De 5S-Methode: Hoe de Werf Organiseren én Minder Tijd Verspillen?

Overmaat aan opslag, slecht georganiseerde opslagplaatsen, geen overzicht op voorradig materiaal, rondslingerende rommel, beschadigd materiaal, etc.

Maken chaos en verloren materialen je het leven ook zuur op de werf?

Ben je het beu je een weg te banen tussen verpakkingen, resten van materialen, rondslingerende werkmaterialen, afval van eten en snoep, etc. Terecht! Het creëert chaos. Met heel wat tijdverlies, extra kosten als gevolg en ergernis als resultaat. Daarbovenop is het een ideale voedingsbodem voor onveilige situaties.

Werf wanorde.

Wil jij de arbeidsvoorwaarden op je werf verbeteren? Zoek je een oplossing met het oog op een verbetering en optimalisering van de logistieke stromen? Wil je de organisatie en de stromen binnen en tussen de opslagplaats en de werven verbeteren?

De 5S-methode is een Japanse managementtechniek gericht op het verbeteren van de organisatie van de werkplek. Met deze methode transformeer je je werkvloer in een ordelijke en veilige plek. Deze methode is in beginsel ontwikkeld voor het productiesysteem van Toyota (in het Engels spreekt men van Toyota Production System, of TPS).

De naam 5S refereert aan de 5 basisprincipes die ten grondslag liggen aan de methode.

• Seiri: sorteren
• Seiton: schikken
• Seiso: schoonmaken
• Seiketsu: standaardiseren
• Shitsuke: standhouden

Doelstellingen

De 5S-methode is een management-instrument dat gebruikt wordt binnen de lean manufacturing. Door dit concept toe te passen op je bedrijf ontstaat er een overzichtelijke werkomgeving waar simpele, duidelijke regels gelden die de effectiviteit zullen verbeteren.

Het toepassen van de 5S-methode heeft verschillende doelen. Iedere S heeft een eigen doel.

• De werkplek ontdoen van alles wat overbodig is;
• De werkplek op een efficiënte manier inrichten;
• De werkplek goed schoonhouden;
• Het ontstaan van vuil en rommel vermijden;
• Het in stand houden en consolideren van de nieuwe regels.

Dankzij deze methode zal er op verschillende gebieden verbetering optreden:

• De arbeidsvoorwaarden en de motivatie van het personeel zullen toenemen; het is een stuk prettiger werken in een schone en geordende omgeving.
• Er zal een hoop tijd en energie kunnen worden bespaard.
• Het risico op ongevallen en/of de risico’s verbonden aan verontreiniging zullen afnemen.
• De kwaliteit van de productie zal toenemen.

De eerste S staat voor Seiri

In het Nederlands kan dit begrip het beste vertaald woorden als “Scheiden en opruimen”. Alles wat kapot, beschadigd of onbruikbaar is wordt weggegooid. Vaak ontstaat rommel doordat er spullen worden bewaard die al lang niet meer gebruikt worden. Het gaat er dus om alles wat niet op de werkplek thuis hoort te elimineren. Een goed uitgangspunt hiervoor is de gebruiksfrequentie van het voorwerp.

• Voorwerpen die al een jaar lang niet meer worden gebruikt worden weggegooid of indien mogelijk gerecycleerd.
• Voorwerpen die minder dan eens per maand worden gebruikt worden opgeruimd. Bijvoorbeeld in het magazijn of depot opgeborgen.
• Voorwerpen die minder dan eens per week worden gebruikt worden in de buurt opgeborgen. Bijvoorbeeld vlakbij de machine waarmee gewerkt wordt.
• Voorwerpen die minder dan één keer per dag worden gebruikt liggen bij de machine in de buurt.
• Voorwerpen die minder dan één keer per uur worden gebruikt liggen binnen handbereik.
• Tenslotte,  alles waar tenminste één keer per uur gebruik van wordt gemaakt, wordt door de werknemer bij zich gedragen.

Het organiseren van het materiaal op basis van de gebruiksfrequentie leidt automatisch tot Seiton.

De tweede S staat voor Seiton

Dit begrip kan vertaald worden als “Schikken en ordenen”. Het heeft betrekking op het ordenen van het gereedschap en de instrumenten die bij het werk worden gebruikt.

Met vloertape kunt u een opslagzone aftekenen, de locatie van pallets of toestellen aanduiden, etc.

De simpelste Seiton stelregel is in dit geval: “Een plek voor ieder voorwerp, en ieder voorwerp op zijn plek”. Het doel van deze stap is de werf zo te organiseren dat er zo weinig mogelijk tijd en energie worden verloren met het zoeken naar spullen.

De regels van Seiton zijn:

• Deel de werkplek functioneel in. Zorg ervoor dat je alles wat je nodig hebt bij de hand hebt, dat zware voorwerpen makkelijk kunnen worden gepakt of op een drager staan, enzovoorts). 
• Stel regels op met betrekking tot het opruimen.
• Zorg ervoor dat je de voorwerpen zo plaatst dat ze makkelijk te vinden zijn.
• Voorwerpen waar veelvuldig gebruik van wordt gemaakt dienen zich dichtbij de gebruiker te bevinden.
• Orden de voorwerpen naar gebruiksfrequentie.
• Maak voor iedere werf een standaardindeling.
• Hanteer het begrip ‘FIFO’ (First In First Out): wat als eerste de werf binnenkomt dient er als eerste weer uit te gaan. Dit staat in tegenstelling tot LIFO (Last In First Out), waarbij het laatste voorwerp er als eerste uitgaat. Bijvoorbeeld: FIFO kan voorkomen dat verouderde documenten of grondplannen op de werf blijven rondslingeren.

De derde S staat voor Seiso

Dit begrip wordt vertaald als “schoonmaken en inspecteren”. Nadat de werkplek is opgeruimd (Seiri) en geordend (Seiton) wordt het makkelijker deze goed schoon te maken. Wanneer dit niet goed gebeurt kunnen er problemen optreden bij het functioneren van de machines.

De regels van Seiso:

• Reinigen, inspecteren en eventuele afwijkingen opsporen
• Wanneer nodig systematisch repareren
• Het schoonmaken en inspecteren makkelijker maken
• De oorzaken van de afwijking/probleem aanpakken

De vierde S staat voor Seiketsu

Dit begrip wordt vertaald als “systematiseren en standaardiseren”. Hierbij gaat het er om te controleren of de veranderingen die op het gebied van de orde en netheid zijn aangebracht daadwerkelijk worden gerespecteerd. Samen met het personeel zal de werf regelmatig moeten worden geïnspecteerd. Volgens Seiketsu dient er dagelijks aandacht te worden besteed aan netheid en orde.

De vijfde S staat voor Shitsuke

Dit betekent “in stand houden, de verandering vasthouden”.

Deze laatste stap is nodig om ervoor te zorgen dat de 5S-methode ook daadwerkelijk rigoureus wordt nageleefd. Gebeurt dit niet, dan is al het voorafgaande werk voor niets geweest. Door de naleving van de eerste vier S-en regelmatig te controleren en ervoor te zorgen dat het personeel gemotiveerd blijft, zal het mogelijk zijn het ingevoerde systeem te handhaven.

Conclusie

Het voordeel van de 5S-methode is dat niet alleen winst geboekt wordt op het gebied van de productiviteit, maar tevens de arbeidsvoorwaarden worden verbeterd, wat een positieve impact heeft op de tevredenheid van het personeel.

5S is een benadering, een methode en tegelijkertijd een actieve aanpak, waarmee met behulp van simpele, duidelijke en efficiënte regels een functionele werkomgeving wordt gecreëerd. De direct zichtbare verbeteringen zorgen voor een snelle acceptatie van de nieuwe regels.

5S zorgt voor een schone en geordende werkplek, verhoogt de motivatie van het personeel en  verbetert de werkomgeving. De veiligheid, kwaliteit en de productiviteit worden aanzienlijk verbeterd. In de schone, nette omgeving wordt het vervolgens makkelijker nieuwe verbeteringen door te voeren. De 5S-methode kan worden toegepast op de werf, op kantoor, in een atelier, op de opslag, en zelfs in huis!