professioneel werfverslag met archisnapper

De bouwstenen van een professioneel werfverslag

Architecten bezoeken hun werven op regelmatige basis om op de hoogte te blijven van de status en de vooruitgang van een bouwproject. Daarna sturen zij hun bevindingen naar alle betrokken partijen.

Waarom een werfverslag maken?

Er zijn vaak veel mensen en bedrijven betrokken bij een bouwproject, dus er is altijd een risico van misverstanden, fouten en vertragingen.

Werfverslagen – ook wel verslag rondgang, opmerkingen lijst, bouwverslag, verslag voortgang der werken, verslag werfbezoek of verslag controle op de werken genoemd – hebben als doel om dit te verminderen, door het documenteren en doorsturen van opmerkingen en openstaande punten die gemaakt zijn tijdens regelmatige rondgangen.

Een e-mail met de opmerkingen zou voldoende moeten zijn, maar de standaard in de sector is een werfverslag. En dan bij voorkeur een goed gestructureerd werfverslag, volgens een patroon.

De bedoeling van een werf­verslag is om de werf or­ga­ni­sa­to­risch vlot te laten verlopen.

  • Worden de werken cor­rect en tijdig uitgevoerd?
  • Wat moet er even­tueel hersteld of verbeterd worden ?
  • Welke wij­zi­gin­gen en meerwerken zijn er?

Voordelen van een gestructureerd werfverslag

Waarom is het zo belangrijke om professionele en goed gedocumenteerde en gestructureerde werfverslagen naar het projectteam te sturen?

Als je slecht gestructureerde verslagen doorstuurt of een stel e-mails, waar cruciale informatie aan ontbreekt, met onduidelijke foto’s of zonder een duidelijk overzicht, dan is er erg veel kans op misverstanden of, nog erger, dat niemand je werfverslagen leest.

Als mensen (zoals aannemers, bouwbedrijven of onderaannemers) je werfverslagen maar half lezen of helemaal niet, dan zullen ze ook zeker niet reageren op de opmerkingen die je in het werfverslag plaatst. 

Op het allerminst veroorzaken niet goed geschreven verslagen extra vragen, met bergen e-mails heen en weer, telefoonoproepen, Whatsapp berichten én frustratie voor het hele bouwteam.

Dat is dus niet wat je wilt!

via GIPHY

Meestal falen projecten vanwege slechte communicatie. Gestructureerde, goed georganiseerde en duidelijke werfverslagen zijn de sleutel tot goede communicatie en vlotte samenwerking.

Communicatie en samenwerking verminderen op hun beurt de risico’s en de tijd die gespendeerd wordt aan een project, waardoor de winstgevendheid van het project verhoogd wordt. Jeuh!!!

Het werfverslag is ook HET middel om zaken te bewijzen wanneer er achteraf iets verkeerd loopt op de werf of wanneer er discussie ontstaat tussen par­tij­en. 

Bijvoorbeeld: Tijdens een rondgang komen de bouwheer, de ar­chi­tect en de aannemer overeen om de oor­spron­ke­lijk ge­kozen kleur van de aluminium-schuiframen te wijzigen. Zwart was te toch te zwart en daarom kozen ze voor antraciet. Achteraf bleek de bouwheer daar niet mee akkoord te zijn en wilde hij toch zwarte schuiframen. De aannemer had de schuiframen echter al besteld. Een wel­les-nietesspel volgde : “Was er wel een an­dere kleur overeengekomen ?”. De architect had dit gelukkig in het werfverslag ge­noteerd. Dit bracht dan ook uitsluitsel. Een ge­luk voor de aannemer dus!


Opstelling van een werfverslag

Hoewel we tijdens het bouwen van ArchiSnapper en het werken met een heleboel architecten over de wereld, verschillende sjablonen en benaderingen hebben gezien om werfverslagen te maken, bestaan professionele werfverslagen altijd uit min of meer dezelfde componenten.

Dit is geen rocket science, maar het is wel degelijk nuttig voor architecten die eropuit zijn om de inhoud en de structuur van hun werfverslagen te verbeteren, of die zich gewoon afvragen wat een typische architect in dat werfverslag opneemt.

Daarom willen we graag onderstaand met jou delen wat, op basis van onze know-how en ervaring, de meest voorkomende bouwstenen zijn in werfverslagen.

Verslagnummer

Om een werfverslag te identificeren (nu en later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk, namelijk het verslag-ID.

Dit verslag-ID is een combinatie van het Project ID (een unieke code van een project) en een volgnummer voor het verslag voor dat project, b.v. Project XYZ-5.

Dit betekent: “Werfverslag nummer 5 voor project XYZ”. Het unieke verslagnummer is ook gemakkelijk om aan te refereren in de navolgende correspondentie “Zoals gesteld in verslag XYZ-5, hebben we bevonden dat …”.

Titel verslag

De titel is kort en bondig. Het moet meteen duidelijk maken waarover de tekst gaat: “Werfverslag 5 voor project XYZ”.

Projectgegevens

Naam en adres van de klant, een korte beschrijving van het project en het project ID.

Als iemand je verslag krijgt, willen ze meteen weten over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.

Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont hoffelijkheid en respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.

Datum en uur

Noteer ook duidelijk de datum en uur van de rondgang of werfvergadering in je verslag.

Stand van zaken

Een algemene beschrijving van de stand van zaken der werken en/of de weersomstandigheden tijdens het bezoek of andere algemene indrukken.

Veel architecten voegen er één of meerdere foto’s bij om de lezer een overzicht te geven van hoe de werf er uitziet in dit stadium van het project.

Aanwezige personen

Een lijst van de personen die aanwezig waren tijdens de rondgang, het bezoek of de werfvergadering.

Ideaal toon je in een tabel alle betrokken partijen van het project. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens, met de indicatie of iemand al dan niet aanwezig was.

Op deze manier kan iedereen altijd in elk van je verslagen gemakkelijk de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project.

Distributielijst

Een lijst van de personen die een kopie hebben ontvangen van het verslag, meestal per e-mail.

Tip. de mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in één tabel.

Zie het onderstaande voorbeeld waar de kolom “Aanwezig” aangeeft wie er op de werf was en de kolom “Ontvangen” laat zien wie het verslag ontvangen heeft:

Status, vooruitgang en tekortkomingen van de uitgevoerde werken

Dit is de kern van het verslag. Vaak is dit de hele set van opmerkingen die geclassificeerd zijn in verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:

Funderingen

  • opmerking 1
  • opmerking 2

Dakwerken

  • opmerking 1
  • opmerking 2
  • opmerking 3

Deze opmerkingen vertegenwoordigen de status van het project als een geheel en van de verschillende lopende taken. 

Opmerkingen zouden ook tekortkomingen of niet-conform werk of meerwerken moeten bevatten.

Schrijf een duidelijke beschrijving van wat er fout is, waarom het fout is en wat de volgende stappen en acties moeten zijn om het op te lossen. Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor deze opmerking. Als er niemand aangewezen wordt, worden tekortkomingen vaak niet opgelost.

Tip 1. Neem foto’s en schets eventueel op de foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt echt meer dan 1.000 woorden.

Foto’s kunnen ook de leesbaarheid van je verslag verhogen. Niemand leest een volledig verslag dat alleen uit tekst bestaat, maar je kunt ervan op aan dat iemand die snel door de tekst heen kijkt, onmiddellijk de foto’s en tekeningen ziet. 

Dat komt omdat foto’s gemakkelijk te ‘lezen’ zijn. Vermijd het om pagina’s vol met tekst te schrijven en gebruik foto’s en tekeningen om je boodschap over te brengen op je lezers.

Tip 2. Denk eraan om je opmerkingen te nummeren.  Dit maakt het gemakkelijk om later naar je opmerkingen te refereren en daardoor verwarring en misverstanden te voorkomen. Veel architecten gebruiken het “Verslagnummer”, gevolgd door het Opmerkingen Nummer, b.v. 3-7 betekent: opmerking zeven van het derde verslag.

Tip 3. Toon betrokken partijen exact waar een probleem zich situeert door genummerde pointers te plaatsen op het grondplan. Of schets op het grondplan om zaken te verduidelijken.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen gedocumenteerd worden met ArchiSnapper:

Praktische informatie

Vaak wordt ook de datum en uur van de volgende werfvergadering, werfbezoek of andere praktische informatie gedeeld in het werfverslag.

Afwijzing van aansprakelijkheid

Dit is belangrijk! Bescherm jezelf tegen eventuele rechtsvervolging.

Tip. Gebruik een standaardtekst in elk verslag. Dit kan je, vroeg of laat, heel veel moeite, tijd en geld besparen!

Informatie over je bedrijf

Laten we tenslotte ook niet vergeten om wat informatie over je bedrijf op te nemen in je werfverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en je contactgegevens.

Tip 1. Maak het niet al te opvallend. Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, schoon en gestructureerd werfverslag.

Voeg er te veel speciale effecten en grapjes aan toe, dan wordt het werfverslag lastiger om te lezen en te begrijpen én het onttrekt de aandacht van de kernboodschap.

Tip 2. Voeg onderaan je werfverslag je geschreven handtekening toe; het geeft je werfverslag een persoonlijk en professioneel tintje.


Digitaliseer je werfverslagen

We horen je al denken… “Moet ik dit nou voor elk werfverslag doen, voor al mijn projecten? Zoveel informatie, zoveel tabellen, foto’s, aantekeningen en dingen om rekening mee te houden! Dat kost me elke week urenlange administratie, dus bijgevolg een echt tijdsverlies!”

Werfverslagen brengen vaak een administratieve rompslomp en een onoverzichtelijke paperassen berg met zich mee.

Daarom werd in 2012 de toepassing ArchiSnapper, een eenvoudige app voor werfverslagen en samenwerking in de bouw,  ontwikkeld. Deze Belgische tool telt intussen al meer dan 10.000 gebruikers.

ArchiSnapper genereert automatisch een professioneel verslag met bovenstaande componenten. Met de opmaakopties maak je verslagen met je eigen huisstijl.

Hoe werkt ArchiSnapper?

Bepaal de structuur van je verslagen (lijst van categorieën voor je opmerkingen) en personaliseer je verslagen met de opmaakopties (logo, titels, lettertype en veel meer).

Doe je werf-rondgang via de app op je smartphone of tablet, en voeg opmerkingen toe met foto’s, locatie-aanduidingen, schetsen, deadlines en verantwoordelijke.

Je werfverslag wordt automatisch gegenereerd in pdf-formaat.

Indien nodig kan je het nakijken en verder uitwerken op je PC alvorens het te verzenden.

Kijk hier naar de demo video en maak kennis met onze app.

Benieuwd hoe een werfverslag met ArchiSnapper er uit ziet?


Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of test je ArchiSnapper zelf graag eens uit?

Contacteer ons via support@archisnapper.com we helpen graag.

Of start hier je gratis ArchiSnapper proefperiode.


Benieuwd naar meer? Dit zijn onze leestips:

(Visited 33 times, 1 visits today)