Projectmanagement in de bouw: Alles Wat Je Moet Weten

Projectmanagement vormt de basis van elk bouwproject. Een projectleider of projectmanager is iemand die verantwoordelijk is voor het succesvol realiseren van een project. Een projectleider realiseert het project door het coördineren van en/of aansturen van projectmedewerkers.

Een goede (of slechte) projectleider kan het verschil maken tussen tientallen euro’s verlies of winst op het hele bouwproject.

Bouwprojecten zijn voortdurend in beweging en een goed gepland bouwproces is de sleutel tot succes. In dit artikel komen alle belangrijke concepten en principes over bouwprojectmanagement aan bod.

Ben je benieuwd of jij net wél of net niet goed aan project management doet? Lees zeker even verder…

Wat betekent Projectmanagement in de Bouw?

Projectmanagement in de bouw kan gedefinieerd worden als de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. Projectmanagement is het werk van projectleiders en omvat doorgaans verscheidene deelprojecten met bijbehorende teams en teamleiders.

Het doel van projectmanagement is een tevreden klant hebben en een rendabel project leveren zowel wat betreft functionaliteit als wat betreft budget.

Bouwmanagement is het managen, leidinggeven en coördineren van bouwprojecten.

Projectleiders moeten van alle markten thuis zijn: calculatie, financiële opvolging, communicatie, conflicthantering, bouwwetgeving, sociale wetgeving, bouwprocessen, controlestappen, enzovoort.

Of eenvoudig gezegd: we werken hard in de bouw, maar dan liefst wél met winst op het einde van de rit, én met een tevreden klant als resultaat. Hiervoor dient project management.

De Rol van een Projectleider

Een projectleider is verantwoordelijk voor de planning, coördinatie, budgettering en supervisie van het begin tot het einde van een project. Kortom gezegd, een projectleider is verantwoordelijk voor het volgende:

• Budget opstellen, kostenschatting maken en onderhandelen
• Werkplanning en uurroosters opmaken
• Efficiënte bouwmethodes en -strategieën kiezen
• Permanent overleg met de klant over de bouwwerkzaamheden en het budget
• Technische kwesties en contractafspraken bespreken met zijn ploeg en de andere professionele partijen
• Permanente sturing, motivering en opvolging van de ploeg van vaklui
• Vlot samenwerken met de ander bouw- en constructie specialisten

De Selectie van de Aannemer

De projectleider is verantwoordelijk voor de selectie van de aannemer. Deze keuze is op zich al cruciaal voor het al dan niet slagen van het hele project.

De goedkoopste aannemer is zeker niet altijd de beste. In tegendeel. Wat op het eerste zicht goedkoop lijkt kan op het einde van de rit veel duurder zijn. Een goedkope aannemer die veel te laat oplevert met een zeer ontevreden klant als gevolg is op lange termijn duurder.

Steek als projectleider zeker voldoende tijd in het zoeken naar (een groep) van (vaste) aannemers waarmee je een lange termijnrelatie kan opbouwen.

Het heeft enorme voordelen om met een vaste set van goede aannemers te werken, die je na verloop van tijd blindelings kan gaan vertrouwen.

Sta even stil bij het volgende.

• Heeft u op dit moment een vaste set van goede aannemers?
• Kunnen zijn om met deadlines?
• Zijn zij de goedkoopste op de markt? Waarom wel? Waarom niet? (Opnieuw: de goedkoopste is niet noodzakelijk de beste)
• Hebben zijn voldoende personeel? Kunnen zij een tandje bijsteken in drukke tijden? Loopt u project geen vertraging op door onderbemanning bij de aannemer?

Her-evalueer jaarlijks even kort met welke aannemers u (niet) samenwerkt.

Dit hoeft niet per se lang te duren, maar het kan u wel een hoop ellende besparen.

Projectmanagement in de Bouw: De Belangrijkste Taken

Projectmanagement in de bouw is een complex vak. Wij zochten voor jou uit wat de belangrijkste taken zijn:

1. Focus op de finaliteit van het project! In functie hiervan ga je de bouwplannen, planning, budgettering, enzovoort specifieëren en kies je de (juiste) projectmedewerkers.
2. Investeer in effectiviteit: voorzie goede vaklui en materialen op het project en verhoog op die manier de productiviteit. Het goedkoopste isoleerschuim is per se niet de beste.
3. Permanente coördinatie en beheer van contracten, planning, budget, en werkzaamheden tijdens het hele bouwproces. Het kan je een hele hoop ellende en tijd besparen; denk maar aan wachten op offertes van leveranciers met vertraging van de bouwwerkzaamheden tot gevolg.
4. Efficiënte communicatie tussen alle betrokken partijen tot stand brengen teneinde conflicten te vermijden et tijd te verliezen met tijdrovende telefoontjes.

Project Management Processen

Eens het project werd toegewezen aan een aannemer, kunnen alle betrokken partijen aan de slag gaan. Hoe raar het ook klinkt, alle bouwprojecten hebben een standaard levenscyclus, ongeacht de eigen karakteristieken. Wij hebben ze verdeeld over vier fases:

1. Initiatiefase

De initiatiefase is het begin van het project. Een idee voor een project wordt onderzocht en uitgewerkt.

In deze fase wordt stilgestaan bij een aantal cruciale vragen:

• Waarom dit project?
• Is het project haalbaar?
• Wie zijn eventuele partners in dit project én is er voldoende draagvlak voor het project (ook bij de partners)?
• Wat moet het resultaat zijn?
• Waar liggen de grenzen van het project? -> Wat hoort wel en wat hoort niet (meer) bij het project?
• Is een haalbaarheidsonderzoek nodig? Indien ja, wat zijn de resultaten? Wat is de aanbevolen oplossing of plan?

Als alles uitgeklaard is, wordt er een projectinitiatiedocument (PID) opgesteld. Projectinitiatiedocument bevat alle relevante informatie van het project. Het is een samenvoeging van alle documentatie die tot dan toe beschikbaar is.

2. Planningsfase

Plannen van tijd, kosten én middelen voor het project = dé Prioriteit tijdens de planningsfase.

Het team ontwikkelt de strategie die gevolgd moet worden. Dit staat ook bekend als scope management.

Als onderdeel van het projectplan, en als belangrijke basis voor het inzien van de totale projectomvang, is het van een belang om een work breakdown structure te maken. Deze structuur zorgt ervoor dat je, met je team, snel tot de kern van het projectresultaat komt.

De work breakdown structure (wbs), vormt op zichzelf weer de basis voor het verder uitwerken van verantwoordelijkheden. Het maken van een WBS zorgt er stapsgewijs voor dat je alle onderdelen die komen kijken bij een project in beeld brengt.

• Wat is het beoogde projectresultaat?
• Wat zijn de belangrijkste aandachtsgebieden? Voor een bouwproject is dit meestal de fasering
• Wat zijn de taken gekoppeld aan de aandachtsgebieden?
• En ten slotte, heel belangrijk: Welke activiteiten zijn nodig en koppel de verantwoordelijkheid van een persoon hieraan.

Zodra het budget, de planning en de uit te voeren werkzaamheden bepaald zijn, is het project bijna klaar om van start te gaan. De volgende stap van dit zeer belangrijk proces is het risicomanagement. Hier gaat het team alle potentiële bedreigingen voor het project onderzoeken en er een oplossing voor aanreiken.

Tenslotte is een communicatieplan ook nodig zodat alle stakeholders efficiënt met elkaar kunnen communiceren en op die manier zo weinig mogelijk tijd verliezen. Want tijd is geld.

3. Realisatiefase

In de realisatiefase wordt het projectmanagement plan in werking gesteld. Over het algemeen wordt deze fase verdeeld in twee processen: het uitvoerend proces en het monitor- en controleproces. De aannemer zorgt ervoor dat de vereiste taken uitgevoerd worden. Tegelijkertijd worden de werkzaamheden gemonitord en gecontroleerd en wordt er indien nodig bijgestuurd en veranderd. Het is zo dat een projectleider het grootste gedeelte van zijn tijd doorbrengt in het monitoren. Afhankelijk van de informatie die hij krijgt worden de werkzaamheden bijgestuurd. Op die manier houdt hij controle over het project.

4. Nazorgfase

Een fase die vaak over het hoofd gezien wordt, maar die erg belangrijk is, is de nazorgfase. In de nazorgfase wordt alles geregeld om het projectresultaat daadwerkelijk te doen landen. Voorbeelden van activiteiten die in de nazorg plaatsvinden zijn handleidingen schrijven, onderhoud van het resultaat, evaluatie van het project zelf, schrijven van het projectverslag, (kostbare feedback voor toekomstige bouwprojecten), een feestje om het bereikte resultaat te vieren en dergelijke.

Projectplanning

Een betrouwbare planning kan enorm veel risico’s elimineren tijdens een bouwproject. De bedoeling van een planning is om het gebruik van mensen, materiaal en middelen binnen een project te optimaliseren. Op die manier worden vertragingen voorkomen en wordt een betere communicatie tussen de verschillende partijen verzekerd.

Er is een waaier aan planningstechnieken waar een projectleider uit kan kiezen. Wij zetten er 4 voor u op een rij:

• Gantt Chart: Dit is één van de meest praktische systemen voor een projectleider. Een Gantt Chart is een visueel hulpmiddel om de planning en voortgang van een project te laten zien en geeft de mogelijkheid om werkzaamheden in te plannen die afhankelijk van elkaar zijn.
• Lijnbalancering: Het dusdanig toewijzen van productietijd aan machines en/of mensen opdat er voor een vereiste productie zo weinig mogelijke tijd nodig is. De lijnbalancering is een uiterst nuttige methode voor terugkerende taken. Handig als je deadlines moet halen en je middelen effectief wilt inzetten.
• Het kritieke pad is een begrip uit de theorie van projectplanning dat aangeeft welke activiteiten in een tijdsplanning de einddatum bepalen. Kortom, deze methode kan bijdragen tot een vroegere of tenminste tijdige voltooiing van het bouwproject.
• Q-Planning: Deze planningsmethode wordt de laatste tijd al meer bekend, omdat het projectleider in staat stelt talrijke en soms tegenstrijdige taken in de juiste volgorde te zetten.

Op zich is het niet zo belangrijk welke planningstechniek de projectleider gebruikt. Elke projectleider heeft zijn eigen stijl (en maar goed ook) en zal uit ervaring ook weten dat een goed gepland bouwproces de sleutel tot succes is.

Natuurlijk heeft de projectleider niet alles in de hand en zal hij her en der met vertragingen en probleempjes worden geconfronteerd. Toch is een goede planning essentieel en geeft het de projectleider de kans om in te spelen op (de welbekende) last-minute veranderingen.

Projectmanagement in de bouw is ook budget bepalen

Het budget definiëren is verreweg een van de meest fundamentele parameters waar rekening mee gehouden moet worden als je begint met het samenstellen van een bouwproject. De schatting van de onkosten kan een zeer uitdagende taak zijn maar als het correct is gebeurd, kan het een van de sleutels tot succes zijn.

Waar moet je zeker aan denken?

• Analyseer het project -> Verduidelijk de verschillende doelstellingen en beperkingen voor het project. -> Heb je het gedaan? -> Mooi zo, nu heb je een beter idee van wat je kan bereiken en wie je precies nodig hebt om het uit te voeren.
• Raam het budget : Zet eerst alle prioriteiten van je project op een rijtje. Ga daarna pas je budget organiseren samen met een tijdsschema of kalender. Dit is ook een goed moment om offertes op te vragen van geïnteresseerde aannemers.
• Monitor de kosten: Is het bouwproject gestart? ->  Hou de kosten constant bij! Dit is essentieel! Dan kom je niet voor verrassingen te staan!
• Houd de boekhouding bij: Een competente boekhoudingsafdeling is van vitaal belang. In samenwerking met het hele team, zijn zij verantwoordelijk om alle financiële overeenkomsten volgens plan te laten verlopen.

Wetgeving

Een bouwproject bestaat uit een heleboel details. Het is van uiterst belang dat de projectleider de wettelijke bepalingen in het oog houdt. Er zijn vijf zaken waar de projectleider rekening mee houdt:

• De partijen: Iedereen die betrokken is bij het bouwproject (aannemers, bouwheer, onderaannemers, etc.)
• Contracten: Hoewel er bepaalde vaste contractformulieren bestaan voor bouwprojecten, zijn er vaak veranderingen nodig in de overeenkomsten zodat gerechtelijk advies meer dan noodzakelijk is.
• Wetgeving: Een juridisch team kan ervoor zorgen dat alle verschillende wetgevingen naar behoren worden uitgevoerd.
• Aankoop: Het aankoopproces houdt de aankoop van alle verschillende materialen en diensten die nodig zijn voor een bouwproject in. Het is dan ook belangrijk dat het hele project zorgvuldig is georganiseerd vanuit wettelijk standpunt gezien.
• Verzekering: Het zal voor niemand een verrassing zijn om te horen dat er veel gevaren en risico’s zijn op een bouwwerf. Een projectleider moet goed geïnformeerd te zijn en dient zorgvuldig alle details van verzekeringsovereenkomsten te kennen en geregeld te hebben.

Een goed voorbereide projectleider biedt bij besprekingen over wetgeving of risico’s altijd een antwoord. Op die manier wordt het hele project veilig gesteld en berust het op sterke fundamenten.

Conclusie

Een bouwproject opzetten en opvolgen is een enorme uitdaging op vlak van planning, samenwerken en communicatie. Daarom is het van cruciaal om het managen van uw project toe te vertrouwen aan software dat je leven gemakkelijker maakt en je tegelijkertijd de gelegenheid geeft om je bouwprojecten naar een kwalitatief hoger niveau te tillen.