Interview met Frédéric Delmée van Vasistas

We spraken met Frédéric Delmée, co-founder van architectenbureau vasistas uit Eupen, gespecialiseerd in residentiële projecten.

Hoe maakte je vroeger werfverslagen?

“Vroeger stelde ik mijn verslagen op in Word, en ik moet zeggen dat dit een enorm tijdrovende bezigheid was. Naast het feit dat het opstellen van deze verslagen me veel tijd kostte, was het ook een uiterst vervelende klus. Ik spendeerde uren aan het opstellen van de verslagen, het invoegen van foto’s die ik met een apart toestel nam, en de verslagen werden grote, zware, en onwerkbare Word bestanden. Vooral het gebrek aan structuur irriteerde mij.”

“Via een veiligheidscoördinator uit Luxemburg waar ik regelmatig mee samenwerk leerde ik ArchiSnapper kennen. Ik was onder de indruk van de professionaliteit, en vooral de structuur van zijn verslagen. Van zodra ik achterhaald had met welke software hij werkte startte ik mijn eigen proefperiode. Intussen gebruik ik ArchiSnapper ongeveer 6 maanden, en heb ik nog geen seconde spijt gehad!”

“Wat ik apprecieer aan ArchiSnapper, is dat ik met de tool al een lijst kan voorbereiden van zaken die ik wil nakijken, zo kan ik deze lijst van items makkelijk opvolgen, en nieuwe punten toevoegen indien nodig.”

Welke impact heeft ArchiSnapper voor jullie?

“Het grootste voordeel is de enorme tijdsbesparing. Als ik er een tijd op moet plakken, zou ik zeggen dat ik momenteel 1u werk op de werf zelf heb, en dan nog eens 1u op bureau om alles volledig af te werken en te verzenden. Vroeger had ik het dubbele, of soms zelfs het driedubbele van de tijd nodig om een verslag af te werken.”

“Eerlijk gezegd hadden ikzelf en mijn collega’s het er in de maanden voor we met ArchiSnapper startten erg moeilijk mee om de werfverslagen tijd op te maken en uit te sturen.”

“We hadden alle nodige info, maar die was zodanig verspreid, dat we het bos door de bomen niet meer zagen. Er was zelfs een running gag op bureau dat er geen kat was die onze verslagen ook effectief las. We kregen er zeer zelden reactie op.”

“Naast het feit dat ArchiSnapper ons nu helpt om alle info te structureren, en meteen beschikbaar te maken zowel voor onszelf, alle collega’s op bureau, als voor de klant, krijgen we nu erg snel reactie wanneer we een openstaand punt aan iemand toewijzen. Overlaatst kreeg ik bij het verzenden van een verslag onmiddellijk een reply met screenshot van het punt dat aan deze persoon toegewezen was. Zo een snelle reactie, dat moet járen geleden zijn dat ik nog zoiets ontvangen heb.”

“Wat nu vooral gebeurt is dat elke ontvanger, zelfs als hij het verslag niet leest, een algemeen beeld krijgt van de fase waarin de werf zich bevindt.”

Hoe ga je exact te werk om een werfverslag op te maken?

“Hoe ik nu vooral te werk ga is dat ik tijdens de rondgang op de werf zelf een soort van framework opstel van de opmerkingen. Ik maak gebruik van de categorieën op basis van het soort werk dat aan de gang is, zoals bijvoorbeeld het schrijnwerk. Ik voeg enkele sleutelwoorden toe, maar het zijn vooral de foto’s, en de mogelijkheid om hier rechtstreeks op te schetsen en annoteren waar ik grote fan van ben. Ik gebruik hiervoor mij Stylus, dat vind ik extra handig.”

“Dankzij de foto’s met aanduidingen begrijpt de aannemer meteen wat ik bedoel, deze annotaties zijn een hele grote plus.”

“Ik let er op dat ik steeds de laatste versie van de PDF plannen op voorhand oplaad in de account, als daar vragen over komen heb ik deze meteen bij de hand, en kunnen we er ook ter plekke samen naar kijken. Deze functie gebruik ik zeer regelmatig, ik hou mij niet meer bezig met het afdrukken van grondplannen.”

“Eens terug op bureau werk ik de punten verder uit, zodat ik een mooi afgewerkt verslag kan verzenden. Ik moet zeggen dat de feedback die ik op de verslagen krijg enorm positief is. Het maakt de samenwerking zoveel makkelijker.”

“Wat ook veranderd is ten opzichte van vroeger, is dat we de verslagen niet langer uitprinten. Dat zorgt er voor dat we ons niet inhouden om veel foto’s toe te voegen. Daarenboven hebben we de historiek altijd bij de hand. Als we ergens over twijfelen kunnen we meteen vanop de werf een ouder verslag terug gaan bekijken. Die digitale mediatheek is erg handig.”

“We maken elk verslag op basis van het voorgaande verslag, hiervoor gebruiken we de kloon-functie. We kiezen er bewust voor om alle items te klonen, zelfs diegenen die intussen opgelost zijn. Dat is omdat we opgeloste items graag iets langer meenemen in de verslagen. In de eindfase van een project overlopen we nog eens alle opmerkingen die gedurende het project opgesteld werden ter controle af of alles effectief opgelost is.”

Wil je nog iets toevoegen, Frédéric?

“Ik kan het niet genoeg benadrukken hoe tevreden ik ben met de reactie die we nu eindelijk krijgen op onze verslagen, en de grote vooruitgang op vlak van efficiëntie! We zijn er nu gerust in dat de informatie die we versturen ontvangen, gelezen én verwerkt wordt. De communicatie met aannemers loopt zo veel vlotter. Ik beveel ArchiSnapper regelmatig aan andere architecten en aannemers.”

“Ik zou elke architect aanraden om er gewoon mee te beginnen. Het programma werkt heel intuïtief, je kan er meteen mee aan de slag.”

“Test vooral ook wanneer je op locatie bent, test het op de werf zelf. Je zal zien dat werfvergaderingen gestructureerder en rustiger verlopen, omdat je zelf ook volgens de structuur van de app zal werken.”

“Zelfs al zonder elke instelling meteen goed te zetten voor jouw bureau kan je al beginnen en naarmate je de tool beter leert kennen aanpassen waar nodig, zoals bijvoorbeeld de categorieën aanpassen.”

“Voor ons team hielp het dat we een training inplanden bij ons op bureau. Het was handig om dezelfde info meteen aan het hele team te geven, en werkte motiverend. Na de training ging iedereen enthousiast met ArchiSnapper aan de slag.”

“Ik ben heel blij om te vertellen dat momenteel het allerlaatste Word verslag circuleert op bureau, we zijn er bijna vanaf.”😉

“Ik vind het ook fijn om te zien dat de software evolueert, en dat we open kunnen communiceren. We vertellen onze noden, en voelen dat er echt geluisterd wordt. We worden ook telkens snel en sympathiek geholpen bij vragen. Dat geeft alleen maar méér zin om met ArchiSnapper te gaan werken.”

Heb je de nieuwe module project planning al gezien?

“Nog niet, maar we gaan deze zeker testen!”

Top! Bedankt Frédéric voor dit sympathieke interview!

Het Vasistas team

Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of test je ArchiSnapper zelf graag eens uit?

Contacteer ons via support@archisnapper.com we helpen graag. Of start hier je gratis ArchiSnapper proefperiode.

Meer informatie over vasistas vind je hier.

Lees ook:

• Meer tijd om te focussen op het werk dat er écht toe doet: veiligheid op de werf
• De digitale switch zorgde voor enorme groei bij Danafix-EVC
• 15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met SafetySnapper
• De meest prangende vragen over de layout van ArchiSnapper-verslagen