15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met ArchiSnapper

15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met ArchiSnapper

Hieronder delen we een aantal nuttige tips in verband met het werken met ArchiSnapper/SafetySnapper, om zo nog meer tijd uit te sparen bij het opvolgen van jouw werven!

Ben je nieuw bij ArchiSnapper/SafetySnapper, bekijk dan eerst deze live demo video die illustreert hoe je op eenvoudige manier checklijst gebaseerde inspectieverslagen genereert met onze app.

Zijn er al functionaliteiten die je onder de knie hebt? Super! Sla dat deel dan over.

Ontbreekt er een functionaliteit die jij regelmatig gebruikt? Laat het ons zeker weten in de comments of via e-mail.

En dan nu de lijst van functionaliteiten. Ta-dam!

1/ Beheer de gegevens op projectniveau
2/ Gebruik standaardopmerking in je checklijst
3/ Veiligheidsinspectie met de App op de werf
4/ Verslag synchroniseren en online afwerken
5/ Verslagen klonen
6/ Wat met punten die vorige keer al OK waren, bij het klonen van verslagen?
7/ Toekennen van zelf in te stellen Tags aan punten
8/ Beheer van project foto’s
9/ Verslagen bekijken, laten handtekenen en verzenden via de App
10/ Stavingsstukken en documenten opvragen
11/ Automatische werfregistratie via checkin@work
12/ Toon de te bezoeken projecten op een kaart
13/ Punten delen met andere partijen en samenwerken
14/ Export naar Excel en checklijst statistieken
15/ Integraties met ERP pakketten

___________________________________________________________

 1/ Beheer de gegevens op projectniveau

Voeg via je online account je projecten toe en link daar de betrokken partijen aan.

Je kan ook je contacten importeren vanuit Excel, Gmail, Yahoo of Outlook:

Verder kan je op projectniveau:

  • PDF bestanden toevoegen: bijvoorbeeld een site plan, attest of contract. Zodat je die op de werf met je smartphone of tablet kan bekijken, of er op annoteren.
  • secties definiëren om een project op te delen in kamers, loten of vleugels. Je kan de opmerkingen uit het veiligheidsverslag dan toekennen aan een bepaalde sectie.

Zowel documenten als secties worden via de online account op projectniveau beheerd:

 

2/ Gebruik standaardopmerking in je checklijst

Bij het beheren van de checklijsten in de online account loont het de moeite om standaard antwoorden te definiëren voor de items uit de checklijst.

Op die manier tik je op de app deze standaard antwoorden aan in plaats van ze altijd opnieuw uit te schrijven.

3/ Veiligheidsinspectie met de App op de werf

Wanneer je een verslag maakt met de App op basis van de checklijst kan je de verschillende items uit de checklijst bewerken: status aanpassen, verantwoordelijke toekennen, foto’s met schetsen, en teksten:

Wanneer je standaard opmerkingen gedefinieerd hebt in de checklijst (zie hierboven) kan je deze selecteren bij het toevoegen van een omschrijving aan een punt:

Probeer zeker ook de voice to text functionaliteit, dit werkt zeer goed: je spreekt tegen de phone/tablet en de tekst rolt eruit.

Als je een plattegrond toegevoegd hebt aan het project kan je voor checklist items de  locatie aanduiden. Deze locaties worden ook getoond in de werfverslagen:

 

4/ Verslag synchroniseren en online afwerken

Wanneer je klaar bent met de rondgang sla dan je inspectieverslag op en synchroniseer naar je online account. Daar kan je het desgewenst nog via de PC verder afwerken.

Goed om weten is dat je ook bij het online bewerken van een veiligheidsverslag de volledige checklijst kan weergeven en gebruiken :

Zodra het verslag volledig afgewerkt is kan je het bekijken (‘PDF downloaden’) en verzenden naar de betrokken partijen.

Als je via layout settings de email body en subject instelt dan zal deze correct ingevuld worden bij het verzenden en hoef je ook de email niet meer te typen.

 

5/ Verslagen klonen

De meeste van onze kanten gebruiken de clone functionaliteit. Dit wil zeggen: een nieuw verslag maken door te vertrekken van het voorgaande.

Nuttig om weten is dat er via de app clone settings zijn die bepalen wat er mee gekopieerd wordt uit het vorig verslag:

En er zijn ook layout settings die bepalen hoe de nieuwe versus de oude punten en omschrijvingen moeten weergegeven worden in de PDF verslagen. Dit geeft je de flexibiliteit om accenten te leggen (op wat oud vs nieuws is):

 

6/ Wat met punten die vorige keer al OK waren, bij het klonen van verslagen?

Een vaak terugkerende methode bij het klonen van een verslagen is de volgende:

  • Inspectie 1: punt X is niet OK en wordt zo opgenomen in het veiligheidsverslag
  • Inspectie 2: punt X is opgelost en wordt als OK weergegeven in het verslag
  • Inspectie 3: punt X moet niet meer getoond worden in dit verslag want het was vorige keer al OK: dan kan je het punt X best ‘resetten’ door op ‘meer’ te tikken in de app naast het punt en dan ‘reset’. Dit zal het punt neutraliseren zodat het beschikbaar blijft bij het klonen (voor als het volgende keer opnieuw NOK zou zijn) maar het zal niet meer getoond worden in dit verslag. Er is trouwens ook een setting “Clone only NOK items”, zie hierboven, die dit automatisch doet.

 

7/ Toekennen van zelf in te stellen Tags aan punten

Het is ook mogelijk om een aantal vrij te kiezen tags in te stellen om meer duiding te geven aan een punt, bv ‘dringend’, of ‘hoog risico’. Je kan deze tags online beheren en er ook een kleur aan hangen, en dan aan opmerkingen toekennen:

observation tags with SafetySnapper

8/ Beheer van project foto’s

Wist je dat je met ArchiSnapper/SafetySnapper ook gewoon foto’s op project niveau kan toevoegen? Tik op de project naam in de App en ga dan naar ‘Losse afbeeldingen’. Voeg daar vervolgens foto’s toe op de werf.

Na synchronisatie komen deze foto’s online onder het project terecht in SafetySnapper/ArchiSnapper, dus de foto’s zitten al gestructureerd per project.  En zijn er bovendien nog 2 andere grote voordelen:

  • deze foto’s kunnen (net zoals de PDF verslagen) automatisch terecht komen op uw Dropbox, Google drive, of FTP server. Met andere woorden: in de voormiddag neem je de foto’s op de werf, en tegen de namiddag zitten ze al in de juiste map op uw server, of in Dropbox of Drive
  • deze project foto’s kunnen eenvoudig ingevoegd worden in de verslagen, zie de knop ‘foto’s uit project toevoegen’:

9/ Verslagen bekijken, laten handtekenen en verzenden via de App

Via de app op de werf zijn al deze zaken mogelijk. Tik op de projectnaam en dan op ‘Meer’ naast het verslag in kwestie:

 

10/ Stavingsstukken en documenten opvragen

Met ArchiSnapper/SafetySnapper kan je ook stukken opvragen bij derde partijen, zoals de bouwheer of architect. Kort gezegd werkt het als volgt:

  • Voeg een te ontvangen stuk (bv ‘factuur isolatie’) toe aan een project, of selecteer een lijst stukken uit een zelf te beheren documenten checklijst
  • Vraag ze online op bij de betrokken partij: deze krijgt een email met een link om de stukken op te laden
  • Bekijk de stukken en geef feedback of keur ze goed.

Bovendien heb je continu een overzicht van de reeds ontvangen of nog te ontvangen stukken per project en kan je automatische reminders instellen wanneer de stukken niet tijdig opgeladen worden.

Deze video toont hoe het werkt:

11/ Automatische werfregistratie via checkin@work

Registreer je bij aankomst op de werf automatisch voor de checkinatwork, in plaats van te worstelen met de website van RSZ en CheckIn@Work. Gebruik de SafetySnapper app om je eenvoudig in te checken op de werf.

12/ Toon de te bezoeken projecten op een kaart

Heb je veel projecten lopen, en mis je het overzicht van welke projecten (dringend) bezocht kunnen worden en hoe je ze efficiënt kan combineren op 1 dag? Met SafetySnapper kan je per project aanduiden hoe frequent een project bezocht moeten worden. De te bezoeken projecten binnen de X dagen worden vervolgens op een kaart getoond. Bekijk hier hoe het werkt.

13/ Punten delen met andere partijen en samenwerken

Wil je een overzicht van alle punten voor een bepaalde aannemer met status NOK? Of alle punten met de tag ‘dringend’?

Voor dergelijke overzichten ga je naar de ‘Alle opmerkingen’ tabel in de online account. Je kan filteren op project, verantwoordelijke, categorie, status, tags, etc.

Vervolgens kan je de lijst filteren en een PDF generen van de gefilterde punten, OF je kan de lijst via een link delen met externe partijen. Het voordeel van die link is dat die nooit wijzigt en real time alle punten weergeeft. Deel de link met aannemers of bouwheer zodat zij die link in zijn favorieten kunnen plaatsen en ten alle tijde kunnen raadplegen welke punten relevant zijn voor hen. Hier is een help doc met meer info.

Wil je automatisch wekelijkse email reminders sturen naar betrokken partijen met hun openstaande punten? Dat kan. Bekijk hier hoe dit werkt.

Je kan deze contacten ook vragen om – via een gratis SafetySnapper/ArchiSnapper user – feedback te geven op de aan hen toegewezen punten. Ze kunnen dan voor elk punt dat aan hen is toegewezen aangeven wanneer iets opgelost aan de hand van tekst en foto’s, en ze kunnen het punt ter goedkeuring indienen. Hier kan je meer info vinden.

14/ Export naar Excel en checklijst statistieken

Zoek je naar manieren om de data uit de inspecties verder te analyseren?

Je kan een CSV export doen, en zo een lijst krijgen van alle punten voor een bepaalde periode. Deze CSV export bevat alle gegevens voor een punt: naam, nummer, datum, foto’s, omschrijvingen …

Of, via de ‘checklijst statistieken’ excel kan je per checklijst kijken hoevaak een bepaalde inbreuk opgetreden is …

 

15/ Integraties met ERP pakketten

Gebruik je een ERP software waar jouw projecten, contacten, documenten etc reeds ingegeven zijn? Bekijk dan zeker onze standaard integraties.

Vragen of suggesties? support@archisnapper.com