De Ultieme Gids voor Dagverslagen in de Bouw (versie 2018)

Als ondernemer in de bouwsector sta je vaak onder tijdsdruk van je klanten. Vanzelfsprekend ben je dan ook voortdurend op zoek naar methodes die tijdswinst kunnen opleveren.

En waar kunnen ploegbazen en toezichters tijd op besparen? De dagverslagen.

Maar als je regelmatig een dagverslag overslaat omdat je er geen tijd voor hebt, loop je een hoger risico dat:

• Kleine problemen uitgroeien tot grote problemen, omdat ze niet op tijd worden opgemerkt
• Je verantwoordelijk wordt gesteld voor vertragingen veroorzaakt door overmacht
• Het fout loopt in de communicatie tussen alle betrokken partijen
• Er veiligheidsproblemen ontstaan

Misschien denk je: “Ja, maar onze bouwprojecten staan vaak onder enorme tijdsdruk, dus hoe verwacht je dat we tijd vrijmaken voor dagverslagen?”

Of…

“Dat ene dagverslag zal het verschil niet maken.”

En hoewel dat waarschijnlijk klopt, kunnen vele kleine risico’s samen uitgroeien tot een groot probleem.

Op lange termijn kan laksheid bij het uitvoeren van werfinspecties en het opstellen van dagverslagen ernstige gevolgen hebben: ongevallen, rechtszaken, krimpende winstmarges, enzovoort.  Dit heeft natuurlijk een negatieve impact op de rendabiliteit van je projecten.

Werfinspecties en dagverslagen kunnen misschien overbodig en saai lijken, ze verhogen op lange termijn wel je return on investment (ROI).

In dit artikel lees je waarom dagverslagen zo belangrijk zijn en hoe je eraan begint.

We overlopen de volgende punten:

• Wat is een dagverslag in de bouwsector?
• Wat is het doel van een dagverslag in de bouw?
• Wat hoort er in een dagverslag?
• Hoe maak je je dagverslagen rechtsgeldig?
• Hoe maak je dagelijkse of periodieke bouwverslagen zonder dat dit je een uur kost op het einde van je werkdagen?
• Hoe kies je een app om je dagverslagen te helpen maken?
• Goede praktijken bij het maken van dagverslagen
• Hoe gebruik je verslagen om je dienstverlening te verbeteren?
• Een voorbeeld en een sjabloon van een dagverslag

Wat is een dagverslag in de bouwsector?

In de bouwsector moeten in een dagverslag alle werkzaamheden worden geregistreerd die op een bepaalde dag op de werf werden uitgevoerd.

Dat omvat meestal:

• Weersomstandigheden
• Het aantal gewerkte uren
• Welke werken werden uitgevoerd
• Veiligheidsobservaties
• Mogelijke vertragingen
• Voltooide taken

Wat is het doel van een dagverslag in de bouw?

Verslagen helpen om bouwprojecten te documenteren waardoor deze transparanter worden. Bovendien helpen ze communicatieproblemen en veiligheidsrisico’s voorkomen en bieden ze een bescherming in het geval van rechtszaken.

Dit zijn de voordelen in detail:

Ze voorkomen vertragingen en andere problemen

Als bouwprojecten mislukken is dat vaak wegens slechte communicatie en samenwerking. Er zijn veel mensen en bedrijven betrokken bij bouwprojecten, en dat brengt een risico op misverstanden, fouten en vertragingen met zich mee.

Dagverslagen kunnen deze risico’s helpen voorkomen of verminderen omdat observaties die worden gedocumenteerd gemakkelijker kunnen worden gedeeld met alle partijen. Zo begrijpen alle partijen niet alleen beter wat er moet gebeuren, maar wordt ook voorkomen dat kleine problemen groter worden.

Ze verbeteren de relaties met de klanten

Wat betreft de relatie met je klanten kunnen dagverslagen je op verschillende manieren helpen:

• Ze zorgen voor transparantie in je activiteiten.
• Ze zijn een manier om de voortgang aan te tonen.
• Ze helpen de klant om het proces beter te begrijpen.

Stel bijvoorbeeld dat je klant je vraagt waarom het zo lang duurt om een verwarmingssysteem te installeren. Dagverslagen geven de klant dan een overzicht van de tijdsduur van de verschillende stappen in de installatie. Hierdoor begrijpen opdrachtgevers beter waarom ze geduld moeten oefenen.

Als je dagelijkse of wekelijkse verslagen naar je klant stuurt met je activiteiten (inclusief gebruikte materialen, gewerkte uren enz.) dan zal de klant er ook meer op vertrouwen dat je goed werk levert.

Vertaling: Je klanten zullen sneller bereid zijn om je facturen zonder morren te betalen.

Ze helpen je om je tijd beter te beheren

Zoals bij alle andere rapporteringen helpt ook de verslaggeving over de voortgang van een bouwproject om een betere inschatting te maken van mogelijke risico’s, problemen, de evolutie enz.

Als je niet regelmatig werfverslagen maakt dan vaar je blind: je weet niet of je de juiste richting uitgaat, laat staan of je op tijd zult aankomen.

Ze helpen om conflicten op te lossen

Als een klant of een hoofdaannemer een factuur betwist, dan blijken die dagverslagen ineens goud waard. Met hun hulp kun je niet alleen het aantal gewerkte uren controleren maar bijvoorbeeld ook de gebruikte materialen, de vertragingen bij leveranciers en zelfs de weersomstandigheden.

Daarom zou je je verslagen altijd zo gedetailleerd mogelijk moeten maken, inclusief foto’s, en moet je je klant vragen om elk verslag te ondertekenen. Mocht het ooit nodig zijn dan kun je ze zelfs gebruiken voor de rechtbank (daarover hieronder meer).

Zelfs al heb je een goede relatie met je klant, toch mag je nooit denken dat een rechtszaak niet tot de mogelijkheden behoort. Als je eigen team of het management van de klant verandert dan vervalt elke mondelinge overeenkomst. Zonder dagverslagen zouden nieuwe teamleden niet weten wat er werd besproken en afgesproken, en dat kan conflicten veroorzaken.

Uiteindelijk moeten dagverslagen bijdragen aan een betere kwaliteits- en risicobeheersing. Maak je van dagverslagen een prioriteit, dan kun je rekenen op lagere kosten, minder risico’s en een betere projectuitvoering.

Wat hoort er in een dagverslag?

Omdat in dagverslagen enkel wordt genoteerd wat je nodig hebt, bestaat elk dagverslag uit andere elementen. De meest voorkomende items zijn deze:

1. Informatie over het project: De projectnaam en -nummer, adres, verslagdatum, verslaggever, enz. Door deze informatie op te nemen, kunnen managers, klanten en andere partijen meteen zien welk project bij welk verslag hoort. Deze gegevens helpen ook als je een oud verslag moet terugvinden in je archieven.
2. Weersomstandigheden: Veranderende weersomstandigheden, zoals sneeuw, regen of hitte kunnen vertragingen veroorzaken (bijvoorbeeld bij het storten van betonplaten). Ze kunnen ook een negatieve impact hebben op de arbeidsproductiviteit en het risico op ongevallen verhogen.
3. Gewerkte uren: Het aantal arbeiders op de werf, het aantal gewerkte uren en hun taken.
4. Gebruikte en ontvangen materialen: Welke belangrijke materialen werden gebruikt of ontvangen en welke werden niet ontvangen (en veroorzaken vertragingen).
5. Taken in uitvoering en voltooid: In welke mate werden taken uitgevoerd (bv. betongieten 70% voltooid) en welke taken zijn voltooid (gedocumenteerd met foto’s).
6. Mogelijke risico’s, problemen, vertragingen: Alles wat het vermelden waard is, en alles waar managers of klanten zouden kunnen ingrijpen (bv. een vertraging van een andere aannemer waardoor je niet aan jouw deel van het werk kunt beginnen). Vergeet geen foto’s toe te voegen zodat iedereen het exacte probleem kan zien.
7. Veiligheidsobservaties en ongevallen: Alle veiligheidsrisico’s en -observaties, opnieuw met foto’s. (Als er toch ongevallen gebeuren kan het dagverslag je beschermen tegen aansprakelijkheid). Bij ongevallen noteer je wie erbij betrokken was, waar en wanneer het is gebeurd, welke impact het had op het werk, en je voegt indien mogelijk foto’s toe van het incident.

Hoe maak je je dagverslagen rechtsgeldig?

Zoals hierboven opgemerkt zijn dagverslagen vaak het belangrijkste bewijsstuk in rechtszaken over contractuele verplichtingen. Het probleem is dat ze niet altijd toelaatbaar zijn.

Naast het laten ondertekenen van dagverslagen door de klant, zou je ook deze richtlijnen van advocatenkantoor Corwin & Corwin moeten volgen:

“De meest gebruikelijke reden voor de ontvankelijkheid van werfverslagen (vaak de enige reden) is dat de verslagen als een regelmatig bijgehouden bedrijfsactiviteitenregister worden beschouwd van de partij die ze als bewijs aanbiedt. (…) Om te voorkomen dat tijdens een rechtszaak wordt geoordeeld dat aan deze bewijsvereisten niet werd voldaan, wijst u best een werfleider of ploegbaas aan die ter plaatse is om elke dag een verslag op te stellen.

Verzamel op het einde van elke werkdag (of met regelmatige tussenpozen) de verslagen van de verschillende verantwoordelijken en klasseer ze per project in uw kantoor. Zorg ervoor dat er voor elke dag dat u op de werf aanwezig was een verslag bestaat en dat dit volledig en correct werd ingevuld. Als er vragen of onduidelijkheden zijn, los deze dan onmiddellijk op.”

Hoe maak je dagelijkse of periodieke bouwverslagen zonder daar op het einde van elke werkdag een uur aan te moeten besteden?

Als je nu nog aan het lezen bent dan begrijp je ongetwijfeld hoe belangrijk het is om de voortgang van je project nauwgezet op te volgen.

Maar een uur per dag spenderen aan het opstellen van je verslag? Daar heeft niemand zin in.

Bovendien kan het moeilijk zijn om op basis van gekrabbelde notities en je geheugen een goed verslag te maken met alle specifieke incidenten, teams, vertragingen, leveringen en weersomstandigheden. Het is dan ook geen geheim dat veel projectmanagers, ploegbazen en toezichters die dagverslagen erg lastig vinden.

Gelukkig kan de moderne technologie helpen om met weinig moeite een degelijk verslag te maken. Met tools zoals ArchiSnapper kun je gemakkelijk een checklist overlopen, foto’s nemen, en met spraaktechnologie je verslag dicteren, om dat vervolgens met één klik met je hele kantoor te delen. (Je logo, hoofding, voettekst en andere merk- en opmaakinstellingen worden automatisch toegepast.)

Met je tablet of telefoon kun je met deze rapporterings-app:

• De weersomstandigheden invullen
• Checklists overlopen
• Tekst dicteren via spraaktechnologie – uitgevoerde werken, gebruikte materialen enz.
• Foto’s nemen en van een beschrijving voorzien
• De klant vragen om het verslag te ondertekenen
• Het verslag bekijken in je cloud-archief, samen met de getekende versies en de personen naar wie het werd verzonden

En het beste is dat je niet tot het einde van de dag moet wachten om deze informatie in te vullen. Je kunt je verslag maken terwijl je aan het werk bent. Zie je bijvoorbeeld een risico, dan neem je een foto en maak je meteen een notitie in je verslag.

Op het einde van de dag moet je je verslag dan alleen nog bijwerken en het versturen. (Gedaan met het ontcijferen van gekrabbelde notities, het overtypen, het kopiëren van foto’s naar je computer en het gedoe met het opmaken van Word-documenten!)

Hoe kies je een app om je dagverslagen te helpen maken?

Nu we je overtuigd hebben dat je een app nodig hebt voor je dagelijkse verslagen, zijn dit vijf zaken waar je op moet letten:

Eenvoud

Minder is meer. In eerste instantie laat je je misschien verleiden door een app met veel functies, formulieren en uitgebreide configuratiemogelijkheden. Maar denk eraan dat je 90% van de tijd slechts 10% van de mogelijkheden van de app zult gebruiken. Je hebt een snelle en eenvoudige manier nodig om observaties te documenteren en te combineren met foto’s.

Hoe minder knoppen en functies, hoe kleiner het risico op bugs, problemen of misverstanden, en hoe groter de kans dat iedereen in je team de app op een gestandaardiseerde manier gaat gebruiken zonder al te veel frustraties.

Offline functies

Er zijn zo van die momenten dat je internet het even niet doet. (Denk maar aan een slecht of niet werkende wifi, een slechte 4G-dekking, een onbetaalde telecomfactuur … of betonnen kelders.)

Zorg er dus voor dat je app ook offline werkt, zodat je tenminste foto’s kunt nemen en observaties kunt noteren zonder internetverbinding.

Cloudopslag

Je wilt niet al je dagverslagen kwijtraken als je telefoon wordt gestolen of defect raakt. Daarom moet de software over een webportaal beschikken waar data kan worden gesynchroniseerd en waar meerdere collega’s de dagverslagen kunnen opvragen.

Compatibiliteit

Het lijkt vanzelfsprekend, maar je app moet natuurlijk zowel op je computer als op je telefoon werken.

We horen van veel aannemers dat ze liefst hun telefoon gebruiken op de werf (om foto’s en nota’s te nemen) maar dat ze hun verslag daarna online afwerken op hun computer.

Een tip: Koop geen Windows 10-telefoon. Microsoft heeft de ontwikkeling van software en functionaliteiten voor deze toestellen stopgezet.

Voldoende functies

Je app is dus best zo eenvoudig mogelijk, maar ze moet wel deze essentiële functies bevatten:

• Notities kunnen maken door deze te typen op je telefoon, tablet of computer OF door deze te dicteren in een spraak-naar-tekst-toepassing
• Foto’s nemen en bijschriften toevoegen
• Tekenen en schetsen op foto’s
• Handtekeningen registreren
• Verslagen en items automatisch nummeren
• Dagverslagen creëren in pdf-formaat met logo en branding
• De bouwverslagen in pdf-formaat naar alle betrokken partijen sturen
• Gegevens automatisch archiveren en er een back-up van maken
• Exporteren en importeren uit andere software
• Checklists maken en gebruiken

Goede praktijken bij het maken van dagverslagen in de bouwsector

Of je nu een oude laptop gebruikt of een app vol toeters en bellen, er bestaan een aantal zogenaamde ‘goede praktijken’ voor het maken van dagverslagen:

• Wees voldoende gedetailleerd: Al te vaak worden verslagen opgesteld zonder de datum en de weersomstandigheden te noteren, of zonder een algemene beschrijving van de uitgevoerde werken. Zo’n onvolledig verslag is onvoldoende om met andere partijen te communiceren en het kan ook niet worden gebruikt bij betwistingen of rechtszaken. Vergeet niet dat voortgangsverslagen de dagelijkse activiteiten moeten weergeven, en niet enkel de momenten wanneer er problemen zijn.
• Maak de verslagen zo snel mogelijk op: Herinneringen vervagen snel. Hoe korter de tijd tussen de gebeurtenis en het noteren ervan, hoe accurater het verslag zal zijn. Door een mobiele app te gebruiken kun je observaties onmiddellijk documenteren.
• Maak een gedetailleerde melding van vertragingen: Als activiteiten vertraagd zijn of gestaakt worden moet dit samen met de oorzaak worden genoteerd (bv. wegens weersomstandigheden of een ongeval).  Noteer elke dag dat er vertraging is, anders lijkt het alsof de vertraging slechts één dag heeft geduurd.
• Laat het ondertekenen: Het laten ondertekenen van bouwverslagen door de klant, manager of andere verantwoordelijken verhoogt de status van deze verslagen. Om de integriteit van de rapportering niet in gevaar te brengen mag je uiteraard geen wijzigingen aanbrengen na de ondertekening.
• Checklists maken en gebruiken: Checklists helpen vergissingen te voorkomen en ze dragen ertoe bij dat alles goed wordt gedocumenteerd. Ze werken ook geruststellend zodat je je beter kunt focussen op andere zaken. Gebruik dus de checklist-functie van je app om een lijst te maken met alle elementen die in een dagverslag horen.
• Hou het simpel: Hou je verslag leesbaar door klare taal te gebruiken en veel foto’s op te nemen. Gebruik geen specialistische termen. Zorg voor een beknopte en heldere beschrijving die iedereen kan begrijpen.

Hoe gebruik je verslagen om je dienstverlening te verbeteren?

Net zoals in elke andere sector is ook in de bouwsector het doel van rapporteringen om beter te begrijpen hoe je bedrijf of project het doet. Die informatie kan dan gebruikt worden om toekomstige prestaties te verbeteren.

Je kunt in je dagverslagen bijvoorbeeld gegevens opnemen over de aanwezige vakmannen, hun specialisaties en het aantal gewerkte uren. Die kun je dan samen met de voortgangsgegevens gebruiken om de prestaties van je team te beoordelen.

Door het dagelijks registreren van voortgangsgegevens krijg je een beter inzicht in lopende projecten en kun je toekomstige processen verbeteren.

Een voorbeeld en een sjabloon voor een dagverslag

Wil je een dagverslag in actie zien?

We hebben een eenvoudige checklist gemaakt in ArchiSnapper met een overzicht van alle items die moeten worden beoordeeld:

Ter informatie: Je kunt deze dagverslag checklijst hier downloaden en het van hieruit uploaden naar je ArchiSnapper-account.

Met deze checklist kunnen projectmanagers, ploegbazen en toezichters hun mobiele toestel gebruiken om een uitgebreid werfverslag te maken, met toegevoegde foto’s en schetsen, taakverdelingen, datums, pdf-notities, enzovoort.

Het eindresultaat van zo’n dagverslag zou er zo kunnen uitzien:

Netjes, eenvoudig en mooi vormgegeven, en helemaal op maat aanpasbaar voor elk project. Geen zorgen meer als je niet meer weet wat je vorige week nu weer had geobserveerd, en het geknoei met lay-outs behoort ook tot het verleden. Alles zit in de app.

Klik hier als je een video wilt zien over hoe we de ArchiSnapper-app hebben gebruikt om dit verslag te creëren.

Als je toch nog niet klaar bent om een app als ArchiSnapper te gebruiken voor je dagverslagen, dan hebben we een sjabloon voor dagverslagen (Excel) ontworpen dat je kunt downloaden.

Of je nu een app gebruikt of een Excel-document, het belangrijkste is dat je je dagverslagen maakt.

Zo verminder je de risico’s en verhoog je de kwaliteit, en dat komt uiteindelijk je rendabiliteit alleen maar ten goede.