Rédiger un procès-verbal de réception des travaux professionnel : éléments constitutifs

Rédiger un procès-verbal de réception des travaux professionnel : éléments constitutifs

La réception provisoire

La réception provisoire est un moment crucial du processus de construction et a lieu lorsque le projet est terminé. L’entrepreneur ou le promoteur immobilier invite le maître d’ouvrage à procéder à la réception provisoire. Une visite est effectuée en présence de l’entrepreneur, de l’architecte et du maître d’ouvrage pour vérifier la conformité du résultat par rapport aux plans, le respect du cahier des charges et la bonne exécution des travaux.

Lors de la réception provisoire, tous les défauts visibles et les travaux non terminés sont relevés. Les défauts constatés sont mentionnés dans un procès-verbal de réception provisoire, de sorte que l’entrepreneur puisse se charger de la réparation des défauts constatés et de l’achèvement des petits travaux dans un certain délai. Si le maître d’ouvrage ne trouve aucun défaut, cela doit également être confirmé par écrit.

Après cette réception provisoire, une période d’au moins un an commence, au cours de laquelle l’entrepreneur a le temps de réparer les défauts constatés. La réception définitive aura lieu à la fin de cette période. Cette période d’un an permet également au client de vérifier le bon fonctionnement des systèmes techniques et la stabilité du bâtiment. Si le contractant ne corrige pas les défauts dans ce délai, le maître d’ouvrage a le droit de refuser la réception définitive.

Structure et mise en page du procès-verbal de réception provisoire

Le procès-verbal de réception provisoire est un document de base important à compléter. Nous savons également que la rédaction d’un procès-verbal de réception bon et clair est très utile mais ennuyeux à faire ! Ce qui signifie souvent, que le rapport est incomplet, voire pas rédigé du tout. Dommage, car un bon procès-verbal de réception provisoire permet de rendre le processus de réception des travaux beaucoup plus efficace et peut éviter les discussions.

Le procès-verbal de réception provisoire contient toutes les remarques qui ont été observées. Le contenu du procès-verbal doit être clair et précis et peut avoir la structure suivante :

L’en-tête

Les données que vous incluez dans l’en-tête de votre rapport sont les suivantes :

  • le logo de votre entreprise
  • le nom de votre entreprise
  • l’adresse complète de votre entreprise
  • et éventuellement le numéro de TVA de votre entreprise

Le titre du rapport

Le titre doit indiquer clairement en quoi consiste le rapport. Un bon titre est un titre court et clair. Par exemple : « Procès-verbal de réception provisoire du projet xyz ».

Les données du projet

  • le nom de votre client
  • l’adresse complète du projet de construction
  • la date à laquelle le rapport a été rédigé
  • et éventuellement une description du projet de construction (par exemple : maison familiale neuve)

La date et l’heure

Notez toujours de façon claire et visible la date de la réception. Cette date est importante pour le calcul des pénalités de retard.

Les informations légales

Incluez dans votre rapport officiel les informations et le statut juridique de la réception provisoire, par exemple :

« Ce rapport concerne la réception provisoire du laboratoire de l’hôpital (nouvelle construction). La réception se fait en présence du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur général et de l’architecte. La réception provisoire est acceptée sous réserve des observations numérotées ci-dessous, qui doivent être résolues au plus tard dans un délai de deux semaines. Les commentaires sur ce procès-verbal doivent être soumis au bureau d’architecture par écrit et dans un délai de 8 jours ouvrables. »

Les contacts et personnes présentes

Faites une liste des personnes présentes et absentes et indiquez clairement à qui le rapport a été envoyé.

Les remarques

Dans le procès-verbal de réception provisoire, tous les défauts visibles et les travaux non terminés sont relevés. Par exemple : une poignée de porte qui manque, réparer le moteur de volet roulant… Assurez-vous que les défauts visibles sont notés correctement et de manière complète dans le procès-verbal de réception provisoire, et convenez d’une date limite à laquelle les remarques doivent être résolues.

Quels détails ajoutez-vous à la remarque ?

  • le nom de la remarque
  • le numéro de la remarque
  • une date d’échéance
  • la localisation de la remarque: par exemple par une indication sur un plan
  • une ou plusieurs photos avec éventuellement un croquis ou un commentaire
  • une personne responsable (qui doit résoudre cette remarque)
  • une description de la remarque et/ou des mesures convenues

Le pied de page

Au bas des pages, vous indiquez le nom de la personne ou des personnes qui ont rédigé le procès-verbal, les détails de votre entreprise, vos coordonnées et la numérotation des pages.

Les documents

Pour mener à bien un projet de construction, une série de documents doit être remise au maître d’ouvrage (par exemple, dans le contexte d’un dossier d’intervention ultérieure). Faites une liste avec tous les documents nécessaires.

La signature

Pour éviter les problèmes, toutes les parties concernées (le maître d’ouvrage, l’entrepreneur et l’architecte) doivent apposer leur signature sur le procès-verbal de réception provisoire.

Utilisez une application pour créer vos rapports de réception

Faire un procès-verbal de réception provisoire, c’est un calvaire : pendant la visite, vous prenez des notes, faites des photos et des annotations sur plans. Il faut se rappeler quelle photo correspond à la remarque et à l’endroit sur le plan. Ensuite, vous écrivez le tout dans un rapport et vous insérez les photos et les localisations. Sans parler de la lutte avec Word lorsque la mise en page saute, chaque fois que vous insérez une photo 🙂.

Etant donné que la rédaction d’un procès-verbal est extrêmement chronophage, et que les conséquences associées à la réception provisoire sont importantes, nous vous recommandons d’utiliser une application comme ArchiSnapper pour la rédaction de vos procès-verbaux de réception. ArchiSnapper veille au bon fonctionnement de ce processus :

  • Avec votre smartphone ou tablette, vous collectez de manière efficace et immédiatement sur place les détails des remarques à résoudre.
  • Vous notez le nom de la remarque (par exemple, les plinthes ne sont pas placées correctement), vous prenez une photo de la remarque, vous l’indiquez sur le plan, ajoutez le responsable et la date limite.
  • Lorsque la visite est terminé, le rapport est complet, numéroté et structuré.
  • Vous pouvez immédiatement faire signer numériquement le procès-verbal de réception provisoire par toutes les parties et l’envoyer par email.

Vous pouvez voir ici un exemple de procès-verbal de réception provisoire préparé avec Archisnapper.

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