werfverslag met archisnapper app voor de bouw

De Bouwstenen van een Professioneel Dagverslag voor de Bouw

In de meeste bouwbedrijven werken de projectleiders of werfleiders met een dagverslag om de dagelijkse werkzaamheden op de werf vast te leggen.

Dit wordt gedaan om continue overzicht te houden op de werfplanning en de voortgang van de diverse werven nauw op te volgen en te coördineren. Of om in terug te kijken als geheugensteun bij problemen of bij het controleren van facturen.

Uniforme en gestructureerde dagverslagen zorgen er voor dat de dagverslagen niet alleen door de projectleider of werfleider worden gebruikt. De verzamelde kennis en informatie kan op een snelle en efficiënte manier door de gehele organisatie gebruikt worden.

De projectleider of werfleider kan bijvoorbeeld gedetailleerde informatie bijhouden omtrent meerwerken, naast de standaard onderdelen die in het dagrapport geregistreerd worden, zoals manuren, materiaal en materieel.  Dit komt de voorbereiding, planning, opvolging, administratie en facturatie van het project alleen maar ten goede.

In dit artikel delen we alles wat je moet weten over de inhoud en structuur van een professioneel dagverslag.

Laten we erin duiken!


Artikeloverzicht


Wat is een dagverslag


Dagverslagen – ook wel dagverslag bouw, dagrapporten, bouwverslag, verslag voortgang der werken of verslag controle op de werken genoemd – is een belangrijk werkdocument voor de projectleider of werfleider om een project in goede banen te laten verlopen en om te waken over de geleverde kwaliteit, het budget en de veiligheid op de werf.

In een dagverslag worden typisch alle werkzaamheden geregistreerd die op een bepaalde dag op de werf werden uitgevoerd:

  • weersomstandigheden
  • het aantal gewerkte uren
  • uitgevoerde taken en werken
  • geleverde materialen
  • veiligheidsopmerkingen
  • eventuele vertragingen, etc.

Als je met dagverslagen werkt, speel je kort op de bal, en dat bespaart je heel wat tijd én geld. Zo kan je bijvoorbeeld:

  • kleine problemen meteen observeren en bijsturen, en zo vermijden dat ze uitgroeien tot grote problemen die dure oplossingen vergen
  • zorgen voor een duidelijke communicatie tussen alle betrokken partijen, waardoor misverstanden en vertragingen vermeden kunnen worden
  • sneller inspelen op veiligheidsrisico’s
  • uitvoeringsprocedures bewaken
  • een overzicht geven aan de opdrachtgever van de gepresteerde werken en de tijdsduur van de verschillende taken. Hierdoor begrijpen opdrachtgevers beter waarom ze geduld moeten hebben.
  • de dagverslagen aanwenden als bewijsstuk in geval van conflicten

Waarom zijn dagverslagen belangrijk


1. Dagelijkse opvolging van de werven

De uitgevoerde werkzaamheden en moeilijkheden op een werf noteren in een dagverslag alsook alle relevante zaken en aandachtspunten documenteren, helpt bouwbedrijven om de algemene voortgang en conformiteit van de realisaties nauwgezet op te volgen en te controleren volgens het uitvoeringsplan.

Juist door die dagelijkse opvolging en coördinatie kan je kwaliteit leveren en dus als bouwbedrijf het verschil maken.

2. Budget en planning

Het dagrapport wordt ook gebruikt voor de opmaak (en controle) van de facturen en het opvolgen en bijsturen van de werfplanning.

Vaak wordt informatie uit de dagrapporten gehaald, zoals:

  • Voortgang werkzaamheden
  • Uitgevoerde werkzaamheden omtrent meerwerk
  • Afwijkingen
  • Regiewerk
  • Vertragingen

3. Goede communicatie is een win-win-situatie

Bij een bouwproject zijn vaak veel mensen en bedrijven betrokken, zowel intern – zoals arbeiders of werfbediende – als extern, bijvoorbeeld onderaannemers. Hoe meer mensen, hoe groter het risico op misverstanden of miscommunicatie. En, daaraan gekoppeld, kostbare fouten en frustrerende vertragingen.

Informeren en communiceren over de voortgang en moeilijkheden op een werf aan de hand van uniforme, duidelijke dagverslagen zijn de sleutel tot goede communicatie en samenwerking. Een dagverslag vormt ook de brug tussen de mensen op de werf en de mensen die praktische en administratieve ondersteuning bieden vanop kantoor.

Dit vermindert de risico’s en de tijd die aan een project wordt besteed, waardoor de winstgevendheid van het project toeneemt.

4. Achterhalen van de oorzaak van problemen

Bundel opmerkingen, beslissingen en afspraken altijd in dagverslagen. Loopt het toch fout? Dan vormen dagverslagen een belangrijk document, vergelijkbaar met een logboek.

Hetzelfde geldt voor juridische claims. Een dagverslag met gemelde problemen en duidelijke foto’s kan je veel helpen bij eender welk meningsverschil. Als alles goed gedocumenteerd is, vermijd je dure en tijdrovende gerechtelijke procedures.

5. Veiligheid op de werf

Werfleiders en projectleiders zijn als eerste op een werf en vertrekken als laatste op een werf. Ze werken samen met alle betrokken partijen en kennen de veiligheidsrisico’s op een werf.

Ze hebben ook de opdracht om de veiligheidsregels na te komen en ook anderen vragen dit te doen. Een dagverslag met meldingen van veiligheidsobservaties en risico’s, helpt bouwbedrijven snelle gerichte acties en maatregelen te ondernemen zodat de veiligheid op de werf voor iedereen maximaal gegarandeerd kan worden.


Best practices voor het maken van dagverslag


1. Streef naar uniformiteit

Als iedere werfleider of projectleider zijn informatie en kennis op zijn eigen manier vastlegt, dan is hij meestal de enige die het dagverslag leest en gebruikt. Om het maximale uit dagverslagen te halen is het belangrijk om uniforme dagverslagen op te maken.

Bij de opmaak van de template van je dagverslagen, is het van groot belang om naar de wensen en noden van alle betrokken partijen (werfleider, projectleider, werfbediende, etc.) te luisteren. Op die manier voldoet de template van de dagverslagen aan hun behoeften, waardoor het gemakkelijker geïntegreerd wordt in de dagelijkse werkzaamheden.

2. Breng structuur

Het moet in één oogopslag duidelijk zijn hoe het dagverslag is ingedeeld.

Als een dagverslag een duidelijke en terugkerende structuur volgt, is het voor de werfleider of projectleider gemakkelijker om in te vullen.

Op zijn beurt is het voor andere partijen gemakkelijker om het dagverslag te lezen en de informatie te verwerken die voor hen relevant is.

3. Gebruik een checklijst

Een dagverslag, het woord zegt het al, wordt dag in dag uit herhaald. Om ervoor te zorgen dat je de dagelijkse inspectie telkens weer goed en nauwkeurig doet en niets vergeet te controleren, is een checklijst het perfecte hulpmiddel.

Alle te registeren items staan reeds vermeld in de checklijst. Bijgevolg is het voor de werfleiders of projectleiders duidelijk welke items zij allemaal moeten doorlopen en invullen. Op die manier worden ze er aan herinnerd wat zij allemaal moet registreren, riskeren ze niets over het hoofd te zien, doen ze hun werk veel efficiënter en vermijden ze kostbare fouten.

Zonder checklijst is het voor het menselijk brein gemakkelijk om zaken te vergeten. Als je iets doet wat verschillende stappen inhoudt, dan is het risico groot dat je er een of twee vergeet. Je wordt bijvoorbeeld onderbroken door een collega of door je telefoon, en je vergeet waar je mee bezig was. Dankzij een checklist weet je exact wat je al voltooid had, en pik je direct de draad weer op. Dus als je iets keer op keer doet, en je wil het telkens goed doen, gebruik dan een checklijst.

Tijdens je dagelijkse rondgang vink je de punten van de checklijst af en voeg je tekst en foto’s toe. Het resultaat van dergelijke inspectie is het dagverslag.

4. Maak foto’s

Eén foto zegt meer dan duizend woorden. Probeer zoveel mogelijk foto’s te gebruiken en voeg duidelijke annotaties toe, teken een pijl of markeer iets door er een vierkant of cirkel omheen te tekenen.

Mensen lezen niet graag tekst, maar een foto met een pijl of cirkel die heel duidelijk een probleem in kaart brengt heeft vaak wel het nodige effect.

🔖 Lees deze blogpost over het nemen foto’s op de werf

5. Duidelijke details

Voor elke opmerking zijn er details die je kan toevoegen om het punt nog duidelijker te maken. Je kan de locatie van de opmerking toevoegen op een grondplan, je kan een opmerking toewijzen aan een specifieke collega, partij of bedrijf, je kan een deadline toevoegen, de volgende te ondernemen stappen …

Wees consistent en voeg relevante informatie toe aan elk openstaand punt. Als je communicatie helder is en alle partijen weten wat er van hen wordt verwacht, is er achteraf geen reden voor discussie.

6. Voeg handtekeningen toe

Handteken zelf of laat het dagverslag – indien mogelijk – aftekenen door de betrokken partijen (bv de klant): dit zal ervoor zorgen dat ze hier voldoende belang aan hechten, en dat er geen nog minder onduidelijkheid kan zijn in geval van discussies en conflicten.

7. Verstuur de dag zelf nog

Verstuur de verslagen onmiddellijk na opmaak en vermijd vertraging tussen opmaak en verzending waardoor de inhoud van het verslag actueel blijft.


De bouwstenen van een goed dagverslag


Bij de ontwikkeling van ArchiSnapper hebben we met verschillende bouwbedrijven gesproken over hoe ze dagverslagen beheren.

Het zal geen verrassing zijn als ik zeg dat dat we veel verschillende sjablonen en benaderingen hebben gezien voor het maken van dagverslagen.

Maar, we zien vaak dezelfde elementen terugkomen in bijna elk professioneel dagverslag. En deze willen we graag met je delen.

Het is geen rocket science, gewoon een handig overzicht van de bouwstenen van een dagverslag:

  1. Nummer van het verslag
  2. Titel verslag
  3. Projectgegevens
  4. Datum en uur
  5. Naam opsteller
  6. Weersomstandigheden
  7. Manuren
  8. Materieel en materiaal
  9. Uitgevoerde en geplande werkzaamheden
  10. Vertragingen
  11. Veiligheidsobservaties
  12. Divers
  13. Aansprakelijkheid
  14. Corporate branding

1. Nummer van het verslag

Om een dagverslag te identificeren (nu of later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk.

Dit nummer van het verslag is vaak een combinatie van de projectnummer (een unieke code van een project) en een volgnummer voor het verslag voor dat project, b.v. Project XYZ-5.

Dit betekent: “Dagverslag nummer 5 voor project XYZ”.

Het unieke verslagnummer is ook gemakkelijk om aan te refereren in de navolgende correspondentie “Zoals gesteld in dagverslag XYZ-5, hebben we bevonden dat …”.


2. Titel verslag

De titel is kort en bondig. Het moet meteen duidelijk maken waar de tekst over gaat: “Dagverslag 5 voor project XYZ”.


3. Projectgegevens

Naam en adres van de klant, een korte beschrijving van het project en de projectnummer

Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.

Soms wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.


4. Datum en uur

Noteer duidelijk de datum en uur van het dagverslag.


5. Naam opsteller

Vermeld ook de naam, voornaam en functie van de opsteller van het dagverslag.


6. Weersomstandigheden

Neem de weersomstandigheden op in je dagverslag.

De bouwsector is één van de sectoren die afhankelijk is van het weer waardoor het soms onmogelijk of moeilijk is om te werken. Weersomstandigheden, zoals sneeuw, regen, storm of hitte kunnen vertragingen veroorzaken en veiligheidsrisico’s met zich meebrengen.

Hier is een illustratie van hoe de projectgegevens, de status van het project en de weersomstandigheden worden weergegeven met ArchiSnapper:


7. Manuren

Noteer in je dagverslag het aantal werkenden op het project en het aantal gewerkte uren. Meestal wordt dit gedaan voor eigen personeel alsook de onderaannemers of andere externe bedrijven.


8. Materieel en materiaal

Geef een stand van zaken weer betreffende materiaal, materieel en bestellingen of leveringen.


9. Uitgevoerde en geplande werkzaamheden

Dit is de kern van het verslag. Noteer welke werken vandaag uitgevoerd werden en wat de geplande werken zijn voor de volgende werkdag.

Deze opmerkingen vertegenwoordigen de status van het project als een geheel van de verschillende lopende werkzaamheden en activiteiten.

Opmerkingen omvatten naast de uitgevoerde en geplande werkzaamheden ook tekortkomingen of uitvoeringen die niet conform zijn aan het lastenboek of eventuele meerwerken. Schrijf een duidelijke beschrijving van wat er fout is, waarom het fout is en wat de volgende stappen en acties moeten zijn om het op te lossen.

Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor deze opmerking. Als er niemand aangewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.

Vaak is dit de hele set van opmerkingen die onderverdeeld zijn in verschillende categorieën en subcategorieën. Bijvoorbeeld:

Algemene dagelijkse controle:

  • Uitgevoerde werkzaamheden
    • opmerking 1
    • opmerking 2
  • Geplande werkzaamheden

Veiligheidsobservaties:

  • Melding risicovolle situaties
    • opmerking 1
    • opmerking 2
  • Melding (bijna)-ongevallen
    • opmerking 1
    • opmerking 2

Zo ziet dit eruit in de ArchiSnapper-app:

Voeg foto’s toe

Maak foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.

Niemand leest graag een lange, grijze lap tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen, eerst de afbeeldingen en schetsen in je verslag zullen bekijken.

Vermijd lange tekstblokken en gebruik foto’s met scheten of annotaties op om de boodschap aan je lezers over te brengen.

💡 Tip: Eventueel kan je de foto’s ook nog verder verrijken met een bijschrift in het klein onder de foto, en een date stamp.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen worden gedocumenteerd met ArchiSnapper:

Nummer je opmerkingen

Vergeet je opmerkingen niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar opmerkingen te verwijzen en je vermijdt verwarring en misverstanden. We hebben gezien dat veel architecten het “verslagnummer” gebruiken gevolgd door het “nummer van de opmerking”. b.v. 3-7 betekent: opmerking zeven uit het derde verslag.

Status, datum, label en meer

Onze ArchiSnapper gebruikers voegen ook vaak bijkomende details toe aan een opmerking in een verslag. Zaken zoals de status van de opmerkingen (OK of NOK), de datum tegen wanneer het moet opgelost zijn, of een bijkomend label, zoals “dringend” of “actie vereist”.


10. Vertragingen

Tijdens het bouwproces komen we – soms noodgedwongen, soms per verrassing – voor vertragingen te staan.

Soms liggen werken stil omdat we op een onderaannemer wachten of lopen levertijden van bepaalde materialen wel eens op tot verschillende weken.

Ook vriestemperaturen of winterse neerslag zijn niet enkel koud en onaangenaam, vaak maakt het ook bepaalde werken onmogelijk, met vertragingen tot gevolg.

Neem (mogelijke) vertragingen zeker mee in je dagverslag want dit zorgt voor wijzigingen in de planning en/of mogelijks inroepen van ‘weerverlet’. Goede communicatie hierover is belangrijk, het scheelt een hoop stress en gedoe.


11. Veiligheidsobservaties

Een belangrijke taak voor werfleiders en projectleider is een veiligheidscultuur creëren op de werven. Ze zorgen ervoor dat veiligheid centraal staat in elke fase van het bouwproject: projectvoorbereiding, werfvoorbereiding, opvolging en controle van de uitvoering.

Het item “veiligheid” opnemen in je dagverslagen zorgt er voor dat er extra aandacht is voor veiligheid op de werf. Door dagelijkse herhaling wordt de veiligheidsbewustzijn verhoogd. Registreer dus alle veiligheidsrisico’s, bijna-ongevallen en andere veiligheidsobservaties in je dagverslagen.

Werfleiders en projectleider leveren op die manier een actieve bijdrage aan de veiligheid binnen bouwbedrijven. Zij hebben niet alleen repressieve functie/taak, als er een calamiteit, of incident zich voordoet, maar zeker ook een preventieve taak. Zij zijn de zichtbare veiligheidsambassadeurs binnen een bouwbedrijf.

Als dan nog eens de informatie en oplettendheid wordt geregistreerd in een dagverslag, kan er op beleidsniveau binnen een bedrijf algemene maatregelen en acties ondernomen worden mbt de verbetering van de veiligheid op de werven.

Hier is een illustratie van hoe veiligheidsobservatie wordt gedocumenteerd met ArchiSnapper:


12. Divers

In functie van de noden en behoeften van de bouwteams, kunnen ook andere items opgenomen worden in de dagverslagen:

  • Afspraken (met onderaannemers bijvoorbeeld)
  • Toolbox meeting over bepaalde topics zoals veiligheid of milieu
  • Bezoek sociale inspectie
  • Incidenten
  • Diefstal
  • Weerverlet

13. Aansprakelijkheid

Dit is belangrijk! Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard tekst in elk verslag, bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Gebruik een standaardtekst in elk verslag.

Als je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan onderstaande standaardtekst:

De controle op de werken omvat de algemene controle op de uitvoering, conform aan de goedgekeurde plannen en de regels van de kunst. Van elk werfbezoek wordt een genummerd verslag opgesteld dat aan alle belanghebbenden bezorgd wordt. De mededeling per fax of email geldt als bewijs van verzending. Afwezigheid van reactie binnen de 7 werkdagen geldt als definitieve aanvaarding.


14. Corporate Branding

Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je dagverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en contactgegevens.

Echter, maak het niet al te opvallend.

Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, duidelijk, en gestructureerd dagverslag.

Voeg je er te veel speciale effecten en grapjes aan toe, dan wordt het dagverslag lastiger om te lezen en te begrijpen én het onttrekt de aandacht van de kernboodschap.

💡 Tip: Voeg onderaan je dagverslag je geschreven handtekening toe; het geeft je dagverslag een persoonlijk en professioneel tintje.


Hoe efficiënt dagverslagen opstellen? – Met je smartphone/tablet en een app


Ik hoor je denken: dat is veel informatie om toe te voegen in elk dagverslag, voor elk project. Zoveel tabellen, foto’s, aantekeningen en dingen om rekening mee te houden! Waar haal ik in hemelsnaam de tijd om dit te doen?

Je hebt geluk, want de tijd dat werfleiders en projectleider hun dagverslagen deden met een doordrukpapier en een fototoestel onder de arm, vervolgens op kantoor alles in Word of Excel overschreven, hun foto’s downloadden en invoegden bij het juiste dagverslag of projectmapje… is verleden tijd!

Vandaag de dag, zijn er digitale tools die je daarbij kunnen helpen…

In 2012, ontwikkelden we ArchiSnapper. Een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie die speciaal is ontworpen voor het maken van verslagen en samenwerking in de bouw.

Meer dan 10.000 gebruikers genereren automatisch hun professionele verslagen, rechtstreeks op de werf, bestaande uit de bovengenoemde componenten.

Met de opmaakopties – hier is een overzicht van alle mogelijkheden – maak je dagverslagen met je eigen huisstijl.

Dus, hoe werkt ArchiSnapper?

Bezoek je werf met de app op je smartphone of tablet en overloop de items van je dagverslag en voeg foto’s, aantekeningen op foto’s, locatie-aanduidingen, schetsen, deadlines en verantwoordelijke toe.

Druk op de sync-knop en je dagverslag wordt automatisch gegenereerd in pdf-formaat – klaar om onmiddellijk te delen met alle betrokken partijen: de klant, een onderaannemer of collega’s op kantoor.

In deze video legt Jeroen De Paepe uit hoe ArchiSnapper werkt:

Neem een kijkje in een voorbeeldverslag

Ben je benieuwd hoe een dagverslag gemaakt met ArchiSnapper eruit ziet?

We dachten wel dat je dit leuk zou vinden, bekijk via deze link het volledige voorbeeldverslag.

Om te illustreren dat er een grote verscheidenheid aan lay-out instellingen is, hebben we ook eens hetzelfde dagverslag gemaakt met een paar andere lay-out settings:

  • 1 kolom in plaats van 3 kolommen
  • verschillend lettertype en status symbolen
  • groter formaat van foto’s
  • meer witruimte in de opmerkingen-tabel
  • geen contacten-tabel

Bekijk hier het PDF-bestand met deze alternatieve versie.

En, vind je het leuk, wat je ziet? Probeer ArchiSnapper gratis uit en spaar uren tijd uit bij het maken van dagverslagen!

💡 Tip: Download onze dagverslag-checklijst hier in Excel en laadt deze op in je ArchiSnapper account.

Als je vragen hebt, horen wij dat graag. Mail ons via support@archisnapper.com.

(Visited 52 times, 1 visits today)