De Bouwstenen van een Professioneel Veiligheidsverslag
In onze Ultieme Gids voor Veiligheidsverslagen- en inspecties bespreken we uitvoerig wat een veiligheidsverslag is, wat het belang is van inspectieverslagen, en delen we ook een aantal best practises voor het maken ervan.
In dit artikel zoomen we in op de belangrijkste onderdelen van een professioneel veiligheidsverslag, samen met een aantal voorbeelden.
Uiteraard is het belangrijkste onderdeel van het verslag de lijst van veiligheidsopmerkingen, adviezen en afspraken om de veiligheid op de werf te garanderen. Een overzichtelijk veiligheidsverslag waarin alle betrokken partijen duidelijke instructies kunnen vinden over wat hen te doen staat, is cruciaal om risico’s en ongevallen te vermijden.
Er zijn echter ook nog een aantal andere zaken die een inspectieverslag volledig maken en die de communicatie bevorderen, je indekken tegen schadeclaims, en jouw professioneel imago versterken.
Bij de ontwikkeling van SafetySnapper hebben we met verschillende veiligheidscoördinatoren en preventieadviseurs gesproken over hoe ze veiligheidsverslagen maken en beheren.
We zagen daarbij vaak dezelfde elementen terugkomen.
Hier is een overzicht van de belangrijkste bouwstenen van een professioneel veiligheidsverslag:
- Nummer van het verslag
- Titel verslag
- Projectgegevens
- Datum en uur
- Project status
- Aanwezige personen
- Distributielijst
- Veiligheidsopmerkingen-en adviezen
- Documenten
- Praktische informatie
- Aansprakelijkheid
- Corporate branding
Geen tijd om dit artikel volledig te lezen? Bekijk dan even dit voorbeeldverslag, gemaakt met SafetySnapper – een app voor veiligheidsinspecties en veiligheidsverslagen.
1. Nummer van het verslag
Om een veiligheidsverslag te identificeren (nu of later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk.
Dit nummer van het verslag is vaak een combinatie van de projectnummer en een volgnummer per verslag voor dat project.
Bijvoorbeeld Nieuwbouw ABC-5. Dit betekent: “Veiligheidsverslag nummer 5 voor project Nieuwbouw ABC”.
Het unieke verslagnummer is ook gemakkelijk om aan te refereren in de navolgende correspondentie “Zoals gesteld in het veiligheidsverslag Nieuwbouw ABC-5, hebben we bevonden dat …”.
2. Titel
De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover het verslag gaat. Een goede titel is kort en duidelijk. Bijvoorbeeld: “Veiligheidsverslag n°13 voor Project xyz”
3. Projectgegevens
Naam van de klant, het volledige adres van de bouwwerf, een korte beschrijving (bijvoorbeeld: nieuwbouw gezinswoning of renovatie lagere school) van het project, en de projectnummer.
Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.
Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.
4. Datum en uur
Noteer ook duidelijk datum en uur van het werfbezoek in je veiligheidsverslag.
5. Status van de werf
Dit is een algemene beschrijving van de status en voortgang van het project.
Veel veiligheidscoördinatoren voegen één of meerdere foto’s toe aan de project status om de lezer een globaal beeld te geven van de stand der werken.
Hieronder een illustratie van hoe de hierboven vermelde elementen – titel en nummer van het verslag, projectgegevens, datum en uur werfbezoek, en project status – worden weergegeven op de eerste pagina van een veiligheidsverslag met SafetySnapper:
6. Contactentabel met aanwezige personen
Een lijst van de personen die aanwezig waren tijdens de inspectie of de coördinatievergadering.
Ideaal toon je in een tabel alle betrokken partijen van het project. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens, met de indicatie of iemand al dan niet aanwezig was.
Op deze manier kan iedereen altijd in elk van je verslagen gemakkelijk de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project.
7. Distributielijst
Een lijst van de personen die een kopie hebben ontvangen van het verslag, meestal per e-mail.
💡 Tip: De mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in één tabel.
Zie het onderstaande voorbeeld van een contactentabel in een SafetySnapper verslag, met een kolom voor aanwezigheid en een kolom voor wie het verslag ontvangen heeft:
8. Veiligheidsopmerkingen- en adviezen
Dit is de kern van het verslag.
Neem al je veiligheidsopmerkingen en adviezen op in je verslag en nummer ze.
Noteer nauwkeurig de veiligheidsrisico’s, inbreuken en nalatigheden: omschrijf duidelijk onveilige situaties, waarom het onveilig is en wat de vereiste maatregel of actie is met eventueel een deadline.
Detailleer opmerkingen met één of meerdere foto’s, eventueel aangevuld met een schets of bijschrift.
Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor elke opmerking. Als er niemand toegewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.
Vaak gebruikt men voor veiligheidsinspecties een checklijst, en worden de opmerkingen onderverdeeld in verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:
Werfinrichting
- Werfafsluiting (met status, omschrijvingen en foto’s)
- Brandgevaar (met status, omschrijvingen en foto’s)
Valgevaar
- Loopbruggen (met status, omschrijvingen en foto’s)
- Leuningen (met status, omschrijvingen en foto’s)
- Gebruik van ladders (met status, omschrijvingen en foto’s)
Hier een voorbeeld van hoe een opmerking kan gedocumenteerd worden in een veiligheidsverslag:
Hieronder volgen een aantal best practices en tips rond het accuraat documenteren van opmerkingen in een veiligheidsverslag:
Voeg voldoende foto’s toe
Maak foto’s om je opmerkingen te illustreren en te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.
Niemand leest graag een lang stuk tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen, eerst snel even de foto’s in je verslag zullen bekijken.
Tip: Vul foto’s nog verder aan met een schets, een bijschrift in het klein onder de foto, en een date stamp.
Gebruik duidelijke en verstaanbare taal
Veiligheidsverslagen zijn geen vrijblijvende info, maar het zijn ook geen juridische wetteksten. Probeer duidelijke en volledige zinnen uit te schrijven die iedereen kan begrijpen. Formuleer het zoals je het zou uitleggen aan iemand die niets van veiligheid op een bouwwerf weet.
Nummer je opmerkingen
Vergeet je opmerkingen niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar opmerkingen te verwijzen en je vermijdt verwarring en misverstanden. We hebben gezien dat veel veiligheidscoördinatoren en preventieadviseurs het nummer van het verslag gebruiken gevolgd door het nummer van de opmerking in dat verslag, bv “4.8”, wat betekent: opmerking 8 uit het 4de verslag.
Status, datum, label en meer
Onze SafetySnapper gebruikers voegen ook vaak bijkomende details toe aan een opmerking in een verslag.
Zaken zoals de status van de opmerkingen (OK of NOK), een datum, of een bijkomend label, zoals “dringend” of “gevaarlijk”.
9. Documenten
In het kader van veiligheid dienen er ook een reeks documenten te worden overhandigd aan de veiligheidscoördinator of preventieadviseur.
Maak een tabel op met alle documenten die de verschillende partijen dienen te overhandigen. Koppel aan het type document ook een status “Te ontvangen”, “Goed te keuren” of “Ontvangen en goedgekeurd” een verantwoordelijke persoon en een deadline.
10. Praktische informatie
Vaak wordt de datum en uur van het volgende bouwplaatsbezoek, of andere praktische informatie opgenomen in het veiligheidsverslag.
11. Aansprakelijkheid
Dit is belangrijk. Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard tekst in elk verslag, bespaart je vroeg of laat veel moeite, zorgen, tijd en geld.
Gebruik een standaardtekst die automatisch in elk verslag terugkomt.
Als je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan onderstaande standaardtekst:
Ondergetekende, <naam & titel>, bevestigt dit controlebezoek aan de bouwwerf gezien de omstandigheden naar beste vermogen te hebben uitgevoerd volgens de geldende normen en wetgeving. De opmerkingen werden op onafhankelijke wijze genoteerd en zonder enige externe beïnvloeding uitgevoerd. Geen enkel belangrijk element gerelateerd aan de huidige inspectie werd verzwegen of genegeerd.
Dit verslag wordt goedgekeurd, tenzij dit binnen zeven (7) kalenderdagen na de uitgiftedatum van dit verslag schriftelijk wordt neergelegd. Schriftelijke correcties worden op firmanaam gerapporteerd aan de veiligheidscoördinator. Mondelinge weerleggingen worden niet geaccepteerd.
Hier is een illustratie van hoe bovenvermelde elementen – documenten, aansprakelijkheid, en ook een handtekening – worden weergegeven in een veiligheidsverslag gemaakt met SafetySnapper:
12. Huisstijl
Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je veiligheidsverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en contactgegevens. Dit draagt bij aan een professioneel imago.
Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, duidelijk, en gestructureerd verslag. Dus maak het niet al te opvallend.
💡 Tip: Voeg onderaan je veiligheidsverslag je geschreven handtekening toe; het geeft je veiligheidsverslag een persoonlijk en professioneel tintje.
Ben je benieuwd hoe een veiligheidsverslag gemaakt met SafetySnapper eruit ziet? Bekijk hier een volledig voorbeeldverslag.
Lees ook:
- Veiligheidsverslagen- en inspecties: de ultieme gids
- 15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met SafetySnapper
- Meer tijd om te focussen op het werk dat er écht toe doet: veiligheid op de werf
- De digitale switch zorgde voor enorme groei bij Danafix-EVC
- Veiligheidsinspecties op Bouwwerven – de definitieve gids
Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of test je SafetySnapper zelf graag eens uit? Mail ons via support@safetysnapper.com.
