Rédiger un rapport de chantier professionnel: éléments constitutifs

Rédiger un rapport de chantier professionnel: éléments constitutifs

Les architectes sont souvent en déplacement sur les chantiers, afin d’observer l’état et la progression des travaux. Leur déplacement se conclut généralement par un rapport de chantier.

Pourquoi faire un rapport de chantier ?

Un projet de construction implique plusieurs personnes et plusieurs entreprises, ce qui augmente fatalement le risque d’incompréhensions, d’erreurs et de retards.

Les rapports de chantier (également appelés rapports de visite de chantier, rapports d’observation, rapports d’avancement, rapports d’activité) visent à les réduire, en mettant par écrit et en partageant les observations faites pendant les visites régulières.

Si un simple mail contenant les observations pourrait suffire, la norme dans l’industrie du bâtiment reste le rapport de chantier. Ce rapport est de préférence bien structuré, suivant un modèle pré-établi.

Le but d’un rapport de chantier est de bien organiser les travaux sur chantier:

  • Les travaux sont-ils exécutés correctement et dans les délais ?
  • Qu’est-ce qui doit être réparé ou amélioré ?
  • Quels sont les changements et les travaux supplémentaires ?

Les avantages d’un rapport de chantier structuré

Pourquoi est-ce si important d’envoyer des rapports de chantier professionnels et bien structurés à l’équipe travaillant sur le projet ?

En fait, si vous envoyez des rapports peu compréhensibles ou une série d’e-mails, où des informations cruciales sont oubliées, avec des photos floues ou sans résumé clair, il y a de grandes chances pour que votre rapport prête à confusion – ou pire, ne soit jamais lu par les destinataires.

Si personne (par personne, nous entendons les sous-traitants ou les entreprises de construction) ne lit vos rapports, ou ne les lit qu’à moitié, il y a fort à parier que les remarques formulées dans votre rapport seront pas prises en compte.

Les rapports mal rédigés engendrent une série de questions, des nombreux échanges d’e-mails et un sentiment de frustration parmi tous ceux concernés.

À éviter !

Souvent, l’échec d’un projet est dû à une communication défaillante. Des rapports de chantier structurés, organisés et clairs sont essentiels à une communication et collaboration efficaces.

La communication et la collaboration, à leur tour, réduisent les risques et le temps passé sur un projet, augmentant la rentabilité du projet. Wouhaa !

Le rapport de chantier est aussi LE moyen de prouver les choses quand quelque chose se passe mal sur le chantier ou quand une discussion naît entre les parties.

Par exemple: Lors d’une visite de chantier, le maître d’ouvrage, l’architecte et l’entrepreneur conviennent de changer la couleur initialement choisie des fenêtres coulissantes en aluminium. Le noir était trop noir, alors ils ont choisi l’anthracite. Par la suite, le maître d’ouvrage s’est avéré ne pas être d’accord avec cela et voulait tout de même des fenêtres coulissantes noires. Cependant, l’entrepreneur avait déjà commandé les fenêtres coulissantes anthracite. Une discussion a suivi: “Y avait-il une autre couleur convenue ?”. Heureusement, l’architecte l’avait noté dans le rapport de chantier. C’était donc concluant. Alors bonne chance pour l’entrepreneur !


Composition d’un rapport de chantier

En développant ArchiSnapper, et en travaillant avec de nombreux architectes à travers le monde sur leur façon de gérer les rapports de chantier, nous avons vu de nombreux modèles et de nombreuses approches différentes.

Cependant, la composition de ces rapports ne varie que très peu d’une méthode à l’autre.

Ce n’est pas sorcier, mais c’est certainement utile pour les architectes qui souhaitent améliorer le contenu et la structure de leurs rapports de chantier, ou tout simplement par curiosité de savoir comment s’y prennent d’autres collègues architectes.

C’est pourquoi nous souhaitons partager avec vous, sur base de notre savoir-faire et de notre expérience, les éléments constitutifs les plus courants dans les rapports de chantier.

Identifiant du rapport

Pour identifier un rapport en tout temps, un identifiant unique est requis. Généralement, cet identifiant se compose de l’identifiant du projet puis du numéro du projet, par exemple : projet XYZ-5, qui se traduit par : « rapport de chantier numéro 5 pour le projet XYZ ».

Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport XYZ-5, nous avons affirmé que… ».

Détails du projet

Le nom du client, l’adresse, une description courte du projet et l’identifiant du projet. Si quelqu’un reçoit votre rapport, il souhaite savoir immédiatement de quel projet il s’agit, sans avoir à devoir le chercher par lui-même.

Souvent, le rapport est également envoyé au client, et il est poli et bien vu de mettre en évidence son nom ainsi qu’un descriptif du projet au début du rapport.

Date et heure

Notez également clairement la date et l’heure de la visite ou de la réunion de chantier dans votre rapport.

État d’avancement

Une description précise et détaillée de l’état d’avancement des travaux, et/ou des conditions météorologiques pendant la visite, ou toute autre impression d’ensemble.

De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.

Liste de présence

Une liste des personnes présentes sur le chantier au moment de la visite. Idéalement, vous présentez cette liste dans un tableau comprenant toutes les personnes concernées (nom, rôle et coordonnées) et indiquant si ces personnes étaient présentes ou non.

Ainsi, vos rapports permettent à chacun de retrouver aisément la liste complète des personnes et entreprises concernées.

Liste de distribution

Une liste de personnes qui ont reçu une copie de ce rapport, généralement par e-mail.

Conseil: la liste de présence et la liste de distribution peuvent être rassemblées dans un seul tableau. L’exemple ci-dessous vous montre la colonne de « présence » (qui était présent sur le chantier) et la colonne d’ « envoi » (qui a reçu le rapport).

Statut, progression et insuffisances des travaux

Il s’agit là du cœur du rapport. Généralement, cette partie se présente sous une série d’observations réparties dans différentes catégories. Par exemple :

Fondations

– observation 1

– observation 2

Toiture

– observation 1

– observation 2

– observation 3

Ces observations représentent l’état du projet et des sous-tâches liées au projet en cours. Un pourcentage, exprimé en %, indique l’avancement des travaux et une estimation du temps restant, informations utiles à vos lecteurs.

Les observations devraient également mentionner les insuffisances du projet ou les non-conformités. Décrivez-les clairement : quel est le problème, pourquoi est-ce arrivé, et quelles sont les prochaines étapes pour y remédier. Indiquez toujours qui est responsable de la résolution du problème : sans assignation, généralement, le problème reste… non-résolu.

ArchiSnapper documente vos observations de la façon suivante :

Conseil 1 : prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Les photos sont plus parlantes qu’un long texte, et rendent votre rapport plus lisible. Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins sont identifiées dès le premier coup d’œil. Les photos sont plus faciles à « lire », évitez donc des textes trop longs, et utilisez des photos, des croquis ou des dessins pour transmettre un message aux lecteurs.

Conseil 2 : n’oubliez pas de numéroter vos observations. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, 3-7 (septième observation du troisième rapport).

Informations pratiques

Souvent, le rapport comprend l’heure et la date de la prochaine réunion, de la visite de chantier ou toute autre information pratique.

Non-responsabilité

Cette partie est importante. Protégez-vous de toute poursuite judiciaire en incluant un paragraphe standard dans tous vos rapports, paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard. Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser :

Avis de non-responsabilité : les inspections effectuées par l’architecte/le maître d’ouvrage dans le cadre de ce contrat ont été faites dans les conditions limitées décrites par les observations sur le chantier dans le document XYZ, Conditions générales du contrat de construction, tel que mentionné dans l’entente passée entre le propriétaire et l’architecte.

L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.

Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque dans le rapport : le nom de votre entreprise, le logo, l’adresse, les coordonnées. N’en faites pas trop, car le rapport doit rester simple, clair et structuré. Trop de fioritures et de gadgets visuels nuiront à la lisibilité et détourneront du message principal du rapport.

Une Appli Facile à Utiliser pour Rédiger Tous Vos Rapports de Chantier – Cela Vous Intéresse ?

Nous vous entendons d’ici : « Je dois faire tout ceci pour chaque rapport de chantier, pour chacun de mes projets ? Toute cette information, tous ces tableaux, tous ces numéros de référence, ces photos, ces notes – prendre tout ça en compte, ça représente des heures d’administration chaque semaine ! »

Testez notre Appli spéciale rapports de chantier – ArchiSnapper. Elle contient tous ces éléments clés indispensables pour un rapport de chantier professionnel. Toutes les informations sont recueillies directement sur le chantier, et en rentrant chez vous ou au bureau, vous les synchronisez grâce à la WiFi. Votre rapport est prêt à être envoyé sous format PDF !

Vous souhaitez en savoir plus ? Téléchargez ici un modèle de rapport de chantier. Ou alors vous souhaitez peut-être configurer vos rapports de chantier à travers cette appli dès maintenant ?

Essayez ArchiSnapper pour votre prochain Rapport de Chantier !

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