Rédiger un rapport journalier : éléments constitutifs

Dans notre article Rapports journaliers de chantier – guide complet, nous traitons des points suivants : qu’est-ce qu’un rapport journalier ? Pourquoi est-il si important ? Nous partageons également quelques meilleures pratiques en la matière. 

Dans cet article, nous examinons plus en détail les éléments qui constituent un bon rapport journalier professionnel. Bien entendu, la liste des tâches et celle des travaux en cours constituent la partie cruciale du rapport. Il est important de proposer un rapport journalier clair et bien organisé, qui permet à toute partie concernée de bien comprendre l’état d’avancement du chantier.  

D’autres éléments complètent un rapport journalier, favorisent la communication et la planification des travaux, protègent contre les réclamations, et renforcent votre image professionnelle.

Lors de la phase de développement d’ArchiSnapper, nous nous sommes entretenus avec différentes entreprises de construction, afin de comprendre comment elles abordaient la création et la gestion d’un rapport journalier.

Certains éléments sont revenus plusieurs fois, et nous aimerions les partager avec vous. Rien de sorcier : simplement un aperçu pratique des principaux éléments constitutifs d’un rapport journalier professionnel :

1. Numéro du rapport
2. Titre du rapport
3. Détails du projet 
4. Date et heure
5. Coordonnées des personnes concernées et présentes
6. Conditions météorologiques
7. Temps de travail
8. Matériaux et matériel
9. Travaux effectués et prévus
10. Retards
11. Observations de sécurité
12. Divers
13. Non-responsabilité
14. Image de marque

Pas le temps de tout lire ? Jetez un œil à ce rapport-type, créé par ArchiSnapper, une application conçue pour les rapports et le suivi de chantier.

1. Numéro du rapport

Un numéro d’identifiant unique est indispensable pour identifier un rapport journalier.

Généralement, le numéro du rapport se compose du numéro du projet et du numéro de rapport du projet en question, par exemple Projet XYZ-5, ce qui signifie : « Rapport numéro 5 pour projet XYZ ».

Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport journalier XYZ-5, nous avons affirmé que… ».

2. Titre du rapport

Le titre doit indiquer clairement en quoi consiste le rapport. Un bon titre, c’est un titre court, concis et clair, par exemple : « Rapport journalier 5 pour projet XYZ ».

3. Détails du projet

Le nom du client, l’adresse complète du chantier, une courte description du projet, et le numéro du projet. 

Le destinataire de votre rapport doit immédiatement comprendre de quel projet il s’agit.

4. Date et heure

Indiquez toujours clairement la date et l’heure du rapport journalier.

5. Coordonnées des personnes concernées et présentes

Incluez un tableau de contacts avec coordonnées des parties concernées. Indiquez éventuellement qui était présent lors de l’inspection du chantier.

6. Conditions météorologiques

Incluez les conditions météorologiques dans votre rapport journalier.

Le secteur de la construction est très sensible à la météo, qui rend parfois le travail difficile, voire impossible. Certaines conditions météorologiques, telles que la neige, la pluie, les tempêtes ou la canicule peuvent entraîner des retards et poser des risques pour la sécurité.

Vous trouverez ci-dessous une illustration de la manière dont le titre du rapport, les détails du projet, l’état du projet, les conditions météorologiques et les contacts sont affichés dans un rapport ArchiSnapper

7. Temps de travail

Incluez dans votre rapport le nombre de collaborateurs travaillant sur le projet et le nombre d’heures travaillées, pour éviter toute discussion ultérieure lors de l’envoi de la facture.

8. Matériaux et matériel

Indiquez l’état des matériaux et du matériel : lesquels ont été utilisés, lesquels sont encore attendus.

9. Travaux effectués et prévus

C’est le cœur du rapport. Notez les activités en cours, les travaux effectués le jour-même et ceux qui sont prévus pour le lendemain.

Prenez également note des insuffisances et incidents éventuels. Décrivez-les clairement, ajoutez des photos et précisez les étapes suivantes et les actions requises pour prendre des mesures correctives.

Concrètement, il s’agit en général d’une liste d’observations réparties en plusieurs catégories, par exemple :

Contrôle journalier général :

• Travaux réalisés : …
• Travaux prévus : …

Observations de sécurité :

• Alerte situations à risque : …
• Alerte accidents (ou quasi-accidents) : …

Souvent, ces observations sont suivies à l’aide d’une checklist. 

Vous trouverez ci-dessous une illustration de la représentation des horaires de l’équipe, des matériaux utilisés et des travaux réalisés et prévus dans un rapport-type d’ArchiSnapper : 

Ci-dessous vous retrouverez quelques meilleures pratiques et conseils concernant la documentation des remarques dans un rapport journalier :

Photos annotées

Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Une seule photo est bien plus parlante qu’un long texte. De plus, les photos rendent votre rapport plus lisible.

Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins seront identifiés par vos lecteurs dès le premier coup d’œil.

Conseil : enrichissez vos photos avec une petite légende ou une date.

Statut, date, étiquette et plus

Nos utilisateurs ArchiSnapper ajoutent également d’autres éléments pour clarifier et compléter le rapport, par exemple le statut de la remarque (OK ou NOK), une date butoir, ou une « étiquette ou tag» supplémentaire, par exemple « urgent » ou « dangereux ». Indiquez également la personne responsable pour chaque tâche ou observation, sans quoi, il se peut que personne ne réagisse ou ne prenne d’initiative.

10. Retards

Pendant tout processus de construction, des retards peuvent survenir. 

Il arrive que les travaux doivent être interrompus parce qu’on attend un entrepreneur particulier, ou bien les délais de livraison des matériaux nécessaires s’avèrent plus longs que prévu.

Parfois, les températures glaciales ou les précipitations hivernales sont plus qu’un simple désagrément : elles rendent certains travaux impossibles, ce qui entraîne forcément un retard certain.

Veillez à inclure les retards, ainsi que leur cause, dans votre rapport journalier afin que toutes les parties soient au courant et puissent apporter les ajustements nécessaires à leur planification.

Il est essentiel de communiquer clairement à ce sujet : le client/maître d’ouvrage doit être immédiatement informé des retards et de leur cause, afin de pouvoir faire preuve de la compréhension requise au vu des circonstances. En étant réactif et en communiquant en permanence sur les retards éventuels, on évite bon nombre de désagréments et de frustrations.  

11. Observations de sécurité

Assurer une réelle culture de sécurité sur le chantier : voilà une tâche cruciale qui incombe aux chefs de chantier et aux gestionnaires de projet, qui se doivent de veiller à ce que la sécurité soit un facteur clé dans l’exécution des travaux. Leurs rôles contribuent ainsi activement à la sécurité sur le chantier et leur fonction est à la fois répressive (lorsqu’un incident se produit), mais aussi préventive. Ils sont les ambassadeurs visibles de la sécurité dans une entreprise du secteur de la construction.

Inclure une section « sécurité » dans vos rapports journaliers garantit que la sécurité du chantier mobilise bien toute l’attention qu’elle mérite. La répétition au quotidien accroît la sensibilisation à la sécurité. Consignez donc tous les risques, infractions et incidents liés à la sécurité dans vos rapports journaliers.

12. Divers

En fonction des besoins et des exigences des équipes de construction, d’autres éléments peuvent également être inclus dans les rapports journaliers :

• Accords passés avec le client, l’architecte ou d’autres contractants
• Réunion Toolbox sur certains sujets tels que la sécurité ou l’environnement
• Visite de l’inspection sociale
• Incidents
• Vols
• Intempéries
• …

Vous pouvez voir ci-dessous comment les retards, les observations de sécurité et les éléments divers sont représentés dans un rapport ArchiSnapper :

13. Non-responsabilité

Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps et de l’argent.

Intégrez un avis de non-responsabilité par défaut dans votre modèle de rapport journalier. 

Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser :

Un rapport numéroté est établi à la suite de chaque visite de chantier et envoyé à toutes les parties intéressées. La notification par e-mail fait office de preuve d’envoi. L’absence de réaction dans les 7 jours ouvrables est considérée comme une acceptation définitive du rapport. 

14. Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque et des coordonnées comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, pied-de-page et coordonnées, afin de renforcer votre image professionnelle.

N’en faites pas trop, car le rapport doit rester simple, clair et structuré.

Conseil : faites signer votre rapport journalier en bas de page par les parties concernées ; cela renforce le statut de votre rapport et le rend encore plus à même de vous protéger en cas de discussions ou de différends ultérieurs.

Rapport-type ArchiSnapper

Envie de savoir à quoi ressemble un rapport journalier comprenant tous les éléments cités ci-dessus ? Découvrez ici un exemple de rapport journalier, créé avec ArchiSnapper. 

Bon. Vous avez certainement saisi toute l’importance du rapport journalier pour votre entreprise, et vous connaissez désormais sur le bout des doigts les éléments qui le constituent.

En revanche, hors de question de passer une heure par jour à créer et envoyer un rapport journalier. Prendre des notes manuscrites sur le chantier, tout retaper dans Word/Excel une fois de retour au bureau ou depuis la cabine de chantier, transférer les photos depuis le smartphone vers le PC pour ensuite les insérer dans le rapport, se débattre avec la mise en page dans Word… c’est bien trop fastidieux.

Heureusement, le monde moderne propose des méthodes bien plus efficaces. 

Grâce à une simple application, vous pouvez aisément parcourir une checklist avec votre smartphone ou votre tablette sur le chantier, insérer et annoter des photos, et ajouter ou saisir vocalement le texte nécessaire. Le rapport journalier est créé automatiquement, sous format PDF avec votre propre image de marque. Vous pouvez le faire signer, puis l’envoyer en un clic à toutes les parties concernées.

À lire :

• Rapports journaliers de chantier – Guide complet
• Exemples de rapports ArchiSnapper
• Profiter pleinement de la tablette/du smartphone sur le chantier : un guide complet
• Tablettes : le meilleur choix pour les architectes et entrepreneurs
• Tout ce que vous devez savoir sur Checkinatwork

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