ArchiSnapper Handleiding

Hieronder volgen de belangrijkste (maar niet alle) functionaliteiten van ArchiSnapper, en hier alvast ook een korte live demo die in 10 minuten toont hoe ArchiSnapper werkt.

Projecten en contacten toevoegen (kantoortoepassing)

Projecten en contacten worden toegevoegd vanaf hier via de online ArchiSnapper account. Projecten en contacten kunnen ook geïmporteerd worden via Excel of uit andere pakketten (zie lager).

Contacten kunnen ook via de App toegevoegd worden (klik op de projectnaam en dan op contacten), of via Outlook, Yahoo of Gmail (zie hier).

Documenten per project opladen

Per project kunnen verschillende bestanden toegevoegd worden, zoals grondplannen, een lastenboek, meetstaten, en uiteraard ook de werfverslagen. 

Om documenten op te laden via de online account, ga naar ‘docs en plans’ voor een project.

Deze documenten en gegevens kunnen zowel via de online ArchiSnapper account als via de App (offline) geraadpleegd worden. Via de App, tik op de project naam en dan ‘documenten’. 

Koppeling met andere systemen

Integratie met andere systemen, zoals Sharepoint, ERP, etc. is mogelijk. Hiertoe is een “API” beschikbaar; documentatie over deze API kan hier gevonden worden. Deze API kan gebruikt worden om basisgegevens (projecten, contacten, documenten, …) te importeren in ArchiSnapper. Of om opmerkingen, foto’s, verslagen, … te exporteren uit ArchiSnapper.

Meer info ook hier: https://archisnapper.com/integrations

Rollen en rechten

Het is mogelijk met verschillende gebruikers samen te werken in één ArchiSnapper account. Gebruikers kunnen gelinkt worden aan projecten zodat iedereen enkel zijn of haar projecten ziet. Bovendien is het mogelijk om in te stellen of gebruikers naast het maken van verslagen en opmerkingen ook rechten hebben om andere zaken aan te passen (zoals checklijsten, layout settings, …). Ga naar ‘more’ en dan ‘gebruikers beheren’ in de online account om gebruikers toe te voegen en te beheren.

Project opdelen in secties

Projecten kunnen onderverdeeld worden in verschillende secties, lokalen, vleugels, zones, … Deze zones kunnen dan toegekend worden aan de punten (opmerkingen).

Beheer van categorieën en checklijsten

Het is enerzijds mogelijk een lijst van algemene categorieën in te stellen die voor alle projecten van toepassing zijn. Deze vormen de structuur van de verslagen.

Anderzijds is het ook mogelijk om projectspecifieke categorieën of checklijsten aan te maken.

Checklijsten worden ook vaak gebruikt voor opleveringen, veiligheidsverslagen, kwaliteitsverslagen, of keuringen.

Categorieën of checklijsten instellen doet u vanaf hier via de online account.

On-site gegevens verzamelen met de ArchiSnapper App

Via de App – te installeren op uw iOS of Android toestel – kunnen op een eenvoudige manier opmerkingen toegevoegd worden in een TO DO lijst of een verslag. Om een nieuw verslag te maken klikt u op ‘nieuw versl’ vanuit de lijst van projecten. Om met een TO DO lijst te werken tikt u eerst op de project naam en vervolgens ‘TO DO lijst’.

Opmerkingen worden steeds gekoppeld aan een categorie, zie de + knop naast elke categorie. Deze categorieën zijn zelf in te stellen (zie hoger). 

Per opmerking kunnen volgende gegevens optioneel toegevoegd worden:

• naam van de opmerking
• foto’s met schetsen en bijschriften
• teksten
• locatie op een plan
• annotatie op een plan of foto
• verantwoordelijke
• datum
• sectie
• status

Al deze gegevens kunnen ook achteraf via de online account van op kantoor ingevoerd of afgewerkt worden. Sommige ArchiSnapper gebruikers vullen alles reeds in via de App op de werf. Anderen houden het kort op de werf en voeren enkel minimale tekst en een paar foto’s toe om dan via de PC het verslag af te werken.

Bij het invoeren van tekst voor een item kan ook uit een lijst van zelf in te stellen standaard-opmerkingen gekozen worden (zie afbeelding hieronder), of kan de voice to text functionaliteit gebruikt worden waarbij ingesproken woorden automatisch naar tekst vertaald worden.

De ArchiSnapper App is beschikbaar voor alle Android en iOS toestellen, en werkt ook offline.

Hier nog een paar functionaliteiten gerelateerd aan het verzamelen van gegevens via de App:

• Vanaf een grondplan vertrekken om punten toe te voegen. Hier een help doc die illustreert hoe dit werkt. Dit kan handig zijn voor een oplevering bv.
• Annotaties toevoegen op een grondplan. Hier een help doc die illustreert hoe dit werkt. Hierdoor kan je schetsen op een grondplan, of tekst toevoegen.
• Vertrekken van een vorig verslag bij de creatie van een nieuw verslag (nieuwe rondgang). Hier een help doc die illustreert hoe deze ‘clone’ functionaliteit werkt.
• Rondgangen doen op basis van checklijsten. Hier een help doc die illustreert hoe dit werkt.
• Werken met TO DO lijsten in plaats van verslagen. Dit wordt uitgelegd in deze help doc.

Verslagen en TO DO lijsten afwerken via de PC (online account)

Eens de via de App verzamelde punten gesynchroniseerd zijn met de online account, kunnen ze daar verder bewerkt worden en gedeeld worden met andere partijen.

Elk punt wordt automatisch genummerd volgens verslag en nummer (bv: “5.41” is punt 41 van de 5e rondgang). Bij het clonen van verslagen blijven de nummers van reeds bestaanden punten behouden, nieuwe punten krijgen een nieuwe nummer.

Bewerken van verslagen/TO DO lijsten van punten via de online account:

Als een verslag of TO DO lijst afgewerkt is kan dit verzonden worden naar de betrokken partijen (en houden we de ‘verzendgeschiedenis’ bij). Deze help doc illustreert hoe dit werkt.

Het is ook mogelijk om verschillende verslagen samen te voegen in één verslag (zie hier hoe dit werkt).

Delen van lijsten van punten met derden

Via de ‘alle opmerkingen’ pagina is het mogelijk om lijsten van punten te filteren: per project, status, categorie, verantwoordelijke, datum, …. Deze lijsten kunnen ook online gedeeld worden met derde partijen (zonder ArchiSnapper account) via een versleutelde URL. Hier een help doc die illustreert hoe dit werkt.

Samenwerken op openstaande punten

Het is mogelijk om derden (bv onderaannemers) uit te nodigen als ‘feedback user’. Dit wil zeggen dat ze feedback kunnen geven op de aan hen toegewezen punten, maar zelf geen punten kunnen toevoegen of aanpassen. Contacten die toegewezen zijn aan punten kunnen deze ook aanduiden als “DONE”, met andere woorden ter goedkeuring indienen. De ArchiSnapper gebruiker kan dan deze punten doorlopen en afvinken als effectief opgelost of niet.

Zowel de ArchiSnapper gebruiker als verantwoordelijke voor het punt krijgen optioneel dagelijks per email een overzicht van de activiteit op de openstaande punten. Dit “activity board” is ook online te raadplegen.

Hier een help doc met meer informatie over het samenwerken met andere partijen.

Nummering van de punten

Alle punten worden automatisch genummerd door ArchiSnapper. Punt 7 uit verslag/rondgang 5 krijgt 5.7 als nummer. Dit nummer is uniek en wijzigt niet. Als we in rondgang 10 het punt 5.7 aantreffen weten we aan de hand van dit nummer dat het er al sinds rondgang 5 in zit. Hier een help doc die beschrijft hoe het nummeren van punten met ArchiSnapper werkt.

Layout van de met ArchiSnapper gegenereerde verslagen

Het is mogelijk om layout settings in te stellen:

• Logo
• Header
• Footer
• Font type
• Font kleur
• Grootte van de foto’s
• …

Er kan met verschillende layouts gewerkt worden indien nodig. Bv een layout in Nederlands en één in Frans.

Opvolging

Bij volgende rondgangen kan gecontroleerd worden of punten reeds opgelost zijn, dmv van de ‘clone functionaliteit’. Deze punten kunnen dan als ‘opgelost’ gemarkeerd worden.

Hieronder de concrete stappen voor het maken van een verslag via de ArchiSnapper App, op basis van een checklist

Stap 1: Installatie van de App en SYNC

Installeer de ArchiSnapper App uit de App Store of Play Store.

Log in met ArchiSnapper email en paswoord. Als je je ArchiSnapper paswoord niet meer kent kan je via deze link een paswoord reset aanvragen.

Druk op de SYNC knop (rechtsboven) om alle projecten te downloaden naar de App.

Stap 2 : Maak nieuw verslag op basis van checklijst

Je kan zoeken naar een project via de zoekbalk bovenaan in het scherm.

Klik vervolgens rechts van het gewenste project op ‘Nieuw versl’ en klik dan op ‘start vanaf checklijst’

Stap 3 : Selecteer de checklijst die je wil gebruiken voor dit verslag

Stap 4 : Status en aanwezigen invullen

De project status : wat is de reden van uw verslag?

Status foto’s: toon met 1 of meerdere foto’s wat het probleem is. Je kan foto’s trekken met de camera van het toestel, of foto’s importeren uit de library.

Contactpersonen : Duidt aan wie aanwezig is op dit moment door op de naam te tikken

Stap 5: Checklijst invullen

Vul de velden per item uit de checklijst in:

• Status: OK/NOT/blank
• Verantwoordelijke voor dit punt
• Foto’s
• Omschrijving(en)

Het is niet noodzakelijke alle items uit de checklijst te bewerken. Enkel de items uit de checklijst waar iets voor gedaan wordt (status wijzigen, of verantwoordelijk, of foto, of omschrijving) komen in het verslag.

Druk op + bij foto’s om een foto toe te voegen. Kies vervolgens of je een foto wenst te nemen of je er 1 uit de camera roll wenst te nemen. Op elke foto die je met ArchiSnapper neemt kan je ook schetsen om aan te duiden waar exact het probleem zich bevindt

Voeg een omschrijving toe door op de + drukken bij omschrijvingen. Je kan voorgedefinieerde tekst invoegen door op die tekst te klikken onder het inputveld. Deze kan je dan verder aanvullen.

Ga zo, indien nodig, de volledige lijst af en zet op OK of NOT OK waar nodig en voeg omschrijving, verantwoordelijke(n) en foto’s toe. Als je klaar bent druk je onderaan of rechtsboven op ‘Opslaan’.

Stap 6 : Verslag synchroniseren naar de online account

De SYNC knop is rood dus moet je daar nog op klikken om uw gemaakt verslag beschikbaar te maken.  

Stap 7: Verslag verzenden via de App of PC

Ga naar de online ArchiSnapper account – tabblad verslagen en klik op ‘verslag verzenden’.

Selecteer welke contacten het verslag moeten krijgen en druk onderaan op ‘verslag verzenden’. In ArchiSnapper wordt ook per verslag de verzendgeschiedenis bijgehouden (wie heeft wanneer welk verslag ontvangen).

Stap 8: Verslag verzenden via de App

Tik op de projectnaam

Vervolgens tik op ‘verslagen’

Dan tik op ‘acties’

Vervolgens ‘Online Aanpassen’

En dan kan je het via de online account verzenden (zie knop ‘verslag verzenden) bovenaan.