Smartphone / tablette Android : votre meilleur allié sur le chantier, en 11 points
Sur un chantier, les tablettes et les smartphones sont nos alliés – aujourd’hui plus que jamais. Se déplaçant entre le bureau, les réunions, les chantiers et le domicile, tout architecte ou ingénieur doit pouvoir rester connecté et collaborer depuis n’importe où. Pour faire avancer son projet, il lui fait un outil pour montrer, expliquer et discuter des mises à jour du projet s’appuyant sur des documents, des plans, des photos, des annotations et plus encore. Le tout, à partir d’une tablette ou d’un smartphone.
ArchiSnapper existe depuis environ 10 ans maintenant, et nous avons remarqué que peu de professionnels de la construction exploitent pleinement leur tablette ou leur smartphone. En fait, la plupart profitent à peine de 20% du potentiel que leur offre leur appareil !
Par exemple, lorsque nous évoquons la saisie vocale lors d’une démonstration de nos produits, notre public est visiblement impressionné. Les gens sont constamment surpris par l’efficacité et la facilité d’utilisation de cette technologie.
Pas encore familier avec la saisie vocale ? Pas d’inquiétude, nous vous en dirons plus sur cette fonctionnalité ci-dessous.
Un smartphone ou une tablette est un véritable catalyseur de productivité pour les professionnels de l’architecture et de l’ingénierie.
Pris dans nos projets, nous oublions parfois de prendre le temps nécessaire pour travailler plus intelligemment en mettant en œuvre des astuces simples. Le temps que nous investissons pour gagner en efficacité peut nous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Cela en vaut donc vraiment la peine !
C’est là le rôle du présent guide : partager quelques conseils pour les entrepreneurs, les ingénieurs et les architectes afin d’exploiter au maximum tout le potentiel de leur smartphone ou tablette Android. Si vous utilisez un OnePlus, un Google Pixel, un Xiaomi, un Asus, un Samsung ou un autre téléphone ou tablette Android, cet article est fait pour vous. Si vous utilisez un iPhone ou un iPad, consultez notre article équivalent spécialement conçu pour vous ici.
Vous n’êtes pas encore totalement convaincu ? N’oubliez pas une chose : le temps est votre plus précieux atout.
Contrairement aux objets matériels, le temps ne se récupère pas une fois perdu. On ne peut pas passer le temps et le regagner par la suite. Le temps ne s’achète pas, ne se loue pas, ne s’emprunte pas. Et pourtant, c’est l’argent qui accapare nos esprits : on le suit à travers nos relevés de compte, on réfléchit et on s’informe sur comment en gagner plus, puis comment le réinvestir.
Warren Buffett disait : « Je peux acheter tout ce je veux, sauf le temps. Et je ne serai jamais en capacité de l’acheter. »
Optimiser vos tâches quotidiennes pour gagner du temps : vous en tirerez un succès florissant, une croissance certaine et une vie moins stressante.
Mon expérience personnelle m’a montré que les 11 conseils ci-dessous permettent de gagner au moins une heure par jour. Il faut prendre le temps de les lire et de les mettre en œuvre, puis de vous y tenir méticuleusement !
Smartphone ou tablette Android : 11 astuces pour la construction
- Utilisez la saisie vocale
- L’Assistant Google, cet ami qui vous veut du bien
- Pensez à ces trois accessoires
- Configurez un hotspot mobile
- Organisez votre appareil avec des widgets, des raccourcis et des écrans multiples
- Utilisez les bonnes applications
- Divisez votre écran
- Utilisez (correctement) l’appareil photo d’Android
- Scannez, éditez et signez des documents
- Naviguez sereinement Waze ou Google Maps
- Sauvegardez les données de votre appareil
C’est parti !
1. Utilisez la saisie vocale
Si vous travaillez dans le secteur de la construction, vous pouvez certainement vous imaginer le scénario suivant :
Vous êtes sur un chantier. Il fait froid et vous portez des gants.
Comme une documentation « au poil » est indispensable lors de chaque étape d’un projet de construction, vous voulez prendre des photos et des notes lorsque vous êtes sur place.
Or… devoir enlever ses gants d’abord et chercher son stylo et de quoi noter… on conviendra que c’est « galère », ni plus ni moins. Saisir vocalement l’information aurait été plus rapide et plus simple.
Ce n’est qu’un exemple parmi d’autres où la fonction saisie vocale aura toute son utilité. Par exemple : lors d’une réception de travaux, pendant laquelle vous n’avez pas beaucoup de temps pour rédiger vos observations, ou lors de toute autre situation où vous devez rapidement prendre des notes.
Une bonne prise de notes et des dossiers précis sont non seulement cruciaux pour une collaboration efficace, mais constituent souvent votre première et parfois unique ligne de défense en cas de litige.
La saisie vocale résout simplement ce problème.
En bref : vous parlez, Android fait le reste. C’est aussi simple que ça !
Pas besoin d’utiliser vos doigts (sales). Pas besoin d’enlever vos gants. Parlez – c’est tout.
Alors, comment ça marche ?
Lorsque vous faites apparaitre votre clavier, vous verrez une petite icône représentant un microphone.
Appuyez sur le bouton, puis commencez à parler.
Si vous ne voyez pas l’icône du microphone sur le clavier affiché, vous devez d’abord activer la fonction de saisie vocale dans les paramètres de votre appareil.
Vous pouvez également ajuster le débit et la fréquence de votre parole, pour obtenir de meilleurs résultats.
Pour régler vos paramètres, allez dans Paramètres -> Gestion générale -> Saisie vocale.
Mieux vaut éviter un langage trop familier. Ne vous préoccupez pas trop du style non plus : il suffit de parler clairement et précisément. Pour ajouter un point, dites simplement « point ». Pour sauter une ligne, dites « nouvelle ligne ». C’est un peu comme l’apprentissage d’une nouvelle langue : il faut un peu de pratique, mais vous y arriverez rapidement !
Vous pouvez utiliser la saisie vocale dans une variété d’applications : gestion des e-mails, notes, applications de rapport de chantier, agenda, Google Docs, Microsoft Word, systèmes de messagerie… la liste est longue. C’est tellement plus rapide, agréable et efficace que de taper manuellement ce qu’on souhaite dire.
Lorsque je mentionne cette fonctionnalité dans mes conversations, mes interlocuteurs sont souvent dubitatifs, pensant que c’est un nouveau gadget fantaisiste, qui ne fonctionne pas bien au quotidien. Et pourtant… la saisie vocale marche bien, avec un taux de précision avoisinant les 95 % ou plus !
Je suis convaincu que d’ici cinq ans, tout le monde parlera au lieu de taper.
Et c’est pourquoi j’encourage tous les utilisateurs de l’application de chantier Deltek + ArchiSnapper à utiliser la saisie vocale sur le chantier.
Pour découvrir d’autres conseils et astuces pour adopter en douceur la saisie vocale, consultez cet article qui en présente les principes de base, ou celui-ci qui traite des conseils et astuces plus avancés.
Pas encore prêt pour sauter le pas ?
Aucun problème. Vous pouvez utiliser plusieurs fonctionnalités de votre clavier Android pour faciliter la saisie : la fonction « texte prédictif », la suggestion des corrections de texte, la création de raccourcis pour les phrases fréquemment utilisées et bien plus encore.
Avec le texte prédictif, votre téléphone ou votre tablette prédit ce que vous allez taper et vous pouvez sélectionner le texte proposé au lieu de tout taper manuellement.
Avec la correction automatique, les corrections suggérées sont soulignées (comme les fautes de frappe dans Word), pour vous aider à améliorer la qualité de vos messages écrits.
Vous pouvez également configurer des raccourcis pour remplacer des phrases plus longues. Par exemple, vous pouvez taper « Bjr tlm » – et votre téléphone le remplacera automatiquement par « Bonjour tout le monde ».
Dans vos paramètres de gestion générale, vous pouvez mettre à jour les paramètres du clavier et activer toutes les fonctions du clavier que vous souhaitez utiliser.
Ce sont des détails, mais des détails qui finissent par faire gagner beaucoup de temps.
2. L’Assistant Google, cet ami qui vous veut du bien
Google propose un assistant personnel virtuel qui peut vous aider à accomplir toutes sortes de tâches étonnantes à l’aide de simples commandes vocales.
Pour accéder à cet assistant personnel hors-normes, il suffit de configurer l’Assistant Google sur votre appareil, d’appuyer sur le bouton d’accueil et de le maintenir enfoncé ou de dire « Hey Google » ou « OK Google ». Ensuite, vous pouvez poser votre question ou donner un ordre.
Vous pouvez envoyer des messages texte, appeler des personnes, envoyer des e-mails et bien d’autres choses encore, le tout basé sur vos ordres vocaux.
Voici quelques exemples particulièrement utiles pour les architectes, les ingénieurs et les entrepreneurs, souvent en déplacement :
- Des rappels en fonction du lieu ou de l’heure : « Rappelle-moi de[dites ce que vous devez faire] à [heure à laquelle vous devez le faire] ».
- Des rappels en fonction du lieu : « Rappelle-moi de téléphoner à Jacques en rentrant à la maison».
- Déverrouiller votre téléphone en mains libres : lorsque vous ne pouvez pas déverrouiller votre téléphone par PIN ou reconnaissance digitale, l’assistant Google peut le faire en se basant sur votre voix si vous l’autorisez via les paramètres correspondants.
- Des calculs rapides sur chantier : « Combien font 545 divisés par 3,5 ?»
- Lancer des applications : « Hey Google, lance ArchiSnapper! », ou « Navigation vers [destination] ».
- Vérifier une prévision météo : « Quel temps fait-il aujourd’hui ?» vous donnera les conditions météorologiques actuelles alors que « Quel temps fera-t-il ce week-end ? » vous informera du temps prévu.
- Identifier une station essence / un restaurant à proximité : « Quels sont les restaurants les plus proches ?»
- Vérifier les conditions de circulation : « Quelles sont les conditions de circulation près de [nom du lieu] ?»
- Consulter sa messagerie vocale : « Consulter ma messagerie vocale ».
- Lire ses SMS : « Lire mes SMS.»
- Envoyer un SMS : « Envoyer un SMS à [nom].»
- Passer des appels téléphoniques : « Appeler [nom ou numéro].»
- Programmer des réunions : « Programmer une réunion avec [nom] à [date et heure] ».
- Écouter un podcast : « Continuer le podcast. » ou « Jouer de la musique».
- Et bien d’autres encore. Il suffit de taper « Comment demander à l’Assistant Google de X/Y/Z » dans Google pour vous inspirer !
Et voici 42 autres astuces pour votre Assistant Google.
Vous pouvez demander à votre Assistant Google de faire ces choses depuis votre voiture ou sur un chantier, le tout sans taper un seul mot ni même toucher votre appareil.
Qu’il s’agisse de mettre à jour votre to-do liste, de « lire » un e-mail ou de répondre à un contractant qui vous pose une question par SMS ou WhatsApp : vous pouvez évacuer ces tâches pendant que vous êtes sur la route, afin de ne pas avoir à vous en occuper à votre retour au bureau. Vous le savez mieux que quiconque : au bureau, vous aurez bien d’autres choses à faire…
Conseil : commencez en jouant simplement avec. Ce n’est pas si difficile et vous verrez rapidement comment cet assistant magique peut contribuer à améliorer vos flux de travail quotidiens. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme d’ampoule pour apprendre de nouvelles façons de l’utiliser. Si vous voulez faire une pause sur le chantier et que vous avez besoin de vous détendre, recherchez des « Easter Eggs » de l’Assistant Google… un ami virtuel qui ne manque pas d’humour 😉
3. Pensez à ces trois accessoires utiles
A- Une housse de protection
Pour les architectes et ingénieurs, à l’emploi du temps chargé, le smartphone (ou la tablette) est l’allié idéal de la transition numérique. Il vous aide à accéder à toutes les données dont vous avez besoin, où que vous soyez, et vous permet d’enregistrer des données pendant que vous êtes en déplacement : qu’il s’agisse d’annotations sur un modèle, de relevés horaires, de la réalisation de divers dessins, de croquis, de la création rapide de notes, de l’édition de documents, de présentations de fichiers ou de journaux d’inspection de chantiers.
C’est pourquoi je conseille à nos utilisateurs d’ArchiSnapper de ne pas lésiner sur cet achat, et d’investir dans un appareil de qualité, avec au moins 4 Go de RAM par exemple. Avec un tarif horaire autour de 60 $, le coût supplémentaire de cette RAM sera facilement compensé par le temps que vous gagnerez lorsque vous devrez accéder rapidement un plan de sol (et que vous ne pouvez pas vous permettre de « ramer » en raison d’un manque de RAM).
Il n’y a pas de secret : une tablette de qualité répondant aux critères d’une utilisation professionnelle dans le secteur de l’architecture et de la construction n’est pas donnée.
C’est pourquoi il est nécessaire d’envisager une housse de protection digne de ce nom ou un étui robuste pour protéger votre tablette contre certains des dangers inévitables du secteur, notamment la pluie, la poussière, les chocs ou les chutes sur des surfaces dures.
Les tablettes et les smartphones sont parfaits pour la productivité, mais ils ne se distinguent pas vraiment par leur durabilité.
L’Otterbox est l’un des meilleurs étuis qui soient pour un Android, à la fois robuste, étanche, résistant aux chocs et aux chutes. La housse Otterbox en deux parties offre une protection complète et, bien que sa solidité se reflète sur son poids, elle offrira une protection exceptionnelle sur le terrain. Rendez vous sur le site https://www.otterbox.com/ et sélectionnez votre appareil pour obtenir un aperçu des protections disponibles.
Pour plus de détails sur chaque produit, vous trouverez en ligne de nombreuses critiques et même des tests de résistance aux chutes et à l’eau. Vous pouvez également jeter un coup d’œil aux gammes UAG ou Lifeproof, des alternatives intéressantes.
Ces fabricants de housses proposent également des housses pour tablettes afin de les protéger contre les chutes, l’humidité ou tout autre accident de chantier.
B – Un clavier pour tablettes Android
La housse clavier allie la polyvalence d’une tablette avec l’utilité d’un ordinateur portable traditionnel.
Les étuis et supports typiques pour tablettes protègent votre tablette et vous permettent de la positionner sur une table afin de ne pas avoir à la tenir sur vos genoux.
Une housse clavier inclut en plus un clavier Bluetooth sans fil qui se synchronise avec l’appareil pour que vous puissiez taper comme vous le feriez sur un ordinateur de bureau.
Un clavier pour tablette vous évitera de devoir basculer en permanence entre votre tablette (pour prendre des photos ou travailler avec une application) et votre ordinateur portable (pour les e-mails, la rédaction/édition de longs textes comme les comptes rendus de réunion ou d’autres tâches moins fréquentes et pénibles à réaliser sur un clavier smartphone typique).
Ainsi, les housses clavier font le pont entre la tablette et l’ordinateur portable : vous pouvez laisser votre ordinateur portable chez vous et profiter (presque) de cet appareil magique tout-en-un de vos rêves.
Logitech, Samsung et Fintie proposent de bons claviers qui transformeront votre tablette Android en un poste de travail plus productif. En plus d’une expérience de frappe plus confortable, ils offrent également une protection certaine de votre appareil.
J’ai adopté la housse pour tablette Fintie depuis des années : dotée d’un clavier magnétique Bluetooth amovible et durable, la housse sert de support à la tablette, ce qui permet de taper facilement tout en offrant une certaine protection sans ajouter d’encombrement superflu.
Vous pouvez également vous procurer un clavier indépendant de Logitech, à combiner avec votre housse. Le Logitech K480 est probablement l’un des claviers de tablette les mieux notés : sa taille est similaire à celle d’un clavier d’ordinateur portable standard, et les touches offrent une bonne profondeur de course pour un retour tactile. Ce clavier se connecte facilement à tout appareil Android.
En dehors des claviers externes ou des housses pour claviers, une bonne application pour clavier peut également vous aider à améliorer votre performance. On pense rarement à remplacer le clavier préinstallé sur notre smartphone ou notre tablette. Or, il existe d’excellents claviers Android qui peuvent améliorer la saisie grâce à des fonctions telles que l’écriture précise par glissement, la correction des fautes de frappe, le clavier flottant, la prédiction du mot suivant, le mode d’écriture manuscrite, les presse-papiers intégrés, etc. Le Gboard (le clavier de Google) n’en est qu’un exemple. Lisez cet article pour en savoir plus sur ce sujet.
C – Un système de recharge mobile
Vous êtes en route pour une réception des travaux avec un client important et soudain, vous rendez compte que votre téléphone ou votre tablette n’est pas chargé.
Devoir refaire une liste de réception de travaux, avec un stylo, du papier et des plans de sol imprimés : tout ça, juste pour un problème de batterie… C’est inefficace et chronophage !
Deux options s’offrent à vous : un chargeur allume-cigare pour la voiture et un chargeur portable. Votre téléphone (ou votre tablette) est votre outil professionnel : vous ne pouvez pas vous en passer, je vous recommande donc d’avoir les deux.
Tout d’abord, assurez-vous toujours de pouvoir charger votre téléphone et/ou votre tablette dans votre voiture et prenez l’habitude de le brancher dès que vous montez dans la voiture, et non en arrivant sur le chantier. Avec une batterie déchargée, vous risquez de rater une visite correcte de chantier ou un appel important – et un simple chargeur de voiture, un cordon ou un adaptateur à 30 $ peut vous éviter toutes ces situations gênantes.
Certaines voitures sont équipées de ports USB-A, d’autres de ports USB-C, d’autres encore des deux. Assurez-vous d’avoir le bon modèle de cordon ou d’adaptateur pour charger vos appareils lorsque vous êtes sur la route.
Vous pouvez même acheter un chargeur avec plusieurs ports pour pouvoir charger votre téléphone et votre tablette en même temps.
Pour vous mettre à l’abri de toute mauvaise surprise, vous pouvez également vous procurer un chargeur portable, appelé batterie externe ou power bank. Ces batteries format poche vous permettent de charger votre smartphone ou votre tablette n’importe où. Particulièrement utile pour les jours où vous êtes en réunion et en inspection de chantier toute la journée, sans ou avec peu de temps de trajet pour recharger vos appareils.
Anker, Belkin et Mophie offrent une multitude de produits : recherchez des chargeurs à charge rapide et à double port, sans oublier les cordons correspondants pour connecter vos appareils.
Si vous arrivez sur le chantier et que vous vous rendez compte que votre batterie est faible, vous pouvez toujours activer le mode d’économie d’énergie de votre téléphone, qui limite l’utilisation en arrière-plan, la synchronisation et bien d’autres choses encore, pour éviter le gaspillage de la batterie. Si vous vous trouvez dans une zone où le réseau est faible, vous pouvez également envisager d’activer le mode avion afin que votre téléphone ne soit pas constamment à la recherche de réseau, ce qui finirait par user votre batterie.
Pour activer l’une ou l’autre de ces options, il suffit d’aller dans les raccourcis de votre menu et d’activer l’économie d’énergie ou le mode avion.
À lire également : Architectes : 14 outils tech indispensables
4. Configurez un hotspot mobile
Les architectes et les ingénieurs ne peuvent pas se permettre de se retrouver sans Internet, car il faut pouvoir accéder aux dessins, aux documents et aux demandes de modification à tout moment pour éviter de perdre du temps ou de commettre des erreurs par manque d’information.
Sans Wi-Fi sur le chantier, vous pouvez créer un hotspot mobile pour bénéficier d’un accès Internet pour votre ordinateur portable, tablette ou autre appareil. Cela vous permet de puiser dans vos données pour créer un accès Wi-Fi où que vous soyez.
Par exemple, si voulez télécharger la dernière version d’un dessin sur votre tablette ou votre ordinateur portable, et que vous avez sur vous un smartphone Android avec une connexion mobile, vous pouvez configurer un hotspot avec votre téléphone, qui apparaîtra alors dans les connexions Wi-Fi disponibles sur les autres appareils autour de vous.
Smartphone + forfait de données + réseau = borne Wi-Fi, à portée de main.
Pour activer un hotspot avec votre appareil Android, cliquez sur Paramètres, puis sur Connexions. Ensuite, cliquez sur Point d’accès Wi-Fi mobile. C’est activé !
Une fois que vous avez activé le hotspot, vous pouvez connecter des appareils.
- Ouvrez la liste des réseaux Wi-Fi sur l’appareil que vous voulez connecter.
- Sélectionnez le nom du point d’accès mobile.
- Saisissez le mot de passe du hotspot lorsque vous y êtes invité.
- Cliquez sur connecter.
N’oubliez pas…
- Rechargez votre téléphone ou tablette durant le processus. Utiliser à la fois la connexion de données et diffuser un hotspot mettra à rude épreuve la batterie de votre appareil. Heureusement, vous avez certainement un chargeur portable à portée de main !
- La facture peut être salée : si vous ne disposez pas d’un forfait de données illimité, la connexion de plusieurs appareils peut être intense en consommation. Vous pouvez configurer une alerte d’utilisation des données qui vous préviendra dès que vous atteindrez un certain seuil : allez dans Paramètres >> Réseau et Internet >> Réseau mobile >> Sélectionner la carte Sim >> Alerte et limite de données.
- Lorsque vous créez un hotspot Wi-Fi, optez toujours pour un mot de passe très sécurisé, pour protéger votre réseau des connexions abusives d’inconnus.
5. Organisez votre appareil avec des widgets, des raccourcis et des écrans multiples
Pouvoir trouver facilement ce dont on a besoin : voilà le secret de la productivité lorsqu’on est en déplacement. Pour les utilisateurs d’Android, cela peut signifier créer des raccourcis, utiliser le menu latéral/le panneau de bord, configurer des widgets ou ajouter des écrans d’application supplémentaires.
Si vous avez des applications auxquelles vous accédez souvent sur le chantier, créez un nouvel écran d’applications uniquement pour le travail en déplacement.
Il suffit de cocher l’option « Écran d’accueil et d’applications » dans Paramètres > Écran d’accueil > Disposition de l’écran d’accueil. Ensuite, à partir de votre écran d’accueil, maintenez votre doigt sur un espace ouvert de l’écran jusqu’à ce que vous voyiez l’option pour modifier votre écran d’accueil. Si vous glissez votre doigt vers la droite, vous pouvez cliquer sur le bouton plus et créer un nouvel écran d’applications.
Cet écran d’applications peut être utilisé pour ajouter des raccourcis, des widgets, etc. dont vous avez besoin spécifiquement au travail.
Pour créer un raccourci, allez sur l’icône de l’application que vous voulez ajouter, maintenez-la enfoncée et sélectionnez « Ajouter à l’écran d’accueil ». Vous pouvez ensuite la déplacer vers l’écran et l’emplacement de votre choix.
Ainsi, toutes les applications dont vous avez souvent besoin en déplacement sont regroupées sur l’écran d’accueil de votre téléphone ou de votre tablette Android, ce qui vous permet de gagner quelques secondes chaque fois que vous souhaitez ouvrir l’une de ces applications.
Les widgets sont un autre excellent moyen d’accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin. Vous pouvez ajouter un widget de calendrier pour voir votre emploi du temps en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’application, ou à cliquer pour trouver le calendrier dont vous avez besoin. Vous pouvez ajouter des widgets pour les notes, la météo, les e-mails, les mises à jour et bien d’autres choses encore, afin de faciliter la recherche rapide des informations dont vous avez besoin. Maintenez un espace ouvert sur votre écran pour accéder à l’éditeur d’écran d’accueil et d’applications. En bas de l’écran, sélectionnez « Widgets » et parcourez les widgets et les tailles disponibles pour vos applications.
Lisez cet article avec plus de détails sur la façon d’ajouter des applications, des raccourcis et des widgets à votre écran d’accueil.
Les utilisateurs du Galaxy S10 et plus peuvent également profiter du menu latéral pour accéder rapidement aux applis que vous utilisez le plus. Vous pouvez simplement faire glisser le menu latéral vers l’extérieur et sélectionner vos applis, vos contacts, etc. Vous pouvez configurer ce menu latéral avec les applis de votre choix, vos contacts fréquents et avec des raccourcis vers des tâches comme la saisie d’une note, l’ajout d’une entrée de calendrier ou la création d’une alarme.
6. Utilisez les bonnes applications
Presque toutes les tâches manuelles répétitives peuvent être automatisées à l’aide de logiciels ou d’applications :
- Calculs et mesures de la construction
- Rapports de chantier et réceptions de travaux
- Annotations en PDF
- Dessiner des plans de sol en utilisant la RA
- Outils collaboratifs
- Word et tableurs
- Suivi horaire et gestion des dépenses
- Gérer les listes de tâches et la productivité
- Applications de gestion des mots de passe
- Et plus encore !
Il existe une application pour chaque souhait. Pensez à tous les outils que vous utilisez au bureau : ils ont tous probablement un équivalent mobile pour faciliter la poursuite de votre travail et l’accès à vos fichiers de n’importe où et à tout moment.
La meilleure approche ? Restez cohérent, et identifiez les extensions « mobiles » des applications que vous utilisez déjà au bureau. Par exemple, si vous utilisez Office sur votre ordinateur de bureau, téléchargez les applications Office et utilisez-les en déplacement pour accéder facilement aux mêmes fichiers, où que vous soyez.
Recherchez les tâches qui pourraient être numérisées, celles qui nécessitent encore du papier ou de manipulations manuelles.
Prenons l’exemple de la rédaction d’un rapport de chantier ou d’une réception de travaux :
Avec une application comme Deltek + ArchiSnapper, vous pouvez documenter les éléments avec votre smartphone ou votre tablette directement depuis le chantier, avec des photos et des annotations, des indications d’emplacement, et plus encore. Les rapports de chantier et de réception des travaux sont générés automatiquement respectant votre propre mise en page et votre marque, prêts à être partagés.
ArchiSnapper – L’application qui allège la création des rapports de chantier et de réception de travaux.
Comparez cela au processus traditionnel de rédaction d’un rapport de chantier : vous prenez des photos sur place avec un appareil photo numérique, et vous prenez des notes. Puis, de retour au bureau, vous transférez toutes les photos sur votre ordinateur. Ensuite, vous essayez de déchiffrer vos propres notes, et de les retranscrire dans Word, tout en essayant d’aligner les photos de votre ordinateur avec le texte correspondant. L’insertion de photos semble toujours être problématique : les photos sautent, ne s’alignent pas là où vous le souhaitez – vous connaissez certainement cette frustration ! Ensuite, vous ajoutez des annotations aux photos avec Paint ou avec certains des outils de dessin proposés par Word. Un processus répétitif, véritable corvée qui, pour chaque rapport, prend facilement plus d’une heure – parfois deux ou trois.
Rien ne vous interdit de conserver la bonne vieille méthode du papier et du crayon, si familière. Sachez toutefois que si vous disposez d’une tablette ou d’un smartphone, il serait contre-productif de ne pas automatiser 90% des tâches de reporting de chantier à l’aide d’une application.
Évidemment, une nouvelle façon de travailler implique un investissement de temps et des efforts, mais une fois que vous aurez mis en place cette nouvelle méthode de travail, vous regagnerez ce temps et bien plus encore ! Vous le regagnerez semaine après semaine, mois après mois, année après année, à l’instar des intérêts composés. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent, surtout dans ce secteur où les revenus sont souvent étroitement liés au nombre d’heures travaillées.
Pensez aux cinq tâches les plus longues et les plus répétitives que vous accomplissez chaque semaine, et prenez un moment pour identifier des applications qui pourraient accélérer ou automatiser ces activités. Ces recherches + quelques tests d’applis vous prendront moins d’une heure. Vous ne le regretterez pas.
Vous pouvez même en faire une petite compétition bon enfant avec votre équipe ! Demandez à quelques personnes de tester une application chacune, et de donner leur feedback pour identifier les applis qui pourraient être utiles à votre entreprise. Vous serez surpris de voir ce que certaines personnes utilisent déjà, et ce qui peut être ajouté à la liste spéciale « productivité ».
Vous avez besoin d’un coup de pouce pour démarrer ? N’hésitez pas à consulter cette liste des meilleures applications pour les architectes.
De plus, nous avons répertorié dans cet article 17 applications simples et gratuites pour le secteur de la construction.
Quelques exemples concrets :
Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader est l’incontournable mondialement connu et gratuit permettant de visualiser, de signer et de commenter des documents PDF de manière fiable. Il est indispensable si vous travaillez beaucoup avec PDF.
CamToPlan
CamToPlan est une application de réalité augmentée qui vous permet de créer des plans de sol avec votre smartphone ou votre tablette.
Suite Microsoft ou Suite Google
Si vous avez un abonnement à Microsoft Office 365, vous pouvez également utiliser la suite Microsoft sur votre appareil Android.
Avec Microsoft, vous disposez de « sièges » supplémentaires par licence qui peuvent être partagés avec vos appareils mobiles en fonction de la politique de votre entreprise afin que vous puissiez accéder à Teams, OneNote ou OneDrive depuis votre téléphone ou votre tablette. Cela vous permet de continuer à collaborer et à accéder aux informations depuis le chantier en cours.
Si vous êtes un utilisateur d’Android, vous disposez probablement d’un compte Google. Et si vous utilisez Google Drive pour le stockage en cloud et la gestion de documents, vous pourriez envisager d’utiliser Google Docs/Google Sheets sur votre tablette plutôt que la suite Microsoft.
Files by Google
La gestion des fichiers n’est super sexy, je le sais, mais c’est un domaine important si vous utilisez votre appareil pour votre productivité.
Votre téléphone ou votre tablette vous relie au reste du monde lorsque vous êtes sur la route, c’est une sorte de PC toujours disponible pour les architectes et les ingénieurs.
Que votre travail implique des présentations, des PDF, des documents ou des images, tôt ou tard, vous serez confronté à la difficulté de recherche et de gestion des fichiers sur votre téléphone ou votre tablette.
Avec Files by Google, vous pouvez aisément parcourir le stockage local de votre téléphone et trouver, partager ou organiser n’importe quel fichier sur l’appareil.
C’est également un moyen pratique d’envoyer tous les fichiers stockés localement vers Google Drive afin de les sauvegarder en cloud, et libérer ainsi de l’espace sur votre téléphone.
D’ailleurs, à ce sujet, Files dispose également d’un système pratique : vous pouvez supprimer les vieilles photos et les mèmes des applications de chat, supprimer les fichiers en double, supprimer les applications inutilisées, vider votre cache et plus encore.
Vous pouvez obtenir plus d’informations et télécharger l’application en cliquant ici.
Suivi du temps et gestion des dépenses
Lorsque vous êtes sur la route, vous avez inévitablement des dépenses et vous devez suivre votre temps consacré à un projet.
De nombreux systèmes comptables sont dotés d’une application mobile de gestion du temps et des dépenses, ce qui facilite cette tâche et vous évite d’avoir à attendre de rentrer au bureau pour vous en occuper.
Si votre application de gestion des dépenses est dotée d’un système de reconnaissance intelligente des caractères (ICR), vous pouvez numériser un reçu et faire en sorte qu’il remplisse la plupart de vos dépenses à votre place. Si vous n’avez pas d’application mobile de gestion du temps et des dépenses, Expensify ou même quelque chose de simple comme TurboScan peut capturer vos reçus pour les exploiter ultérieurement.
LastPass ou autres gestionnaires de mots de passe
Avec plus d’applications comme celles mentionnées ci-dessus, vous allez inévitablement avoir plus de mots de passe. Qui dit plus de mots de passe, dit plus de mots de passe… à mémoriser. C’est là que ça se complique.
Pour protéger vos données, on souhaite créer des mots de passe uniques et difficiles, mais ensuite, comment s’en souvenir ?
Vous pouvez utiliser une application de gestion des mots de passe comme LastPass ou mSecure pour gérer vos identifiants, vos mots de passe, vos comptes de primes de voyage et bien d’autres choses encore, en toute simplicité.
7. Divisez votre écran
Vous devriez intégrer la fonctionnalité de la division d’écran à votre méthode de travail. Elle vous permet d’afficher et d’utiliser deux applications ou plus en même temps.
Imaginons que vous êtes sur le chantier et que vous voulez envoyer des photos à un client – et en parallèle, vous devez vérifier un document contenant les informations que vous devez inclure dans l’e-mail.
Grâce à la division d’écran, il est parfaitement possible de le faire sans ouvrir et fermer ces deux applications plusieurs fois de suite.
L’affichage en écran partagé est une puissante fonction multitâche qui vous permet d’afficher deux fenêtres l’une à côté de l’autre. Vous pouvez le faire sur le téléphone ou la tablette.
Pour configurer l’écran partagé, ouvrez la première application que vous souhaitez utiliser en écran partagé. Cliquez sur le bouton Aperçu des applications en bas de l’écran pour accéder aux applications ouvertes. Sur la première application que vous voulez utiliser en écran partagé, cliquez sur l’icône en haut de l’écran puis cliquez sur « Ouvrir en vue écran partagé ». Vous aurez alors la possibilité de sélectionner l’application que vous souhaitez sur la seconde moitié de l’écran. Une fois que les deux écrans sont ouverts, vous pouvez également régler la taille d’un écran en faisant glisser la barre située au milieu.
Il est ainsi plus facile, surtout sur une tablette, d’être sur une application et de prendre des notes sur une autre sans avoir à faire des allers-retours.
Les appareils Samsung vont encore plus loin avec une option intitulée Ouvrir en mode pop-up. L’affichage en pop-up réduit l’application à une petite fenêtre que vous pouvez déplacer sur l’écran et redimensionner selon vos besoins.
Si vous ne disposez pas d’un clavier externe et que vous n’aimez pas le mode écran partagé, vous pouvez toujours utiliser l’option « clavier flottant » pour réduire l’espace que votre clavier occupe à l’écran. Vous pouvez aller dans les Paramètres sous Gestion générale et sélectionner « paramètres du clavier ». Vous pouvez ensuite changer le mode en « clavier flottant » et le placer où vous voulez sur l’écran.
8. Utilisez (correctement) l’appareil photo d’ Android
Nous en avons déjà parlé auparavant : le secteur de la construction est un secteur visuel par excellence, et il le devient de plus en plus.
Les photos et les vidéos sont très importantes ! Une photo annotée intéressera bien plus qu’une page pleine de texte.
Et n’oubliez pas que les photos de construction peuvent vous aider à éviter les litiges en matière de construction.
Votre téléphone et votre tablette Android sont des outils formidables pour prendre des photos de qualité et faire des vidéos. Il vous suffit de connaître quelques petites astuces pour une utilisation pleinement exploitée.
Sur le chantier, voici quelques astuces pour vous aider :
Réglez la mise au point et l’exposition, puis verrouillez-la :
Lorsque vous prenez une photo avec l’application appareil photo Android, vous pouvez maintenir votre doigt sur un emplacement spécifique sur l’écran pour faire la mise au point sur un objet ou un problème précis.
Faites glisser l’option d’exposition en haut de l’emplacement, qui ressemble à un soleil miniature, pour régler la luminosité.
Le mode HDR ou High Dynamic Range est le meilleur mode pour améliorer la qualité de vos photos. Il s’agit d’une fonction spéciale qui permet de créer de belles photos en activant simplement le mode HDR dans les paramètres de votre appareil photo.
Les appareils Android disposent d’une option permettant d’utiliser automatiquement la fonction HDR selon les besoins, sans que vous ayez à le décider pro-activement à chaque fois. Ainsi, l’appareil prend trois photos à différentes expositions lumineuses en même temps et combine les meilleures pour obtenir une seule photo magnifiquement éclairée. Rien de plus simple. Vous pouvez en savoir plus sur comment et quand utiliser le mode HDR ici.
Et si le résultat n’est pas parfait, vous pouvez toujours retoucher la photo. Vous pouvez facilement redresser, recadrer et éclaircir la photo pour un meilleur rendu. Pour modifier une photo après l’avoir prise, il suffit de cliquer sur la photo après l’avoir prise dans le coin inférieur ou de l’ouvrir dans la Galerie et de cliquer sur l’icône du crayon.
Les photos grand angle
Capturer tout un chantier ou une zone à l’intérieur d’un bâtiment, mais ça ne « rentre » pas sur l’écran de votre appareil photo ? Utilisez le mode panorama pour obtenir une incroyable photo grand angle ! Dans votre appareil photo, lorsque vous sélectionnez la photo ou la vidéo, sélectionnez « plus » pour trouver le paramètre « panorama » et votre appareil vous guidera à travers les étapes pour créer une photo panoramique. Voici quelques conseils pour réaliser de meilleures photos panoramiques avec votre appareil mobile.
Réglages Pro
Vous êtes plutôt un mordu de la photo, mais vous n’avez pas envie de transporter votre gros appareil photo numérique sur le chantier… Alors découvrez le mode Pro, qui vous permet d’accéder à des paramètres plus détaillés, qui correspondent généralement à un reflex ou un appareil photo numérique haut de gamme, et qui vous donne un meilleur contrôle des paramètres de votre appareil photo. Vous pouvez examiner l’ouverture, la vitesse d’exposition à la lumière et bien plus encore. Si toutes ces options sont du chinois pour vous, ne vous inquiétez pas : l’appareil photo « standard » permet déjà de prendre de très belles photos.
Synchronisez automatiquement vos photos vers le cloud
Sur un chantier de construction, les photos peuvent servir de véritables preuves pour vous protéger des réclamations. Elles rendent la communication bien plus facile et claire qu’un texte rédigé. Les professionnels de la construction prennent des centaines de photos chaque semaine ; or, ils n’ont souvent pas de système pour synchroniser et sauvegarder automatiquement ces photos sur le cloud ! Conserver ses photos sur son appareil a un risque : en cas de perte, tout est… perdu.
Veillez donc à mettre en place un système de sauvegarde automatisé. Il existe de nombreuses options disponibles, j’ai personnellement un faible pour Google Photos. Si vous installez cette application et la reliez à votre compte Google, toutes les photos seront automatiquement téléchargées sur votre compte Google en ligne. La mise en place d’une synchronisation automatique de vos photos et vidéos est pour moi un choix évident, qui ne coûte que très peu de temps et d’argent, et qui stocke vos photos dans un environnement en ligne sécurisé, accessible quand vous en avez besoin et où vous en avez besoin (téléphone, tablette, ordinateur portable).
Conseil pour les utilisateurs d’ArchiSnapper : prenez des photos directement dans l’application ArchiSnapper en utilisant la section « photos du projet » au niveau du projet. Vos photos seront immédiatement stockées dans le bon projet. Vous pourrez ensuite facilement les ajouter au rapport correspondant.
9. Scannez, éditez et signez des documents
La caméra permet bien plus que de prendre des photos ou des vidéos.
Votre appareil Android peut faire office de scanner et transformer des reçus, des formulaires et d’autres documents en fichiers PDF.
Le scanner de documents intégré d’Android se cache dans l’appareil photo de votre appareil. En quelques clics, vous obtenez un document bien numérisé, prêt à être annoté, converti en PDF et partagé avec d’autres applications.
- Ouvrez votre appareil photo.
- Dans les paramètres, activez l’Optimiseur de scène et cliquez sur l’option pour plus de détails.
- Dans l’Optimiseur de scène, activez « Scanner les documents ».
- Tenez le téléphone au-dessus du document que vous voulez numériser. Vous verrez apparaître à l’écran l’option « Taper pour numériser ».
- Cliquez sur « Taper pour numériser » et assurez-vous que la bonne zone est capturée, puis cliquez sur Enregistrer. Le document sera disponible dans votre galerie.
Cette méthode ne permet pas de créer un fichier PDF, mais elle offre une plus grande flexibilité pour fixer les bords du document avant d’enregistrer l’image et pour recadrer facilement l’espace extérieur du document afin de se rapprocher tout au plus d’un rendu « scan » propre et net.
Si vous disposez d’Acrobat, vous pouvez cliquer sur le bouton Partager, puis sélectionner Acrobat comme application et la conversion en PDF s’effectuera. Il s’agit toutefois d’une application payante, ce qui implique un coût supplémentaire pour la conversion au format PDF. Cependant, comme le document est enregistré dans la galerie, vous pouvez utiliser les mêmes outils d’édition que pour vos photos pour annoter le document, ajouter du texte, des signatures, etc.
Vous pouvez également utiliser des applications telles que TurboScan, CamScanner, Tiny Scanner et d’autres pour plus de fonctionnalités, notamment l’édition et les signatures.
Vous pouvez aussi utiliser des applications comme Google Drive ou Microsoft Lens pour numériser des documents avec votre smartphone ou votre tablette. Voir ici pour en découvrir le fonctionnement.
10. Naviguez sereinement grâce à Waze ou Google Maps
Waze ou Google Maps sont incontournables pour éviter les embouteillages. C’est d’autant plus vrai pour les architectes, les ingénieurs et les entrepreneurs, qui sont souvent sur la route.
Si vous ne connaissez pas Waze, laissez-nous vous le présenter. Il s’agit d’une application de navigation sociale gratuite qui vous évite de perdre un temps fou dans les embouteillages. Waze utilise le trafic en temps réel et les commentaires communiqués par les utilisateurs (embouteillages, emplacements de la police et barrages routiers) pour vous proposer le meilleur trajet. Je n’exagère pas, Waze m’a déjà fait gagner un temps précieux, qui se compte en heures, en jours voire en semaines.
Soyons honnêtes : quoi de plus inefficace, de plus frustrant et de plus inutile que les embouteillages ? Le temps est votre principal allié – être enfermé(e) dans une voiture, en plein milieu d’un énorme embouteillage, c’est donc particulièrement pénible. En plus d’être une perte de temps, nos nerfs et notre patience sont mis à rude épreuve.
De plus, Waze peut accéder à votre agenda et vous notifie d’un rappel – basé sur votre localisation et le trafic en temps réel – de l’heure à laquelle vous devez partir pour arriver à l’heure à votre rendez-vous.
Équipez votre véhicule d’un support de fixation pour téléphone et intégrez Waze et Google Maps à votre routine quotidienne. À long terme, vous gagnerez des heures et vous vous épargnerez un stress considérable.
11. Et surtout, surtout… sauvegardez les données de votre appareil !
Oublier de sauvegarder et perdre tous mes documents la veille d’une deadline lorsque j’étais étudiant : j’en fais encore des cauchemars.
Votre téléphone et votre tablette contiennent des données précieuses, comme des photos, des vidéos, des notes, etc.
Heureusement, il existe des outils simples qui vous assurent de ne jamais tout perdre d’un coup. Nous l’avons vu précédemment lorsque nous avons parlé de Google Drive, une sauvegarde automatique de votre téléphone ou de votre tablette est facile à configurer.
Le stockage de fichiers dans le cloud a démarré comme un moyen de sauvegarder ses données en cas de catastrophe. Aujourd’hui, c’est bien plus que cela : au-delà de sécuriser ses documents, photos et vidéos importants, une bonne solution de stockage permet également de synchroniser tous vos appareils. C’est un excellent moyen de vous assurer que votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable, votre téléphone et votre tablette ont tous un accès instantané à tout votre contenu numérique.
Personnellement, j’aime beaucoup plus les solutions Google Cloud. Pourquoi ? Prix raisonnable, idéal pour gérer et partager des photos ou des fichiers, ou pour collaborer avec Google Documents, et parfaite intégration aux appareils Android.
Vous pourriez commencer par Google Drive pour gérer vos fichiers et Google Photos pour synchroniser et gérer les photos et les vidéos, et le relier à Google Files.
Ainsi, toutes vos photos, vidéos et fichiers seront automatiquement synchronisés avec votre compte Google Drive en ligne.
Lisez cet article pour en savoir plus.
Et… c’est tout pour aujourd’hui !
11 façons de gagner du temps, 11 exploitations optimales de votre téléphone ou votre tablette.
Est-ce que vous saviez que votre téléphone proposait tout ça ? Incroyable, non ? Je parie que vous ne verrez plus jamais votre téléphone ou tablette du même œil !
N’oubliez pas : le temps est notre plus précieuse ressource.
Investissons donc dans un travail plus intelligent, et prenons donc le temps d’en apprendre davantage sur la technologie entre nos mains. Prendre un peu de temps supplémentaire aujourd’hui peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent demain… et dans les mois, voire années à venir.
Et, comme je l’ai mentionné plus haut, si vous n’utilisez pas Android, jetez un œil à l’article que nous avons fait spécialement pour les utilisateurs d’iOS.
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Vous avez du mal à rédiger des rapports de terrain à l’aide de Word ou d’Excel ?
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