Meer tijd om te focussen op het werk dat er écht toe doet: veiligheid op de werf

Of ik zou willen terugschakelen naar werken met word templates en excel voor het opstellen van veiligheidsverslagen? No way!

We spraken met ing. Louis Melis, veiligheidscoördinatotor bij VEKMO. Over zijn workflow, en de evolutie in de manier van werken. Tot slot geeft hij nog de ultieme SafetySnapper tip.

VEKMO is reeds 20 jaar een gewaardeerde en bekende speler m.b.t. veiligheid in de bouwsector. Het is de bedrijfsmissie om het veiligheidspeil in de bouwsector te verhogen. VEKMO is gespecialiseerd in veiligheidscoördinatie voor een verscheidenheid aan type projecten: van wegenbouw en industrie, over stedelijke en gemeentelijke projecten, tot vastgoedprojecten. Louis gaat meestal solo te werk als veiligheidscoördinator, tenzij voor heel grote en complexe projecten waarvoor een team samengesteld wordt.

Ongeveer 6 jaar geleden startte Louis met SafetySnapper. We blikken even terug op de manier van werken vóór SafetySnapper.

Veiligheidsverslagen – the old way

Louis Melis aan het woord:

“De oude manier van werken zorgde voor tijdverlies en frustratie. Meerdere uren per week was ik bezig met domme handelingen. We werkten met Word templates waarin we telkens de hoofding, het verslagnummer, dat datum … manueel moesten aanpassen.

We begonnen steeds vanaf het voorgaand verslag. De checks die niet relevant waren in een vorig verslag verdwenen, en waren moeilijk terug te vinden wanneer deze wel van toepassing waren op nieuwe verslagen.

Deze werkwijze vroeg veel energie om zaken goed te zetten, aanpassingen maken zodat de bladspiegel ok was, meerdere keren alles na te kijken. De ruimte voor fouten was (te) groot aangezien niets geautomatiseerd was.

Ook het rommelen met foto’s mis ik absoluut niet: foto’s sorteren, slepen naar de juiste mapjes, foto’s bewerken ik een ander programma, nog eens kopiëren naar het juiste verslag.

We verloren er enorm veel tijd mee, minstens een half uur per verslag. Reken maar eens uit als je op een dag 3 à 5 bezoeken aflegt, 200 dagen per jaar.

Op de duur was ik meer bezig met de vormgeving van mijn verslagen, dan met de veiligheid op de werf. Absurd!

Indertijd hebben we overwogen om een fulltime administratieve ondersteuning aan te nemen, dat zou perfect mogelijk geweest zijn ter ondersteuning van 5 veiligheidscoördinatoren. Maar, zelfs als je dit uitbesteedt, mis je nog de nuances die je zelf gelegd zou hebben, en blijft het moeilijk om de concrete inhoud helemaal goed te krijgen.

Ik herinner me nog goed dat ik werven had waarbij ik zeer tevreden was over de coördinatie. Gezien ik zoveel mogelijk tijd wou steken in de veiligheid op de werf zelf, was ik genoodzaakt om verslagen vaak snel-snel op te stellen, ik had gewoon de tijd niet om deze uitgebreider te maken doordat het zo een omslachtig proces was. Ik vond het dan erg jammer dat de goede coördinatie niet naar voor kwam in de beknopte verslagen die ik kon afleveren.”

Hoe verloopt dit nu, mét SafetySnapper?

“Dankzij SafetySnapper loopt dit vlotter, en kan ik nu in minder tijd een veel uitgebreider en gedetailleerder zicht geven in mijn verslagen over de stand van zaken op de werf, wat me ook meer eer geeft van mijn werk.

Bovendien heb ik nu nog meer tijd en energie om te focussen op wat er echt toe doet: veiligheid op de werf.

Hoe ik nu te werk ga is als volgt. Voor ik naar de werf vertrek sync ik mijn SafetySnapper app op de iPad, zodat ik zeker over de laatste versie van alle gegevens beschik. Ik doe dit thuis of op bureau omdat ik daar zeker ben van een goede verbinding. Nadien kloon ik het voorgaande verslag en scroll ik er eens door om de stand van zaken na te kijken, ik pas nog niets aan.

Tijdens de rondgang noteer ik niets, ik vind communicatie zeer belangrijk, dus ik probeer mijn ogen op de werf en werfleider te houden. Wel neem ik van elk item foto’s.

Eens we terug zijn in de werfkeet overloop ik samen met de werfleider de openstaande punten, nadien voeg ik de foto’s toe per opmerking.

Ze zeggen vaak: een foto zegt meer dan duizend woorden, en daar geloof ik ook in. Aangezien je makkelijk foto’s toevoegt, en er ook snel een cirkeltje of andere aanduiding tekent via de SafetySnapper app, hou ik me niet in om veel foto’s te maken en toe te voegen.

Bij het verlaten van de werf is mijn verslag zo goed als klaar. Afhankelijk van de verbinding sync ik het verslag ter plekke, of doe ik dat wanneer ik terug thuis of op de bureau ben.

Voor grote werven zijn de opmerkingen vaak iets complexer, dan werk ik het verslag nog af via de online account op mijn computer.”

Automatisering verkleint het risico op fouten

“We koppelden ons intern VEKMO platform via API waardoor alle verslagen die in SafetySnapper gemaakt worden, ook steeds met ons eigen platform gesynchroniseerd worden. Omgekeerd worden alle gegevens van bijvoorbeeld contactpersonen automatisch doorgepusht naar SafetySnapper.

Deze geautomatiseerde manier van werken zorgt ervoor dat je er niet zelf aan moet denken om bestanden te kopiëren naar de eigen server. Iedereen gaat zo ook steeds met de juiste verslagen aan de slag. Wat het risico op fouten aanzienlijk verkleint.”

Tijdsrendement, professionaliteit en juridische voordelen

“Doordat al mijn verslagen bij het verlaten van de werf klaar zijn – of na maximum 1 dag bij grote werven – kan ik erg kort op de bal spelen. Juridisch gezien is dit het ideale scenario. De tijdsframe tussen het vaststellen van een probleem, en het melden hiervan blijft best zo kort mogelijk. Hoe sneller je opmerkingen kan doorspelen, hoe duidelijker de communicatie met de klant, en hoe kleiner het risico dat er iets misgaat. Een win-win situatie voor alle betrokken partijen.

Over wins gesproken, ook van onze bedrijfsleider hoorde ik dat SafetySnapper een grote toegevoegde waarde is. Naast het verhoogde tijdsrendement is het ook makkelijk om een overzicht te houden van de stand van zaken. Je ziet in één oogopslag welke verslagen gemaakt zijn voor welk project en door wie. Valt er een collega ziek, dan heb je meteen toegang tot alle gegevens. De lay-out opties waarmee je verslagen laat aansluiten bij de eigen huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling, wat het bedrijfsimago dan weer ten goede komt.”

De ultieme tip: gebruik checklijsten

“Denk goed na over alle checks die je wil toevoegen in je checklist template. Als je deze van het begint goed instelt optimaliseer je het tijdsrendement meteen. Kijk eens in de verslagen uit het verleden, en maak een lijstje van items die vaak terugkomen, met de meest voorkomende opmerkingen. Je kan deze toevoegen als standaard antwoorden, zodat je deze op de werf alleen maar hoeft aan te vinken.

Wat handig is aan SafetySnapper, is dat de je telkens opnieuw de gehele checklijst terug te zien krijgt, ook al kloon je een voorgaand verslag. Enkel de opmerkingen die van toepassing zijn worden nadien effectief in het verslag getoond, maar zo verdwijnt er nooit meer een check uit het overzicht.

In onze account hebben wij verschillende types checklijsten aangemaakt voor verschillende soorten inspecties. De preventie adviseurs hebben bijvoorbeeld ook hun eigen checklijst template.”

Nieuwe collega’s vlot van start met SafetySnapper

“Wanneer er nieuwe collega’s starten, of wanneer we met freelancers werken valt het op dat iedereen snel aan de slag kan met de tool. In ons bedrijf werkt er niemand nog op de oude manier, zelfs de collega’s die absoluut niet ICT-minded zijn zagen al snel in hoeveel tijdswinst er te rapen viel en sprongen ook op de SafetySnapper-kar.

Ik heb het al eens gezegd: SafetySnapper werkt gewoon verslavend. Eens je gestart bent wil je echt niet meer terug!”

Bedankt, Louis, voor dit enthousiaste en eerlijke interview!

Heb je na het lezen van dit artikel vragen, of test je SafetySnapper zelf graag eens uit?

Contacteer ons via support@safetysnapper.com we helpen graag. Of start hier je gratis SafetySnapper proefperiode.

Meer informatie over de expertise van VEKMO vind je hier.

Lees ook:

• Aanwezigheidsregistratie bij checkinatwork met SafetySnapper
• De digitale switch zorgde voor enorme groei bij Danafix-EVC
• 15 Handige tips voor het maken van veiligheidsverslagen met SafetySnapper