Travaillez votre entreprise, plutôt que pour votre entreprise

Travaillez votre entreprise, plutôt que pour votre entreprise

Vous arrive-t-il, parfois, de vous sentir esclave de votre entreprise ? Avez-vous le sentiment que, si vous veniez à vous absenter une semaine, votre entreprise ne survivrait pas ? Que pour permettre son développement, l’entreprise compte en permanence sur votre apport et votre intervention ? Que vous travaillez pour votre entreprise, plutôt que le contraire ? Et que vous ne savez pas comment développer votre entreprise autrement que par des longues heures de travail nocturne ?

Si oui, cet article est fait pour vous. Nous sommes passés par là, et les conseils ci-dessous vous aideront à échapper au « piège de l’entreprise de service », comme j’aime l’appeler.

Comment nous sommes tombés dans le piège de l’entreprise de service

Lorsque Peter et moi-même avons fondé notre entreprise précédente, en 2010, nous avions des rêves plein la tête. Nous souhaitions faire grandir notre entreprise, gagner un salaire décent et vivre une vie confortable.

C’est ainsi que nous avons lancé une entreprise qui fournissait des services dans le domaine du développement de logiciels. Nous étions aux anges de pouvoir enfin atteindre notre rêve.

Rapidement, nous avons acquis nos premiers clients – « génial ! »

… puis nous avons embauché notre premier employé – « ça y est, on est une vraie entreprise ! »,

… et nous avons gagné plus de clients – « Rois du monde ! »,

… et nous avons embauché plus de personnes – « ouf, pas simple à gérer en fait… »,

… et nos premiers clients ont commencé à signaler des dysfonctionnements du logiciel que nous leur avions proposé l’année précédente – « Oh là, qu’est-ce qu’on leur avait proposé déjà ? »,

… et d’autres clients ont commencé à essayer de négocier la portée de leur projet – « Si seulement je pouvais juste facturer le projet et en finir… »

… et sans nous en être rendus compte, nous étions en train de nous noyer sous une pile de travail moyennement intéressant.

On répondait à des questions de clients, on vérifiait le travail en cours, on passait des heures interminables et inutiles à écouter des clients nous dire que ce qu’on leur avait proposé, ce n’était pas exactement ce qu’ils avaient en tête (« Je ne sais pas trop, c’est peut-être la couleur de ce bouton, on peut essayer ? »), on avait des discussions frustrantes sur ce qui faisait partie du projet ou non, etc…

De plus, pour faire face aux frais mensuels en hausse suite à nos nouvelles embauches, nous avions commencé à accepter des projets moins intéressants juste pour être sûrs de pouvoir payer toutes les factures des mois à venir. Et ça, ce n’est jamais bon signe. Ça devrait même être une alerte. Ces projets moins intéressants à destination de clients à petit budget ont généré un montant disproportionné de frais généraux.

CONSEIL : n’acceptez jamais de projets peu intéressants par peur de ne pas pouvoir payer les factures d’ici à 5 mois. Attendez une meilleure opportunité, ou partez à la chasse de meilleurs projets. Par meilleurs projets, nous entendons des projets qui sont rentables ET qui améliorent votre positionnement sur le marché. Ceux-là pourront être utilisés comme référence pour attirer davantage de clients de ce genre, et vous pourrez fièrement les citer sur votre site Internet et votre portfolio.

Souvent, nous avons été frustrés, et plus nous grandissions, plus les frustrations grandissaient aussi.

Jusqu’à ce que le développement stagne, puis stoppe.

Notre entreprise a cessé de croître, car nous n’avions plus le temps de l’améliorer et de la développer.

Tout le temps consacré à la vente et à la livraison de projets, nous ne l’avions pas consacré au marketing ou à l’amélioration de nos processus. On travaillait uniquement pour notre entreprise, plutôt de travailler l’entreprise dans son ensemble.

Notre rêve de vivre un quotidien confortable tout en gagnant convenablement sa vie était bien loin.

Nous avons eu le sentiment d’être pris au piège, sans savoir comment s’en sortir face à une pression permanente pour résoudre des problèmes et satisfaire nos clients. Je me rappelle d’un message envoyé à Peter alors que je participais à un circuit vélo en Norvège : « Ça doit s’arrêter, je ne supporte plus cette situation. »

Si vous gérez une entreprise dans les secteurs d’architecture, d’ingénierie ou de construction, j’espère que vous ne vous reconnaitrez pas dans mes propos… mais hélas, je crains que si, pour une grande partie d’entre vous.

Ce secteur-là est le parent de toute industrie de service : chaque projet doit être négocié, vendu, mis en œuvre et livré à partir de rien… et c’est un éternel recommencement. Et si vous ne faites pas attention, vous vous retrouverez piégé, comme cela a été notre cas.

Retournons à nos moutons.

Il était grand temps de prendre du recul et de développer un plan permettant de nous sortir du « piège de l’entreprise de service ».

Deux options s’offraient à nous : améliorer notre entreprise de services de façon à pouvoir nous retirer partiellement des opérations quotidiennes, ou bien se tourner davantage vers le produit.

C’est la seconde qui nous a convaincue. Nous avons donc choisi de complètement repenser notre modèle, pour partir sur une approche plus axée sur le revenu. Résultat : la création d’ArchiSnapper, et plus de 5000 utilisateurs aujourd’hui. La meilleure décision de notre carrière professionnelle à ce jour.

Dans le secteur du bâtiment, les professionnels comme vous peuvent générer des revenus réguliers. En fait, nous travaillons actuellement à une série d’articles contenant des conseils dans ce sens. Pour en savoir plus, vous pouvez vous inscrire à notre mailing list, en haut de cette page.

Le revenu passif ne vous intéresse pas ? Vous souhaitez continuer à faire ce que vous faites de mieux – le design, l’ingénierie, le développement de projets de construction ? Alors ne tombez pas dans le même piège que nous. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour travailler votre entreprise.

Comment éviter ou se sortir du « piège de l’entreprise de services »

Voici les principaux conseils qui vous aideront à prendre du recul sur les opérations quotidiennes, et à davantage vous consacrer au développement de votre entreprise. En mettant en œuvre ces principes, vous contribuez déjà à sa croissance.

Embauchez les bonnes personnes

C’est la partie la plus importante. Vous passez beaucoup de temps à gérer d’autres personnes. Embauchez donc des gens qui vous permettront de moins gérer et de mieux travailler : des gens qui se gèrent tout seuls, et n’attendent ni vos instructions ni vos contrôles quotidiens. Des professionnels qui déterminent leur propre direction et vous libèrent d’un accompagnement superflu.

Les ressources humaines ne sont pas un domaine sur lequel il faut économiser. Au contraire : investissez, parfois beaucoup, pour embaucher les bonnes personnes, qui savent travailler en autonomie. Si vous confiez une tâche à un employé performant, cela revient à l’enlever de votre liste à vous, et vous aurez l’esprit tranquille, conscient que le travail sera bien fait. Vous seriez étonné par l’énergie gagnée, quand vous n’avez pas à gérer et à suivre votre équipe minute après minute.

Ceci est d’autant plus vrai pour les petites entreprises, nécessitant un travail plus autonome et des professionnels plus généralistes. Pour les entreprises de petite taille, ce type de profil se montre souvent plus intéressant que des spécialistes peu aptes au travail autonome, et peu axés sur la relation avec le client, par exemple.

Comment identifier ces potentiels employés ? Observez leur parcours professionnel : fait-il preuve d’autonomie ? Est-ce qu’ils ont des qualités organisationnelles, pas forcément dans le cadre professionnel par ailleurs ? Ont-ils été entrepreneurs ?

Embaucher les bonnes personnes : un facteur absolument crucial pour le succès de votre entreprise.

Choisissez les bons clients

Travailler pour les bons clients est primordial. Les bons clients comprennent que tout a un prix. Ils comprennent qu’ils ne devraient pas vous harceler avec leurs « suggestions » parce que votre temps est précieux et qu’ils ne sont pas vos seuls clients.

Les clients qui n’apprécient pas une longue relation à sa juste valeur, et qui se concentrent uniquement sur les coûts plutôt que sur la valeur que vous représentez, sont un casse-tête. Fuyez-les autant que possible ! Ils en demanderont toujours plus, ils ne vous respectent pas, vous et votre travail, et à long terme, ils ne sont pas rentables pour votre entreprise.

Pendant notre activité dans le secteur des logiciels, nous avions 2 ou 3 clients qui cochaient toutes ces cases. Ces 2 ou 3 clients ont causé 80% de la frustration et des frais généraux. Le fait est que, dans la plupart des cas, vous pouvez sentir dès le début (lors de votre première conversation) si un client appartient à cette catégorie, le « fuyez-les dès que possible ».

Au lieu de faire confiance à notre instinct et de ne pas commencer de collaboration, nous avons accepté ces clients car nous ne voyions que le côté positif : accepter ces clients signifiait une certaine rentrée d’argent, donc nous étions sûrs d’éviter tout problème de trésorerie pendant les 6 mois à venir.

C’est très tentant, mais en y repensant, je considère que c’est peut-être la plus grosse erreur que nous ayons faite. Nous avons accepté des clients qui ne nous appréciaient pas, ni nous ni notre travail. N’acceptez jamais de clients qui cherchent à obtenir beaucoup de valeur pour peu d’argent. En fait, ce n’est que lorsque nous avons commencé à refuser et même à virer des clients que nous avons pu réellement améliorer notre entreprise. Nous avons été libérés de la frustration et du temps absorbé par eux. Nous avons un peu réduit la taille de notre équipe. Pour un résultat probant : bien plus de temps, d’énergie positive et de plaisir !

Comment sélectionner des bons clients ?

Vos tarifs ne doivent pas être trop bas. Dans notre article « pourquoi vous devriez doubler votre taux horaire », nous en donnons les raisons et comment augmenter votre taux attirera des clients qui apprécient votre travail.

Pour scanner et sélectionner les bons clients, il faut aussi avoir le courage et poser les bonnes questions dès la première réunion. Questionner un client au sujet de ses attentes et de son budget n’est pas indélicat, mais montre au contraire que vous êtes sérieux dans votre travail. Si vous pensez que le budget n’est pas cohérent par rapport aux attentes, vous devriez simplement vous montrer honnête et voir comment il ou elle réagit. Si cette personne balaie le sujet et cherche plutôt des excuses pour justifier ses attentes, vous devriez déjà tirer vos conclusions et clôturer le débat.

Optimisez votre workflow

Organisez vos ressources de la meilleure façon possible : ayez l’esprit ouvert lorsqu’il s’agit des activités composant votre cœur de métier, et comment ces activités sont organisées.

Commencez par identifier les trois tâches qui prennent le plus de temps, et les trois tâches qui causent le plus de frustration. Prenez le temps de la réflexion, et pour chacune de ces tâches, évaluez si : 1. elles sont nécessaires (certaines tâches ne sont pas vraiment nécessaires, ce sont ce que les experts en management lean appellent « gaspillage ») et 2. si elles le sont, peuvent-elles être mieux organisées ? Faites-le avec toute votre équipe (même si vous n’êtes que 2 personnes) et assurez-vous d’avoir un tableau blanc disponible pour toutes les suggestions.

Vous seriez étonné de l’inefficacité qui fait du tort votre entreprise. Qu’il s’agisse de la gestion des factures, de la rédaction de propositions commerciales, de la gestion des clients, du suivi du temps, de la création de rapports de chantiers et de réception de travaux, de la comptabilité et de l’administration, du marketing et des ventes, etc. : dans tous ces domaines, les processus peuvent très probablement être améliorés, de façon à travailler de manière plus intelligente et plus efficace.

Beaucoup de consultants et d’entreprises actives dans le secteur des logiciels vous diront qu’ils comprennent votre métier et qu’ils sont parfaitement à même de vous aider dans ce domaine. Cependant, dans le fond, ils ne se soucient pas de vous : ils se soucient de générer des ventes. Vous êtes celui qui connaît le mieux votre entreprise, et pour évaluer et améliorer vos opérations quotidiennes, le bon sens devrait prévaloir. Tout ce que vous avez à faire, c’est de prévoir une demi-journée pour vous retrouver dans une pièce tranquille avec votre équipe, sans téléphone ni ordinateur, et commencer à discuter et à analyser de façon critique la façon dont vous travaillez aujourd’hui.

Voici un exemple de frustration courante : la finalisation d’un projet, dans les entreprises de services (notamment dans l’architecture, l’ingénierie et la construction). Le client refuse de payer la facture finale car il estime le travail incomplet alors que vous pensez, vous, que votre travail est terminé. Comment faire face à cette frustration ? Plusieurs solutions :

  • Prenez le temps de décrire sur papier toute la portée du projet, de la façon la plus détaillée qui soit, AVANT le commencement du projet, et ajoutez ce document au contrat, afin qu’il soit signé par le client. Plus le document sera détaillé, moins il portera à confusion et plus il évitera toute discussion ultérieure.
  • Adoptez un régime de facturation intermédiaire : en ne facturant qu’une seule facture finale pour tout le projet, vous laissez trop de pouvoir entre les mains du client ! Envoyez une première facture lors que le projet est lancé, et si possible, facturez des étapes intermédiaires au fur et à mesure de l’avancement. Par exemple : 30% lors du lancement, 30% lorsque l’objectif 1 est atteint, 30% lorsque l’objectif 2 est atteint, puis 10% lorsque le tout est finalisé. Obliger le client à payer au fur et à mesure permet d’éviter une situation dans laquelle le client attend le dernier moment pour exprimer ses attentes quant au travail, ou pour réclamer des corrections. Ainsi, ces discussions sur la portée du projet auront lieu pendant le projet, plutôt qu’à la toute fin.

Automatisez

En suivant nos conseils ci-dessus, gardez toujours en tête l’idée d’automatiser des actions manuelles. Les tâches répétitives et récurrentes deviennent vite des habitudes, nous faisant oublier pourquoi et comment nous les faisons.

Inutile d’investir dans des logiciels professionnels hors de prix pour permettre à une petite équipe d’être efficace. Utilisez votre bon sens et les bons outils : assurez-vous que tout le monde travaille sur la dernière version d’un même document, évitez la double saisie de données, utilisez des appareils portables pour saisir ces données sur un chantier, utilisez des outils simples mais professionnels pour votre facturation, pour le suivi du temps ou pour la planification de vos projets…

Souvent, un Google Doc partagé peut résoudre les difficultés du travail de groupe lorsqu’il faut travailler sur un seul et même document. Et n’oubliez pas qu’il existe sur le marché de nombreux logiciels cloud professionnels, abordables et évolutifs pour répondre à vos besoins. Voici un article que nous avons écrit sur l’utilisation que les architectes et les ingénieurs peuvent faire des logiciels cloud pour les aider dans leur travail.

Et enfin, DÉVELOPPEZ votre entreprise

En investissant du temps et en travaillant sur les 4 domaines mentionnés ci-dessus, vous transformerez graduellement votre petite entreprise en une machine qui ne nécessitera plus d’apport continu de votre part. Avec les bonnes personnes, les bons clients, les bons workflows et les bons outils, votre entreprise commencera progressivement à fonctionner en mode automatique.

Vous aurez ainsi le temps de développer votre petite entreprise bien organisée en consacrant du temps à des activités représentant une valeur ajoutée. Ces activités se retrouvent en dernière place lorsque vous êtes en mode survie : par exemple, dîner avec vos meilleurs clients, participer à des événements de networking, rentrer en contact avec des gens que vous admirez, travailler sur des affaires intéressantes, actualiser votre site et portfolio, envoyer des newsletters à vos clients, même lire un bon développement personnel ou un livre traitant de business, etc.

En travaillant votre entreprise et en améliorant son organisation, vous pourrez en fin de compte consacrer plus de temps à sa croissance actuelle, et préparer sa croissance à venir. Elle fonctionnera en pilote automatique, ne requérant plus votre intervention continue. Vous serez en mesure de travailler moins dans votre entreprise et de diminuer votre stress, tout en faisant croître votre entreprise plus rapidement en parallèle.

(Visited 96 times, 1 visits today)