dagverslag bouw via archisnapper

De Bouwstenen van een Professioneel Dagverslag voor de Bouw

Een dagverslag is een belangrijk werkdocument voor de projectleider of werfleider om een project in goede banen te laten verlopen. In een dagverslag worden typisch alle werkzaamheden geregistreerd die op een bepaalde dag op de werf werden uitgevoerd: weersomstandigheden, het aantal gewerkte uren, uitgevoerde taken en werken, veiligheidsopmerkingen, eventuele vertragingen …

In ons vorig artikel ben je te weten gekomen waarom dagverslagen zo belangrijk zijn, wat de best practices zijn, en hoe je eraan begint. Dagverslagen kunnen misschien overbodig en saai lijken, maar op lange termijn verhogen ze wel je winstgevendheid.

Als je met dagverslagen werkt speel je kort op de bal, en dat bespaart je heel wat tijd én geld. Zo kan je bijvoorbeeld:

  • kleine problemen meteen observeren en bijsturen, en zo vermijden dat ze uitgroeien tot grote problemen die dure oplossingen vergen
  • zorgen voor een duidelijke communicatie tussen alle betrokken partijen, waardoor misverstanden en vertragingen vermeden kunnen worden
  • sneller inspelen op veiligheidsrisico’s
  • een overzicht geven aan de opdrachtgever van de gepresteerde werken en de tijdsduur van de verschillende taken. Hierdoor begrijpen opdrachtgevers beter waarom ze geduld moeten hebben
  • de dagverslagen aanwenden als bewijsstuk in geval van conflicten

Nu… wat komt er in een dagverslag en hoe structureer je zo’n verslag? In dit artikel gaan we hier dieper op in.

Samenstelling en structuur van een dagverslag

We weten allemaal dat het opstellen van een nauwkeurig dagverslag een administratieve last is, waardoor het vaak niet of onvolledig of te laat gebeurt. Zonde, want zoals aangegeven zorgt het werken met dagverslagen voor meer transparantie, hogere kwaliteit en veiligheid en – bijgevolg – een hogere winstgevendheid.

A. Gebruik een checklijst

Een dagverslag, het woord zegt het al, wordt dag in dag uit herhaald. Om ervoor te zorgen dat je de dagelijkse inspectie telkens weer goed en nauwkeurig doet en niets vergeet te controleren, is een checklijst het perfecte hulpmiddel.

Checklijsten helpen om je mentale RAM-geheugen leeg te maken (je moet niet continu onthouden wat je nog moet controleren) en helpen in tal van sectoren (bv luchtvaart, geneeskunde, …) om zaken veel efficiënter te doen en kostbare fouten te vermijden.

Zonder checklijst is het voor het menselijk brein gemakkelijk om zaken te vergeten. Als je iets doet wat verschillende stappen inhoudt, dan is het risico groot dat je er een of twee vergeet. Je wordt bijvoorbeeld onderbroken door een collega of door je telefoon, en je vergeet waar je mee bezig was. Dankzij een checklist weet je exact wat je al voltooid had, en pik je direct de draad weer op. Dus als je iets keer op keer doet, en je wil het telkens goed doen, gebruik dan een checklijst.

Tijdens je dagelijkse rondgang vink je de punten van de checklijst af en voeg je commentaar en foto’s toe. Het resultaat van dergelijke inspectie is het dagverslag.

B. Wat neem je op in de checklijst voor dagverslagen?

Welke zaken neem je op in je checklijst?

  • de weersomstandigheden
  • het aantal werkenden op het project en het aantal gewerkte uren
  • welke werken werden vandaag uitgevoerd
  • geplande werken voor de volgende werkdag
  • veiligheidsopmerkingen
  • mogelijke vertragingen
  • stand van zaken betreffende materiaal en materieel

dagverslag bouw via archisnapper

C. Andere elementen van een dagverslag

Naast de inhoud is het belangrijk dat je dagverslag overzichtelijk is en dat je het kan gebruiken in discusses en – worst case – een rechtbank. Neem onderstaande elementen ook op in je dagverslag:

1. Hoofding

De gegevens die je opneemt in de hoofding van je dagverslag zijn:

  • het logo van je bedrijf
  • de naam van je bedrijf
  • het volledige adres van je bedrijf
  • contactgegevens

2. De titel van het verslag

De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover het verslag gaat. Bijvoorbeeld: “Dagverslag 51 voor project XYZ”.

3. De projectgegevens

  • de naam van van het project of de klant
  • het adres van het bouwproject

4. Datum en uur van de rondagang

Neem steeds de datum en uur van je rondgang duidelijk op in je dagverslag.

5. Aanwezigen

Maak een lijst op van de aanwezigen bij de rondgang, bv in het geval je de dagelijkse rondgang doet in aanwezigheid van eventuele onderaannemers. .

dagverslag aannemer via archisnapper

6. Juridische informatie

Neem in je dagverslag de nodige juridische informatie op, bijvoorbeeld:

“Het betreft een dagverslag. Dit dagverslag wordt bij gebrek aan antwoorden aanvaard door de betrokken partijen. Opmerkingen op dit dagverslag dienen schriftelijk én binnen de 5 werkdagen overgemaakt te worden.”

7. Footer

In de footer onderaan de pagina’s vermeld je de naam van de verslaggever en de paginanummering.

footer archisnapper dagverslag bouw

8. Handtekeningen

Het laten ondertekenen van dagverslagen door de klant, manager of andere verantwoordelijken verhoogt de status en het belang van deze verslagen. Om de integriteit van de rapportering niet in gevaar te brengen mag je uiteraard geen wijzigingen aanbrengen na de ondertekening 😉

dagverslag bouw laten aftekenen

Best practices inzake dagverslagen

  • Laat het dagverslag – indien mogelijk – aftekenen door de betrokken partijen (bv de klant): dit zal ervoor zorgen hier voldoende belang aan hechten.
  • Verstuur de verslagen onmiddellijk na opmaak en vermijd vertraging tussen opmaak en verzending waardoor de inhoud van het verslag actueel blijft.
  • Voeg voldoende foto’s en detail toe, zeker als het om belangrijke zaken gaat (bv vertragingen of veiligheidsinbreuken).

Maak je dagverslag rechtstreeks op de werf, via een App

Een dagverslag maken is een administratieve rompslomp: tijdens de rondgang noteer je zaken en neem je foto’s. Vervolgens dien je alles uit te typen in een verslag; dit is dubbel werk en gaat meestal gepaard met gedoe en geworstel met de layout van Word (bv wanneer je foto’s toevoegt).

Gelet op de tijd die vaak verloren gaat aan het uitschrijven van een dagverslag, raden wij aan een applicatie zoals ArchiSnapper te gebruiken voor de opmaak van dagverslagen. ArchiSnapper zorgt ervoor dat het opstellen van je dagverslag snel, eenvoudig, professioneel en nauwkeurig verloopt:

  • met je smartphone of tablet documenteer je meteen op de werf op een eenvoudige manier de stand van zaken, inclusief het nemen van foto’s
  • gebruik de checklijst in de app om niets te vergeten controleren tijdens de dagelijkse inspecties, en vermijd op die manier kostbare fouten
  • wanneer je klaar bent met de rondgang is het verslag compleet, genummerd en geordend
  • je kan het dagverslag in PDF formaat meteen laten handtekenen en doorsturen naar alle partijen

Hier kan je een voorbeeld zien van een professioneel dagverslag, opgesteld met ArchiSnapper.

Wil je ArchiSnapper graag zelf uitproberen? Probeer het gratis! Ga naar onze website https://archisnapper.com en start je ‘Gratis Proefperiode’. Je hebt geen creditcard nodig. Tijdens je gratis proefperiode heb je toegang tot alle functionaliteiten. Dit is de beste methode om te ontdekken hoe eenvoudig en gebruiksvriendelijk ArchiSnapper is en hoe het je uren zal uitsparen bij het opmaken van je dagverslagen!

We hebben alvast een eenvoudige checklist voor dagverslagen gemaakt in ArchiSnapper:

Je kunt deze dagverslag checklijst hier in Excel downloaden en desgewenst van hieruit opladen naar je ArchiSnapper account.

Met deze checklist kunnen projectmanagers, ploegbazen en toezichters hun smartphone of tablet gebruiken om tijdens hun dagelijkse inspectie meteen de nodige zaken in te vullen en foto’s toe te voegen. Na de rondgang rolt het professioneel dagverslag er gewoon uit.