Rédiger un rapport de chantier professionnel: éléments constitutifs

Rédiger un rapport de chantier professionnel: éléments constitutifs

Honnêtement, je n’ai pas encore rencontré l’architecte qui a commencé des études d’architecture par amour de la rédaction des rapports de chantier.

(Si je me trompe, s’il vous plaît, faites-le moi savoir, je veux tout savoir sur vous ! 😉)

Pourtant, l’architecte qui prend au sérieux le suivi de chantier de ses projets, c’est une tâche importante qui demande du dévouement, du temps et de l’énergie.

Si vous le faites correctement, la récompense peut être importante, car elle vous aide à faciliter le processus de construction, à améliorer la communication et à éviter des erreurs coûteuses – ou pire.

Ainsi, que vous débutiez en tant qu’architecte, que vous cherchiez à améliorer le contenu et la structure de vos rapports de chantier, ou que vous soyez simplement curieux et que vous souhaitiez savoir quelles informations sont généralement ajoutées dans un rapport de chantier professionnel: vous êtes au bon endroit.

Allons-y!


Aperçu de l’article


Qu’est-ce qu’un rapport de chantier

Les rapports de chantier – également appelés compte rendu de chantier, pv de chantier, rapports de visite de chantier, rapport de l’inspection du chantier, rapport d’observation ou rapport d’avancement,  – sont utilisés pour documenter et diffuser les observations faites lors des visites régulières du chantier.

Les rapports de chantier documentent généralement des questions telles que:

  • Les travaux sont-ils exécutés correctement et dans les délais?
  • Qu’est-ce qui, le cas échéant, doit être réparé ou amélioré?
  • Quels sont les changements et les travaux supplémentaires nécessaires ?

Bien qu’un simple mail contenant les observations pourrait suffire, la norme dans l’industrie du bâtiment reste le rapport de chantier au format PDF. Ce rapport est de préférence bien structuré, suivant un modèle pré-établi.

Une fois votre visite de chantier et votre rapport sont terminés, vous envoyez des notes à toutes les parties concernées. Vous attribuez généralement des tâches, des délais et une date pour la prochaine visite de chantier.

Dans cet article, nous expliquons en profondeur pourquoi il est important de créer un rapport de chantier professionnel et quels éléments doivent être inclus.


Pourquoi les rapports de chantier sont-ils importants

1. Gardez vos projets en bonne voie

Faire des visites régulières du chantier, et documenter tout ce que vous voyez peut vous aider à repérer les irrégularités dès le début du processus avant qu’elles ne dégénèrent en quelque chose qui devient difficile d’inverser cette évolution et de remédier ainsi à la situation.

2. Une bonne communication pour une situation gagnant-gagnant

Dans un projet de construction, de nombreuses personnes et entreprises sont souvent impliquées. Plus vous travaillez avec de personnes, plus le risque de malentendu ou de mauvaise communication est élevé. Et lié à cela, des erreurs (coûteuses) et des retards frustrants.

Des rapports de chantier structurés, bien organisés et clairs sont la clé d’une bonne communication et d’une collaboration fructueuse.

Une bonne communication et collaboration réduisent les risques et le temps passé sur un projet, augmentant ainsi la rentabilité du projet.

3. Les rapports de chantier vous aident à éviter les erreurs coûteuses ou les réclamations légales

Le rapport de chantier est votre document de référence en cas de désaccord entre les parties concernées. Vous pouvez le voir comme la boîte noire d’un projet de construction. En cas de problème, vous pouvez être sûr que ces documents seront retournés à l’envers pour rechercher la cause du problème.

Voici un exemple:

Lors d’une visite de chantier, le maître d’ouvrage, l’architecte et l’entrepreneur conviennent de changer la couleur initialement choisie des fenêtres coulissantes en aluminium. Le noir était trop noir, alors ils ont choisi l’anthracite. Par la suite, le maître d’ouvrage s’est avéré ne pas être d’accord avec cela et voulait tout de même des fenêtres coulissantes noires. Cependant, l’entrepreneur avait déjà commandé les fenêtres coulissantes anthracite. Une discussion a suivi: “Y avait-il une autre couleur convenue ?”. Heureusement, l’architecte l’avait noté dans le rapport de chantier. C’était donc concluant. Alors… quelle chance pour l’entrepreneur !

Il en va de même pour les réclamations légales. Un document signé avec des problèmes signalés et des images claires peut vous aider beaucoup (!) en cas de désaccord.

Si tout est bien documenté, vous pouvez éviter des procédures juridiques qui entraînent une perte de temps, d’argent et d’énergie.


Comment rédiger un rapport de chantier

Structurez votre rapport

Si un rapport suit une structure claire et connue, il est plus facile pour le cerveau de le traiter. Nous savons où chercher des informations et agir en conséquence.

Essayez d’utiliser les mêmes en-têtes et sous-en-têtes, la même mise en forme à chaque fois pour structurer vos rapports et permettre aux parties concernées de les parcourir facilement et de retirer les informations qui sont importantes pour elles.

Soyez bref et clair

Évitez d’écrire de gros morceaux de texte. Si cela est absolument nécessaire, divisez le texte en paragraphes et ajoutez des titres et des sous-titres significatifs. Cela peut également aider à mettre en évidence des mots ou des phrases importants. Ou mettez en évidence des descriptions nouvelles ou supplémentaires.

Utilisez des photos

De plus; nous l’avons déjà dit plus d’une fois: les images peuvent dire plus de mille mots. Essayez d’utiliser autant de photos que possible et ajoutez des annotations claires, dessinez une flèche ou marquez quelque chose en dessinant un carré ou un cercle autour. Cela peut faire une grande différence!

🔖Lisez cet article de blog sur la prise de photos sur chantier

Informations supplémentaires

Pour chaque remarque, il y a quelques éléments que vous pouvez ajouter pour rendre le point encore plus clair. Vous pouvez localiser la remarque sur un plan, attribuer l’observation à une personne ou une entreprise spécifique, ajouter une date butoir ou les prochaines étapes etc. Essayez d’être cohérent et ajoutez les informations pertinentes pour chaque remarque. Si votre communication est précise et que toutes les parties savent ce que l’on attend d’elles, il n’y a pas lieu de discuter par la suite.


Les éléments constitutifs d’un bon rapport de chantier

En développant ArchiSnapper, nous avons discuté avec de nombreux architectes du monde entier de la manière dont ils gèrent les rapports de chantier.

Donc, ce n’est pas une surprise que nous avons vu de nombreux modèles et de nombreuses approches différentes.

Mais, il semble que certains composants soient présents dans presque tous les rapports de chantier professionnel. C’est pourquoi nous souhaitons les partager avec vous.

Ce n’est pas sorcier, juste un aperçu pratique des éléments de base d’un rapport de chantier:

  1. Numéro du rapport
  2. Titre du rapport
  3. Détails du projet
  4. Date et heure
  5. Etat d’avancement des travaux
  6. Conditions météorologiques
  7. Personnes présentes
  8. Liste de distribution
  9. Statut, progression et insuffisances des travaux
  10. Information pratiques
  11. Non-responsabilité
  12. Image de marque

1. Numéro du rapport

Pour identifier un rapport en tout temps, un identifiant unique est requis.

Généralement, cet identifiant se compose de l’identifiant du projet puis du numéro du rapport, par exemple : projet XYZ-5, qui se traduit par : « rapport de chantier numéro 5 pour le projet XYZ ».

Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport XYZ-5, nous avons affirmé que… ».


2. Titre du rapport

Le titre est court et concis. Il doit immédiatement clarifier le sujet du texte: “Rapport de chantier 5 pour le projet XYZ”.


3. Détails du projet

Le nom du client, l’adresse, une description courte du projet et l’identifiant du projet.

Si quelqu’un reçoit votre rapport, il souhaite savoir immédiatement de quel projet il s’agit, sans avoir à devoir le chercher par lui-même.

Souvent, le rapport est également envoyé au client, et il est poli et bien vu de mettre en évidence son nom ainsi qu’un descriptif du projet au début du rapport.


4. Date et heure

Notez également clairement la date et l’heure de la visite ou de la réunion de chantier dans votre rapport.


5. Etat d’avancement des travaux

Une description générale de l’état d’avancement des travaux, ou toute autre impression d’ensemble.

De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.


6. Conditions météorologiques

En particulier, nos clients des États-Unis ajoutent généralement des conditions météorologiques à l’état d’avancement des travaux.


7. Personnes présentes

Une liste des personnes présentes sur le chantier au moment de la visite.

Idéalement, vous présentez cette liste dans un tableau comprenant toutes les personnes concernées avec leur nom, rôle et coordonnées et indiquant si ces personnes étaient présentes ou non.

Ainsi, vos rapports permettent à chacun de retrouver aisément la liste complète des personnes et entreprises concernées.


8. Liste de distribution

Une liste de personnes qui ont reçu une copie de ce rapport, généralement par e-mail.

💡 Conseil: la liste de présence et la liste de distribution peuvent être rassemblées dans un seul tableau.

L’exemple ci-dessous vous montre la colonne de « Présent » (qui était présent sur le chantier) et la colonne d’ « Envoyé » (qui a reçu le rapport).


9. Statut, progression, and insuffisances des travaux

C’est le cœur du rapport. Ces remarques représentent le statut du projet dans son ensemble et des différentes tâches en cours.

Les observations devraient également mentionner les insuffisances du projet ou les non-conformités. Décrivez-les clairement : quel est le problème, pourquoi est-ce arrivé, et quelles sont les prochaines étapes pour y remédier.

Indiquez toujours qui est responsable pour la remarque : sans assignation, généralement, le problème reste… non-résolu.

Il s’agit souvent d’un ensemble de remarques classées en différentes catégories. Par exemple :

Fondations

– observation 1

– observation 2

Toiture

– observation 1

– observation 2

– observation 3

Voici à quoi cela ressemble dans l’application ArchiSnapper :

field report observations categories archisnapper app

Ajouter des photos

Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Les photos valent mieux que mille mots. Les photos rendent également votre rapport plus lisible.

Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins sont identifiées dès le premier coup d’œil.

Les photos sont plus faciles à « lire ».

Evitez donc des textes trop longs, et utilisez des photos, des croquis ou des dessins pour transmettre un message à vos lecteurs.

Numérotez vos remarques

N’oubliez pas de numéroter vos remarques. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, 3-7 (septième observation du troisième rapport).

Localisez sur plan

Montrez aux parties concernées où exactement se situe un problème en plaçant des pointeurs numérotés sur le plan. Ou esquissez sur le plan pour plus de clarification.

Voici une illustration de la façon dont les remarques sont documentés avec ArchiSnapper:

ArchiSnapper field report App iOS and Android - observation


10. Informations pratiques

Souvent, le rapport de chantier comprend également l’heure et la date de la prochaine réunion, de la visite de chantier ou toute autre information pratique.


11. Non-responsabilité

Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard.

Utilisez le même texte standardisé dans chaque rapport.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser :

Avis de non-responsabilité : les inspections effectuées par l’architecte/le maître d’ouvrage dans le cadre de ce contrat ont été faites dans les conditions limitées décrites par les observations sur le chantier dans le document XYZ, Conditions générales du contrat de construction, tel que mentionné dans l’entente passée entre le propriétaire et l’architecte.

L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.


12. Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, coordonnées.

N’en faites pas trop.

Car le rapport doit rester simple, clair et structuré.

Trop de fioritures et de gadgets visuels nuiront à la lisibilité et détourneront du message principal du rapport.

💡 Conseil: ajoutez votre signature écrite au bas de votre rapport de chantier; il donne à votre rapport de chantier une touche personnelle et professionnelle.


Comment rédiger efficacement vos rapports de chantier ? – Heureusement, il y a une appli pour ça !


Je vous entends penser: c’est beaucoup d’informations à inclure à chaque rapport de chantier, pour chaque projet. Autant de tableaux, de références, de photos et de notes à traiter. – Où diable vais-je trouver le temps de faire ça ?

ArchiSnapper l'application qui facilite la vie des architectes

Vous avez de la chance parce que le temps où les architectes se rendaient à leurs visites de chantier emballés avec un cahier et un appareil photo, retournant plus tard au bureau et écrivant tout dans Word, transférant leurs photos et les faisant correspondre avec la bonne remarque … est loin derrière nous !

De nos jours, il existe des outils numériques qui peuvent vous aider. 😅

En 2012, nous avons développé ArchiSnapper. Une application facile à utiliser mais puissante spécialement conçue pour la création de rapports de chantier et la collaboration dans la construction.

Plus de 10.000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, directement sur le chantier, contenant tous ces éléments clés mentionnés ci-dessus.

Avec les options de formatage – voici un aperçu de toutes les possibilités – vous pouvez créer des rapports avec votre propre image de marque.

Alors, comment fonctionne ArchiSnapper ?

  1. Définissez la structure de vos rapports (liste des catégories pour vos remarques) et personnalisez vos rapports avec les options de mise en page (logo, titres, police et bien plus).
  2. Faites votre visite sur chantier en utilisant l’application depuis votre smartphone ou tablette, et ajoutez des remarques avec photos, annotation, localisation, croquis, date butoir et responsable.
  3. Votre rapport de chantier est automatiquement généré au format PDF – prêt à être envoyé immédiatement. (Ou, si vous préférez, vous pouvez le relire et peaufiner depuis votre ordinateur ou PC avant de l’envoyer à toutes les parties impliquées, c’est également possible).

Dans cette vidéo, Leila explique comment fonctionne ArchiSnapper :

Jetez un coup d’œil à cet exemple de rapport

Êtes-vous curieux de savoir à quoi ressemble un rapport de chantier créé avec ArchiSnapper ?

A vrai dire, nous avons déjà pensé que cela pourrait vous intéresser, alors voici un exemple de rapport ArchiSnapper:

Générez des rapports de chantier instantanés avec ArchiSnapper

(Grâce à ce lien, vous pouvez consulter le fichier PDF complet – et lisible 😉 -).

Pour vous montrer qu’il existe une grande variété de paramètres de mise en page, nous avons également créé exactement le même rapport, mais avec un modèle de mise en page différent:

  • 1 colonne au lieu de 3 colonnes
  • police différente
  • tableau de contact et tableau des observations moins compacte
  • les numéros des observations sont affichés sous forme de texte
  • nouvelles descriptions marquées en jaune

Jetez un coup d’œil au fichier PDF de cette version alternative ici.

Aimez-vous ce que vous voyez? Essayez gratuitement ArchiSnapper et commencez immédiatement à rédiger votre prochain rapport de chantier.

Si vous avez des questions, nous serions ravis de vous entendre. Envoyez-nous simplement un e-mail à support@archisnapper.com.

(Visited 9,153 times, 81 visits today)