De digitale switch zorgde voor enorme groei bij Danafix-EVC
In 2018 sprong Danafix-EVC, gespecialiseerd in energie- en veiligheidscoördinatie, op de digitale kar. Ze maakten komaf met de stapels en kasten vol papieren dossiers, en slaagden erin hun workflow te optimaliseren, met een enorme groei als gevolg.
Het Danafix-EVC verhaal is nog lang niet uitgeschreven, want er staat nog verdere uitbreiding op de planning.
We hadden een gesprek met Lisa Defoor en ing. Danny Defoor van Danafix, enthousiaste en constructieve SafetySnapper gebruikers.
Lisa Defoor aan het woord:
“Momenteel zijn we bij Danafix gespecialiseerd in Veiligheidscoördinatie, EPB-verslaggeving, EPC-certificering, Ventilatieverslaggeving en Plaatsbeschrijvingen. Op zeer korte termijn breiden we onze expertise uit met blowerdoortesten en rioolkeuringen.”
“Een hele boterham aan activiteiten, die we momenteel uitvoeren met een team van 3 personen. Mijn vader, ing. Danny Defoor is zaakvoerder en verantwoordelijk voor veiligheidscoördinatie, EPB – EPC – en Ventilatieverslagen. Ik ben office manager, ventilatieverslaggever en assistent voor EPB. En ook mijn neef Wouter Mathyssen is sinds september 2019 in dienst bij ons. Hij vraagt alles op ivm documentatie voor Veiligheidscoördinatie, EPB en EPC, en is assistent voor EPB en ventilatieverslaggever. We zijn momenteel dus een echt familiebedrijf.”
Danny Defoor vult aan: “We zijn op zoek naar extra personeel voor ventilatieverslaggeving, blowerdoortesten en rioolkeuringen. En ja, ook kandidaturen van buiten de familie worden in overweging genomen.” (knipoogt)
Danafix gebruikt SafetySnapper voornamelijk voor het opmaken van werfverslagen via de app rechtstreeks op de werf, voor het opvragen van stavingsstukken bij bouwpartners (VC, PID, EPB), en voor de verplichte aanwezigheidsregistratie bij Checkinatwork.
Lisa, vertel! Wat bracht jullie ertoe om te starten met SafetySnapper?
“We waren uren bezig met het afdrukken, sorteren, kaften maken en bijhouden van papieren. De fardes stapelden zich op en we moesten zelfs een extra muur vrijmaken om genoeg plaats te hebben om alle dossiers bij te houden.”
“Daarnaast waren we ook continu bezig met het aanschrijven van betrokken partijen om stavingsstukken op te vragen, en nagaan welke we al dan niet binnen hadden. Het was een never-ending-story van dossiers doorbladeren, checklijstjes bijhouden in excel, sent items in onze mailbox controleren, en checken of er al genoeg tijd over gegaan was om een nieuwe reminder te sturen.”
“Met zo een 4 à 500 dossiers lopende en een 2.000 tal op te maken postinterventiedossiers nam dit enorm veel tijd in beslag. We vermoedden en hoopten dat er een betere manier moest zijn om hier mee om te gaan.”
“We leerden SafetySnapper kennen en ontdekten dat het opvragen en opvolgen van stavingsstukken binnen SafetySnapper heel eenvoudig ingesteld en opgevolgd kan worden.”
“Nu selecteren we bij aanvang van een project in enkele klikken de verantwoordelijke voor de documenten die we gedurende het project zullen moeten ontvangen. In één oogopslag kunnen we opvolgen welke stukken al binnen zijn, en welke documenten we nog moeten ontvangen. In enkele seconden tijd verzenden we een standaardmail om documenten die nog niet opgeladen werden op te vragen.”
Danny vult aan: “Voor de op te vragen documenten maakten we checklists in functie van de documenten die we nodig hebben (VC, EPB, PID). Deze hergebruiken we waar nodig in onze lopende dossiers.”
Lisa gaat verder: “Waar ik ervoor misschien op een hele dag 16 dossiers fysiek vast kon nemen – helemaal uitpluizen waar we stonden en wat nog ontbrak aan bijvoorbeeld technische fiches – kan ik er nu makkelijk dubbel zoveel in dezelfde tijd afwerken.”
“Een ander groot voordeel is dat alle informatie nu digitaal verzameld staat op één plek. We hoeven maar één bron te raadplegen in plaats van papieren dossiers te doorbladeren en excel lijstjes af te vinken over wat al dan niet in orde is en nog opgevraagd moet worden.”
“Dat laat ons meteen ook toe om veel korter op de bal te spelen. Na een werfbezoek hoeven we niet meer te wachten, of te onthouden tot op kantoor wat de status is. Via de app op onze smartphone kunnen we vanop de werf al een checklijst aflopen en invullen.”
“Doordat dit voordien een stuk omslachtiger was, stuurden we bijvoorbeeld gelijktijdig de mail met de vraag stavingsstukken door te geven naar de aannemer van de ruwbouw, en de aannemer van de schilderwerken. Het spreekt voor zich dat de aannemer van de ruwbouw dan al eens wat verder moest gaan ‘graven’ om deze stukken terug op te snorren.”
“Voor de aannemers zelf werkt het makkelijker als de stukken op de juiste moment opgevraagd worden, wanneer alles nog vers in het geheugen zit. Zo kunnen zij langs hun kant deze projecten ook sneller afsluiten.”
“Voor onze EPB-verslaggeving hebben wij veel documentatie nodig van de bouwheer. We hebben hier specifieke checklijsten voor opgemaakt in SafetySnapper. We contacteren de bouwheer rechtstreeks vanuit SafetySnapper met de vraag dat ook zij af en toe alle stavingen kan opladen. Hier winnen we veel tijd mee. Het proces lijkt sterk op dat van de aannemer voor het postinterventiedossier.”
Lisa: Ik persoonlijk raad SafetySnapper zeker aan! Als ik zie hoeveel tijd zowel de coördinator die de bezoeken doet, als diegene die de administratie opvolgt er mee bespaart, is het zonder twijfel een grote meerwaarde!
Danny, die vooral op verplaatsing werkt is enthousiast over het opmaken van werfverslagen met SafetySnapper:
“Ik gebruik voornamelijk de functie van verslaggeving bij mijn werfbezoeken. Ik vertrek vanuit een standaard template waaruit ik de op te volgen punten per dossier haal om deze tijdens mijn bezoeken te controleren. Ik hou van afvinken en aanvullen en in plaats van altijd hetzelfde te typen. Dat scheelt in tijd en we hebben honderden dossiers, pure tijdswinst!”
“Het verschil met vroeger zit hem in de capaciteit meer werven op te volgen omwille van snelheid van verslaggeving. Ik neem nooit meer een boekentas vol papieren mee naar vergaderingen. Alle informatie is steeds bereikbaar via de cloud. Via mijn werfverslagen weet ik wat gebeurd er gecommuniceerd is. Via de checklist documentatie weet ik wat ik reeds ontvangen heb van de participanten op de werf en wat niet.”
“Ook over de Checkinatwork functionaliteit is Danny tevreden: de nieuwe mogelijkheid tot aanmelding bij CAW via de QR-scan is zalig werken, al na enkele seconden ben ik klaar om de werf te betreden.”
Hebben jullie tot slot nog een ultieme tip voor andere of toekomstige SafetySnapper gebruikers?
De tip krijgen we van Lisa: “Wees je ervan bewust dat het voor sommige aannemers even wennen is om zaken op te laden. Ze zijn het meestal gewoon om alles via mail te sturen, en grijpen hier in begin nog vaak naar terug. Geef niet op, en durf te bellen. Soms gaat het om een detail dat ze over het hoofd zagen, en moet je het nog eens kort uitleggen. Eens ze helemaal mee zijn, gebruiken ook zij SafetySnapper met veel plezier!”
Lisa geeft ook nog dit mee: “Het SafetySnapper team staat altijd klaar om te luisteren naar gebruikers of ze iets kunnen optimaliseren of aanpassen om het gebruiksgemak te verbeteren.”
Bedankt Lisa en Danny voor dit enthousiaste interview. Veel succes met de uitbreiding van jullie activiteiten!
Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of test je SafetySnapper zelf graag eens uit?
Contacteer ons via support@safetysnapper.com we helpen graag. Of start hier je gratis SafetySnapper proefperiode.
Lees ook:
- Aanwezigheidsregistratie bij checkinatwork met SafetySnapper
- 15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met SafetySnapper
