisez la saisie vocale

Pouvoir utiliser votre voix pour rédiger vos rapports de sécurité : non, ce n’est pas une utopie futuriste mais bel et bien une réalité ! La saisie vocale est une fonction disponible sur presque tout smartphone ou tablette.

Cette technologie facilite la prise de notes et est des plus simples : vous parlez, et comme par magie, le texte apparaît sur votre appareil.

Jetez un œil à cette vidéo, vous seriez surpris de voir à quel point la saisie vocale marche bien !

5. Une collaboration efficace avec les parties prenantes

Les parties prenantes tierces (comme les sous-traitants) peuvent réagir aux observations qui les concernent via du texte et des photos. Dès que les points en souffrance sont résolus, les parties peuvent soumettre l’observation en question pour validation.

Plus besoin de passer par WhatsApp, e-mail, téléphone ou SMS pour se tenir au courant de l’état d’avancement des observations.

6. La reprise du rapport précédent

Pour la création d’un nouveau rapport de sécurité, la plupart des professionnels choisissent de repartir du rapport précédent.

Ils travaillent ensuite sur ce nouveau rapport cloné : ils suivent les observations de l’inspection précédente et ajoutent les nouvelles observations.

Avec une application, tout ceci se fait en un seul ‘clic’. Plus besoin de rechercher votre rapport précédent ou de l’imprimer avant votre visite au chantier.

Lors du ‘clonage’ d’un rapport de sécurité, de nombreux professionnels font le choix de ne garder que les observations en cours ou non résolues. Par exemple :

• Visite de chantier 1 : le point 1.1 n’est pas OK et apparaît dans le rapport 1.
• Visite de chantier 2 : le point 1.1 a été résolu entre-temps et est indiqué comme OK dans le rapport 2.
• Visite de chantier 3 : le point 1.1 n’est plus cité, car il était déjà résolu lors du rapport précédent.

7. La numérotation automatique

Finis, également, le copier-coller et la numérotation manuelle des rapports et remarques.

Avec un outil numérique, vos rapports et remarques sont automatiquement numérotés suivant une logique. Les éléments de mise en page sont également automatiquement adaptés.

8. La finalisation sur PC

En quittant le chantier, votre rapport est prêt à 90%. De retour au bureau, vous pouvez, si nécessaire, clarifier les points formulés sur le chantier, et c’est tout.

Vous avez déjà toute la structure :

• le tableau des contacts et une indication des présences lors des inspections
• les données du projet et la date de la visite
• les observations numérotées avec texte, photos, etc., la mise en page (logo, en-tête, pied-de-page, titres, etc.).

Et disposer de ces pré-requis est un réel gain de temps et d’efficacité.

9. La signature et l’envoi des rapports depuis le chantier

Si vous avez fini l’inspection de sécurité, et que vous n’avez plus besoin de retravailler quoi que ce soit au bureau, vous pouvez tout de suite envoyer votre rapport.

Vous pouvez le relire, le faire signer et l’envoyer à toutes les parties concernées, directement depuis le chantier en question.

Essayez Deltek ArchiSnapper gratuitement

Rejoignez plus de 10 000 architectes, ingénieurs et entrepreneurs qui utilisent Deltek Archisnapper pour des rapports de chantier rapides et des listes de pointage efficaces.

Essai gratuit de 14 jours

1. Une application facile pour les rapports de sécurité

Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de sécurité dans le secteur de la construction.

Plus de 10 000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, avec leur tablette ou leur smartphone, directement sur le chantier.

Alors, comment fonctionne ArchiSnapper ?

1. Utilisez l’application ArchiSnapper de votre smartphone ou tablette pour effectuer la vérification de votre checklist sécurité sur chantier, en y ajoutant photos et texte.
2. Votre rapport de sécurité est automatiquement généré sous format PDF – prêt à être envoyé immédiatement. Si vous le souhaitez, vous pouvez tranquillement relire ou peaufiner votre rapport depuis chez vous, sur votre ordinateur de bureau.

2. L’automatisation du suivi de chantier

ArchiSnapper, c’est bien plus qu’une application pour les rapports et les inspections de sécurité. ArchiSnapper automatise d’autres tâches liées aux visites de chantier, au suivi du chantier et l’administration courante de ce secteur.

Toute cette automatisation vous laisse du temps libre en plus.

Par exemple, ArchiSnapper propose les options suivantes :

• Demande en ligne et validation de documents et de pièces justificatives
• Enregistrement de présence via checkin@work
• Planification des visites de chantier et visualisation sur une carte
• Prise de photos via l’appli, séparément des rapports de sécurité
• Intégrations avec d’autres logiciels
• Gestion et utilisation de modèles d’e-mail
• Envoi de mails à tous vos contacts
• Statistiques et analyses des tendances

3. Plus d’efficacité, et un gain de temps accru

Les utilisateurs de ArchiSnapper indiquent que l’application leur permet d’économiser au moins une heure de travail par rapport, soit jusqu’à plusieurs heures par semaine.

Ce sont des heures libérées pour pouvoir être consacrées à des tâches de projet utiles, ou à la démarche de nouveaux clients. Il est grand temps de quitter le travail plus tôt, de récupérer les enfants à l’école, de reprendre le sport ou de passer du temps en famille et avec ses amis.

4. Jetez un coup d’œil à cet exemple de rapport

Envie de savoir à quoi ressemble un rapport de sécurité créé avec ArchiSnapper ?

Et bien, le voici :

Si vous aussi, vous vous débattez encore avec les rapports de sécurité – effectuez un essai gratuit de ArchiSnapper et économisez des heures et des heures de travail !

Essayez Deltek ArchiSnapper gratuitement

Rejoignez plus de 10 000 architectes, ingénieurs et entrepreneurs qui utilisent Deltek Archisnapper pour des rapports de chantier rapides et des listes de pointage efficaces.

Essai gratuit de 14 jours