Rédiger un rapport journalier : éléments constitutifs

Rédiger un rapport journalier : éléments constitutifs

Un rapport journalier est un document de travail important pour le conducteur de chantier ou le chef de projet, qui veille au bon déroulement d’un projet et qui gère et dirige l’exécution de travaux de construction. Le premier rapport coïncide avec la phase de préparation et, et le dernier prend fin lors de la réception du chantier.

Le rapport journalier reprend tous les éléments relatifs à l’avancement des travaux et aux problèmes rencontrés, tels que conditions météorologiques, nombre d’heures travaillées, travaux exécutés, remarques de sécurité, retards éventuels, etc.

Dans notre article précédent, vous avez appris pourquoi les rapports journaliers sont si importants, quelles sont les meilleures pratiques et comment commencer. Les rapports journaliers peuvent sembler inutiles et ennuyeux, mais ils augmentent votre rentabilité à long terme.

Travailler avec des rapports journaliers, vous permet, si nécessaire, une réaction adéquate, rapide et coordonnée et vous aide à économiser du temps et de l’argent. Par exemple, vous pouvez :

  • observer et ajuster immédiatement les petits problèmes, évitant ainsi qu’ils ne deviennent de gros problèmes nécessitant des solutions coûteuses
  • assurer une communication claire entre toutes les parties concernées, de manière à éviter les malentendus et les retards
  • réagir plus rapidement aux risques de sécurité
  • donner au client une vue d’ensemble du travail effectué et de la durée des différentes tâches. Cela permet aux clients de mieux comprendre pourquoi ils doivent être patients.
  • utiliser les rapports journaliers comme preuve en cas de conflit

Maintenant… que notez-vous dans un rapport journalier et comment structurez-vous un tel rapport ? C’est ce que nous élaborons dans cet article.

Composition et structure d’un rapport journalier

Nous savons tous que la préparation d’un rapport journalier précis est un fardeau administratif, ce qui signifie que souvent, le rapport n’est pas rédigé, incomplet ou trop tard. C’est dommage, car l’utilisation de rapports journaliers garantit plus de transparence, une qualité et une sécurité accrues et, par conséquent, une rentabilité élevée.

A. Utilisez une checklist

Un rapport journalier, comme son nom l’indique, est répété jour après jour. Une checklist est l’outil idéal pour vous assurer d’effectuer l’inspection quotidienne correctement et avec précision, et de ne rien oublier.

Les checklists vous aident à vider votre RAM mentale (vous n’avez pas à vous rappeler en permanence ce que vous devez encore vérifier) ​​et aident dans de nombreux secteurs (aviation, médecine, etc.) à travailler beaucoup plus efficacement et à éviter des erreurs coûteuses.

Sans checklist, le cerveau humain peut facilement oublier des choses. Si vous faites quelque chose en plusieurs étapes, vous risquez d’en oublier une ou deux. Par exemple, vous êtes interrompu par un collègue ou par votre téléphone et vous oubliez ce que vous faisiez. Grâce à une checklist, vous savez exactement ce que vous avez déjà terminé et vous reprenez immédiatement le fil. Donc, si vous faites quelque chose encore et encore et que vous voulez toujours le faire correctement, utilisez une checklist.

Au cours de votre visite quotidienne, cochez les points sur la checklist et ajoutez des remarques et des photos. Le résultat de cette inspection est le rapport journalier.

B. Qu’incluez-vous dans la checklist pour vos rapports journaliers ?

Quels éléments incluez-vous dans votre checklist ?

  • les conditions météorologiques
  • le nombre de personnes travaillant sur le projet et le nombre d’heures travaillées
  • quels travaux ont été exécutés à ce jour
  • les travaux prévus pour le premier jour ouvrable suivant
  • les remarques de sécurité
  • les éventuels retards
  • les état des lieux concernant le matériel et l’équipement

C. Autres éléments d’un rapport journalier

En plus du contenu, il est important que votre rapport journalier soit clair et que vous puissiez l’utiliser lors de discussions et, dans le pire des cas, devant un tribunal. Incluez les éléments suivants dans votre rapport journalier :

1. En-tête

Les données que vous incluez dans l’en-tête de votre rapport journalier sont les suivantes :

  • le logo de votre entreprise
  • le nom de votre entreprise
  • l’adresse complète de votre entreprise
  • les coordonnées de contact

2. Titre du rapport

Le titre doit indiquer clairement en quoi consiste le rapport. Par exemple : « Rapport journalier 51 pour le projet XYZ ».

3. Données du projet

  • le nom du projet ou du client
  • l’adresse du projet de construction

4. Date et l’heure de la visite

Indiquez toujours clairement la date et l’heure de votre visite dans votre rapport journalier.

5. Personnes présentes

Faites une liste des personnes présentes lors de la visite, notamment si vous faites la visite journalière en présence de sous-traitants.

6. Informations légales

Incluez les informations juridiques nécessaires dans votre rapport journalier, par exemple :

« Ceci concerne un rapport journalier. En l’absence de réponse, ce rapport journalier est accepté par les parties concernées. Les commentaires sur ce rapport journalier doivent être soumis par écrit et dans un délai de 5 jours ouvrables ».

7. Pied de page

Au bas des pages, vous indiquez le nom du verbalisateur et la numérotation des pages.

8. Signatures

La signature des rapports journaliers par le client, le chef de projet ou d’autres responsables augmente le statut et confère de l’importance à ces rapports. Afin de ne pas compromettre l’intégrité du rapport, vous ne pouvez évidemment plus apporter de modifications après la signature 😉.

Meilleures pratiques concernant les rapports journaliers

Faites signer le rapport journalier – si possible – par les parties impliquées (par exemple, le client), afin d’inclure et de responsabiliser le client.
Envoyez les rapports immédiatement après leur rédaction, et évitez les retards entre la rédaction et l’envoi afin que le contenu du rapport reste à jour.
Ajoutez suffisamment de photos et de détails, en particulier pour les problèmes importants (retards ou failles de sécurité, par exemple).

Faites votre rapport journalier directement sur le chantier, via une application

Faire un rapport journalier est un problème administratif : pendant la visite, vous prenez des notes et vous faites des photos. Vous devez ensuite tout inclure dans un rapport. C’est faire le travail deux fois, et cela engendre toute une série de petits tracas et difficultés, notamment pour la mise en page de Word (par exemple lorsque vous incluez des photos).

ArchiSnapper l'application qui facilite la vie des architectes

Compte tenu du temps souvent perdu lors de la rédaction d’un rapport journalier, nous vous recommandons d’utiliser une application telle qu’ArchiSnapper pour la préparation de rapports journaliers. ArchiSnapper veille à ce que la préparation de votre rapport journalier soit rapide, facile, professionnelle et précise :

  • Avec votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez immédiatement documenter les remarques, y compris prendre des photos, directement sur chantier.
  • Utilisez la checklist avec l’application pour ne rien oublier lors des inspections quotidiennes et éviter ainsi des erreurs coûteuses.
  • Lorsque vous avez terminé la visite, le rapport est complet, numéroté et commandé.
  • Vous pouvez disposer du rapport journalier au format PDF, et immédiatement le faire signer et le transmettre à toutes les parties.

Vous pouvez consulter ici un exemple de rapport journalier professionnel préparé avec ArchiSnapper.

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Nous avons aussi créé une checklist pour les rapports journaliers dans ArchiSnapper :

Vous pouvez télécharger cette checklist des rapports journaliers ici dans Excel et la télécharger dans votre compte ArchiSnapper si vous le souhaitez.

Avec cette checklist, les conducteurs de chantier, les chefs de projet et les superviseurs peuvent utiliser leur smartphone ou leur tablette pour collecter immédiatement les remarques nécessaires et ajouter des photos lors de leur inspection quotidienne. Après la visite, le rapport journalier professionnel est prêt !

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