werk aan je bedrijf niet in je bedrijf

Werk AAN je bedrijf, niet IN je bedrijf

Heb jij soms het gevoel dat je een slaaf bent van je bedrijf? Dat je bedrijf zonder jou niet één week zou kunnen overleven? Dat er voortdurend acties en input van jou nodig zijn voor de verdere ontwikkeling van je bedrijf? Dat jij voor je bedrijf werkt in plaats van omgekeerd? En dat je geen idee hebt hoe je bedrijf kan groeien zonder dat je er dag en nacht voor werkt?

Blijf in dat geval vooral lezen. We kennen dit maar al te goed, en ik wil je graag adviseren over hoe je ontsnapt aan wat ik noem ‘de val van de dienstensector’.

Hoe wij gevangen raakten in ‘de val van de dienstensector’

Toen Peter en ik ons vorige bedrijf oprichtten in 2010 hadden we een droom. We wilden een bedrijf uitbouwen, een goed inkomen verdienen en comfortabel leven.

Dus begonnen we een bedrijf dat diensten leverde op het gebied van softwareontwikkeling. Het was een opwindend idee te weten dat we aan onze droom bouwden.

Al snel trokken we onze eerste klanten aan – ‘spannend!’,

… en we huurden iemand in om voor ons te werken – ‘wauw, nu zijn we een echt bedrijf!’,

… en we trokken nog meer klanten aan – ‘de koning te rijk!’,

… en we huurden nog meer mensen in – ‘pff, niet altijd gemakkelijk te managen’,

… en die eerste klanten begonnen problemen te rapporteren met de software die we het jaar voordien voor hen hadden ontwikkeld – ‘oh man, wat hadden we nu weer voor ze gemaakt?’,

… en toen begonnen andere klanten de omvang van het project te bediscussiëren – ‘ik wou dat ik dit project gewoon kon factureren en gedaan ermee’,

… en voor we het goed en wel beseften, verzonken we in een hele stapel minder opwindend werk.

We moesten vragen van de klanten beantwoorden, tussentijdse evaluaties maken van de projecten, eindeloze en nutteloze telefoontjes voeren met klanten, over hoe wat wij voor hen gemaakt hadden toch niet echt was wat ze in gedachten hadden (‘Ik weet het niet zeker, misschien is het de kleur van die knop, kunnen we dat proberen?’), met frustrerende discussies over wat wel en niet binnen de projectomschrijving viel, enzovoort …

Daarnaast hadden we, omdat onze maandelijkse kosten snel waren gestegen na het inhuren van enkele medewerkers, een aantal minder interessante projecten geaccepteerd zodat we de rekeningen konden blijven betalen. En dat is altijd slecht. Dit had een waarschuwing moeten zijn. Deze minder interessante projecten voor klanten met kleinere budgetten veroorzaakten een buitensporige kostenstijging.

TIP: Accepteer nooit onaantrekkelijke projecten omdat je vreest over vijf maanden de rekeningen niet meer te kunnen betalen. Wacht op goede projecten of ga ernaar op zoek. Met goede projecten bedoelen we projecten die niet alleen winstgevend zijn maar die ook je marktpositionering verbeteren. Dit betekent dat ze kunnen gebruikt worden als referentie om meer van dit soort klanten aan te trekken en om mee te pronken op je website en in je portfolio.   

Het was vaak frustrerend, en hoe meer we groeiden, hoe groter de frustraties werden.

Tot onze groei stopte.

Onze groei was gestopt omdat we geen tijd hadden om ons bedrijf te verbeteren en in de markt te zetten.

Met al het werk dat in het verkopen en afleveren van projecten kroop, hadden we niet genoeg tijd over voor marketing of voor het verbeteren van de workflow. We werkten IN ons bedrijf in plaats van AAN ons bedrijf.

Onze droom over het combineren van een comfortabel leven met een goed inkomen was vervlogen.

We hadden het gevoel dat we in de val zaten, en met de constante druk van dingen die opgelost moesten worden, en klanten die tevreden moesten worden gehouden, hadden we geen idee hoe we hieraan konden ontsnappen. Ik herinner me een gesprek met Peter terwijl ik op een fietstocht was in Noorwegen: “We moeten hiervan af. Ik kan het niet meer aan.”

Als je een architectuur-, ingenieurs- of bouwonderneming leidt dan hoop ik dat dit je NIET vertrouwd in de oren klinkt. Maar ik ben er bijna zeker van dat dat voor de meeste lezers wel het geval is.

Architectuur-, ingenieurs- en bouwondernemingen zijn het summum van de dienstensector: elk project moet onderhandeld worden en vanaf nul worden uitgevoerd en afgeleverd, en dat elke keer opnieuw. En als je niet uitkijkt dan loop je in de val, net zoals wij.

Terug naar ons verhaal.

Het was tijd om een stap terug te zetten en een plan te ontwikkelen om uit ‘de val van de dienstensector’ te ontsnappen. 

We zagen in dat we twee opties hadden. We konden ons bedrijf zo verbeteren dat het ons zou toelaten om deels afstand te nemen van de dagelijkse activiteiten. OF, we konden ons transformeren in een productonderneming.

We kozen voor dit laatste, en we besloten ons te herfocussen op terugkerende inkomsten. Even vooruit spoelen: we ontwikkelden ArchiSnapper, en momenteel hebben we meer dan 5000 gebruikers. Tot dusver was dat de beste beslissing ooit in onze carrière.

Ook architectuur-, ingenieurs- en bouwondernemingen zoals de jouwe kunnen terugkerende inkomsten genereren. We werken zelfs aan een reeks artikelen over hoe je dit kunt bereiken. Je kunt je inschrijven op onze mailinglijst bovenaan op deze pagina als je hier meer over wilt weten.

Als het verwerven van passieve inkomsten je niet interesseert en je graag wilt blijven doen waar je het beste in bent – het ontwerpen en uitvoeren van bouwprojecten – zorg er dan voor dat je niet, net zoals ons, in ‘de val van de dienstensector’ trapt. Zorg ervoor dat je genoeg tijd overhoudt om AAN je bedrijf te werken.

Hoe ontsnap je aan de ‘val van de dienstensector’?

Dit zijn de belangrijkste tips om je te helpen ontsnappen uit de dagelijkse rompslomp en meer te kunnen werken aan (de groei van) je bedrijf. Zelfs het toepassen van deze tips is eigenlijk al werken aan je bedrijf.

Werf de juiste mensen aan

Dit is de belangrijkste. Veel van je tijd kruipt in het managen van andere mensen. Je moet dus mensen aanwerven of inhuren die ervoor zorgen dat je minder moet managen en meer tijd hebt om te werken. Mensen die zichzelf managen en die niet wachten op taken en dagelijkse controles. Mensen die hun eigen koers kunnen bepalen en die je toezicht niet nodig hebben.

Probeer geen geld te besparen door medewerkers van mindere kwaliteit in te huren. Spendeer veel geld (op het eerste gezicht tenminste) aan het aanwerven van goede medewerkers die autonoom kunnen werken. Als je een goede medewerker een opdracht geeft dan kun je die van je mentale takenlijstje schrappen en erop vertrouwen dat de taak in goede handen is en juist wordt uitgevoerd. Je zult versteld staan van de energie die vrijkomt als je zelf niet constant mensen moet managen en opvolgen.

Dit is vooral het geval bij kleine bedrijven, waar mensen autonoom moeten werken en ze in zekere mate manusjes van alles moeten zijn. Voor kleine bedrijven zijn dergelijke profielen vaak veel meer waard dan die van specialisten, die niet autonoom kunnen werken en die bijvoorbeeld moeilijk met klanten communiceren.

Hoe vind je deze medewerkers? Kijk naar hun verleden: hebben ze vroeger zelfstandig gewerkt? Hebben ze zaken georganiseerd, zelfs al waren die niet werkgerelateerd? Hebben ze ooit een eigen zaak opgericht?

Het inhuren van de juiste mensen is van essentieel belang voor het succes van je bedrijf.

Trek de juiste klanten aan

Voor de juiste klanten werken is echt heel belangrijk. Goede klanten begrijpen dat alles z’n prijs heeft. Ze begrijpen dat ze je niet moeten stalken met hun ‘ideeën’ omdat je tijd kostbaar is en je niet enkel voor hen werkt.

Klanten die geen waarde hechten aan een langetermijnrelatie en die enkel op de kostprijs focussen in plaats van op de toegevoegde waarde die je biedt zijn behoorlijk irritant. Je loopt er maar beter zo snel mogelijk van weg. Ze zullen steeds om meer vragen, ze hebben geen respect voor jou en je werk en op lange termijn leveren ze geen winst op voor je onderneming.

Toen we actief waren in de ICT-dienstensector hadden we zo twee of drie klanten. Die twee of drie klanten veroorzaakten 80 procent van de frustraties en overhead. Nu is het zo dat je in de meeste gevallen vanaf het prille begin (al tijdens je eerste conversatie) kunt voelen of een klant tot deze categorie behoort, de ‘loop er zo snel mogelijk van weg’-categorie.

In plaats van ons instinct te volgen en geen samenwerking te accepteren, accepteerden we deze klanten toch omdat we enkel naar de positieve kant keken: deze klanten gingen voor bepaalde inkomsten zorgen en zo waren we zeker dat we in de komende zes maanden geen cash zouden tekortkomen.

Dat is een aantrekkelijke houding, maar als ik nu terugkijk op onze tijd in de dienstensector dan denk ik dat dit misschien de grootste vergissing is die we maakten. We accepteerden klanten die geen respect hadden voor ons en ons werk. Klanten die veel toegevoegde waarde hoopten te ontvangen in ruil voor weinig geld. Dat mag je nooit doen. Het is zelfs zo dat, hierop terugkijkend, we pas een beter bedrijf konden uitbouwen toen we klanten begonnen te weigeren en zelfs te ontslaan. We werden bevrijd van alle frustraties en alle tijd die we moesten investeren in deze verkeerde klanten. We verkleinden ons team een beetje. Het resultaat was veel meer tijd, positieve energie en plezier!

Hoe selecteer je goede klanten?

Reken tarieven aan die hoog genoeg zijn. In ons artikel over ‘waarom je je uurtarief zou moeten verdubbelen leggen we uit waarom dit logisch is en hoe het verhogen van je tarieven klanten zal helpen aantrekken die je werk waarderen.

Nog een manier om klanten te scannen en de juiste te selecteren is door het lef te hebben om de juiste vragen te stellen tijdens een eerste ontmoeting. Vragen naar iemands verwachtingen en budget is niet onbeleefd. Het toont aan dat je de job serieus neemt. Als je het gevoel hebt dat het budget en de verwachtingen niet op mekaar zijn afgestemd dan moet je dit gewoon zeggen en kijken welke reactie je krijgt. Als die persoon op dat moment al niet naar je luistert maar excuses bedenkt waarom hij of zij gelooft dat het budget voldoende is, dan weet je genoeg en moet je echt op zoek naar de uitgang.

Optimaliseer je workflows

Dit gaat over het goed organiseren van je middelen. Probeer met een open geest te kijken naar de activiteiten in je bedrijf en hoe deze momenteel worden georganiseerd.

Begin met het identificeren van drie taken die veel tijd in beslag nemen, en drie taken die veel frustraties veroorzaken. Neem de tijd om even rustig achterover te leunen en evalueer voor elke taak of ze ten eerste noodzakelijk is (soms is een taak niet echt noodzakelijk, experts in lean management noemen dit ‘verspilling’) en ten tweede, als ze noodzakelijk is, of ze dan niet op een betere manier kan worden georganiseerd. Doe dit met je hele team (zelfs al ben je maar met twee) en zorg ervoor dat je een whiteboard bij de hand hebt.

Je zult versteld staan van het aantal inefficiënte praktijken dat in je bedrijf bestaat. Of het nu over het beheren van facturen gaat, het schrijven van voorstellen, het managen van klanten, het opvolgen van tijdsbestedingen, het opmaken van werfverslagen en een lijst met opleverpunten, de boekhouding en administratie, de marketing en de verkopen enz. Op al deze gebieden is er wellicht ruimte voor verbetering door slimmere en efficiëntere werkmethodes.

Veel consultants en softwarebedrijven zullen claimen dat ze je bedrijfsactiviteit goed begrijpen en dat ze perfect geschikt zijn om je hiermee te helpen. Maar de waarheid is dat ze hier niets om geven, ze willen enkel verkopen realiseren. Jij kent je bedrijf zelf het beste, en het enige dat je nodig hebt om je dagelijkse workflows te evalueren en te verbeteren is gezond verstand. Het enige dat je moet doen is een halve dag inplannen waarop jij en je team, in een stille ruimte zonder telefoons en computers, de huidige werkmethodes kritisch kunnen analyseren en evalueren.

Dit is een voorbeeld van een veelvoorkomende frustratie en hoe deze op te heffen. Eén van de frustraties die we vaak zien in de dienstensector (en ook bij architectuur-, ingenieurs- en bouwbedrijven) is het finaliseren van projecten. De klant weigert de laatste factuur te betalen omdat hij denkt dat het werk nog niet is voltooid, terwijl jij vindt dat het wel is voltooid. Dit zijn een aantal mogelijke methodes om de frustraties te beperken:

  • Neem genoeg tijd om de volledige projectomvang op een erg gedetailleerde manier neer te schrijven voor het project begint. Voeg dit document toe aan het contract zodat de klant het kan tekenen. Hoe gedetailleerder dit document is, hoe minder ruimte je laat voor discussies op een later tijdstip.
  • Werk met tussenfacturen: je wilt de klant niet alle macht geven door tot op het einde te wachten voor je een factuur opmaakt voor het hele project. Stuur de eerste factuur bij de start van het project en stuur indien mogelijk ook facturen tijdens de voortgang van het project. Bijvoorbeeld: 30 procent bij de start van het project, 30 procent bij het bereiken van de eerste mijlpaal, 30 procent bij het bereiken van de tweede mijlpaal en 10 procent bij het voltooien van het project. De klant tussentijds laten betalen is de beste manier om ervoor te zorgen dat hij z’n verwachtingen wat betreft het werk of eventuele aanpassingen niet pas op het allerlaatste moment bekendmaakt. Dit maakt het mogelijk om te discussiëren over de omvang van het project tijdens de uitvoering ervan, en niet pas helemaal op het einde.

Automatiseer

Bij het uitvoeren van de bovenstaande oefening moet je altijd het automatiseren van handmatige taken in je achterhoofd houden. Bij het frequent uitvoeren van taken worden het gewoontes. We hebben dan de neiging om niet meer na te denken over waarom en hoe we ze uitvoeren.

Je hoeft niet altijd in dure bedrijfssoftware te investeren om efficiënt te kunnen werken als een klein team. Het is enkel een kwestie van gezond verstand en het gebruiken van de juiste tools. Zorg ervoor dat iedereen aan dezelfde en meest recente versies van documenten werkt, vermijd dubbele gegevensinvoer, gebruik mobiele toestellen om gegevens ter plaatse te registreren, gebruik eenvoudige maar professionele tools om facturen te versturen, registreer tijdsgebruik, plan je projecten, …

In veel gevallen kan een gedeeld Google document het samenwerken aan één document vereenvoudigen. En vergeet niet dat er veel professionele, betaalbare en schaalbare cloudsoftware bestaat die een antwoord biedt op je behoeften. Hier vind je een door ons geschreven artikel over hoe architecten en ingenieurs cloudsoftware kunnen gebruiken om hun bedrijf te ondersteunen.

En tenslotte, laat je bedrijf GROEIEN

Door tijd en werk te investeren in de vier hierboven genoemde thema’s vorm je je kleine bedrijf stap per stap om tot een machine die niet langer je constante input nodig heeft. Met de juiste mensen, de juiste klanten, de juiste workflows en de juiste tools kan je bedrijf steeds meer op automatische piloot beginnen draaien.

Nu heb je de tijd om je kleine maar goed georganiseerde bedrijf te laten groeien door tijd te besteden aan waardevolle activiteiten die, als je in overlevingsmodus verkeert, steeds onderaan de prioriteitenlijst bengelen: het uitnodigen van je beste klanten voor een etentje, netwerkevents bezoeken, mensen die je bewondert proberen te contacteren, aan interessante deals werken, je website en portfolio bijwerken, nieuwsbrieven sturen naar je klanten, of zelfs een goed boek lezen over persoonlijke of zakelijke groei, enz.

Daarnaast zal het werken aan deze vier thema’s je bedrijf beter voorbereiden op groei. Je hebt een machine ontwikkeld waarbij de mensen, processen en systemen klaarstaan om groei op te vangen. Je kunt nieuwe deals accepteren zonder het stressniveau van je team te verhogen.

Besluit: door te werken AAN je bedrijf en door het verbeteren van de organisatie kun je veel meer tijd besteden aan zakelijke groei. En bovendien is je bedrijf op die manier veel beter voorbereid op toekomstige groei. Het zal meer op automatische piloot draaien zonder dat je voortdurend moet ingrijpen. Je moet nu ook minder in je bedrijf werken en je hebt minder stress terwijl je bedrijfsactiviteiten toch sneller blijven groeien.

 

(Visited 30 times, 1 visits today)