Stuur een e-mail Naar je Collega's, Zelfs als je Naast Elkaar Zit. | ArchiSnapper

Stuur een e-mail Naar je Collega’s, Zelfs als je Naast Elkaar Zit.

FEIT 1

Elke taak die je start begint met een opwarming, nadien bevind je je helemaal “in the zone”.

Altijd, zonder uitzondering.

Een gemiddelde opwarming duurt ongeveer 10 à 30 minuten, nadien ben je helemaal, full speed – full focus, aan het werk.

De opwarming kan ook een fysieke voorbereiding zijn.

Zoals een schilder bijvoorbeeld. Hij opent eerst zijn pot verf, bereidt zijn borstels voor, en dan pas kan hij beginnen aan het schilderwerk. Of de dakwerker, die kijkt eerst even na of alles veilig is voor hij aan de slag gaat. Of zoals de architect, die zijn computer opstart, zijn tekenprogramma opent en even wacht tot de zware files geladen zijn voor hij er aan kan beginnen.

Maar het kan ook mentale voorbereiding zijn.

Als jij het volgende bouwproject ontwerpt, moet je ook eerst alle “beperkingen” even binnenladen. Het kader waarbinnen je moet ontwerpen. Eens dat gebeurd is wordt je pas echt productief en kan het ontwerpen beginnen.

Dat betekent dus dat als je aan een taak of activiteit begint, de eerste 15 à 20 minuten eigenlijk opwarmtijd (aka overhead) is.

Eens je je topsnelheid bereikt hebt, ben je voor minstens een uur super productief. Zolang je “in the zone” kan blijven natuurlijk.

FEIT 2

De meeste (of laat ons zeggen, alle) mensen willen graag instant aandacht (van iemand anders), als ze vast zitten of als ze iets willen delen of vertellen.

Als jij druk bezig bent, maar plots vastzit (en je weet dat jouw collega de info heeft die jij nodig hebt om verder te kunnen gaan) zal je waarschijnlijk snel in de verleiding komen om die informatie ASAP te verkrijgen. Je belt je collega op zodat jij verder kan werken.

Dat klinkt inderdaad nogal egoïstisch, maar zo zitten wij mensen nu eenmaal in elkaar.

Als jij een (moeilijke) taak volbracht hebt ben je gelukkig, en wil je dat geluk ook delen. Hoogstwaarschijnlijk zal je in al je enthousiasme ook je collega opbellen om het goede nieuws te vertellen.

Voor de meeste bedrijven is de combinatie van FEIT 1 + FEIT 2 = inefficiëntie.

Bijvoorbeeld:

Je bent druk bezig met het opstellen van een offerte. Het is een uitdagende case, er moet veel berekend worden, dus je werkt diep geconcentreerd. Na een tijdje ben je er zeker van dat je een goed voorstel hebt uitgewerkt, rekening houdend met de complexe vraag van de klant. Net als je klaar bent om je excel in te vullen, gaat je telefoon.

Een collega heeft een klant aan de lijn en ze overlopen enkele facturen waar wat onenigheid over is.

De collega vraagt om even een overzicht te maken van alle inkomende betalingen van die klant van de afgelopen 3 jaar, om te kijken of die overeenkomen met de facturen.”Maar, het is niet dringend hoor …” laat je collega nog even weten “.. we zijn dit al enkele maanden aan het onderzoeken, dus neem gerust je tijd!

BAM!

Weg concentratie. Weg workflow. Weg inspiratie.

Waar was ik nu weer mee bezig?

Als dat niet inefficiënt is?!

Je bent helemaal uit je “zone“, en moet opnieuw beginnen aan het denkproces van je offerte, de opbouw, insteek en details.

Bij ArchiSnapper, is asynchrone communicatie de standaard.

Van zodra het nodig is, maken we natuurlijk wel de switch naar synchrone communicatie.

Asynchrone communicatie is:

  • Een mailtje sturen naar een collega met een niet-dringende vraag
  • Een project management tool gebruiken zoals Trello (of één van de honderd vergelijkbare tools) om iemand te informeren over een stuk niet-essentiële informatie
  • Slack gebruiken
  • Een sms of whatsapp bericht sturen

Synchrone communicatie is:

  • Iemand opbellen (en meteen nog eens proberen als ze niet antwoorden)
  • Op iemands schouder tikken op kantoor

Asynchrone communicatie zou overal de standaard moeten zijn, maar de meeste mensen op kantoor gaan vaak uit van een synchrone aanpak (aka: ik eerst)

Het resultaat: eindeloze storingen!

Dit, en het feit dat je minstens 15 minuten nodig hebt om “in the zone”, te geraken, zorgt voor zeer inefficiënte (meestal grote) bedrijven.

Maar versta me niet verkeerd.

Synchrone communicatie is soms ook nodig – zorg er gewoon voor dat het niet de standaard wordt.

Bij ArchiSnapper is de standaard optie voor afstemmen of support meestal email – asynchroon dus. De meeste support vragen zijn niet erg dringend, het zijn vragen. We proberen om zo snel mogelijk te antwoorden op deze vragen, maar proberen ook zo lang mogelijk in “the zone” te blijven, zodat we het meest productief zijn.

Dat betekent dat een klant soms iets langer moet wachten, maar dat is ok.

50% van de support gebeurt door iemand technisch (zoals bvb een developer). Als zij nooit “in the zone” geraken, kunnen zij ook niet volledig concentreren op de volgende nieuwe feature of verbetering.

Als er synchrone communicatie nodig is, zullen we de klant natuurlijk even opbellen om verdere toelichting te geven.

Maar niemand heeft de toelating (niet onze oprichters, niet het marketing team, niet de sales guys … en zelfs niet onze klanten) om onze developers uit hun “efficiency zone” te halen voor niet-dringende support.

Ik daag je uit dit ook eens bij jou en je team te proberen.

Het voelt misschien wat raar om een mail met een niet-dringende vraag naar je collega te sturen die tegenover je zit, maar als team zal je een pak productiever zijn!

Als je niet heel de tijd op iemands schouder tikt, toont dit ook dat je respect hebt voor de andere persoon zijn werk en tijd.

Want door iemand aan te spreken terwijl die gefocust bezig is, geef je indirect de boodschap dat jouw werk belangrijker is dan dat van je collega, aangezien je hem of haar vraagt te stoppen zodat jij verder kan.

Voilà, have a nice day! 🙂

Lees ook: Plannen Opstellen vs Actie Ondernemen


Wist je dat we regelmatig nieuwe artikels posten over hoe je jouw bedrijf kan uitbouwen en laten groeien? Als je graag op de hoogte blijft van onze content, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief via de rode balk bovenaan deze pagina, of volg ons op Facebook of Linkedin.