Rédiger un rapport de sécurité : éléments constitutifs

Dans notre manuel complet des rapports et inspections de sécurité, nous avons traité des points suivants : qu’est-ce qu’un rapport de sécurité ? Pourquoi est-ce important ? Nous fournissons de plus quelques meilleures pratiques en la matière.

Dans cet article, nous examinons plus en détail les éléments qui constituent un bon rapport de sécurité professionnel, avec quelques exemples à titre illustratif.

Bien entendu, la liste des observations, conseils et accords relatifs à la sécurité est la partie la plus importante pour garantir la sécurité sur le chantier. Pour éviter les risques et les accidents, il est important de proposer un rapport de sécurité bien organisé, dans lequel toutes les parties concernées reçoivent des instructions claires sur les mesures à prendre.

D’autres éléments complètent un rapport d’inspection, favorisent la communication, protègent contre les réclamations, et renforcent votre image professionnelle.

Lors de la phase de développement de SafetySnapper, nous nous sommes entretenus avec différents coordinateurs de sécurité et conseillers en prévention, afin de comprendre comment ils abordaient la création et la gestion d’un rapport de sécurité.

Certains éléments sont revenus plusieurs fois.

Voici un aperçu des principaux éléments constitutifs d’un rapport de sécurité professionnel :

1. Numéro du rapport
2. Titre du rapport
3. Données du projet
4. Date et heure
5. État du projet
6. Personnes présentes
7. Liste de distribution
8. Observations de sécurité et conseils
9. Documents
10. Informations pratiques
11. Non-responsabilité
12. Image de marque

Pas le temps de tout lire ? Jetez un œil à ce rapport-type, créé par SafetySnapper, une application conçue pour les rapports et les inspections de sécurité.

1. Numéro du rapport

Pour identifier un rapport de sécurité en tout temps, un identifiant unique est requis.

Généralement, cet identifiant se compose de l’identifiant du projet puis du numéro du rapport.

Par exemple, Construction neuve ABC-5 signifie : « Rapport de sécurité numéro 5 pour projet Construction neuve ABC ».

Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport de sécurité Construction neuve ABC-5, nous avons affirmé que… ».

2. Titre du rapport

Le titre doit indiquer clairement en quoi consiste le rapport. Un bon titre, c’est un titre court, concis et clair, par exemple : « Rapport de sécurité n° 13 pour le projet XYZ ».

3. Données du projet

Le nom du client, l’adresse complète du chantier, une courte description (par exemple, construction neuve logement familial, ou rénovation école primaire) du projet, et le numéro du projet.

Le destinataire de votre rapport doit immédiatement comprendre de quel projet il s’agit.

Souvent, le rapport est également envoyé au client. Il est poli et respectueux d’inclure et de mettre en évidence son nom et une description du projet en haut du rapport.

4. Date et heure de la visite

Indiquez toujours clairement la date et l’heure de votre visite dans votre rapport de sécurité.

5. État d’avancement

C’est une description générale de l’état d’avancement du projet.

De nombreux coordinateurs de sécurité ajoutent une ou plusieurs photos, afin de donner au lecteur une bonne idée générale de la situation.

Ci-dessous, vous trouverez une illustration de la représentation de différents éléments du rapport cités précédemment – titre, numéro du rapport, données du projet, date et heure de la visite du chantier, état du projet – sur la première page d’un rapport SafetySnapper :

6. Liste de contact avec personnes présentes

C’est en fait la liste des personnes qui étaient présentes lors de l’inspection ou de la réunion de coordination.

Idéalement, vous présentez dans un tableau toutes les parties impliquées dans le projet : leur nom, leur rôle et leurs coordonnées, en précisant si la personne était présente ou non.

Ainsi, chacun peut aisément retrouver la liste complète des personnes présentes et des entreprises impliquées dans le projet.

7. Liste de distribution

Une liste des personnes qui ont obtenu le rapport, généralement par mail.

Conseil : les personnes présentes et la liste de distribution peuvent être regroupées dans un seul tableau.

Ci-dessous, vous pouvez voir l’exemple d’un tableau de contacts dans un rapport SafetySnapper, avec une colonne pour la présence et une colonne pour la réception du rapport :

8. Observations de sécurité et conseils

C’est le cœur du rapport.

Incluez toutes vos observations et conseils de sécurité et numérotez-les.

Notez soigneusement les risques liés à la sécurité, les infractions et négligences : décrivez clairement toute situation dangereuse, en expliquant pourquoi elle l’est et quelle est l’action ou la mesure requise pour y remédier, avec éventuellement une date butoir.

Détaillez vos observations à l’aide de photos, enrichies d’un croquis ou d’une légende.

Indiquez également pour chaque observation. la personne responsable, sinon, les problèmes risquent de rester non-résolus.

Souvent, on utilise une checklist pour les inspections de sécurité, et les observations sont divisées en plusieurs catégories, par exemple :

Équipement du chantier

• Clôture du chantier (avec état, descriptions et photos)
• Risque d’incendie (avec état, descriptions et photos)

Risque de chute

• Passerelles (avec état, descriptions et photos)
• Rampes (avec état, descriptions et photos)
• Utilisation des échelles (avec état, descriptions et photos)

Voici comment une observation peut être documentée dans un rapport de sécurité :

Ci-dessous vous retrouverez quelques meilleures pratiques et conseils concernant la documentation des remarques dans un rapport de sécurité :

Ajoutez des photos

Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Une photo vaut plus que mille mots. Les photos rendent également votre rapport plus lisible.

Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins seront identifiés par vos lecteurs dès le premier coup d’œil.

Conseil : enrichissez vos photos avec un croquis, une légende ou une date.

Soyez bref et clair

Les rapports de sécurité sont importants mais ne doivent pas tourner en textes juridiques. Utilisez des phrases claires et complètes, compréhensibles par tous. Rédigez vos rapports comme si vous deviez les faire lire à un tiers qui n’y connait rien en sécurité de chantier.

Numérotez vos remarques

N’oubliez pas de numéroter vos remarques. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux coordinateurs de sécurité ou conseillers en prévention utilisent par exemple le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, « 4.8 » (huitième observation du quatrième rapport).

Statut, date, étiquette et plus

Nos utilisateurs SafetySnapper ajoutent également d’autres éléments pour clarifier et compléter le rapport, par exemple l’état de la remarque (OK ou NOK), une date, ou une « étiquette » supplémentaire, par exemple « urgent » ou « dangereux ».

9. Documents

Dans le cadre de la sécurité, une série de documents doit également être remise au coordinateur de la sécurité ou au conseiller en prévention.

Faites une liste avec tous les documents que les différentes parties doivent vous remettre. Liez un état (« À recevoir », « À valider », « Reçu et validé ») personne responsable et une date butoir au type de document.

10. Informations pratiques

Généralement, on indique dans le rapport de sécurité la date et l’heure de la prochaine visite de chantier, ainsi que toute autre information pratique.

11. Non-responsabilité

Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard d’avis de non-responsabilité que vous pouvez utiliser :

Le soussigné, <nom & titre>, confirme avoir effectué cette visite d’inspection de chantier au mieux de ses capacités compte tenu des circonstances, conformément aux normes et à la législation applicables. Les observations ont été notées de façon indépendante, sans influence extérieure. Aucun élément important lié à la présente inspection n’a été dissimulé ou ignoré.

Ce rapport sera approuvé, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées au coordinateur de sécurité à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.

Voici comment SafetySnapper reprend les éléments ci-dessus (documents, non-responsabilité et signature) dans un rapport de sécurité.

12. Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque et des coordonnées comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, coordonnées, afin de renforcer votre image professionnelle.

N’en faites pas trop, car le rapport doit rester simple, clair et structuré.

Conseil : ajoutez votre signature écrite au bas de votre rapport de sécurité; il donne à votre rapport de sécurité une touche personnelle et professionnelle.

Envie de savoir à quoi ressemble un rapport de sécurité créé avec SafetySnapper ? Découvrez ici un exemple complet de rapport.

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• Rapports et inspections de sécurité: un manuel complet
• Plus de temps pour l’essentiel : la sécurité sur le chantier
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