Hoe Maak Je Een Goed Werfverslag

Hoe Maak Je Een Goed Werfverslag?

Als architect draag je een grote verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en veiligheid van de projecten waar je je handtekening onder zet. Om aan een dergelijke verantwoordelijkheid geen slapeloze nachten over te houden, is het noodzakelijk uiterst zorgvuldig en gedetailleerd elke stap in het bouwproces te evalueren. Daarom ga je best systematisch te werk bij het opmaken van een werfverslag. Zo’n verslag is immers niet enkel jouw controle-instrument, het is ook een belangrijk referentiedocument voor de opdrachtgever, de uitvoerder en de toezichthoudende overheidsdiensten. Dit zijn alvast onze tips voor het maken van het perfecte werfverslag.

Hoe begin je aan een evaluatierapport over een bouwwerf? Die vraag moet je je eigenlijk al stellen maanden voordat je je eerste rapport moet maken. Een goed werfverslag begint namelijk bij een gedetailleerde kennis van het project, vanaf het ontwerp tot aan de documenten die de contractuele uitvoering ervan bepalen. Heb je die kennis niet dan zal je nooit een degelijk rapport kunnen maken.

Laten we voor het doel van dit artikel nu maar veronderstellen (en hopen) dat onze lezers allemaal architecten zijn die hun beroep ernstig nemen en die zich grondig in een project verdiepen voor de start van de werken. Als er dan vervolgens op regelmatige basis werfcontroles worden uitgevoerd en deze worden samengevat in geschreven rapporten voor de opdrachtgever, de uitvoerders en de bevoegde instanties, dan is het toezicht door de architect verzekerd. Als verder ook alles naar wens verloopt, dan zal je ondanks je verantwoordelijkheden toch op beide oren kunnen slapen.

Werfbezoeken: Hoe Vaak En Op Welke Manier?

Bij een controlebezoek van een bouwwerf kijkt de architect niet alleen, hij of zij moet ook veel luisteren. Op z’n minst contacteer je de projectleider, eventueel telefonisch want die zal niet altijd ter plaatse zijn. Daarnaast is het ook de bedoeling met zoveel mogelijk aannemers te spreken, of eventueel met hun personeel.

De hoofdaannemer zou je een rondleiding moeten kunnen geven, en als het mogelijk is nodig je de opdrachtgever uit om daaraan deel te nemen. Zo krijgen beide partijen alvast de kans om hun eventuele opmerkingen, twijfels of vragen aan jou te melden. Eventueel maak je ook tijd voor een rondleiding met een of meerdere gespecialiseerde aannemers zodat je op hun werk kunt focussen.

Onthoud tijdens deze momenten: kijken is zilver en luisteren is goud. Dit is het moment waarop je vooral aandachtig moet luisteren en eventueel vragen stellen, zodat je de opmerkingen van je gesprekspartners echt hoort en begrijpt. Vergeet niet dat ook die gesprekken observaties zijn, en dat ze dus geregistreerd moeten worden. Ofwel registreer je door meteen nota’s te nemen, ofwel kies je voor een audio-opname die je later kunt verwerken.

Nota’s bieden het voordeel dat je ze meteen kunt verwerken én dat je ze ook onmiddellijk kunt gebruiken in je feedbackgesprekken met de werfleiders en de verantwoordelijke aannemers. Kleinere zaken die op die manier meteen kunnen uitgepraat en opgelost worden hoef je dan niet meer in je verslag op te nemen.

Wat de frequentie en timing van werfbezoeken betreft is er niet één stelregel die je kunt volgen. Veel hangt af van de aard van het project, z’n omvang en de niet altijd voorspelbare omstandigheden. Enkel de architect zelf kan beoordelen wanneer een werfbezoek gepast is.

In het algemeen kan je je voor het bepalen van de datums en de frequentie laten gidsen door deze zaken:

  • Regelmatige intervallen in de algemene voortgang van de werken
  • De voortgang van specifieke onderdelen (houtwerk, het dak, schilderwerken…)
  • De leveringsdata van bouwmaterialen (die moeten soms gecontroleerd worden voor ze worden gebruikt)
  • De fase voor het uitvoeren van betonwerken.
  • Voor elke fase van de werken die een element van de constructie definitief onzichtbaar maakt (elektriciteit, isolatie, brandveiligheidselementen…).
  • Na extreme weersgebeurtenissen zoals vorst, hevige regenval of een hittegolf (om zeker te weten of materialen en constructie daar niet onder geleden hebben)

Meestal worden deze nog aangevuld met minstens één finaal inspectiebezoek voordat het project aan de klant wordt opgeleverd. Soms wordt architecten aangeraden hun bezoek niet aan te kondigen en dit ook niet op voorspelbare momenten in te plannen. Door op onverwachte tijdstippen langs te komen zijn aannemers minder geneigd om laks te worden in de uitvoering van de werken.

Werfbezoeken Als Wettelijke Verplichting

Bijna overal ter wereld is het werfbezoek van de architect (en het bijbehorende rapport) bij wet verplicht. Architecten hebben de plicht regelmatig bezoeken uit te voeren om de conformiteit met ontwerpdocumenten te controleren en om te garanderen dat de bouwcode wordt gerespecteerd, ook als er nog wijzigingen aan het ontwerp zouden worden gemaakt.

Daarbij hoort ook de verplichting de opdrachtgever en aannemers te informeren. Of de architect als enige deze verantwoordelijkheid draagt of deze deelt met een ingenieur, dat is afhankelijk van het feit of er een rechtstreeks contract is tussen de bouwheer en een ingenieur of niet. Enkel indien dat wel het geval is spreken we wettelijk gezien van een gedeelde aansprakelijkheid.

De Tools om je Werfbezoek Goed te Kunnen Uitvoeren

Dat je je op een werf best niet vertoont zonder veiligheidsschoenen en een helm hoeven we je niet meer te vertellen. Wel handig is misschien deze kleine checklist van alles dat je nodig hebt om een goed werfverslag te maken.

  • 1 waterpas
  • 1 magneet, telescopisch bevestigd
  • 1 veiligheidsbril
  • 2 meetlinten, 1 groot en 1 klein
  • 1 lasermeter
  • Pennen in verschillende kleuren
  • 1 inspectiespiegel, telescopisch bevestigd
  • 1 multi-schroevendraaier
  • 1 pakje post-its, liefst in verschillende kleuren (om eenvoudig problemen te kunnen markeren in het gebouw)
  • 1 notitieblok met clip
  • 1 klein notitieboekje
  • 1 fototoestel
  • 1 degelijke zaklamp
  • 1 dictafoon

Bij dit onderwerp kunnen we natuurlijk niet anders dan even aan schaamteloze zelfpromotie doen.

Zoals je misschien al weet werd onze app, ArchiSnapper, ontwikkeld met als belangrijkste doel om werfbezoeken en werfrapporten eenvoudiger te maken, niet enkel voor architecten maar ook voor werfleiders, bouwkundig ingenieurs, aannemers en projectleiders.

Een gewone smartphone of tablet waarop ArchiSnapper geïnstalleerd staat kan de vijf laatste elementen op de bovenstaande lijst vervangen. Daardoor hoef je niet alleen minder mee te sleuren, het is ook veel eenvoudiger om nota’s, gespreksopnamen, foto’s en zelfs video’s snel te combineren in een overzichtelijk rapport. En als je dat rapport vervolgens wilt delen met de opdrachtgever of aannemers, dan kan dat met één klik.

Welke Elementen Moet een Werfverslag Bevatten?

Een degelijk werfverslag is steeds op dezelfde manier gestructureerd en bevat een aantal vaste elementen in een bepaalde volgorde. Hoe uitgebreid je aan elk element aandacht besteed, dat hangt af van het soort bouwproject. Een ervaren architect zal op voorhand reeds kunnen voorspellen welke de belangrijkste aandachtspunten worden, de zaken waar er met andere woorden een risico bestaat op een gebrekkige of niet-conforme uitvoering.

Dit zijn de basiselementen van je werfverslag, in de juiste volgorde:

Algemeen:

  • Datum
  • Rapportnummer (uniek)
  • Naam van de opdrachtgever
  • Projectomschrijving
  • Aanwezige en afwezige personen en hun functieomschrijving (met bedrijfsgegevens, adres en telefoonnummer)
  • Personen die het rapport zullen ontvangen

Gestructureerd verslag afhankelijk van de fase van de werken:

  • De voorbereidingen
  • Het lastenboek
  • Een kort overzicht van de huidige status van de werken
  • Een logisch geordende lijst met je observaties, liefst genummerd zodat je er eenvoudig naar kan verwijzen. Je kan ook een rapportnummering toevoegen bij elke observatie (rapport 2 observatie 7 wordt dan observatie 2-7 bijvoorbeeld). Denk aan foto’s, zo moet je minder schrijven en wordt je rapport helder, ook voor niet-ingewijden.
  • Contractuele tijdsafspraken, deadlines, vertragingen: de contractuele startdatum, de effectieve startdatum, de contractuele einddatum, eventuele vertraging uitgedrukt in aantal werkdagen en de geschatte einddatum
  • Een percentage dat de algemene voortgang van de werf uitdrukt en liefst ook een deelpercentage voor de verschillende werken.
  • De volgende geplande bijeenkomst of de periode waarin het volgende werfbezoek wordt gepland.

En Vergeet Ook Niet…

Wil je je rapport een professionele en verzorgde lay-out geven? Verlies daar geen tijd mee, dankzij een app als ArchiSnapper kan je je rapporten snel en keurig opmaken.  

Denk er zeker aan je bedrijfslogo en je bedrijfsgegevens op de coverpagina te zetten. Vergeet ook niet een juridische disclaimer op te nemen om jezelf in te dekken tegen eventuele missers. Dit is een voorbeeld van zo’n disclaimer:

“Ondergetekende, <naam & titel>, bevestigt dit controlebezoek aan de bouwwerf gezien de omstandigheden naar beste vermogen te hebben uitgevoerd volgens de geldende normen en wetgeving. De observaties werden op onafhankelijke wijze genoteerd en zonder enige externe beïnvloeding uitgevoerd. Geen enkel belangrijk element gerelateerd aan de huidige inspectie werd verzwegen of genegeerd.”

Tenslotte sluit je je werfverslag af op de manier waarop je een officiële brief zou afsluiten. Het gaat er daarbij om een professionele maar vriendelijke toon aan te houden, het rapport gaat immers ook naar je klant. Vergeet dus niet iets te schrijven als:

“Ik houd mij steeds ter beschikking mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit rapport.

Hoogachtend,”

Handtekening

Naam, titel en stempel

Als je alle bovenstaande elementen in je rapport hebt opgenomen dan kun je er redelijk zeker van zijn dat je rapport volledig is. Als je nu ook nog de inspectie grondig hebt uitgevoerd dan heb je je job als architect gedaan en de kwaliteitscontrole goed uitgevoerd. Dus ja, het is een hele verantwoordelijkheid zo’n bouwwerf, maar een goed werfverslag bezorgt je ongetwijfeld een stukje gemoedsrust.

***

Gebruik jij een app om je te helpen bij het maken van een werfverslag, of juist niet? Heeft moderne technologie het maken van een werfverslag vergemakkelijkt? We willen graag weten wat onze lezers hierover denken, laat zeker een reactie achter!

(Visited 403 times, 1 visits today)