De Bouwstenen van een Proces-Verbaal van Voorlopige Oplevering

De Bouwstenen van een Proces-Verbaal van Voorlopige Oplevering

De voorlopige oplevering

De voorlopige oplevering is een van de belangrijkste momenten in het bouwproces, en vindt plaats als het gebouw afgewerkt is. De aannemer of bouwpromotor nodigt de bouwheer uit om tot voorlopige oplevering over te gaan. Er wordt een rondgang gemaakt in aanwezigheid van de aannemer, de architect en de bouwheer om na te gaan of de werken goed en conform het lastenboek en de plannen zijn uitgevoerd.

Bij deze voorlopige oplevering worden de gebreken die de aannemer nog moet rechtzetten vastgesteld. De geconstateerde gebreken worden schriftelijk gedocumenteerd in een verslag of PV van voorlopige oplevering, zodat de aannemer de afgesproken punten binnen een bepaalde periode kan uitvoeren. Indien de opdrachtgever geen gebreken vindt, dan moet ook dat schriftelijk worden bevestigd.

Na deze voorlopige oplevering, begint een periode van minstens één jaar, waarin de aannemer de tijd heeft om de vastgestelde gebreken te herstellen. Op het einde van die periode vindt de definitieve oplevering plaats. Die periode van een jaar laat de bouwheer ook toe om de goede werking van de technische systemen en de stabiliteit van het gebouw te controleren. Indien de aannemer de vastgestelde gebreken niet tijdig repareert, dan heeft de bouwheer het recht om de definitieve oplevering te weigeren.

Structuur en indeling van het proces-verbaal van voorlopige oplevering

Het proces-verbaal van voorlopige oplevering is een belangrijk basisdocument voor de oplevering. We weten ook wel dat het opstellen een goed en duidelijk opleververslag minstens zo vervelend als nuttig is, waardoor het vaak niet (tijdig of compleet) opgemaakt wordt. Zonde, want een goede PV van voorlopige oplevering kan ervoor zorgen dat het proces van een oplevering een stuk efficiënter en vooral ook met minder discussies verloopt.

Het proces-verbaal van voorlopige oplevering bevat alle opmerkingen die zijn waargenomen. De inhoud van het proces-verbaal moet helder en duidelijk zijn en kan de volgende structuur hebben:

Hoofding

De gegevens die je opneemt in de hoofding van je proces-verbaal zijn:

  • het logo van je bedrijf
  • de naam van je bedrijf
  • het volledige adres van je bedrijf
  • en eventueel het BTW-nummer van je bedrijf

De titel van het verslag

De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover het verslag gaat. Een goede titel is kort en duidelijk. Bijvoorbeeld: “Proces-verbaal van voorlopige oplevering voor Project xyz”

De projectgegevens

  • de naam van van je klant
  • het volledige adres van het bouwproject
  • de datum waarop het proces-verbaal werd opgesteld
  • en eventueel een omschrijving van het bouwproject (bijvoorbeeld: nieuwbouw gezinswoning)

Datum en uur

Vul steeds de datum van oplevering klaar en duidelijk in. Die datum is van belang voor eventuele vertragingsboetes.

Juridische informatie

Neem in je proces-verbaal informatie en het juridische statuut op van de voorlopige oplevering, bijvoorbeeld:

Het betreft de voorlopige oplevering van het laboratorium van het ziekenhuis (nieuwbouw). Dit gebeurt in aanwezigheid van de bouwheer, de algemene aannemer en de architect. De voorlopige oplevering wordt aanvaard onder voorbehoud van de hierbij gevoegde genummerde en door partijen gekorttekende opmerkingen, waaraan moet worden voldaan uiterlijk binnen de twee weken. Opmerkingen op dit proces-verbaal dienen schriftelijk én binnen de 8 werkdagen overgemaakt te worden aan het architectenkantoor.

Contacten en aanwezigen

Maak een lijst op van de aanwezigen en verontschuldigden en vermeld ook duidelijk naar wie het proces-verbaal verstuurd werd.

Opmerkingen

In het ‘proces-verbaal van de voorlopige oplevering’, wordt genoteerd wat nog niet volledig afgewerkt is en welke fouten hersteld moeten worden. Bijvoorbeeld: er ontbreekt een balk, er is een breuk in een leiding… Zorg er voor dat de zichtbare gebreken correct en volledig in het proces-verbaal van voorlopige oplevering worden genoteerd en spreek een periode af, binnen dewelke de zichtbare gebreken moeten worden opgelost.

Welke details neem je op bij een opmerking?

  • naam van de opmerking
  • nummer van de opmerking
  • een deadline
  • locatie van het probleem: bv door aanduiding op een grondplan
  • één of meerdere foto’s met eventueel een schets of commentaar
  • een verantwoordelijke (wie moet dit punt oplossen)
  • een beschrijving van het probleem en de afgesproken te ondernemen acties

Footer

In de footer onderaan de pagina’s vermeld je de naam van de verslaggever(s), je bedrijfsgegevens, je contactgegevens en de paginanummering.

Documenten

Om een bouwproject tot een goed einde te brengen, dienen er ook een reeks documenten te worden overhandigd aan de bouwheer (bv in het kader van postinterventiedossier). Maak een lijst op met alle nodige documenten.

Handtekening

Om problemen te vermijden, moeten alle betrokken partijen (de opdrachtgever, de aannemer en de architect) hun handtekening zetten onder het zogenaamde proces-verbaal van de voorlopige oplevering.

Gebruik een App om uw opleververslagen te maken

Een verslag van voorlopige oplevering maken is een gans gedoe: tijdens de rondgang de punten noteren, foto’s nemen, locaties aanduiden … dan proberen te onthouden welke foto bij welk punt en op welke locatie hoort en vervolgens alles uitschrijven en invoegen in een verslag. Om maar te zwijgen over het geworstel met Word wanneer de layout verspringt, telkens wanneer je een foto invoegt 🙂

Gelet op de tijd die vaak verloren gaat aan het uitschrijven, en de belangrijke gevolgen die gekoppeld zijn aan de voorlopige oplevering, raden wij aan een applicatie zoals ArchiSnapper te gebruiken voor de opmaak van opleververslagen. ArchiSnapper zorgt ervoor dat dit proces zeer vlot verloopt:

  • met je smartphone of tablet verzamel je meteen ter plaatse op een efficiënte manier de details van de op te lossen punten
  • noteer de naam van het punt (bv plinten niet correct geplaatst), trek een foto van het probleem, duidt het aan op het grondplan, en voeg verantwoordelijke en deadline toe
  • wanneer je klaar bent met de rondgang is het verslag compleet, genummerd en geordend.
  • Last but not least, je kan het proces-verbaal van voorlopige oplevering meteen door alle partijen digitaal laten ondertekenen.

Hier kan je een voorbeeld zien van een proces-verbaal van een voorlopige oplevering, opgesteld met Archisnapper.

Wil je ArchiSnapper graag zelf uitproberen? Probeer het gratis! Ga naar onze website https://archisnapper.com en start je ‘Gratis Proefperiode’. Je hebt geen creditcard nodig. Tijdens je gratis proefperiode heb je toegang tot alle functionaliteiten.

Dit is de beste methode om te ontdekken hoe gebruiksvriendelijk ArchiSnapper is en hoe het je uren zal uitsparen bij het opmaken van opleververslagen!

verslag van voorlopige opmerking maken met ArchiSnapper