Must-have software voor (solo) Architecten – inclusief kostenoverzicht

Weten welke software je wel en niet nodig hebt als architect is geen makkelijke oefening. Het aanbod is zo groot dat je soms het bos door de bomen niet meer ziet.

Vragen zoals

• Heb ik een top-notch-en-super-uitgebreid ERP/project management programma nodig?
• Bestaat er een eenvoudige tool voor tijdsregistratie en facturatie?
• Weet jij welke tools/software andere architecten gebruiken?

Zijn vragen die regelmatig terugkomen wanneer ik met architecten spreek. Daarom besloot ik een overzicht op te stellen van de software essentials voor beginnende- en solo architecten. En voor de volledigheid (en om je tijd aan research te besparen) vulde ik het aan met prijsinformatie.

Nadat je het overzicht bekeken hebt moet je alleen nog tijd vinden/maken om de software te testen en implementeren. Geen makkelijke klus, maar wel eentje die achteraf loont. Geloof me vrij: de tijd die je hieraan spendeert verdien je in een mum van tijd terug.

Zie het als een investering: je investeert nu tijd en energie in het testen en toepassen van software, om er nadien de vruchten van te plukken.

Wanneer je aandelen koopt investeer je geld om er later meer geld mee te verdienen. Hetzelfde geldt voor software: je investeert nu je tijd (en een beetje geld) om er later (veel) meer tijd (en geld!) mee te verdienen.

Want, naast het verhogen van je uurtarief (lees hier waarom dit ook het overwegen waar is) is dé manier om meer geld te verdienen als architect: meer factureerbare uren te werken.

Versta mij niet verkeerd. Meer factureerbare uren werken is niet hetzelfde als meer uren werken.

STAP 1: de tijd die je spendeert aan niet-factureerbare taken verlagen

Je gaat jouw kostbare tijd toch niet verspillen aan administratieve taken zoals:

• opmaken van facturen gebaseerd op de manuele input van timelogs in excel
• manueel betalingen opvolgen
• werfverslagen uitschrijven in Word, grondplannen afdrukken, openstaande items naar jezelf mailen
• documenten voor de boekhouding printen en aan je boekhouder bezorgen enz.

Daar bestaan toch tools voor.

Door jouw tijd (en geld) te investeren in de juiste software, kan je een aantal repetitieve administratieve taken automatiseren, en zo massa’s tijd winnen. Maand, na maand, na … je begrijpt wel wat ik bedoel. 😉

STAP 2: de gewonnen tijd gebruiken om te werken aan projecten voor klanten.

Factureerbare uren.

Een makkelijke manier om je inkomsten te laten stijgen – zonder er meer uren voor te hoeven werken.

Maar dus, welke soort software heb je dan als solo architect nodig?

Ik zou niet aanraden om vanaf de start te investeren in een ERP project management software pakket met veel toeters en bellen.

Ik zeg: kies voor eenvoudige en cloud-based software die niet veel installatie vraagt, en:

• die makkelijk is om mee aan de slag te gaan – geen IT kennis vereist
• waarbij je intekent om op maandelijkse basis te betalen (en die je dus ook maandelijks kan opzeggen)
• waarbij geen manuele updates nodig zijn

Het voordeel van cloud-based oplossingen is dat je automatisch toegang hebt tot je data, altijd (zowel ‘s nachts als overdag), overal (zowel op bureau als thuis) en ook met eender welk toestel (laptop, tablet, smartphone …)

Het lijkt misschien een detail, maar dit kan jouw productiviteit een enorme boost geven. Denk eens aan de ontelbare keren dat je een plan of ander document wou bekijken op de werf, maar dat je er niet aan kon. En dat is nog maar één voorbeeld.

Dus, welke cloud software heeft een architect dan nodig, en welke kosten brengen die met zich mee?

Hier is een lijst van software producten waarvan ik denk dat ze handig, wat zeg ik, zelfs onmisbaar zijn voor solo architecten, aangevuld met hun kostenplaatje.

1/ CAD software

Aan het bepalen welke CAD software het best voldoet aan jouw noden zouden we een volledig nieuw artikel kunnen wijden. Ik ga er hier dus niet dieper op in, en beveel er niet één aan.

Maar, als architect kan je er moeilijk onderuit. Of je nu kiest voor Vectorworks, AutoCAD, ArchiCAD of een andere … je hebt tekensoftware nodig. De kans is groot dat dit ook de grootste hap uit jouw software budget zal nemen.

Afhankelijk van jouw wensen en noden variëren de prijzen enorm.

Hier zijn 3 voorbeelden:

• Archicad: koop je vanaf €2760 , plus €175/maand.
• Autocad: begint aan €177/maand. Geen opstart/aanschafkost.
• Vectorworks: €3295 éénmalige aankoopkost, geen maandelijkse abonnementskost.

Deze prijzen geef ik louter mee ter indicatie. Aanbevelingen over welke optie het best past bij jou, zou hier te kort door de bocht zijn, omdat dit sterk afhangt van jouw specifieke noden.

Maar, CAD software is enorm belangrijk voor architecten, dus ik zou je zeker niet aanraden om je keuze enkel van de prijs te laten afhangen.

2/ Document management software, documenten bewerken, en e-mail

Als architect heb je nood aan een goede oplossing voor het beheren van je documenten. Offertes, contracten, tekeningen, plannen … moeten op een veilige, maar toch toegankelijke plek bewaard worden.

Idealiter zijn jouw documenten altijd en overal toegankelijk.

Als je geen cloud-based document management software hebt, is dit je prioriteit. Het zal je massa’s tijd en gedoe besparen. En je komt er nog eens professioneel mee voor de dag bij je klanten ook.

Google en Microsoft bieden beiden document management oplossingen aan, en combineren dit (onder andere) met bewerken van documenten, samenwerken aan documenten en e-mail.

Ik raad je aan om te opteren voor één provider (of Microsoft, of Google) en daar voor het complete pakket te kiezen. Dus niet één oplossing voor e-mail, een andere voor document editing en nog een andere voor het beheer van je documenten.

Als je via Google Cloud werkt, kan je Google Drive gebruiken voor het opslaan en delen van documenten, Gmail voor e-mail en Google Docs en Spreadsheets als alternatieven voor Microsoft Word en Excel, met als voordeel dat je hier ook in kan samenwerken in real-time.

Google Cloud is een zeer betaalbare oplossing.

Voor 10 euro per maand heb je toegangt tot alles en krijg je er opslagruimte tot 1TB bovenop. Wist je trouwens dat het ook mogelijk is om gmail te gebruiken met je eigen domein? (zoals bvb email@domain.com)

Een alternatieve oplossing kan Office 365 zijn. Voor € 8,8/maand/gebruiker heb je zowel toegang tot Microsoft Word en Excel, email en ook 1 TB ruimte in OneDrive.

Als je enkel op zoek bent naar een oplossing voor het beheer van je documenten en samenwerking, kan je ook kiezen voor Dropbox. Voor ongeveer 10 euro per maand krijg je 5 TB aan opslagruimte.

Bij ArchiSnapper gebruiken we de Google Cloud producten voor alles, en dit werkt goed voor ons.

3/ Tijdsregistratie en facturatie

Je wil je tijd niet verdoen aan het manueel ingeven van gewerkte uren en opstellen van facturen.

Stel je voor hoeveel tijd je verliest aan het ingeven van de gewerkte uren in een spreadsheet, het bedrag voor de factuur berekenen, de klantgegevens ingeven in een Word template, er zelf een PDF van maken … daarvoor is jouw tijd toch te kostbaar?

Overweeg de aanschaf van eenvoudige tijdsregistratie software. Software die jou toestaat om op geautomatiseerde wijze de tijd per project te registreren. Nadien creëeren deze tools in enkele kliks professionele facturen voorzien van jouw logo en branding.

Bij ArchiSnapper gebruiken we hiervoor Freshbooks, maar je zou ook andere opties kunnen bekijken zoals Hubstaff (€10/gebruiker/maand), Harvest (€12/gebruiker/maand) of TimeCamp (€7.5/gebruiker/maand).

Met tools zoals deze kan je makkelijk de tijd die je aan een specifieke klant gespendeerd hebt tracken. Je maandelijkse facturen en rapporten worden automatisch gegenereerd.

Als je meer wil weten over tijdsregistratie apps voor architecten vind je in dit artikel nog veel meer info.

4/ Eenvoudige Project Management tool

Bij ArchiSnapper gebruiken we Trello om onze openstaande taken te beheren, gerangschikt per project. Het helpt ons om een overzicht te maken van de taken die we nog moet uitvoeren.

Hoe het werkt? Je sleept je taken van de ene kolom zoals bvb TO-DO naar een andere zoals bvb DONE.

Gebruik je vaak post-its, mail je to-do lijstjes naar jezelf of schrijf je ze op een stukje papier? Dan is Trello de ideale digitale vervanger. Je kan bvb een bord maken per project en zo een kaartje aanmaken voor elke TO-DO binnen een project. (zoals bvb ‘plan aanpassen’). Via de app bekijk je jouw to-do’s ook on-the-go.

Het basis pakket is gratis en zal voldoende zijn om aan jouw noden te voldoen.

5/ Werfverslagen en Opleveringen

Je spendeert als snel een uur of meer bij het opstellen van een werfverslag of oplevering.

• Op de werf maak je notities met pen en papier, foto’s met je smartphone of tablet
• Eens je terug op kantoor bent ben je even bezig met het uitschrijven van je notities in Word, je transfereert de foto’s naar je PC, je gaat op zoek naar de juiste foto’s bij de juiste opmerking, je maakt eventueel ook wat aantekeningen op de foto’s en importeert ze in je worddoc.
• En dan hebben we het nog niet eens over de “verspring-struggles” om tot een mooie uitlijning van je images en je tekst in dat worddoc te komen. 😉

ArchiSnapper is een simpele app die heel het bovenstaande proces van het maken van werfverslagen en opleveringen automatiseert.

De app helpt jou om je observaties te noteren, foto’s te nemen rechtstreeks in de app, aantekeningen op plannen en foto’s te maken én stelt nadien heel je verslag  op professionele wijze op. Voorzien van je eigen branding. Dit bespaart jou uren tijd!

ArchiSnapper kost € 19/maand voor 1 gebruiker (en €14/maand voor extra gebruikers)

6/ Grafisch design

Als architect zal je waarschijnlijk ook een tool nodig hebben die jou helpt bij het opstellen van grafische designs zoals Adobe photoshop, (€24,19/maand) of Adobe illustrator (€24,19/maand) om jouw ontwerpen mooi voor te stellen en te verkopen.

Een andere optie is Canva. Een eenvoudige tool die oneindig veel mogelijkheden voorstelt voor het opmaken van strakke presentaties, professionele visuals voor social media, voor je website, enz. Zelfs met gelimiteerde design skills kan je met Canva prachtige visuals maken dankzij hun grote aanbod aan templates. Je past de kleurtjes aan, voegt je logo en eigen foto’s toe, en klaar. Er bestaat een gratis versie met heel wat opties. De Pro versie gebruik je vanaf € 8,99/maand.

7/ Website en online portfolio

Het kan nogal duur uitvallen om een web developer in dienst te nemen die voor jou een custom website bouwt met geïntegreerde portfolio. Goed nieuws, er bestaan alternatieven!

Als architect is het cruciaal dat je kwaliteitsvolle foto’s van je werk toont op je website, want naast je tarief is dit een fundamentele factor in het beslissingsproces bij klanten en prospects die bepaalt of ze voor jou of één van je concullega’s kiezen. (lees hier meer over social proof strategieën voor architecten en aannemers)

Gelukkig bestaan er enkele simpele oplossingen, met tools zoals Format (€12/maand) heb je geen web developer nodig en kan je toch een professionele website creëren inclusief foto’s van jouw werk.

Ook met Wix kan je een website bouwen from scratch, helemaal zelf. Zonder dat je er codeer-skills voor nodig hebt. Wix kan door iedereen gebruikt worden die een website wil bouwen dankzij de drag & drop functie. De prijzen variëren van gratis tot € 24,5/maand afhankelijk van het plan waar je voor kiest. Als je bijvoorbeeld een custom domain wil zoals bvb jouwwebsite.com, zal het iets duurder zijn.

Wix heeft enkele templates die specifiek voor architecten ontwikkeld werden, je kan hier enkele voorbeelden terugvinden.

WordPress is een gratis alternatief. Maar, voordat je kan beginnen moet je wel enkele kleine taakjes volbrengen. Je moet bijvoorbeeld zelf een server subscription kopen en een domeinnaam. WordPress heeft wel (veel) meer design opties en is extreem personaliseerbaar.

Hier vind je een vergelijking terug tussen Wix en WordPress om je eigen website te bouwen. Voor iemand die – zoals de meeste architecten – geen ervaring heeft met het bouwen van websites, is Wix de beste oplossing, aangezien het veel makkelijker op te zetten en te onderhouden is.

Conclusie

Naast deze lijst zijn er talloze andere software en apps voor architecten beschikbaar op de markt. De bedoeling van deze lijst is om de echte must-haves voor architecten op te lijsten.

Samengevat:

• CAD software
  Onmisbaar voor je ontwerpen
  => prijzen variëren afhankelijk van je eigen noden
• Document management
  Cloud Software voor het beheren en opstellen van documenten altijd en overal toegankelijk, idealiter inclusief e-mail tool
  => € 10 per maand
• Tijdsregistratie & Facturatie
  Een eenvoudig programma voor tijdsregistratie en facturatie zodat je jouw facturen niet manueel moet opstellen en geen excel sheets met tijdsregistratie moet bijhouden
  => ongeveer € 10/maand
• Project management
  Een eenvoudige tool zoals Trello voor het helpen met het beheer van je TO DO’s op een eenvoudige en gratis manier
  => gratis
• Werfverslagen & Opleveringen
  ArchiSnapper om je te helpen tijd besparen bij het opstellen van werfverslagen en opleveringen
  => € 19/maand
• Grafisch programma
  Zoals Photoshop of Canva om je ontwerpen mooi te verpakken en verkopen
  => € 10/maand
• Webdesign
  Tools zoals Format of Wix om jou op een makkelijke (betaalbare) manier jouw werk en business online te presenteren
  => € 18/maand

Als we CAD software niet meetellen (waarvan de prijzen te sterk variëren) brengt dit ons op een totaal van € 67/maand aan software kosten voor architecten die een eenmanszaak runnen.

Dus, nog enkele uitsmijters om over na te denken:

FEIT 1: alle software tools die ik hierboven aanhaal – en die jou € 67/maand kosten – zullen jou úren tijd (en dus ook geld) besparen.

FEIT 2: de meeste architecten rekenen ongeveer € 70 of meer aan per factureerbaar uur werk

Een conservatieve inschatting:

• Stel: je werkt tegen een tarief van € 70/u
• Stel: je gebruikt de tools van dit artikel en betaalt dus € 67/maand
• Stel: je wint hierdoor 4u per maand doordat je deze tools voor automatisatie (maar ik denk eerlijk gezegd dat je er meer tijd mee zal winnen)
• Conclusie : 4u per maand, die je dus extra kan gebruiken om in te zetten voor werk voor klanten, en dus extra kan aanrekenen. Dat brengt ons op een mooi totaal van 4u aan € 70 of € 280 min € 67 aan software kost is een winst van (minstens!) € 213/maand.

En dan spreken we nog niet eens over je gemoedsrust die het skippen van al deze irritante manuele en administratieve taken met zich meebrengt.

Als je denkt dat we er eentje vergeten zijn, laat het ons zeker weten! Aarzel niet om jouw mening te delen in de comments.

We zijn niet op zoek naar de nice-to-have software, maar naar de echte essentials. Software die elke solo-architect nodig heeft om minder tijd te spenderen aan administratieve taken, en meer aan factureerbaar werk.

Want onthou dit: net zoals met aandelen waar je geld investeert om later de winst op te strijken, geldt dat ook voor software: investeer je tijd op een slimme manier met het implementeren van deze tools in jouw bedrijf, en profiteer later maximaal van de tijdswinst die deze met zich meebrengen.

P.S. Heb je er al eens aan gedacht om een virtual assistant in te schakelen voor administratieve taken die je niet door software kan laten uitvoeren? Lees zeker ook deze gids over het inzetten van Virtual Assistants.

Lees ook

• De Beste Apps voor Architecten – Onze selectie voor 2019
• 6 Krachtige Social Proof Tips voor Architecten en Aannemers
• Boost je Inkomen. 9 tips voor Architecten, Ingenieurs en Aannemers
• 14 Onmisbare Tools en Gadgets voor Architecten

Wist je dat we regelmatig nieuwe artikels posten over hoe je jouw bedrijf kan uitbouwen en laten groeien? Als je graag op de hoogte blijft van onze content, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief via de rode balk bovenaan deze pagina, of volg ons op Linkedin, Twitter of Facebook.