Overzicht van de Belangrijkste ArchiSnapper Functionaliteiten
ArchiSnapper bevat een aantal functionaliteiten die misschien niet altijd even gekend zijn maar die, eenmaal je ze onder de knie hebt, je helpen het beste uit de tool te halen.
Ben je nieuw bij ArchiSnapper? Bekijk dan eerst deze live demo video of de tutorials hier in jouw dashboard.
Heb je specifieke vragen waar je in dit artikel het antwoord niet op vindt? Bekijk onze help documentatie of mail ons op support@archisnapper.com
En dan nu de lijst van meer dan 30 functionaliteiten en tips. Ta-dam!
Efficiënte werfverslagen en To Do lijsten
Inspecties met een checklist
Opleveringen met een checklist
Professionele verslagen met je eigen layout huisstijl
Label punten met zelf te beheren tags
Beheer en deel een To-Do lijst van openstaande punten
Gebruik secties om punten toe te kennen aan een zone/ruimte binnen een project
Opties voor het verzenden van verslagen
Wijs punten automatisch toe aan betrokken partijen
Bewerk (of maak) verslagen via laptop of PC
Voeg verslagen samen
ArchiSnapper-hacks op de app
Maak annotaties op tekeningen of grondplannen
Voeg opmerkingen rechtstreeks vanaf een grondplan toe
Herbruik categorie en sectie bij toevoegen van punten op een plan
Gebruik de voice to text
Verslag bekijken, handtekenen en verzenden via de App
Clone settings
Vierkante foto’s nemen
Foto settings
Doeltreffend bouwproces door samenwerking
Deel punten online met derden
Wekelijkse update met openstaande punten
Beheer van verschillende gebruikers in één account
Nodig toegewezen partijen uit om feedback te geven op hun punten
Vereenvoudigde administratieve processen
Exporteer naar Dropbox, Google Drive, FTP, Sharepoint of CSV
Stavingsstukken en documenten opvragen
Integreer rechtstreeks met onze software partners
Importeer je contactpersonen vanuit Excel, Gmail, Yahoo of Outlook
Beheer van project foto’s
Emails versturen naar projectcontacten en historiek bijhouden
Integratie met checkinatwork
Project Planning (Gantt Chart)
Tags voor documenten
Werven op kaart bekijken en inspecties groeperen
Dashboards en rapportering
___________________________________________________________
Efficiënte werfverslagen en To Do lijsten
Inspecties met een checklist
De kracht van een checklist is enorm. Een checklijst is een lijst van punten die je kan controleren en afvinken of aanvullen. Zo hou je overzicht op wat al gecontroleerd werd, en wat nog te controleren is.
Checklijsten worden bv gebruikt voor werfvoorbereiding, opleveringen, dagverslagen, en veiligheidsverslagen.
Definieer je checklijst eerst via de online account (desktop). Bij je werfbezoeken kun je dan met de app de items controleren en aanvullen met oa tekst en foto’s, of nieuwe opmerkingen toevoegen.
Raadpleeg hier de documentatie over werken met checklijsten.
Opleveringen met een checklijst
Je kan de checklist functionaliteit ook gebruiken voor opleveringen. Op deze manier ben je zeker dat je niets vergeet te controleren.
Alle opmerkingen, foto’s, en meer, komen na de rondgang in een gestructureerd opleververslag dat je kan laten aftekenen en doorsturen naar alle partijen.
Je kan per zone of ruimte een categorie maken in de checklijst, met daarbinnen de controleren items voor die zone.
Professionele verslagen met je eigen layout en huisstijl
Kies een template, en voeg je logo, header, titels en footer toe. Speel met font type, kleur, labels, grootte van de foto’s en meer. Maak indruk met professionele verslagen.
Voeg de nodige details toe in je verslagen: projectgegevens, nummer en datum van het verslag, contactentabel, genummerde punten met foto’s en andere info, algemene voorwaarden, standaard tekstblokken, en meer.
Dit artikel geeft een overzicht van de meest gebruikte layout settings.
Bekijk hier een voorbeeld van een werfverslag met ArchiSnapper.
Label punten met zelf te beheren tags
Het is mogelijk om een aantal vrij te kiezen tags in te stellen om meer duiding te geven aan een punt, bv ‘dringend’, ‘gevaarlijke situatie’, of ‘actie vereist’.
Beheer deze tags online, koppel er een kleur aan, en hang ze aan punten.
Bekijk hier de online documentatie.
Beheer en deel een To-Do lijst van openstaande punten (typisch voor aannemers)
Wil je als aannemer een gestructureerde lijst van openstaande punten bijhouden zodat je die kan delen met de betrokken partijen en verder kan opvolgen, dan is de To Do lijst functionaliteit wellicht wat je nodig hebt.
Documenteer punten met de app op de werf en vul ze aan met tekst, foto’s, aanduiding op grondplan, datum, verantwoordelijke en meer.
Vervolgens kan je de lijst filteren en delen met de betrokken partijen.
Bekijk hier een help document met meer info.
Gebruik secties om punten toe te kennen aan een zone/ruimte binnen een project
Voor sommige projecten is het interessant om het project onder te verdelen in verschillende zones of ruimtes. Bijvoorbeeld: blok A, blok B en blok C of appartement 1 tot en met 10. Vervolgens kan je deze secties toevoegen bij een punt, kan je er op filteren, en worden ze getoond in de verslagen.
Raadpleeg hier de documentatie.
Opties voor het verzenden van een werfverslag
Hier een aantal interessante opties voor het verzenden van een werfverslag of To-Do lijst:
- Je kan kiezen om iedereen het volledige verslag toe te sturen, of om iedereen enkel zijn toegewezen punten toe te sturen.
- Je kan het grondplan met daarop de genummerde locatie pointers als aparte bijlage toevoegen aan de email.
- Via layout settings kan je een template voor onderwerp en body van de email instellen zodat je die niet telkens manueel moet uitschrijven bij het verzenden van een verslag.
Meer details kan je hier vinden.
Wijs punten automatisch toe aan betrokken partijen
Je kan regels instellen om punten automatisch toe te kennen aan een bepaald contact, op basis van de categorie van het punt.
Voorbeeld: je kan instellen om de punten voor de categorie ‘electriciteit’ van een bepaald project automatisch toe te kennen aan de partij die de electriciteitswerken doet voordat project.
Lees meer in deze help doc.
Bewerk (of maak) verslagen via laptop of PC
Hoewel het kan, is het niet nodig om alle punten volledig uit te schrijven met de app op smartphone of tablet op de werf. Niet alle mobiele toestellen zijn geschikt om lange teksten uit te schrijven.
Veel ArchiSnapper gebruikers documenteren hun punten vrij kort op de werf, met wat tekst, foto’s, en eventueel locatie op plan. Eens ze terug op bureau zijn, vullen ze hun verslag verder aan vanop hun PC of laptop, via de online ArchiSnapper account.
Voeg verslagen samen
Het is mogelijk om verschillende werfverslagen samen te voegen.
Je kan ook de punten van de To Do lijst van een project kopiëren naar een verslag, en omgekeerd.
Raadpleeg hier de documentatie.
ArchiSnapper-hacks op de app
Maak annotaties op grondplannen
Bij een punt uit een To Do lijst of verslag kan je een grondplan openen, inzoomen, er op annoteren, en een printscreen opslaan die dan als foto bij dat punten zal worden ingevoegd.
Bekijk hier een help document.
Voeg opmerkingen rechtstreeks vanaf een grondplan toe
Bij het werken in een verslag of de To Do lijst in de app, open een grondplan en tik op een bepaalde locatie om daar een opmerking toe te voegen met foto’s, verantwoordelijke, categorie, sectie, en meer.
Herbruik categorie en sectie bij toevoegen van punten op een plan
Wanneer je punten toevoegt vanaf een grondplan is de kans groot dat je een nieuw punt aan dezelfde categorie (bv electriciteit) en dezelfde sectie (bv app 3.5) wilt toekennen als het vorige punt. Ga naar settings in de app om dit aan te vinken:
Gebruik voice to text
De voice dictation functie in iOS en Android zijn beter dan veel mensen denken. We zien steeds meer ArchiSnapper-gebruikers die deze functionaliteit gebruiken, in plaats van notities te typen. Gebruik de dicteerfunctie om met je smartphone of tablet gesproken woord om te zetten in tekst.
Raadpleeg hier de documentatie
Verslag bekijken, handtekenen en verzenden met de App
Wist je dat je de werfverslagen ook vanop de ArchiSnapper app kan bekijken, laten handtekenen of meteen doormailen? Tik op de projectnaam en dan op ‘Meer’ naast het verslag in kwestie. Hier een help doc met meer uitleg.
Hier een help doc specifiek over het handtekenen van verslagen met de ArchiSnapper app.
Clone settings
De meeste ArchiSnapper gebruikers die verslagen maken, gebruiken de clone functionaliteit. Dit wil zeggen: een nieuw verslag maken door te vertrekken van het voorgaande.
Nuttig om weten is dat er in de app clone settings zijn die bepalen wat er mee gekopieerd wordt uit het vorig verslag. Zo kan je er bv voor kiezen om de foto’s al dan niet mee te kopiëren, of om enkel de NOK items mee te klonen (en de reeds opgeloste items niet).
Raadpleeg hier de documentatie.
Vierkante foto’s nemen
Werfverslagen en opleverlijsten zien er beter uit met vierkante foto’s.
In ArchiSnapper is er een layout setting om de foto’s als vierkanten te tonen, maar nog beter is om ze meteen als vierkant te nemen op de werf.
Dit is een camera setting, los van ArchiSnapper: iOS users kunnen ‘vierkant’ selecteren bij het nemen van een foto met de camera, Android gebruikers kunnen de ratio 1:1 selecteren.
Foto settings
Hier nog 3 settings ivm foto’s:
- Grootte van de foto’s: zie settings in de app op jouw smartphone of tablet (cf. ‘photo size’ in de afbeelding hierboven). Kleine foto’s resulteren in een snellere sync.
- Foto’s opslaan op camera roll: hierdoor worden alle foto’s die je met ArchiSnapper neemt ook opgeslaan op de camera roll. Ook deze vind je terug bij settings in de app op jouw smartphone of tablet.
- Date stamp: dit is een setting die admin users in de online account kunnen instellen bij ‘account settings‘. Op elke foto komt dan automatisch de datum.
Doeltreffend bouwproces door samenwerking
Deel punten online met derden
Naast het samenwerken met collega’s in één ArchiSnapper account, is het ook mogelijk om punten online te delen met derden.
Genereer een persoonlijke link waarmee ze een realtime zicht hebben op de voor hen relevante punten. Ze hebben hier geen ArchiSnapper account voor nodig.
Wekelijkse update met openstaande punten
Gebruik ArchiSnapper om automatisch een wekelijkse update te sturen naar contacten met een overzicht van de aan hen toegewezen punten (met status NIET OK). Opgelet: enkel admin users kunnen dit instellen.
Raadpleeg hier de documentatie .
Beheer van verschillende gebruikers in één account
De admin users kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen en projecten toewijzen aan gebruikers, zodat elke gebruiker enkel de aan hen toegewezen projecten zien. Opgelet: enkel admin users kunnen dit doen, hier in de online ArchiSnapper account.
Raadpleeg hier de documentatie rond het samenwerken met meerdere users in één ArchiSnapper account.
Nodig toegewezen partijen uit om feedback te geven op hun punten
Wil je nog een stapje verder gaan? Vanaf hier kan de admin user contacten uitnodigen om een gratis ArchiSnapper-account te maken waarmee ze feedback kunnen geven op de items die aan hen zijn toegewezen. Ze kunnen foto’s en tekst invoegen, en punten markeren als “opgelost en goed te keuren”.
Raadpleeg hier de documentatie.
Vereenvoudigde administratieve processen
Exporteer verslagen en foto’s naar Dropbox, Google Drive, FTP, Sharepoint of CSV
Ga hier in je online account en connecteer ArchiSnapper met je document management systeem. Alle foto’s en verslagen worden regelmatig automatisch geëxporteerd.
Als je een FTP server hebt kan je dit zo instellen dat de ArchiSnapper verslagen en foto’s van een bepaald project automatisch in de juiste map op jouw server terechtkomen. Je kan dit hier instellen.
Raadpleeg de documentatie hier over Dropbox, Google Drive, en FTP, hier over de export naar CSV/Excel voor verdere analyze van jouw data, en hier over de link met Sharepoint.
Stavingsstukken en documenten opvragen
Vraag met ArchiSnapper ook stukken op bij derde partijen, zoals de bouwheer of aannemer. Deze krijgen een email met daarin een link om de stukken op te laden.
De stukken zijn vervolgens onmiddellijk beschikbaar in jouw account, zodat je ze kan raadplegen, feedback kan geven, en goedkeuren.
Raadpleeg de documentatie over documenten beheren en over documenten online opvragen.
Integreer rechtstreeks met onze software partners
Gebruik je een administratieve software waar jouw projecten, contacten, en documenten reeds ingegeven zijn?
Bekijk hier onze standaard integraties. Door een connectie te leggen worden deze projecten, contacten en documenten automatisch geïmporteerd in jouw ArchiSnapper account, zodat je ze niet dubbel hoeft in te geven.
Importeer je contactpersonen vanuit Excel, Gmail, Yahoo of Outlook
Heel gemakkelijk: importeer eenvoudig een lijst contacten vanuit een Excel bestand of vanuit je emailaccount.
Raadpleeg hier de documentatie.
Beheer van project foto’s
Wist je dat je met ArchiSnapper ook gewoon foto’s op project niveau kan toevoegen? Tik op de project naam in de App en ga dan naar ‘Losse afbeeldingen’. Voeg daar vervolgens foto’s toe op de werf.
Na synchronisatie komen deze foto’s online onder het project terecht in ArchiSnapper. De foto’s zitten dus al gestructureerd per project, en zijn er bovendien nog 2 andere grote voordelen:
- Deze foto’s kunnen (net zoals de PDF verslagen) automatisch terecht komen op je Dropbox, Google drive, Sharepoint, of FTP server. Met andere woorden, in de voormiddag neem je de foto’s op de werf, en tegen de namiddag zitten ze al in de juiste map op je server, of in Dropbox, Sharepoint, of Drive.
- Deze project foto’s kunnen eenvoudig ingevoegd worden in de verslagen of TO DO lijsten, zie de knop ‘foto’s uit project toevoegen’.
Bekijk hier de documentatie.
Emails versturen naar projectcontacten en historiek bijhouden
In ArchiSnapper heb je meestal alle contacten met email adres beschikbaar.
Je kan deze gegevens ook gebruiken om een snelle email te sturen naar de projectcontacten. Ga naar je centrale contacten lijst, filter op project of contact, en stuur een email. De verzonden mails worden ook bijgehouden in jouw ArchiSnapper account.
Integratie met checkinatwork
We horen van onze klanten dat het aanmelden bij checkinatwork – de online dienst van de overheid voor de verplichte aanwezigheidsregistratie – vaak een administratieve last is. Daarom hebben we het mogelijk gemaakt om rechtstreeks vanuit ArchiSnapper in te checken met een eenvoudige druk op de knop.
Dit kan zowel via de App op de werf, als via de online account. Je kan ook collega’s of contacten inchecken die geen ArchiSnapper user zijn.
Hier is een help doc met meer info
Project Planning (Gantt Chart)
Een Gantt chart is een makkelijke manier om de bouwplanning op te stellen, up to date te houden en te communiceren zodat iedereen naar hetzelfde doel kan toewerken. Alle betrokken partijen zien in één oogopslag wat de vooropgestelde planning en deadlines zijn.
Met ArchiSnapper kan je jouw eigen Gantt chart per project aanmaken, met de verschillende fases, taken, afhankelijkheden, duurtijd en procentuele voortgang.
Bekijk deze help doc voor meer info.
Tags voor documenten
Je kan jouw documenten taggen met labels, zoals HVAC of electriciteit. Dit kan handig zijn wanneer je veel documenten hebt, en je bv snel alle grondplannen ‘electriciteit’ wil filteren met de app op de werf. Deze help doc legt uit hoe het werkt.
Werven op kaart bekijken en inspecties groeperen
Als je regelmatige inspecties moet doen voor een groot aantal projecten, dan kan dit nuttig zijn.
Je kan per project het totaal aantal uit te voeren werfbezoeken instellen, samen met de frequentie (bv 1 per maand). Je kan dan opvolgen hoeveel inspecties nog moeten gebeuren en op een kaart bekijken welke werven binnen de volgende X dagen bezocht moeten worden, zodat je deze kan groepen in efficiënte lussen.
Bekijk deze help doc voor meer info.
Dashboards en rapportering
Vanaf je dashboard kan je een aantal rapporten raadplegen.
Op zoek naar het aantal verslagen per gebruiker, per maand, per project? Dan is dit overzicht van gemaakte en verzonden verslagen iets voor jou.
Werk je met checklijsten, en wil je een zicht krijgen op welke checklist items het vaakst optreden als NIET OK? Die info kan je vinden in het trendanalyse dashboard.
Gebruik je ArchiSnapper om stukken op te vragen en wil je nagaan voor welke projecten actief of opvolging vereist is? Dan moet je in het dashboard voor te ontvangen documenten zijn.
Niet gevonden wat je zoekt?
Heb je in deze lijst niet gevonden wat je zocht? Raadpleeg dan zeker onze online documentatie of ons YouTube kanaal of stuur ons gewoon een mailtje: support@archisnapper.com
____________________________________________________________________________
Ter info: via het dashboard in je online ArchiSnapper account houden we je op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen.
Wist je dat we regelmatig nieuwe artikels posten over hoe je jouw bedrijf efficiënter kan maken en laten groeien? Als je graag op de hoogte blijft van onze artikels, schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief, of volg ons op Facebook, Twitter of Linkedin.
