De Bouwstenen van een Proces-Verbaal van Voorlopige Oplevering

De Bouwstenen van een Proces-Verbaal van Voorlopige Oplevering

In onze ultieme gids voor opleveringsverslagen bespreken we uitvoerig wat een oplevering is, wat het belang is van opleveringen, en delen we ook een aantal best practises voor het maken van opleveringsverslagen.

In dit artikel zoomen we in op de belangrijkste onderdelen van een professioneel opleveringsverslag.

Het proces-verbaal van voorlopige oplevering is een belangrijk basisdocument voor de oplevering. We weten ook wel dat het opstellen een goed en duidelijk opleververslag minstens zo vervelend als nuttig is, waardoor het vaak niet (tijdig of compleet) opgemaakt wordt. Zonde, want een goede PV van voorlopige oplevering kan ervoor zorgen dat het proces van een oplevering een stuk efficiënter en vooral ook met minder discussies verloopt.

Het proces-verbaal van voorlopige oplevering bevat alle opmerkingen die zijn waargenomen.

Een overzichtelijk opleveringsverslag waar de betrokken partijen een duidelijk overzicht krijgen op de openstaande punten, op de afgesproken deadlines, en op de vereiste acties, is cruciaal om een project mooi af te ronden.

Er zijn echter ook nog een aantal andere zaken die een opleveringsverslag volledig maken en die je indekken tegen schadeclaims, de communicatie bevorderen, de gestelde deadline halen en jouw professioneel imago versterken!

Toen we de eerste versie van ArchiSnapper aan het bouwen waren, spraken we met tientallen architecten en aannemers over hun opleveringsverslagen, hoe ze deze structureren en wat ze erin opnemen. Nu nog stellen we continu bij op basis van de feedback die we van onze gebruikers ontvangen.

Het zal je zeker niet verbazen als je hoort dat we zeer uiteenlopende templates en workflows zagen bij het opstellen van deze verslagen.

Toch zijn er enkele elementen die in bijna elk professioneel opleveringsverslag terugkomen.

Hier is een overzicht van de essentiële bouwstenen van een opleveringsverslag:

  1. Titel verslag
  2. Projectgegevens
  3. Datum en uur
  4. Projects status
  5. Contacten en aanwezige personen
  6. Verzendlijst
  7. Lijst van zichtbare gebreken, defecten of tekortkomingen
  8. Documenten
  9. Handtekening
  10. Praktische informatie
  11. Huisstijl

1.  Titel verslag

De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover het verslag gaat.

Een goede titel is kort en duidelijk. Bijvoorbeeld: “Proces-verbaal van voorlopige oplevering voor Project xyz”

💡 Tip: binnen ArchiSnapper stel je de titel van je verslagen éénmalig in aan de hand van variabelen (bvb [projectnaam] ), zodat deze titels er exact hetzelfde uitzien voor alle opgestelde opleveringsverslagen.


2. Projectgegevens

Neem de naam en adres van de klant, een korte beschrijving (bijvoorbeeld: nieuwbouw gezinswoning) en het volledige adres van het bouwproject en het projectnummer op in je proces verbaal voor voorlopige oplevering.

Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.

Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.


3. Datum en uur

Vul steeds de datum van de oplevering klaar en duidelijk in. Die datum is van belang voor eventuele vertragingsboetes.


4. Project status

Een high-level beschrijving of verloop van de oplevering of andere algemene indrukken.

Veel architecten voegen een foto toe aan de project status om de lezer een globaal beeld te geven van het project.

Zo ziet de hoofding van een opleveringsverslag met ArchiSnapper eruit :


5. Contacten en aanwezige personen

Maak een lijst van de aanwezigen en afwezigen of verontschuldigden.

Ideaal toon je in een tabel alle betrokken partijen van het project. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens, met de indicatie of iemand al dan niet aanwezig was.

Op deze manier kan iedereen altijd in elk van je verslagen gemakkelijk de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project in al je verslagen.

Zo ziet de contacten tabel van een opleveringsverslag met ArchiSnapper eruit :


6. Distributielijst

Vermeld ook duidelijk naar wie het proces-verbaal verstuurd werd. Maak een lijst van de personen die een kopie hebben ontvangen van het verslag, meestal per e-mail.

💡 Tip: De mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in één tabel.

Zie het onderstaande voorbeeld waar de kolom “Aanwezig” aangeeft wie er op de werf was en de kolom “Ontvangen” laat zien wie het verslag ontvangen heeft:


7. Lijst van zichtbare gebreken, defecten of tekortkomingen

Dit is de kern van het verslag.

In het ‘proces-verbaal van de voorlopige oplevering’, wordt genoteerd wat nog niet volledig afgewerkt is, wat de tekortkomingen of uitvoeringen die niet conform zijn aan het lastenboek of plannen en welke fouten juist hersteld moeten worden. Bijvoorbeeld: klein putje in de houten vloer door gevallen materiaal, er ontbreekt een balk, een breuk in een leiding,…

Zorg er voor dat de zichtbare gebreken correct en volledig in het proces-verbaal van voorlopige oplevering worden genoteerd.

Nu, welke details neem je op bij een opmerking? Met deze tips kom je al een eind verder:

Categoriseer de opmerkingen

Om het opleveringsverslag overzichtelijk te houden worden de opmerkingen onderverdeeld in verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:

Buitenschrijnwerk

  • opmerking 1
  • opmerking 2

Afwerking binnen

  • opmerking 1
  • opmerking 2

Afwerking buiten

  • opmerking 1
  • opmerking 2

Zo ziet dit eruit in de ArchiSnapper-app:

Nummer de opmerkingen

Vergeet de opmerkingen niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar opmerkingen te verwijzen en je vermijdt verwarring en misverstanden.

We hebben gezien dat veel architecten het “verslagnummer” gebruiken gevolgd door het “nummer van de opmerking”. b.v. 50-7 betekent: opmerking zeven uit het vijftigste verslag.

Benoem de opmerkingen

Geef de opmerking een naam, dat kan een sleutelwoord zijn zoals “beschadiging vloer”.

Beschrijf de opmerkingen

Geef een duidelijke beschrijving van het probleem: wat is er juist fout, waarom is het fout en wat de volgende stappen en de afgesproken te ondernemen acties om het op te lossen.

Bijvoorbeeld: “er is een deuk vastgesteld in de eiken houten vloer door een vallend voorwerp tijdens de werkzaamheden. De aannemer bekijkt of de deuk eruit geschuurd kan worden en/of met eikenpulp gevuld kan worden.”

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen worden gedocumenteerd met ArchiSnapper:

Leg een deadline vast

Spreek samen de uiterste datum af waarop de lijst van werken of herstellingen afgerond moeten zijn en noteer de afgesproken deadline in je opleveringsverslag.

Locatie van het probleem

Laat betrokken partijen precies zien waar een probleem of opmerking plaatsvindt door genummerde pointers op het plan te plaatsen. Of schets op het plan voor extra duiding.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen worden gelokaliseerd op een grondplan met ArchiSnapper:

Voeg één of meerdere foto’s toe

Maak foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.

Niemand leest graag een lange, grijze lap tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen, eerst de afbeeldingen en schetsen in je verslag zullen bekijken.

Vermijd lange tekstblokken en gebruik foto’s met scheten of annotaties op om de boodschap aan je lezers over te brengen.

Eventueel kan je de foto’s ook nog verder verrijken met een bijschrift in het klein onder de foto, en een stempel met datum en tijd.

Duid een verantwoordelijke aan

Wie moet dit punt oplossen? Geef aan wie er verantwoordelijk is voor de opmerkingen. Als er niemand aangewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.

Status, label of meer

Onze ArchiSnapper gebruikers voegen ook vaak bijkomende details toe aan een opmerking in een opleveringsverslag. Zaken zoals de status van de opmerkingen (OK of NOK),  of een bijkomend label, zoals “dringend actie vereist” of “herinnering”.


8. Documenten

Om een bouwproject tot een goed einde te brengen, dienen er ook een reeks documenten te worden overhandigd aan de bouwheer. In het kader van het as-built en/of het postinterventiedossier worden zo de technische fiches, lijst met gebruikte kleuren en onderhoudsfiches opgevraagd.

Maak een lijst op met alle nodige documenten en geef die lijst weer in je verslag.

Hier is een illustratie van hoe de lijst van documenten worden weergegevens in een opleveringsverslag, gemaakt met ArchiSnapper:

💡 Tip: Vraag je vaak dezelfde documenten op? Gebruik dan een checklijst, zo zie je niets over het hoofd.


9. Handtekeningen

Om problemen te vermijden, moeten alle betrokken partijen, zijnde de opdrachtgever, de aannemer en de architect, hun handtekening zetten onder het zogenaamde proces-verbaal van de voorlopige oplevering.

Zo ziet dit eruit in de ArchiSnapper-app versus een opleveringsverslag in PDF:


10. Aansprakelijkheid

Dit is belangrijk! Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard tekst in elk opleveringsverslag, bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Neem in je proces-verbaal informatie en het juridische statuut op van de voorlopige oplevering, bijvoorbeeld:

Het betreft de voorlopige oplevering van het laboratorium van het ziekenhuis (nieuwbouw). Dit gebeurt in aanwezigheid van de bouwheer, de algemene aannemer en de architect. De voorlopige oplevering wordt aanvaard onder voorbehoud van de hierbij gevoegde genummerde en door partijen gekorttekende opmerkingen, waaraan moet worden voldaan uiterlijk binnen de twee weken. Opmerkingen op dit proces-verbaal dienen schriftelijk én binnen de 8 werkdagen overgemaakt te worden aan het architectenkantoor.


11. Huisstijl

Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je opleveringsverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, contactgegevens en eventueel het BTW-nummer van je bedrijf

Echter, maak het niet al te opvallend.

Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, duidelijk, en gestructureerd proces verbaal van voorlopige oplevering.

Voeg je er te veel speciale effecten en grapjes aan toe, dan wordt het opleveringsverslag lastiger om te lezen en te begrijpen én het onttrekt de aandacht van de kernboodschap.


Gebruik een App om je opleververslagen te maken

Een verslag van voorlopige oplevering maken is een gans gedoe: tijdens de rondgang de punten noteren, foto’s nemen, locaties aanduiden … dan proberen te onthouden welke foto bij welk punt en op welke locatie hoort en vervolgens alles uitschrijven en invoegen in een verslag. Om maar te zwijgen over het geworstel met Word wanneer de layout verspringt, telkens wanneer je een foto invoegt 🙂

Gelet op de tijd die vaak verloren gaat aan het uitschrijven, en de belangrijke gevolgen die gekoppeld zijn aan de voorlopige oplevering, raden wij aan een applicatie zoals ArchiSnapper te gebruiken voor de opmaak van opleververslagen.

ArchiSnapper zorgt ervoor dat dit proces zeer vlot verloopt:

  • met je smartphone of tablet verzamel je meteen ter plaatse op een efficiënte manier de details van de op te lossen punten
  • noteer de naam van het punt (bv plinten niet correct geplaatst), trek een foto van het probleem, duidt het aan op het grondplan, en voeg verantwoordelijke en deadline toe
  • wanneer je klaar bent met de rondgang is het verslag compleet, genummerd en geordend.
  • Last but not least, je kan het proces-verbaal van voorlopige oplevering meteen door alle partijen digitaal laten ondertekenen.

Ben je benieuwd hoe een opleveringsverslag gemaakt met ArchiSnapper eruit ziet?

Bekijk hier een volledig voorbeeldverslag opgesteld met ArchiSnapper.

Wil je ArchiSnapper graag zelf uitproberen? Probeer het gratis! Ga naar onze website en start nu je proefperiode. Je hebt geen creditcard nodig. Tijdens je gratis proefperiode heb je toegang tot alle functionaliteiten.

Dit is de beste methode om te ontdekken hoe gebruiksvriendelijk ArchiSnapper is en hoe het je uren zal uitsparen bij het opmaken van opleververslagen!


Lees: ook:


Als je vragen hebt, horen wij dat graag van jou. Mail ons via support@archisnapper.com.

(Visited 1,252 times, 14 visits today)