Réception des travaux : comment la réussir sur votre prochain projet

Réception des travaux : comment la réussir sur votre prochain projet

Dans un article précédent, je décrivais ce qu’était une réception des travaux. En quelques mots : lorsqu’un projet de construction est mené à terme – donc terminé et exploitable, malgré quelques éventuelles insuffisances mineures – le client et l’entrepreneur organisent une inspection des travaux. Ensemble, ils compilent un procès-verbal de réception des travaux, prenant note de toutes les insuffisances à résoudre avant que le client n’accepte le projet et effectue le paiement final.

Le présent article fait suite au précédent, et contient des conseils et astuces sur la création d’un procès-verbal de réception des travaux. J’ai pensé à d’autres thèmes : comment utiliser les checklists, comment documenter des éléments à l’aide de photos, comment utiliser des outils numériques pour uniformiser le processus, etc. En effectuant mes recherches, je me suis rendu compte que si ces thèmes étaient certes utiles, un autre sujet me paraissait autrement crucial : mettre en place un processus efficace pour parvenir à une réception des travaux sans réserve (ou, plus réaliste : pour réduire de façon significative le nombre de réserves de votre réception finale).

La qualité ne s’ajoute pas (à la fin), elle se construit (dès le début)

Certains entrepreneurs se concentrent trop sur les dernières étapes : finalisation-paiement-projet suivant. Si travailler dur est une bonne chose, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la qualité tout au long du processus. Le contrôle de la qualité signifie s’assurer que la mise en œuvre est conforme au cahier des charges. Pour ce faire, il faut que les spécifications du cahier des charges soient claires dès le début, et il faut également consacrer le temps nécessaire aux vérifications intermédiaires, et à entretenir une bonne communication avec le client. Mettre en œuvre un projet de construction sans se soucier du contrôle de la qualité, et sans inspections régulières : voilà qui mène inévitablement à de nombreuses difficultés, discussions et stress supplémentaire au cours des dernières étapes du projet. Les problèmes qui semblaient minimes à l’origine s’avèrent être importants lors de la réception des travaux finale. Résultat : des semaines, voire des mois, consacrées à résoudre les défauts du projet afin de se conformer au cahier des charges, et à obtenir le paiement final dû par le client.

Le contrôle de la qualité tel que décrit ci-dessus a un impact capital sur le but final d’un projet de construction. Les insuffisances détectées à la toute fin du projet doivent être résolues (et financées en conséquence), affectent la réputation de votre entreprise ainsi que la motivation de vos employés (qui souhaitent commencer un nouveau projet plutôt que de rectifier des erreurs subsistantes), empêchent de mobiliser votre budget pour d’autres projets, et retardent le paiement de la facture finale du client. Sachant que le bénéfice net d’un entrepreneur atteint difficilement les 10%, et que les montants retenus sont souvent d’environ 10% également, mieux vaut s’assurer du paiement de la facture finale, et ce, sans avoir à mobiliser des équipes entières pour corriger ces erreurs…. sinon, vous risquez de perdre tout le profit que vous aviez prévu !

Le coût que représente le l’échec de la mise en œuvre du contrôle de la qualité dans votre processus de construction est substantiel : on ne le répétera jamais assez.

Deux conseils avisés pour éviter d’accumuler les problèmes en fin de projet

Pas besoin de lire des manuels ou de suivre des cours pour comprendre comment intégrer le contrôle qualité à votre processus. Comme souvent, le bon sens suffit, pour peu qu’il soit bien appliqué. Voici deux conseils pour une intégration du contrôle qualité pragmatique et efficace :

  • Des exigences clairement formulées : le contrat et le cahier des charges en sont les vecteurs principaux.
  • Une communication fréquente entre le client (ou ses représentants) et l’entrepreneur. Le procès-verbal de la réception des travaux est l’outil qui documente les insuffisances observées pendant les inspections régulières.

Ce sont ces deux points-clés qui aideront à aligner les attentes de l’entrepreneur et celles du client, et qui faciliteront soit la prévention des erreurs, soit leur découverte à un stade suffisamment précoce. Ainsi, ces deux points-clés éviteront des échanges superflus, minimiseront le niveau de stress, limiteront les retards et permettront d’échapper à des situations financières cauchemardesques.

1/ Un cahier des charges clair, net et précis

Tout commence par là : un bon contrat et un cahier des charges clairement exprimé. Assurez-vous que toutes les parties concernées soient d’accord sur les spécifications de la construction à venir. Elles doivent être rédigées clairement, ne laissant aucune place à une interprétation différente. Sinon, vous prenez trop de risques : malentendus, incompréhension et interprétation différente d’une même phrase, significations opposées… qui mènent, finalement, à une discussion du type : « est-ce vraiment un défaut ou non ? ». Souvenez-vous : aux yeux du client, tout ce qui n’est pas conforme à ses spécifications à lui (et à son interprétation de ces spécifications) est une non-conformité. Il est donc capital de mettre au clair ces spécifications, noir sur blanc, sur des documents désignés et les photos qui y sont jointes.

2/ Des inspections régulières

Aussi clair qu’il soit, le cahier de charges contient toujours au moins un élément qui porte à confusion ou qui risque d’être mal interprété (par exemple, pour des raisons pratiques, ou parce qu’un élément qui paraissait évident n’était pas explicitement décrit dans les croquis ou les documents design, ou encore à cause d’un échec de communication interne ou avec un sous-traitant).

Une chose est sûre : l’erreur est humaine, et sera inévitable dès lors que des projets (de construction) sont gérés par des personnes.

Une deuxième chose est également certaine : plus les insuffisances d’un projet sont déterminées tôt, plus ce sera simple (et moins cher !) d’y remédier. C’est du bon sens, et vous avez certainement de nombreux exemples en tête. Typiquement : effectuer des changements/modifications à la tuyauterie, cela se fait de préférence… avant que le sol n’ait été posé 😊

C’est pour ces raisons-ci qu’il est capital de faire des inspections régulières, et de faire des mini-réceptions des travaux, des étapes intermédiaires. Ceci permet de réajuster les attentes tout au long du projet, et d’éviter les mauvaises surprises de dernière minute, souvent difficiles et chères à corriger.

Ces inspections périodiques devraient être faites en compagnie du client, notamment aux étapes-clés du projet. Il est donc conseillé de faire une visite avant que les équipements ne soient installés, ou avant de terminer les plafonds. Le client pourra alors exprimer ses doutes tout au cours du processus, permettant à l’entrepreneur et aux sous-traitants de rectifier le tir dès que possible. Chaque sous-traitant doit corriger sa part du travail avant qu’il ne se retire du projet. En maintenant un dialogue sain et ouvert, vous ferez en sorte que tout problème qui subsisterait à la fin du projet ne soit qu’un ajustement mineur. Et ceci pourrait bien vous éviter de nombreuses nuits blanches à l’approche de la réception finale des travaux…

La réception des travaux, cela se prépare dès que le projet commence, et se maintient tout au long du projet car il est impensable de repousser le contrôle de la qualité (c’est-à-dire, s’assurer que la mise en œuvre est conforme au cahier des charges) jusqu’à la fin du projet.

Un procès-verbal de réception des travaux (sous forme d’un rapport de chantier classique) est l’outil idéal pour échanger avec votre client au sujet de vos attentes : c’est une liste d’éléments à corriger, à étoffer au moyen de photos, de responsables, de notes, d’emplacements indiqués sur les dessins…

Par ailleurs, dans le jargon du développement de logiciels (mon secteur d’origine), cette méthode de développement est appelée « Agile development ». Le but est le même : s’assurer que ce qui se construit correspond aux attentes du client, au moyen de retours récurrents (le développeur montre au client une démo du travail en cours, permettant au client de faire ses retours de façon anticipée). De plus, dans le développement de logiciels, nous travaillons également avec des procès-verbaux de réceptions de travaux, que nous appelons simplement… « to-do lists ». La seule différence : dans le développement de logiciels, la méthode Agile est courante depuis longtemps déjà, et est même un sujet classique de discussions entre développeurs. Ce n’est pas encore tout à fait le cas dans le secteur de la construction, pourtant, ce secteur pourrait particulièrement bénéficier d’une approche agile.

Commencez dès aujourd’hui!

En soi, ces deux principes sont des plus simples et n’ont rien de sorcier… sauf que leur application continue et leur incorporation dans vos processus s’avère plus… complexe. Comme pour tout changement, la mise en œuvre de ces principes requiert de la discipline, surtout au début. Les chefs de projet et autres personnes engagées doivent investir du temps dès le début (en s’assurant que les spécifications sont clairement comprises lors de la signature du contrat, et en organisant régulièrement des inspections en compagnie du client) pour en récolter les fruits par la suite (vers la fin du projet), les fruits étant une réception des travaux succincte, un client satisfait, un paiement rapidement effectué et la possibilité de passer à un projet suivant.

L’amélioration implique du changement, et le changement implique l’abandon d’habitudes et de sa zone de confort, et pour cela il faut de la discipline et de la motivation. Mettre l’accent sur les avantages d’une nouvelle méthode de travail permet également de motiver les personnes dans leur travail.

Voici deux exemples de non-conformités connues survenues sur des projets publics, qui ont été assez médiatisés :

Le centre culturel d’Aarhus : 6400 m2 de plaques pare-vent ont dû être remplacées (coût : 2 millions de dollars)

La BART Berryessa Station de San Jose : un sous-traitant avait installé 1400 pieds de mauvaise conduite d’évacuation sous la station

Ils n’avaient certainement pas lu cet article 😉


Vous êtes architecte ou entrepreneur, et vous faites encore vos PV de réception sous Word ? Faites un essai gratuit ArchiSnapper, et gagnez du temps lors de vos prochains PV de réception !


Si vous souhaitez recevoir plus de conseils pour une réception des travaux réussi, je vous conseille de lire attentivement ces articles :


Si vous avez des questions, ou si vous êtes intéressé(e) par un test ArchiSnapper, nous serions ravis de vous aider. Envoyez-nous simplement un e-mail à support@archisnapper.com.

(Visited 505 times, 1 visits today)