safetysnapper veiligheidsverslag inspectie checklist

De Bouwstenen van een Professioneel Veiligheidsverslag

Voor bouwprojecten, zowel nieuwbouw als renovatie, waar meer dan één aannemer werken uitvoert, wordt een veiligheidscoördinator aangesteld. Dit is bij wet verplicht en de bedoeling van veiligheidscoördinatie op werven zijn de hoge ongevalcijfers in de bouwsector.

Jaarlijks doen er zich duizenden ongevallen voor in de bouwsector en dit voornamelijk wanneer er meerdere aannemers gelijktijdig aan het werk zijn op eenzelfde werf. Veiligheidscoördinatie moet ervoor zorgen dat de veiligheid van alle partijen op de werf gegarandeerd wordt.

De veiligheidscoördinator bezoekt het bouwproject regelmatig alsook tijdens cruciale fases van het bouwproces. Tijdens een werfbezoek worden de tekortkomingen opgetekend in een verslag dat aan alle betrokken partijen wordt overgemaakt.

Bouwbedrijven die een VCA certificaat willen halen of behouden zijn eveneens bij wet verplicht om op regelmatige basis (bijvoorbeeld: 1 keer per maand per werf) veiligheidsinspecties uit te voeren, op basis waarvan veiligheidsverslagen gegenereerd worden.

In onze gids  Veiligheidsinspecties op Bouwwerven beschrijven we het belang en de winstgevendheid van veiligheidsinspecties in de bouw, en geven we een aantal tips en tricks om dit beter aan te pakken.

In dit artikel delen alles wat je moet weten over de inhoud en structuur van een professioneel veiligheidsverslag. Een overzichtelijk veiligheidsverslag waarin alle betrokken partijen duidelijke instructies kunnen vinden over wat hen te doen staat, is cruciaal om risico’s en arbeidsongevallen te vermijden.

Laten we erin duiken!


Artikeloverzicht


Wat is een veiligheidsverslag


Veiligheidsverslagen – ook wel verslag werfbezoek, verslag veiligheidsinspectie, verslag veiligheidscoördinatie, bezoekverslag, coördinatiedagboek, pv werfvergadering, veiligheid-en gezondheidsinspectie of werfplekinspectie genoemd – worden gebruikt voor het documenteren en delen van veiligheidsopmerkingen-en adviezen die gemaakt zijn tijdens regelmatige werfbezoeken.

Nadat je klaar bent met je werfbezoek en veiligheidsverslag, stuur je het door naar alle betrokken partijen. Typisch wijs je opmerkingen, adviezen met veiligheidsmaatregelen en deadlines toe en geef je een datum voor het volgende werfbezoek op.

Zo weten alle aannemers, architect, bouwheer en andere betrokken partijen exact wat van hen verwacht wordt.

Veiligheids­verslagen documenteren doorgaans zaken als:

  • Worden de werken op een veilige manier uitgevoerd?
  • Gebeuren er onveilige zaken op de werf?
  • Worden de afgesproken preventiemaatregelen nageleefd?
  • Wordt het veiligheid-en gezondheidsplan gerespecteerd?
  • Welke adviezen met veiligheidsmaatregelen moeten gevolgd worden?

Hoewel een e-mail met opmerkingen in sommige gevallen voldoende zou kunnen zijn, is de standaard in de bouwsector een veiligheidsverslag, meestal in PDF formaat. En dan bij voorkeur een goed gestructureerd veiligheidsverslag.


Waarom zijn veiligheidsverslagen belangrijk


1. Normen en veiligheid op de bouwwerf bewaken

Je werven op regelmatige tijdstippen bezoeken en alle onveilige zaken en aandachtspunten documenteren, helpt je om de risico’s in te dijken dat ontstaat door de interactie van verschillende aannemers en/of bouwteams.

Onregelmatigheden en onveilige zaken op tijd ontdekken en afgesproken preventiemaatregelen herhalen zodat het risico op arbeidsongevallen verminderd wordt.

Voor de veiligheidscoördinatie vlot te laten verlopen is het cruciaal om van bij de start en op geregelde tijdstippen toezicht te doen op de werf.

Veiligheid-en gezondheidscontrole is iets wat je inbouwt vanaf dag 1, niet iets waarmee je tot op het einde kan wachten.

2. Positief gedrag bevorderen

De veiligheidscoördinator heeft naast een adviserende taak ook een stimulerende taak.

Gewenst en veilig gedrag bekrachtigen en opnemen in het veiligheidsverslag is dus cruciaal. Een sterke veiligheidscultuur creëren is mogelijk als er op een positieve manier aandacht wordt besteed aan de mensen.

  • Benader mensen op een positieve manier: geef positieve aandacht en complimenten.
  • Benoem en motiveer veilig gedrag: geef mensen die het goed doen een compliment, en geef constructieve feedback waar verbetering mogelijk is.
  • Stimuleer een no blame-cultuur: beschouw fouten als leerprocessen, elke fout is namelijk een opportuniteit tot verbetering.
  • Betrek de mensen op de werf: luister naar de mensen, ga in dialoog en zoek samen naar veilige oplossingen.

3. Goede communicatie zorgt voor een veilige bouwwerf

Veiligheid op een bouwwerf begint met duidelijke communicatie.

Werknemers dragen bijvoorbeeld gehoorbescherming, werknemers spreken verschillende talen op de bouwwerf en het bouwproces is complex doordat veel specialisten op dezelfde plek aan het werk zijn.

Regelmatige werfbezoeken en duidelijke veiligheidsverslagen met advies wat er op een veiligere manier kan gebeuren en hoe dit kan, is cruciaal zodat alle partijen veilig kunnen samenwerken.

4. Veiligheidsverslagen helpen je juridische claims te voorkomen

Bundel opmerkingen, aandachtspunten, risico’s, (bijna-)ongevallen, beslissingen en afspraken altijd in veiligheidsverslagen, die je deelt met alle partijen. Loopt het toch fout? Dan vormen veiligheidsverslagen een belangrijk juridisch document, vergelijkbaar met een logboek.

Een veiligheidsverslag met gemelde problemen en duidelijke foto’s kan je veel helpen bij eender welk probleem of misverstand. Als alles goed gedocumenteerd is, vermijd je dure en tijdrovende gerechtelijke procedures.

5. Een hulpmiddel bij de keuze van preventie acties

Veiligheidsinspecties en veiligheidsverslagen zorgen er voor dat je gericht de activiteiten op de bouwwerf observeert, de evolutie van de risico’s en de veiligheid op het terrein opvolgt, teneinde preventieve maatregelen en acties te nemen om ongevallen te voorkomen of om de veiligheid op de werf te verbeteren.

Uit de veiligheidsverslagen worden ook statistische gegevens en trends gehaald, waarmee de evolutie van activiteiten op het vlak van veiligheid op de werf nauwgezet kan opvolg worden en waardoor er eventueel gepaste maatregelen genomen kunnen worden.


Best practices voor het maken van veiligheidsverslag


1. Breng structuur

Als een veiligheidsverslag een duidelijke en terugkerende structuur volgt, is het voor de hersenen gemakkelijker om te verwerken. We weten waar we informatie moeten zoeken en handelen ernaar.

Gebruik altijd dezelfde titels en subtitels alsook dezelfde opmaak om je verslagen te structureren. Zo maak je het voor de betrokken partijen gemakkelijker om je verslagen te lezen en de informatie te verwerken die voor hen relevant is.

2. Wees kort en helder

Vermijd lange blokken tekst, niemand leest die. Indien nodig, splits de tekst op in alinea’s en voeg zinvolle titels en subtitels toe. Het kan ook helpen om belangrijke woorden of woordgroepen of zinnen te markeren. Of markeer nieuwe of aanvullende omschrijvingen binnen één bepaalde opmerking.

3. Gebruik een checklijst

Om te vermijden dat je bepaalde zaken vergeet te controleren op de werf, is het gebruik van een checklijst een ideale oplossing voor veiligheidsinspecties.

Bij een veiligheidsinspectie worden vaak dezelfde zaken gecontroleerd. Denk maar aan:

  • Werfinrichting
  • Orde en netheid
  • Hijs-en hefwerktuigen
  • Hoogtewerken
  • Collectieve beschermingsmiddelen
  • Persoonlijke beschermingsmiddelen
  • Stelling en werkplatforms
  • Brandveiligheid
  • Incidentenmelding
  • Documenten veiligheid

Door deze zaken in een checklijst van te controleren items te gieten realiseer je twee grote voordelen:

  • Je vergeet geen zaken te controleren: Zonder checklijst is het voor het menselijk brein gemakkelijk om zaken te vergeten. Als je iets doet wat verschillende stappen inhoudt, dan is het risico groot dat je er een of twee vergeet. Je wordt bijvoorbeeld onderbroken door de projectleider of door je telefoon, en je vergeet waar je mee bezig was. Dankzij een checklijst weet je exact wat je al voltooid had, en pik je direct de draad weer op. Checklijsten helpen om je mentale RAM-geheugen leeg te maken; je moet niet continu onthouden wat je nog moet controleren.
  • Je werkt snel en efficiënt: Door een checklijst te gebruiken kan je zaken aanvinken in plaats van deze telkens opnieuw te moeten uitschrijven. Je overloopt de items uit je veiligheidschecklijst en vinkt de items aan als OK of NOK, en je vult deze eventueel aan met foto’s, schetsen, wat tekst en een verantwoordelijke persoon/bedrijf.

4. Maak foto’s

Eén foto zegt meer dan duizend woorden. Probeer zoveel mogelijk foto’s te gebruiken en voeg duidelijke annotaties toe, teken een pijl of markeer iets door er een vierkant of cirkel omheen te tekenen.

Mensen lezen niet graag tekst, maar een foto met een pijl of cirkel die heel duidelijk een probleem of risico in kaart brengt heeft vaak wel het nodige effect.

🔖 Lees deze blogpost over het nemen foto’s op de werf

5. Duidelijke details

Voeg voor elke opmerking details toe om het punt nog duidelijker te maken. Je kan de locatie van de opmerking toevoegen op een grondplan, je kan een opmerking toewijzen aan een specifieke collega, partij of bedrijf, je kan een deadline toevoegen, de te volgen maatregelen of acties.

Wees consistent en voeg relevante informatie toe aan elk openstaand punt. Als je communicatie helder is en alle partijen weten wat er van hen wordt verwacht, is er achteraf geen reden voor discussie.

6. Voeg handtekeningen toe

Handteken zelf of laat het veiligheidsverslag – indien mogelijk – aftekenen door de betrokken partijen: dit zal ervoor zorgen dat ze hier voldoende belang aan hechten, en dat er minder onduidelijkheid kan zijn in geval van misverstanden en conflicten.

7. Verstuur de dag zelf nog

Verstuur de verslagen onmiddellijk na opmaak en vermijd vertraging tussen opmaak en verzending waardoor de inhoud van het verslag actueel blijft.


De bouwstenen van een goed veiligheidsverslag


Bij de ontwikkeling van SafetySnapper hebben we met verschillende veiligheidscoördinatoren en preventie-adviseurs gesproken over hoe ze veiligheidsverslagen beheren.

Het zal geen verrassing zijn als ik zeg dat dat we veel verschillende sjablonen en benaderingen hebben gezien voor het maken van veiligheidsverslagen.

Maar, we zien vaak dezelfde elementen terugkomen in bijna elk professioneel veiligheidsverslag. En deze willen we graag met je delen.

Het is geen rocket science, gewoon een handig overzicht van de bouwstenen van een veiligheidsverslag:

  1. Verslagnummer
  2. Titel verslag
  3. Projectgegevens
  4. Datum en uur
  5. Project status
  6. Aanwezige personen
  7. Distributielijst
  8. Veiligheidsopmerkingen-en adviezen
  9. Documenten
  10. Praktische informatie
  11. Aansprakelijkheid
  12. Corporate branding

1. Nummer van het verslag

Om een veiligheidsverslag te identificeren (nu of later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk.

Dit nummer van het verslag is vaak een combinatie van de projectnummer (een unieke code van een project) en een volgnummer voor het verslag voor dat project, b.v. Project XYZ-5.

Dit betekent: “Veiligheidsverslag nummer 5 voor project XYZ”.

Het unieke verslagnummer is ook gemakkelijk om aan te refereren in de navolgende correspondentie “Zoals gesteld in verslag XYZ-5, hebben we bevonden dat …”.


2. Titel verslag

De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover het verslag gaat. Een goede titel is kort en duidelijk. Bijvoorbeeld: “Veiligheidsverslag n°13 voor Project xyz”


3. Projectgegevens

Naam en adres van de klant, het volledige adres van de bouwwerf, een korte beschrijving (bijvoorbeeld: nieuwbouw of renovatie school) van het project en de projectnummer.

Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.

Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.


4. Datum en uur

Noteer ook duidelijk de datum en uur van de observatieronde, bouwplaatsbezoek of coördinatievergadering in je veiligheidsverslag.


5. Status project

Een high-level beschrijving van de status van het project, eventueel de risicovolle werken die bezig zijn of andere algemene indrukken.

Veel veiligheidscoördinatoren voegen één of meerdere foto’s toe aan de project status om de lezer een globaal beeld te geven van de stand van zaken der werken.

Hier is een illustratie van hoe de projectgegevens en de status van het project wordt weergegeven met SafetySnapper:


6. Aanwezige personen

Een lijst van de personen die aanwezig waren tijdens de observatieronde, het werfbezoek of de coördinatievergadering.

Ideaal toon je in een tabel alle betrokken partijen van het project. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens, met de indicatie of iemand al dan niet aanwezig was.

Op deze manier kan iedereen altijd in elk van je verslagen gemakkelijk de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project in al je verslagen.


7. Distributielijst

Een lijst van de personen die een kopie hebben ontvangen van het verslag, meestal per e-mail.

💡 Tip: De mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in één tabel.

Zie het onderstaande voorbeeld waar de kolom “Aanwezig” aangeeft wie er op de werf was en de kolom “Ontvangen” laat zien wie het verslag ontvangen heeft:


8. Veiligheidsopmerkingen- en adviezen

Dit is de kern van het verslag.

Neem al je veiligheidsopmerkingen- en adviezen inzake veiligheid en gezondheid op in je verslag.

Noteer nauwkeurig de veiligheidsrisico’s, inbreuken en nalatigheden: omschrijf duidelijk welke zaken onveilig gebeuren op de werf, waarom het onveilig is en wat de vereiste maatregel of actie is met eventueel een deadline.

Detailleer opmerkingen met één of meerdere foto’s met eventueel een schets of commentaar.

Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor deze opmerking. Als er niemand aangewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.

Vaak is dit de hele set van opmerkingen die onderverdeeld zijn in verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:

Werfinrichting

  • Orde en netheid
    • opmerking 1
    • opmerking 2
  • Sociale faciliteiten
    • opmerking 1
    • opmerking 2

Hoogtewerken

  • Ladders
    • opmerking 1
    • opmerking 2
  • Collectieve beschermingsmiddelen
    • opmerking 1
    • opmerking 2

Voeg foto’s toe

Maak foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.

Niemand leest graag een lange, grijze lap tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen, eerst de afbeeldingen en schetsen in je verslag zullen bekijken.

Vermijd lange tekstblokken en gebruik foto’s met scheten of annotaties op om de boodschap aan je lezers over te brengen.

💡 Tip: Voeg verrijk je foto’s nog verder met een bijschrift in het klein onder de foto, en een date stamp.

Nummer je opmerkingen

Vergeet je opmerkingen niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar opmerkingen te verwijzen en je vermijdt verwarring en misverstanden. We hebben gezien dat veel architecten het “verslagnummer” gebruiken gevolgd door het “nummer van de opmerking”. b.v. 3-7 betekent: opmerking zeven uit het derde verslag.

Voeg een locatie op plan toe

Laat betrokken partijen precies zien waar een probleem plaatsvindt door genummerde pointers op het plan te plaatsen. Of schets op het plan voor extra duiding.

Status, datum, label en meer

Onze SafetySnapper gebruikers voegen ook vaak bijkomende details toe aan een opmerking in een verslag.

Zaken zoals de status van de opmerkingen (OK of NOK), de datum tegen wanneer het moet opgelost zijn, of een bijkomend label, zoals “dringend actie vereist” of “aandachtspunt”.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen worden gedocumenteerd met SafetySnapper:


9. Documenten

In het kader van veiligheid en gezondheid tijdens een bouwproject dienen er ook een reeks documenten te worden overhandigd aan de veiligheidscoördinator of preventieadviseur.

Maak een lijst op met alle documenten die de verschillende partijen dienen te overhandigen. Koppel aan het type document ook een verantwoordelijke persoon en een deadline.

🔖   Lees hier een interview met Lisa Defoor en ing. Danny Defoor van Danafix, hoe zij hun documenten online opvragen via SafetySnapper.


10. Praktische informatie

Vaak wordt de datum en uur van de volgende coördinatievergadering, de bouwplaatsbezoek, of andere praktische informatie opgenomen in het veiligheidsverslag.


11. Aansprakelijkheid

Dit is belangrijk! Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard tekst in elk verslag, bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Gebruik een standaardtekst in elk verslag.

Als je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan onderstaande standaardtekst:

Ondergetekende, <naam & titel>, bevestigt dit controlebezoek aan de bouwwerf gezien de omstandigheden naar beste vermogen te hebben uitgevoerd volgens de geldende normen en wetgeving. De opmerkingen werden op onafhankelijke wijze genoteerd en zonder enige externe beïnvloeding uitgevoerd. Geen enkel belangrijk element gerelateerd aan de huidige inspectie werd verzwegen of genegeerd.

Dit verslag wordt goedgekeurd, tenzij dit binnen zeven (7) kalenderdagen na de uitgiftedatum van dit verslag schriftelijk wordt neergelegd.  Schriftelijke correcties worden op firmanaam gerapporteerd aan de veiligheidscoördinator. Mondelinge weerleggingen worden niet geaccepteerd.

Min-en meerwerken worden voor de start van de werken ter goedkeuring voorgelegd aan de architect.


12. Corporate Branding

Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je veiligheidsverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en contactgegevens.

Echter, maak het niet al te opvallend.

Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, duidelijk, en gestructureerd veiligheidsverslag.

Voeg je er te veel speciale effecten en grapjes aan toe, dan wordt het veiligheidsverslag lastiger om te lezen en te begrijpen én het onttrekt de aandacht van de kernboodschap.

💡 Tip: Voeg onderaan je veiligheidsverslag je geschreven handtekening toe; het geeft je veiligheidsverslag een persoonlijk en professioneel tintje.


Hoe efficiënt veiligheidsverslagen opstellen? – Met je smartphone/tablet en een app


Ik hoor je denken: dat is veel informatie om toe te voegen in elk veiligheidsverslag, voor elk project. Zoveel tabellen, foto’s, aantekeningen en dingen om rekening mee te houden! Waar haal ik in hemelsnaam de tijd om dit te doen?

Je hebt geluk, want de tijd dat veiligheidscoördinatoren hun rondgangen deden met een notebook en fototoestel onder de arm, vervolgens op kantoor alles in Word overschreven, hun foto’s downloadden en invoegden bij de juiste opmerking… is verleden tijd!

Vandaag de dag, zijn er digitale tools die je daarbij kunnen helpen…

In 2012, ontwikkelden we SafetySnapper. Een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie die speciaal is ontworpen voor het maken van veiligheidsverslagen en samenwerking in de bouw.

Meer dan 10.000 gebruikers genereren automatisch hun professionele veiligheidsverslag, rechtstreeks op de werf, bestaande uit de bovengenoemde componenten.

Met de opmaakopties – hier is een overzicht van alle mogelijkheden – maak je veiligheidsverslag met je eigen huisstijl.

Dus, hoe werkt SafetySnapper?

  1. Bezoek je werf met je veiligheidschecklist in de app op je smartphone of tablet en voeg opmerkingen toe met foto’s, aantekeningen op foto’s, locatie-aanduidingen, deadlines en verantwoordelijke.
  2. Je veiligheidsverslag wordt automatisch gegenereerd in pdf-formaat – klaar om onmiddellijk te worden verzonden. Of, indien gewenst, kan je je verslag rustig online nalezen en bewerken vanop je laptop of desktop voordat je deze naar alle betrokken partijen verstuurd.

In deze video legt Jeroen uit hoe SafetySnapper werkt:

Neem een kijkje in een voorbeeldverslag

Ben je benieuwd hoe een veiligheidsverslag gemaakt met SafetySnapper eruit ziet?

We dachten wel dat je dit leuk zou vinden, dus hier is een SafetySnapper voorbeeldverslag:

(Bekijk via deze link het volledige – en leesbare 😉 – PDF-bestand)

Om te illustreren dat er een grote verscheidenheid aan lay-out instellingen is, hebben we ook eens hetzelfde veiligheidsverslag gemaakt met een paar andere lay-out settings:

  • 1 kolom in plaats van 3 kolommen
  • verschillend lettertype en font
  • smiley symbolen voor de status van de opmerkingen ipv OK/NOK
  • compacte opmerkingen tabel
  • geen page-breaks

Bekijk hier het PDF-bestand met deze alternatieve versie.

En, vind je het leuk, wat je ziet?

Probeer SafetySnapper gratis uit en spaar uren tijd uit bij het maken van veiligheidsverslagen!

💡 Tip: Download onze checklijst Veiligheidsinspectie hier in Excel en laad deze op in je SafetySnapper account.


Als je vragen hebt, horen wij dat graag van jou. Mail ons via support@safetysnapper.com.

(Visited 70 times, 1 visits today)