oplevering met archisnapper app

Eenvoudige Tips Voor Een Geslaagde Oplevering Van Je Nieuw Project

Dit artikel bouwt voort op een eerder artikel, waarin ik het onderwerp opleveringslijst heb behandeld. Kort samengevat: op het moment dat een bouwproject grotendeels voltooid is, dwz de bouw is op een paar kleine tekortkomingen na klaar en het gebouw kan in gebruik worden genomen, zullen de klant en de aannemer(s) samen het project ter plaatse aan inspectie onderwerpen. Alle nog af te werken onderdelen en eventuele te herstellen fouten worden dan op de zogenoemde opleveringslijst genoteerd. Het voltooien van alle genoteerde punten op de lijst dient als waarborg dat het werk werkelijk klaar is, waarna de klant de eindbetaling, ook wel voltooiingswaarborg genoemd, aan de aannemer zal uitkeren.

Oorspronkelijk was het mijn bedoeling in dit artikel een aantal tips te geven voor het opstellen van een goede opleveringslijst. Ik was van plan uiteen te zetten hoe je met behulp van bijvoorbeeld checklists, foto-illustraties en digitale hulpmiddelen je opleveringslijst zo efficiënt mogelijk kunt maken. Maar terwijl ik bezig was met de voorbereiding van het artikel realiseerde ik me dat er een ander onderwerp is dat eigenlijk nog belangrijker is dan het opstellen van een goede opleveringslijst, namelijk: het invoeren van een werkwijze waardoor de opleveringslijst uiteindelijk overbodig wordt. Of, anders gezegd (en iets realistischer geformuleerd): het invoeren en naleven van een werkmethode die het aantal punten op je opleveringslijst drastisch zal verminderen.

Met als streven de uiteindelijke opleveringslijst zo kort mogelijk te maken. Het principe dat hierbij centraal staat is dat er vanaf het begin gestreefd wordt naar het leveren van kwaliteit bij de bouw. Kwaliteit en de controle daarvan zijn aandachtspunten gedurende het gehele bouwproces, en worden niet pas in de eindfase toegevoegd.

Kwaliteit is ingebouwd (vanaf het begin), niet toegevoegd (op het einde)

Sommige aannemers zijn teveel gericht op kwantiteit. Ze willen het lopende project zo snel mogelijk voltooien, de betaling incasseren en doorgaan naar het volgende project. Aan de kwaliteit wordt gedurende het lopende project te weinig aandacht besteed. Met het begrip kwaliteitscontrole wordt het volgende bedoeld: het regelmatig verifiëren dat de reële uitvoering in overeenstemming is met de op papier staande specificaties. Kwaliteit kan worden bereikt door duidelijke specificaties op schrift te stellen, regelmatig werfinspecties te verrichten tijdens het bouwproces en goed met de klant te communiceren. Wanneer er niet genoeg aandacht wordt besteed aan kwaliteitscontrole en het project niet regelmatig tussentijds aan inspectie wordt onderworpen, bestaat het risico dat in beginsel kleine problemen pas aan het eind worden ontdekt, waardoor het moeilijker wordt ze op te lossen.

Misverstanden en gebrek aan communicatie kunnen weer leiden tot onenigheid, wat weer veel stress oplevert. In dat geval kan het weken of zelfs maanden duren voordat alle problemen zijn opgelost en de daadwerkelijke uitvoering eindelijk in overeenstemming is met de contractvoorwaarden. Waardoor uiteraard ook de uitkering van de restsom op zich zal laten wachten!

Uitgaande van het bovenstaande zul je begrijpen dat het al dan niet aanwezig zijn van kwaliteitscontrole van enorme invloed is op de financiële situatie van je bedrijf. Het spreekt voor zich dat het herstellen van defecten en problemen tijd en geld kost. Afgezien daarvan brengt dit weer andere problemen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan de reputatieschade voor je bedrijf, ongemotiveerd personeel (voor wie het veel interessanter is om aan nieuwe projecten te werken dan fouten te moeten herstellen), het gebrek aan financiële middelen beschikbaar voor andere projecten én het feit dat je langer zal moeten wachten op de betaling van de restsom.

Over het algemeen bedraagt de netto winst van een bouwproject minder dan 10% terwijl de restsom zo rond de 10% ligt. Zonder de beschikking over dit eindbedrag zul je veel geld moeten steken in de herstelwerkzaamheden: de verwachte winst zal hierdoor verloren gaan.

Kwaliteitscontrole gedurende het proces is dus onontbeerlijk voor een gezonde financiële situatie van je bedrijf.

Twee vuistregels waarmee je problemen aan het eind van het project kunt voorkomen

Het is eigenlijk heel simpel: een kwestie van gezond verstand en de regels daadwerkelijk implementeren. Hieronder twee tips waarmee je pragmatisch en effectief kunt zorgen voor een goedlopend bouwproces.

  • Een eerste vereiste zijn duidelijke en expliciete voorwaarden. Deze worden vastgelegd in het aannemingscontract, waarin de opdrachten duidelijk en expliciet zwart op wit staan.
  • Het invoeren van regelmatige contactmomenten tussen de klant (of zijn vertegenwoordiger) en de aannemer(s) is het tweede punt. Een voorlopige, tussentijdse opleveringslijst dient als centraal document waarin eventuele defecten en tekortkomingen worden genoteerd.

Met deze twee tips in je achterhoofd kun er voor zorgen dat de verwachtingen van aannemer en klant zoveel mogelijk op een lijn liggen. Eventuele defecten worden op die manier vermeden ofwel tijdig ontdekt, waardoor er minder kans is op onenigheid, stress, tijdverspilling en financiële ellende.

1/ Duidelijke vereisten

Het begint allemaal met een degelijk en duidelijk aannemingscontract, waarin alle vereisten en specificaties duidelijk en expliciet zijn vastgelegd. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen op één lijn zitten aangaande de exacte specificaties van het bouwproject. Wanneer daar onduidelijkheid over bestaat en de betrokken partijen daarover niet expliciet overeenstemming hebben bereikt bij het tekenen van het contract, neem je grote risico’s. Zo’n situatie kan leiden tot misverstanden, ruimte voor verschil in interpretatie, en leiden tot vermoeiende discussies over of iets nou wel of niet een defect is.  Denk eraan: alles wat niet overeenkomt met de specificaties die de klant in zijn hoofd heeft (en zijn interpretatie van die specificaties) zal in zijn ogen een defect zijn. Het is dus van het grootste belang dat alle specificaties duidelijk en expliciet worden vastgelegd in alle bijlagen en bouwtekeningen die bij het contract horen.

2/ Regelmatige inspecties

Eén ding is zeker: daar waar mensen samenwerken worden fouten gemaakt. Maar wat ook geldt: hoe eerder defecten worden ontdekt tijdens het bouwproces, hoe makkelijker en goedkoper het zal zijn om ze te herstellen. Een kwestie van gezond verstand: er zijn legio voorbeelden te geven van situaties waarin dit principe geldt. Zo is het een stuk gemakkelijker leidingen en andere circuits te repareren wanneer de vloer nog niet geïnstalleerd is. Logisch toch?

Het regelmatig inspecteren van de werf is dus een must. Tussentijdse mini-opleveringslijstjes zorgen ervoor dat de verwachtingen van alle partijen op één lijn blijven, waardoor vervelende verrassingen aan het eind van het project kunnen worden voorkomen, wanneer het vaak een stuk moeilijker en duurder is om ze te herstellen.

Vergeet dus niet om samen met de klant op cruciale momenten de voortgang van de werken te inspecteren; voordat het sanitair wordt geïnstalleerd, het plafond wordt gedicht of de details worden afgewerkt. Het verschaft de klant de mogelijkheid vragen te stellen en onduidelijkheden door te communiceren naar de aannemer en de onderaannemers, waardoor problemen tijdig kunnen worden gecorrigeerd. Wanneer er meerdere onderaannemers aan het project meewerken en een van hen heeft zijn onderdeel voltooid, inspecteer dan zijn werk voordat hij de werf verlaat. Door verwachtingen regelmatig op elkaar af te stemmen zal de uiteindelijke opleveringslijst maar kort zijn en slechts kleine problemen bevatten. En zul je geen slapeloze nachten meer hebben voor en na de opleveringsinspectie.

Werken met tussentijdse opleveringslijsten is de beste manier om kwaliteitscontrole (het afstemmen van de uitvoering op de op schrift gestelde specificaties) gedurende het gehele proces te garanderen. Maak dus niet de fout dit handige instrument pas aan het einde van het project te introduceren. Een dergelijke lijst met items, bv in de vorm van een werfverslag, is het ideale communicatiemiddel met je klant, waarin alle problemen kunnen worden opgesomd, geïllustreerd met foto’s, verwijzingen naar grondplannen, de namen van het uitvoerend personeel en andere aantekeningen.

Wist je dat deze manier van werken in softwareontwikkeling (mijn oorspronkelijke achtergrond) agile ontwikkeling wordt genoemd? Ook daar is het doel er voor te zorgen dat hetgeen wordt ontwikkeld overeenkomt met de verwachtingen van de klant, met behulp van regelmatige contactmomenten (hierbij kun je denken aan een demo van de voortgang van het project die aan de klant wordt getoond, waarna de klant vragen kan stellen en opmerkingen kan maken). In softwareontwikkeling wordt ook gewerkt met opleveringslijsten, die eenvoudigweg TO DO-lists worden genoemd. Maar terwijl in deze sector het principe agile ontwikkeling al vele jaren wordt toegepast, is dat in de bouwsector veel minder het geval. Naar mijn mening kunnen juist bouwprojecten veel voordeel hebben bij deze manier van functioneren.

Begin vandaag nog!

Bovenstaande principes zijn op zichzelf logisch en vrij simpel toe te passen. Maar ze daadwerkelijk in je werkwijze integreren én ze consequent blijven toepassen is een heel ander verhaal! Dingen permanent veranderen vraagt om veel discipline, vooral in het begin. Van projectleiders en andere betrokkenen wordt gevraagd aan het begin van het project tijd te investeren (en er voor te zorgen dat het aannemingscontract of lastenboek helder en duidelijk is, tussentijdse inspecties te organiseren met de klant) waarvan op een later tijdstip de vruchten kunnen worden geplukt. Wanneer aan het eind van het project de zaken er goed voorstaan: de oplevering verloopt gesmeerd, de klant is tevreden, de eindbetaling wordt vlot uitgekeerd en er kan snel aan een nieuw project worden begonnen, zal duidelijk worden dat de extra moeite in het begin het meer dan waard is geweest.

Het doorvoeren van verbeteringen betekent verandering, en verandering houdt in dat ingesleten gewoontes moeten worden doorbroken. Dat vraagt alertheid van het personeel, dat zijn best moet doen om met de nieuwe werkwijze vertrouwd te raken. Om dat te bereiken zijn discipline en motivatie nodig, en die zijn beter op te brengen wanneer mensen inzien welke voordelen de nieuwe werkwijze oplevert.

Om je op weg te helpen geef ik hieronder twee voorbeelden van bouwprojecten die zodanig op een fiasco uitliepen dat de media er bol van stonden.

Hadden ze deze blogpost maar gelezen…

 

PS Als je meer tips wilt over een geslaagde oplevering, dan raad ik je aan dit artikel aandachtig te lezen.

(Visited 325 times, 1 visits today)